【文章內(nèi)容簡介】 ）現(xiàn)場實(shí)施過程中，嚴(yán)格按照事先制定的接待計(jì)劃，嚴(yán)格實(shí)施并執(zhí)行； ２）如有任何突發(fā)意外事件，總監(jiān)將立即向組織匯報(bào)，并提出解決方案。事后必須立即將結(jié)果向組織者匯報(bào)； ３）活動期間分發(fā)我社接待意見表； ４）活動結(jié)束后統(tǒng)計(jì)意見結(jié)果，向組織者匯報(bào)； ５）根據(jù)客人的意見與建議不斷改進(jìn)服務(wù)內(nèi)容與方式。 第三篇：酒店會議接待程序酒店會議接待程序 酒店知識2009062418：46：18閱讀2611評論0字號：大中小訂閱 會議接待程序 一、銷售部接待程序： 銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應(yīng)著手做以下工作： 及時與會務(wù)方負(fù)責(zé)人進(jìn)行聯(lián)絡(luò) （1）清楚了解會議性質(zhì)（屬勘探局接待工作、還是商務(wù)活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）； （2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關(guān)接待細(xì)節(jié)后，應(yīng)及時向部門主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，由部門主管領(lǐng)導(dǎo)召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。 落實(shí)會議場地和房間數(shù)量 在會議洽談協(xié)商的過程中，應(yīng)和會務(wù)方具體負(fù)責(zé)人詳細(xì)討論有關(guān)的會議細(xì)節(jié)，做好記錄，尤其應(yīng)盡快落實(shí)是否有適合客人要求的場地和客房。當(dāng)確認(rèn)場地及客房可按客戶要求提供后，應(yīng)向餐飲部、房務(wù)部 發(fā)出預(yù)留場地及房間的通知書。 商談價(jià)格 當(dāng)確認(rèn)場地及客房的安排沒有問題后，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況給客戶提供清晰的價(jià)格。如該活動涉及多項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)會同有關(guān)部門對某些價(jià)格進(jìn)行調(diào)整及平衡。 價(jià)格政策是相對固定的，如超出自己的權(quán)限，應(yīng)及時向主管領(lǐng)導(dǎo)請示。 簽訂會議協(xié)議，收取會議押金 當(dāng)會務(wù)方已確認(rèn)所有會議細(xì)節(jié)后，雙方應(yīng)根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應(yīng)的會 議押金； 下發(fā)會議接待通知單 簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關(guān)細(xì)節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下 發(fā)至各部門，并保存該次會議的檔案； 會議接待 發(fā)出會議接待通知單后，需和會務(wù)方負(fù)責(zé)人及賓館相關(guān)部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤 會議進(jìn)程； 會議結(jié)賬 會議結(jié)束，若客戶消費(fèi)掛賬，其帳務(wù)由銷售部和財(cái)務(wù)部共同催收，餐飲部給予協(xié)助； 會議送別 恭送會務(wù)方領(lǐng)導(dǎo)及辦會負(fù)責(zé)人，為賓客留下美好感受；同時擇機(jī)贈送精美小紀(jì)念品給會務(wù)方負(fù)責(zé)人， 加深友情； 會議結(jié)束會議結(jié)束，視需要召開總結(jié)會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關(guān)部門，同時銷售部應(yīng)做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價(jià)值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。 二、房務(wù)部接待程序： 房務(wù)部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到： 會議接待的前期工作 （1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容； （2）了解結(jié)算方式，收費(fèi)項(xiàng)目、聯(lián)系人和費(fèi)用簽單人； （3）落實(shí)是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加 床； （4）落實(shí)房間配備的鮮花、水果標(biāo)準(zhǔn)及總經(jīng)理名片、致意卡等； （5）落實(shí)參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達(dá)； （6）負(fù)責(zé)會議嘉賓報(bào)到時房卡的分發(fā)等。 會議排房 按會議接待要求安排相應(yīng)的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安 排同類客房中處于最佳狀態(tài)的房間。 會議空房 確認(rèn)會議定房，落實(shí)好具體房間后，將預(yù)定內(nèi)容輸入電腦并確定房號。 會議嘉賓入住 （1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進(jìn)行核實(shí)，至少前一天排房，做好一切 賓客入住前的準(zhǔn)備工作； （2）會議賓客到達(dá)前，準(zhǔn)備好房卡及團(tuán)隊(duì)會議分發(fā)一覽表；對于重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當(dāng)值大堂副理在客人到達(dá)前檢查房間，確保房間處于正常狀態(tài)；（３）當(dāng)會議賓客抵店后，按會議接待安排及正常接待程序?yàn)榭腿宿k理入住手續(xù)，并由行李員及時運(yùn)送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負(fù)責(zé)人聯(lián)系。 ５、會議嘉賓離店 （１）禮賓官接待信息，應(yīng)及時協(xié)助客人收送行李； （２）前臺收銀處快速結(jié)賬；（３）協(xié)助客人安排好車輛。 ６、關(guān)注重要賓客的消費(fèi)習(xí)慣，收集整理客史資料。 三、餐飲部接待程序 餐飲部接到由市場銷售部下發(fā)的會議接待通知單后，應(yīng)做到： １、會議接待前期工作（１）做好記錄，根據(jù)會議接待通知單，準(zhǔn)確掌握會議的舉辦單位、時間、地點(diǎn)、人數(shù)、形式、接 待標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)特殊要求并將接待信息逐級傳遞； （２）根據(jù)會議接待通知單及會務(wù)方的要求，至少提前半天布置會場； （３）由宴會主管按賓館服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求檢察會前準(zhǔn)備情況（會議通道是否暢通、會議設(shè)施的擺放與清潔、電源音響設(shè)備的功能狀態(tài)、會場的布置質(zhì)量、服務(wù)人員的精神面貌等），發(fā)現(xiàn)問題立即整改， 力求沒有疏漏； （４）提前兩天跟進(jìn)會務(wù)方及銷售部會議聯(lián)絡(luò)人，確定會議茶歇、用餐餐標(biāo)及特殊要求，并為會議 客人預(yù)留用餐場所。 ２、會議接待中 （１）安排優(yōu)秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領(lǐng)參會嘉賓； （２）跟進(jìn)會議服務(wù)及協(xié)助客人處理會間特殊事項(xiàng)； （３）協(xié)助銷售部會議聯(lián)絡(luò)人及財(cái)務(wù)部收銀員及時理清會議帳務(wù)，準(zhǔn)備與會務(wù)方負(fù)責(zé)人結(jié)賬。 ３、會議結(jié)束 （１）宴會服務(wù)人員跟進(jìn)會議結(jié)帳工作；（２）幫助會議客人整理會議遺留物品。 ４、會議用餐及送別 （１）引領(lǐng)會議客人用餐，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)； （２）做好餐飲帳務(wù)的結(jié)賬工作。