【文章內容簡介】 間允許，確保所有想提問的人都有機會提問，如果時間不夠，要留意沒有機會提問的人并在以后盡量給他們機會；避免出現一兩個聽眾控制提問的情況；如果討論白熱化，應禮節(jié)性干預；自己準備一兩個問題，以防聽眾突然極其安靜時報告人和主持人的尷尬；控制時間進度，縮短茶歇和用餐時間是令人不快的。 會議結束后要感謝報告人、會議的組織者和發(fā)起者、聽眾，并 感謝會務人員；祝賀會議取得圓滿成功。 第四篇：如何正確組織會議如何組織會議 一、會前準備 確定會議是否必要。能否通過其他方式使問題更有效地解決。 確定會議的目的。試圖達成什么樣的結果。要做出什么樣的決定。做出什么的行動方案。 準備議事日程。列出與會議目的有關的項目。依重要程度進行項目排序。把有關項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。 收集所有與會議所議項目有關的資料。如果太長、太多， 第 10 頁 共 21 頁 將要點摘錄出來。 會議應至少提前一 天告知與會人，包括會議起止時間、會議議程、會議議題、需提供的有關資料、發(fā)言次序等，讓與會人員作好準備，開會時各抒己見，積極發(fā)言，迅速做出決策，提高會議效率。 會前將議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。 根據要討論的問題限定與會人員，選擇參加會議的人員，要堅持少而精的原則。與會議議題直接關聯(lián)的部門，派人參加。參加會議的人員，一定要有決策權。 在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。 會前將領導和嘉賓的桌牌、礦泉水放在領導的座位 上，并指引領導和嘉賓入座。 檢查會議所需設備、工具是否齊全并能夠正常工作。 二、會議期間控制 敘述會議目的、介紹與會嘉賓。 核對并記錄與會者。 根據議事日程順序提出每個項目，然后進行討論，征求有關與會者的意見。 給每一個人表述自己意見的機會，合理控制發(fā)言時間，原則上每人發(fā)言每次不得超過 5分鐘。 第 11 頁 共 21 頁 控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關或深入到不必要的細節(jié)上，應及時 引導到議題本身。 如果討論變得復 雜，出現各種不同的見解時，要根據自己的理解將各種觀點加以概括。 堅持預定的時間，不要拖延。較長的會議要分階段進行，每階段發(fā)言人的時間要規(guī)劃和控制好，有必要時安排中場休息。 在每個項目討論結束后加以概括，以便決策或達成結論。 在會議結束時，對已取得的結果進行概括。如確有必要進一步討論，可以推遲到下一次會議。 確定下次會議的議題和時間。 1對會議現場拍照記錄。 三、會后工作 在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記 錄一定要完整、規(guī)范、準確。會議組織部門從簽到、討論記錄，到會議決議、表決情況，會議中所形成的決策（要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準）都要進行詳細記錄，以備查。所有會議的記錄和形成的決議，要匯總整理成標準的《會議記錄》經分管領導審核后 根據會議，對執(zhí)行進行監(jiān)督和檢查。 紀要下發(fā)要及時，會議召開后應在會后一天內下發(fā)會議 第 12 頁 共 21 頁 紀要，會議紀要做到完成目標的時間、要求、方法、執(zhí)行人四落實。要及時增強會議時效性，貫徹會議精神，發(fā)揮會議的作用。 決策執(zhí)行要檢查，會議決策情況要跟蹤 檢查，在會后的幾天里，分管領導要檢查分管部門對會議決議的貫徹落實方案。其次是監(jiān)察部定期檢查落實。對會議的貫徹，制定及各節(jié)點，每個節(jié)點都要進行檢查。 及時做好總結，決策完成期限要進行及時的總結，做到好的表揚，錯的處罰，確保會議有效性的貫徹落實。按照 pdca的原則，總結經驗和教訓。對典型經驗或教訓，要認真解剖，制定糾正和預防措施，爭取不讓企業(yè)犯相同的錯誤。 第五篇：如何組織會議活動會前準備 在領導確定了會議諸要素以后，頂尖秘書就應著手做準備工作了。會前準備很重要，不允許有絲毫的 疏漏差錯。會前準備充分是會議成功的保證。 會議計劃和成本預算 開會需要動用人力、物力、財力，又往往占用一些工作、生產時間。為了使開會與日常工作、生產互相結合、促進，而不是互相沖突、抵耗，會議必須要有計劃。開會也是一種投入與產出，盡管投人往往是有形的，產出往往是無形的，但總是以最少的投人爭取最大的產出。因此，會議應該計算成本，作出預算，包括在會議計劃之中。 第 13 頁 共 21 頁 （ 1）會議計劃。 會議計劃首先應明確會議的目的和任務，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時間、需用 時間、地點、議程等，即會議六要素的具體化。 其次會議計劃應明確會議應做哪些準備工作，如需用哪些文件，會場怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動。 ’ 再次決定會議的工作人員和服務人員，必要時成立籌備組、臨時秘書處或籌