【文章內(nèi)容簡介】 使用哦、嗯、太好了之類的語氣詞，已引起對方繼續(xù)談話的興致在聆聽別人談話時，要克服一些不良動作和姿態(tài) （二）通過聆聽，一方面可以得到必要的信息，另一方 面是對方感到受到了重視正確的做法應該是 全神貫注，認真聆聽態(tài)度積極，適時呼應 表現(xiàn)親切，自然應答秘書工作指導思想一、三服務單位指導思想三服務 （一）努力為領(lǐng)導工作服務 （二）為同級和上下級領(lǐng)導機關(guān)服務 （三）為基層服務五個必須 （一）必須始終把馬克思主義、毛澤東思想、鄧小平理論和 第 12 頁 共 26 頁 三個代表重要思想作為秘書工作的指南。 （二）必須始終把講政治、八將黨的方針政策作為秘書工作的靈魂 （三）必須始終把圍繞中心、服務大局作為秘書工作的主題 （ 四）必須始終把保持良好作風作為做好秘書工作的保證 （五）必須始終把與時俱進、開闊創(chuàng)新作為秘書部門工作的動力六個意識 （一）學習意識 （二）開拓意識 （三）服務意識 （四）效率意識 （五）激勵意識 （六）清正意識 二、秘書工作新的三個轉(zhuǎn)變 由習慣用手工操作，按部就班完成工作任務，想借助先進設(shè)備快速完成任務轉(zhuǎn)變 由習慣用常規(guī)的辦法完成工作任務，向采用超長的辦法完成任務轉(zhuǎn)變 由習慣憑老經(jīng)驗完成工作任務，向勇于探索新途徑轉(zhuǎn)變。 三 \、秘書工作的三化即秘書工作規(guī)范化、制度化、科學化 四、做好參謀工作的原則 （一）參謀的原則 定位原則 超前原則 信息原則 協(xié)調(diào)原則 合法原則 忠誠原則 第 13 頁 共 26 頁 （二）做好參謀工作的方法 參謀不能越位 根據(jù)領(lǐng)導意圖參謀 領(lǐng)會領(lǐng)導意圖的方法（ 1）直接觀察與間接了解相結(jié)合（ 2）加強溝通，善于運用多種信息溝通反方式（ 3）加強聽知能力的培養(yǎng)（ 4）正確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖（ 5）心細如發(fā)，掌握方法決策前多參謀，決策后多反饋（決策前參謀有三種類型：順向參謀、逆向參謀、側(cè)向參謀 ） 秘書接待工作的意義 一、擴大交往合作，轉(zhuǎn)播本單位文化，塑造本單位的形象品牌二、獲得效益，牽線搭橋，架起合作的橋梁接待工作的基本原則 一、一般原則 誠懇熱情 講究禮儀 細致周到 儉省節(jié)約，按章辦事 保守秘密 對口接待，分工負責 二、外事接待工作的基本原則 平等互利的原則 依法辦事的原則 內(nèi)外有別的原則 文明禮貌的原則秘書接待工作禮儀 一、禮儀自身的特點 普遍性 繼承性 差異性 融合性 二、禮儀的基本原則 寬容的原則 敬人的原則 自律的原則 遵守的原則 適度的原則 真誠的原則 從俗的原則 平等的原則 三、一般接待禮儀 迎客禮儀 待客禮儀 送客禮儀 第 14 頁 共 26 頁 接待禮儀的注意事項（ 1）是迎接賓客進行賓主介紹時，一般由禮賓人員或我方迎候人員中身份最高者率先將我方迎候人員按一定順序一一介紹個客人，然后再由客人中身份最高者將客人按一定順序介紹個主人（ 2）是送別時可在貴賓室與賓客稍敘友誼，或舉行專門的歡送儀式（ 3）是在機場迎送賓客時送花顏色不拘，送女士花籃花環(huán)一般送男士。花束和花籃也可送至賓客下達的旅館。 四、接待準備 1 環(huán)境準備 接待工作心理準備 接待工作信息準備 五、接待工作的程序 熱情迎客 誠懇待客 禮貌送客 接待工作的落實和檢查六、秘書溝通協(xié)調(diào)的特點 非權(quán)力支配性 非職責限定性 非確定地位性 認同疏導性 七、有效溝通的原則 可信賴原則 一致性原則 內(nèi)容針對性原則 明確性原則 連貫性原則 選擇已有渠道原則 適應接受者接受能力的原則 八、有效溝通的方法 （一）有效傾聽 有效傾聽的準備工作 有效傾聽的方法 創(chuàng)造良好的傾聽環(huán)境 克服有效傾聽中的障礙 （二）有效提問 如何實現(xiàn)有效提問 如何有效自信的提出要求 如何禮貌的拒絕對方的要求 注意事項 （三）與不同對象的有效溝通 與上司溝通（ 1）不要以 第 15 頁 共 26 頁 自己的看法代替上司的治理，自作聰明只會適得其反（ 2）傳達上司的指令，有把握時機和場合（ 3）向上司匯報工作有突出重點，刪繁就簡，言簡意賅，并恭請上司點評 批評領(lǐng)導時要注意維護其威信 注意事項 （四）運用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)溝通手段 電子郵件 網(wǎng)絡(luò)電話 網(wǎng)絡(luò)傳真 網(wǎng)絡(luò)新聞發(fā)布 （五）橫向溝通 與縱向溝通（自上而下、自下而上） （六）有效交流的方式 電話溝通 書面交流 面對面交流 辦公室環(huán)境維護與管理 一、空間環(huán)境的維護與管理 二、色彩環(huán)境的維護與管理 三、空氣環(huán)境的維護與管理 四、聽覺環(huán)境的維護與管理 五、光線環(huán)境的維護與管理 六、人文環(huán)境的維護與管理辦公室日常事務 一、電話事務處理 打電話 接電話 二、電話禮儀 及時向?qū)Ψ綖楹?盡量使用禮貌用語 聲音溫和，語氣自然愉快，面帶微笑 吐字清晰 熱心周到通話簡捷、高效 信件郵件的管理 第 16 頁 共 26 頁 一、分類二、拆封三、登記四、分送五、閱辦六、復信七、查對八、寄發(fā)值班事務管理 一、值班工作的組織形式 專職性值班 輪流性值班 電話值班二、值班的工作內(nèi)容 通訊聯(lián)絡(luò) 公務接待 處理緊急問題和突發(fā)事件 承辦領(lǐng)導臨時交代的工作三、值班工作制度 崗位責任制度 值班記錄制度 交接班制度 請示報告制度 安全保密制度 旅行出差事務管理 一、出差前做好各項準備