【文章內(nèi)容簡介】 從事秘書職業(yè)的人員女性居多 有 98%的秘書人員是女性， 2%的是男性。有一種現(xiàn)象值得注 第 12 頁 共 28 頁 意，女性在中、初級秘書中占絕大多數(shù)，而高級秘書則多數(shù)為男性。粗略估計， 由于女性心思細膩適合從事基層的事物因此在初中級秘書人群中占據(jù)較大比重。而男性則事業(yè)心重體力良好有參謀的意識。從事文秘工作性質(zhì)中，分有普通文員、公務(wù)秘書、商務(wù)秘書、人事秘書、私人秘書、經(jīng)理助理等。 經(jīng)過調(diào)查：大多數(shù)同學打算或正在通過各種其它途徑以增加自身將來在人才市場上的競爭力，其中占 %的同學將通過自學考試這一途徑來提升自已的學歷； %的將走專升本之路繼續(xù)深造；選擇參加各種資格認證考試的占 ％。 占 %的人對自己將來的工作是否穩(wěn)定表示無所謂。以往人們向 往工作穩(wěn)定的國有企業(yè)，政府機關(guān)單位逐漸不受青睬，“ 鐵飯碗 ” 時代已經(jīng)過去，求得一份長期穩(wěn)定的工作已不太現(xiàn)實。目前日趨嚴峻的就業(yè)形勢下，即使是在國有企業(yè)也難免遭受激烈競爭的沖擊。 對于就業(yè)，我們應(yīng)當轉(zhuǎn)變以往認為 “ 國有企業(yè)不如外企 ” 的觀念，認為國企腐敗現(xiàn)象較嚴重，待遇不高，發(fā)展前途不好，沒有發(fā)展空間等片面認識，樹立正確、科學的求職觀和價值觀，切不可誤入 “ 非外企不嫁 ” 的歧途，一味地追求物質(zhì)利益，那樣只會加大就業(yè)難度。要認清形勢，穩(wěn)定心態(tài)，無 論在外企，還是在國企，只要是金子，在哪里都會發(fā)光，只 第 13 頁 共 28 頁 要 是英雄，就會有用武之地的，就能施展自己的才能，同樣能受到組織的重視。重新制定職業(yè)規(guī)劃。而社會給我們不段加大的就業(yè)壓力，是需要我們自己從自身的方面去慢慢適應(yīng)的。我相信掌握好文秘專業(yè)技能的新型全方面人才會得到很好的發(fā)展空間。 文秘專業(yè)的就業(yè)計劃 1 一、背景與意義 文秘是一種綜合性極強，涉及領(lǐng)域甚廣的職業(yè)，大到國家機關(guān)、事業(yè)單位，小到地方私營企業(yè)都少不了文秘工作。近幾年秘書專業(yè)畢業(yè)生數(shù)量也呈不斷上升之勢，并且對秘書人才素質(zhì)的需求越來越高，但是文秘專業(yè)畢業(yè)的學生專業(yè)知識不扎實 。個人能力 水平低，動手實踐能力不強 。綜合素質(zhì)不高，難以勝任機關(guān)、企業(yè)所招聘職位的需求。并且剛畢業(yè)的學生大多有浮躁，急功近利，想拿高工資，謀求高職位的不健康的就業(yè)心態(tài)，而不滿意文秘的工作崗位。對自己的工作崗位沒有清晰的規(guī)劃，不知道該做什么，該怎么做。 近年來，企業(yè)、機關(guān)對新近畢業(yè)的文秘專業(yè)畢業(yè)生的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等不盡滿意，文秘專業(yè)的畢業(yè)生面臨嚴峻的 “ 就業(yè)寒冬 ” 。文秘專業(yè)畢業(yè)的學生就業(yè)難，而企業(yè)難招聘到符合企業(yè)本身發(fā)展需要的文秘工作人。 所以文秘專業(yè)的大學生應(yīng)該要提高 自己的專業(yè)知識、知識層面、工作效率、道德素養(yǎng)、綜合素質(zhì)等方面的才能，樹立先就業(yè)， 第 14 頁 共 28 頁 再擇業(yè)的正確就業(yè)心態(tài)，按部就班，一步一個腳印在激烈競爭的社會占有一席之地。 二、內(nèi)容 文秘工作是圍繞辦文、辦事、辦會開展工作的。對文書信函，新聞稿撰寫，有需要的文字材料的準備和起草工作，對文書、文件的辦理處理，文書、文件的打印、制作、收發(fā)、傳遞，立卷及歸檔。 從事文秘工作的人的終極目標是高級秘書，也就是通常所說的辦公室主任或秘書長、其次是秘書、助理，最后是文員，文員是從事文秘工作的人的初次擇業(yè)崗位。 文秘人員應(yīng)該要有多角化才能，懂得一國甚至兩國以上的語言，具有一定的語言處理能力和計算機技能。組織能力，文秘不僅一個職位，更是一個組織者，要為各種會議和活動作計劃，并落實安排。同時，還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計劃表、文件和電子檔案。溝通能力，文秘人員需要和老板、同事以及客戶打交道，要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。獲取新知識的能力，文秘人員必須通過繼續(xù)深造來不斷增長知識和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，需要跟上計算機應(yīng)用的發(fā)展步伐。團隊合作能力，文秘人員要參加到許多實際項目中去，要收集信息，要督促團隊努力工作。 作為文秘人員還應(yīng)該在實際工作中不斷吸取經(jīng)驗，學習更多 第 15 頁 共 28 頁 的知識和技能。 三、方案 沒有人一蹴而就，都需要自己一步一個腳印，文秘工作猶如是。 一、初次擇業(yè)崗位 初級文秘 辦公室文員、主管助理 工作任務(wù)。擬寫，收文、發(fā)文處理，文檔管理，會議前籌劃、會議中服務(wù)和會議后落實，辦公室日常接待，辦公室日常事務(wù)管理，辦公的各種用品與設(shè)備的使用和管理，辦公環(huán)境管理。 職業(yè)技能： 擬寫事項性通知、商洽函、傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信 、賀信、感謝信以及各類型的啟事。 對文書進行立卷歸檔 。 按要求發(fā)送會議通知，制作會議證件和指示標識，預(yù)定會議室，預(yù)定并確認會議住宿，確定最終參會人員 。 按要求接站，完成簽到工作，引導與會人員就座 。 安排與會人員返程，清退會議文件資料，整理會議室 。按要求簽收、拆封、登記和分發(fā)文書 。 確定歸檔范圍 按外企的職業(yè)要求著裝，接打電話，迎送來訪者，招待來訪者設(shè)計、填寫接待記錄與電話記錄表 。 第 16 頁 共 28 頁 安排會議室，安排用車，處理郵件 。 發(fā)放辦公的各種用品，使用打印機打印文檔，使用傳真機收、發(fā)文件并對結(jié)果進行確認，使用復印機復印文件，碎紙機銷毀文件 。 1維護接待室、會議室等相關(guān)公共區(qū)域的環(huán)境，維護上司的辦公室環(huán)境及本人的辦公環(huán)境 要有優(yōu)良的組織、溝通能力，流利的英語聽說讀寫能力，熟練的計算機操作技巧，行為舉止大方、談吐文雅、文明禮貌是文秘人員要具有的基本素質(zhì)。作為文秘專業(yè)的畢業(yè)生，在大學教室上聽說讀寫的專業(yè)訓練和實際操作必須懂得以外，還要做到以下幾點： 取得 cet 6 級 證書，作為文秘專業(yè)的學生不僅要掌握文秘專業(yè)的技能還要在此基礎(chǔ)要學習英語。因為隨著國際化，機關(guān)企業(yè)少不了與國際接軌，懂得英語，會應(yīng)用英語成為文秘專業(yè)的一項技能要求，會英語、懂英語、會用英語，取得 cet 6 級證書會成為文員的閃光點。 取得計算機辦公軟件中級證書 。 多閱讀，作為文員怎樣才能增加自己聽說讀寫的能力，那無疑就是讓自己多閱讀，多看書，并且多看應(yīng)用文寫作的書，這對文員的工作很有幫助。 第 17 頁 共 28 頁 熟悉地圖和交通，作為文員會經(jīng)常有需要的采買、預(yù)定、接送，熟悉路線和 交通會很有用處。 多參加機關(guān)企業(yè)組織的各種活動，讓自己在實踐中學習到為人處世的知識和經(jīng)驗。 與周圍同事搞好關(guān)系，會讓工作事半功倍。 二、再次擇業(yè)崗位 中級文秘 經(jīng)理助理、秘書 工作任務(wù)。商務(wù)文書擬寫、文檔管理、會議前籌劃、會議中服務(wù)和會議后落實、辦公室日常事務(wù)管理、辦公環(huán)境管理、商務(wù)活動實施、信息管理。 職業(yè)技能： 擬寫會議紀要、意見、合同、可行性研究報告 。 制訂檔案管理制度，選擇檔案管理模式 。 擬訂會議策劃方案，審核會議的籌劃方案，組織與培訓會議工作人員 。 主持會議，督查會議決議的落實 。 管理團隊，陪同協(xié)助上司工作，擬訂調(diào)