5篇一：如何做好公文處理中的主題詞標引(編輯修改稿)
2025-09-12 02:04 本頁面
【文章內容簡介】 。如某某省關于 1995 年開展稅收財務物價大檢查的工作報告，這是一個多主題公文，有三個并列主題： “ 稅收大檢查 ”“ 財務大檢查 ”“ 物價大檢查 ” ，這是公文主題的主要 成分， “1995 年 ”“ 工作報告 ” 是次要成分。 確定公文主題標引方式。公文主題標引方式有概括標引、重點標引和全面標引。不同的標引方式?jīng)Q定公文主題標引的不同深度。標引人員可根據(jù)公文的特點和工作需求，確定公文主題標引方式。 （二）主題概念轉換。主題概念轉換也叫查表選詞。由主題分析而確定的主題概念是自然語言形式的詞，須依照公文主題標引細則，將主題概念的轉換分為直接轉換和間接轉換。直接轉換是指主題概念可以從《公文主題詞表》中沒有與主題概念直接村對應的主題詞，須進行組配標引，或上位詞標引、自由詞標引 。 （三）主題標引結果審核。這是減少標引誤差，提高標引質 第 7 頁 共 13 頁 量的一個措施。審核的主要任務：一是公文主題概念的提煉是否全面、準確，有無遺漏隱含的主題概念；二看公文主題概念轉換所選用的詞是否確切地反映了公文的主題內容，是否符合公文主題標引細則；三看同類型公文，同類型主題所選用的主要主題詞是否一致；四看標引記錄是否有遺漏。 怎樣給行政公文標注主題詞 主題詞分正式主題詞和非正式主題詞，正式主題詞用來標引和檢索文獻，非正式主題詞是查找正式主題詞的引導詞，它主要供制作公文索引和電子計算機檢索之 用。 為什么要標引公文主題詞 （一）標引公文主題詞有利于建立先進的公文檢索體系，輔助 領導同志決策。 信息量的增加，數(shù)據(jù)量的增大，單純的分類檢索方法難以滿 足人們對多主題文件查找的要求。主題檢索方法彌補了分類檢索方法的不足，檢索更自由，查找跨度更大。 （二）標引公文主題詞是建立機關辦公自動化檢索系統(tǒng)的前 提條件。 辦公自動化系統(tǒng)通過文件上標注的主題詞將文件納入檢索 系統(tǒng)。辦文人員在辦公自動化系統(tǒng)上通過主題詞來查找有關主 題的文件。 第 8 頁 共 13 頁 （三）標引主題詞是實現(xiàn)公文管理現(xiàn)代化的基礎。 檔案工作人員可以根據(jù)公文主題詞編制檔案、文件主題索引 或主題目錄、專題目錄等手工檢索工具。辦文人員可直接利用根據(jù)公文主題詞而建立的檔案編目計算機檢索系統(tǒng)查找文件。 （四）對提高秘書工作人員業(yè)務素質有重要作用。 怎樣標引公文主題詞 （一）主題詞標引程序 “ 三步 ” 走 第一步。審讀文件，分析主題。 首先通讀公文，了解公文的主要內容和發(fā)文意圖。一般來說，審讀文件標題，進行主題詞標引 是文秘人員常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容，就從標題入手分析主題。否則，就要從公文的內容入手進行主題分析。 主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所 研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個，而是兩個或者更多，而且都是并列 的獨立主題。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞，多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。 分析主題重點是主題結構分析，確定主題因素。主題結構分 析即分析主題里面的主要 成分和次要成分以及它們之間的
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