6探究辦公室文件資料信息化管理(編輯修改稿)
2024-09-21 13:49 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 業(yè)單位長期以來都運用的紙質(zhì)文件保管模式，這些文件資料要想憑借手工方式錄入計算機無疑是一個龐大的工作量，還容易受到工作人員主觀因素的影響出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象。掃描技術的應用攻 第 3 頁 共 5 頁 克了這一難題，只需要將紙質(zhì)資料進行掃描，計算機上就可以清晰的顯示資料內(nèi)容，再經(jīng)過格式轉化使文檔成為統(tǒng)一格式保存在系統(tǒng)平臺中，即可完成資料的歸檔任務。 其次，計算機的自動編目對工作人員的技術水平提出了較高要求，需要工作人員能夠積極革新思想觀念，主動學習先進的編目技術，結合本單位的實際情 況開展編目工作，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時加以解決，防止給文件資料管理埋下隱患，唯有如此才能保證計算機自動編目功能的實現(xiàn)，大幅度提高編目的靈活性，進而打破手工編目的局限性，促使辦公室文件資料信息化管理彰顯實效。檢索工具是查尋文件資料的重要手段，是進行文件資料管理和提供利用的一種工具，是打開文件資料寶庫的鑰匙，是提高文件資料管理工作水平和實現(xiàn)科學管理的有力舉措，是建立目錄中心和進行信息交互的前提條件。電子文件資料的檢索工具很多，如 windows 操作系統(tǒng)自帶的搜索功能等，但由于沒能提供全文檢索功能，在具體的使用過程中 仍然會受到限制，不能滿足現(xiàn)代辦公室文件資料信息化管
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