五金電器廠-文件與資料管理程序(編輯修改稿)
2025-07-29 09:14 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 對外發(fā)行：如有需要將公司文件對外發(fā)行時，應由相關對口部門填寫 中國最大的管理資源中心 第 4 頁 共 9 頁 文件補發(fā)申請單 ，經(jīng)副總經(jīng)理審核同意後，由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以記錄，由該對口部門代為簽收， 并於備注中注明發(fā)行對象，對外發(fā)行文件如屬向外包加工商、供應商發(fā)行標準類文件，需蓋 “文件發(fā)行 ”章，更改時須回收再次發(fā)行；其他則應加蓋 “參考文件 ” 章，變更版本時無需回收。 文件修改： 文件如因現(xiàn)狀發(fā)生變化或因系統(tǒng)改善而需進行修改時，針對修改之內(nèi)容應提出 文件制定、修改、廢止申請單 ，注明修改內(nèi)容，并經(jīng)文件原文件審查核準部門負責人審查同意後，交文控中心變動版本， 并依原文件的 文件分發(fā)回收記錄表 收回原文件後，再按規(guī)定發(fā)行新版文件； 發(fā)行新版本時， ISO 文控中心應於 文件修 改履歷表 中說明修改情況，以標識前後修改之重點。 文件廢止：文件如因現(xiàn)實發(fā)生變化而失去其功效應予廢止時，建議單位應提出 文件制定、修改、廢止申請單 ，注明廢止原由， 并經(jīng)文件原審查核準負責人審查核準同意後，交文控中心依原文件之 文件分發(fā)回收記錄表 收回原文件。 文件修改、廢止收回原發(fā)行文件時，文控中心應注意文件的完整性，如因知識積累或法規(guī)緣故而需保留時，應加蓋 “廢止文件，僅供參考 ”章，回收情況應由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 予以記錄。 文件總覽表的發(fā)行：文控中心依公司文件類別制作 文 件總覽表 并發(fā)放各部門以供對照，文件如有增減、版本變動均應重新制作 文件總覽表 并發(fā)放各部門。 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 9 頁 外部文件 外部文件如需進行相應轉換方可使用時，依內(nèi)部文件之規(guī)定予以處理，同時原外部文件交文控中心保存，并登記於 文件總覽表 ； 外部文件如可直接使用時，由接收部門填寫 文件制定、修改、廢止申請單 規(guī)定文件分發(fā)範圍後，由該部門主管簽署審查意見，交文控中心予以管理發(fā)行。 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收 利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應於該作廢文字
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