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2025-06-09 09:14 本頁面
【正文】 文件分發(fā)管理，各工作部門現(xiàn)場使用、保管情況於內(nèi)部品質(zhì)審查時(shí)均應(yīng)進(jìn)行審查。 作廢或收回文件之處理：各部門收回之文件，其背面可回收 利用，但僅可用於印刷使用之表單，且應(yīng)於該作廢文字頁面加蓋 “作廢文件 ” 章以示識別。 文件廢止：文件如因現(xiàn)實(shí)發(fā)生變化而失去其功效應(yīng)予廢止時(shí)，建議單位應(yīng)提出 文件制定、修改、廢止申請單 ，注明廢止原由， 并經(jīng)文件原審查核準(zhǔn)負(fù)責(zé)人審查核準(zhǔn)同意後，交文控中心依原文件之 文件分發(fā)回收記錄表 收回原文件。 所有文件均由文控中心登錄於 文件總覽表 以利管控。 表單：規(guī)定用於記錄活動(dòng)內(nèi)容、狀況或結(jié)果之文件。 外部文件：凡來自國際國家標(biāo)準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、國家法律、行政機(jī)構(gòu)、客戶等標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、要求性文件等均爲(wèi)外來文件，此類文件將規(guī)範(fàn)指導(dǎo)或影響公司行爲(wèi)活動(dòng)。 2. 範(fàn)圍 凡指導(dǎo)各項(xiàng)活動(dòng)之內(nèi)外部文件與資料，均屬本程序管理範(fàn)圍。 3. 權(quán)責(zé) 內(nèi)部文件管理權(quán)責(zé)： 系統(tǒng)文件由管理代表擬定，副總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行； 程序文件由各部門制定，經(jīng)各部門討論會簽，由管理代表審查，副總經(jīng)理核準(zhǔn)發(fā)行； 工程技術(shù)類作業(yè)指導(dǎo)書由工程部制定，主管審核發(fā)行； 表單各部門制定，主管審核發(fā)行。 系統(tǒng)文件：闡述系統(tǒng)活動(dòng)總體政策，公司經(jīng)營宗旨，並爲(wèi)此描述總體架構(gòu)之綱領(lǐng)性文件。 5. 作業(yè)內(nèi)容 文件與資料管理流程圖 (見附件一 )； 各部門因工作而需制定活動(dòng)文件，或接收外來文件且須進(jìn)行相應(yīng)文件轉(zhuǎn)換時(shí)， 由相應(yīng)權(quán)責(zé)部門産生相關(guān)文件。 文件發(fā)行 初次發(fā)行：文件初次發(fā)行 ，由文控中心依規(guī)定的分發(fā)範(fàn)疇， 複印相應(yīng)份數(shù)後、加蓋 “文件發(fā)行 ”章後，分發(fā)各部門，分發(fā)時(shí)由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收； 文件補(bǔ)發(fā)：需求部門應(yīng)填寫 文件補(bǔ)發(fā)申請單 並依下述情形予以審批，交文控中心加蓋 “文件發(fā)行 ”章補(bǔ)發(fā)文件，補(bǔ)發(fā)同樣應(yīng)由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 上予以登記，並由文件接收部門簽收： 數(shù)量不足時(shí)：使用部門文件數(shù)量不足時(shí)，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準(zhǔn)； 文件遺失時(shí)：使用部門文件遺失時(shí)，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準(zhǔn)，分發(fā)時(shí)由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上予以標(biāo)記； 文件損壞時(shí)：使用部門損壞時(shí)，由需求部門主管向副總經(jīng)理申請核準(zhǔn)，分發(fā)時(shí)由文控中心于原 文件分發(fā)回收記錄表 上記錄并收回?fù)p壞文件。 文件修改、廢止收回原發(fā)行文件時(shí)，文控中心應(yīng)注意文件的完整性，如因知識積累或法規(guī)緣故而需保留時(shí)，應(yīng)加蓋 “廢止文件，僅供參考 ”章，回收情況應(yīng)由文控中心於 文件分發(fā)回收記錄表 予以記錄。 原稿保存：所有文件原件均由文控中心予以保存，如有修改、廢止，該文件原稿文控中心均應(yīng)分開保存，并加蓋 “舊版文件 ” 章以示識別。
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