【文章內(nèi)容簡介】 8 年止）。 人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。 檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。 檔案的 39。查、借閱 檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。 任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。 公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。 所有批準后借閱的人事檔案需在三天內(nèi)歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、 遺失者依照公司檔案管理的規(guī)定。 人力資源部查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。 查、借閱檔案注意 涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料 。 擅自復印、拍攝檔案內(nèi)容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。 查、借閱者擅自泄露檔案內(nèi)容，違反者視情節(jié)嚴重，予以懲處。 檔案的銷毀 公司任何個人和非經(jīng)同意銷毀員工檔案資料。 某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷毀。 經(jīng)批準銷毀的人事檔案，人力資源部須核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案登記并歸檔，登記表永久保存。 四、制定、修訂、廢除與實施 本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。 設計檔案管理制度范本篇 11 設備管理員應根據(jù)設備維護要求以及設備技術狀況制定本廠設備的保養(yǎng)細則、保養(yǎng)周期和檢定周期，并做好設備維修記錄臺帳。 設備操作工在獨立使用設備前，須掌握該設備的操作技能。 設備使用應定人定機，對公用設備由專人負責保養(yǎng)。 操作工要養(yǎng)成自覺愛護設備的習慣。班前班后認真擦試設備及注油潤滑工作，使設備經(jīng)常保持良好的潤滑與清潔。 操作工要遵守設備操作規(guī)程，合理使用設備，管好設備附件。 對私自操作設備人員，要進行嚴肅的批評教育，由此發(fā)生的一切后果由私自操作者負責。 設備發(fā)生故障應及時停機，使用部門應立即通知設備管理員或單位領導，請修理人員檢查排除故障。當修理人員在排除故障時，操作人員應積極協(xié)助修理人員排除故障。 對設備使用年久，部件嚴重損壞，又無法修復和沒有改造價值的，可辦理報廢手續(xù)報請單位領導批準。 對設備的檢查、保養(yǎng)、修理應做好所有記錄，由設備管理員歸檔，以便檢查。 設計檔案管理制度范本篇 12 一、教導處對于上級主管部門下達的通知、通告等建立相應的來文檔案，進行保存。 二、做好教學常規(guī)資料的 `收集整理，如教導處工作計劃及年級組、教研組、備課組、活動小組的工作計劃與記載。教導處會議應有詳細記錄，做到時間、人員、議題三落實。 三、期中及期末考試的相關資料（如試卷、學生成績、分析材料等）形成良好的管理機制。 四、認真管理學生的學籍及錄取、升學的原始材料。 五、按照學校文書檔案和教師業(yè)務考績檔案的歸檔范圍和要求，收集、整理好學校、教師在活動中的各種書面材料（如公開課的教案、課件、評議等）。 六、教導處有專人對教學工作檔案進行管理，在傳遞、借閱、利用、統(tǒng)計有關材料時，必須做好有關登 記手續(xù)。 設計檔案管理制度范本篇 13 1 目的 為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運行中使用的各類文件實施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié) /場所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運行相關的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。 對安全記錄檔案進行有效控制，以證實符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運行提供客觀證據(jù)，在必要時實現(xiàn)可追溯性。 2 范圍 本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負責人的職責，適用于各過程管理體系文件的控制。 本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運行中形成的所有記錄的控制。 3 職責 各過程管理部門職責： 負責確定所管理的過程的文件需求。 負責對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。 負責過程管理文件的 (程序、規(guī)定、制度、表格 )組織編制。 負責嚴格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應的記錄。 負責文件更改內(nèi)容等。 生產(chǎn)部職責： 負責管理手冊的編制。 負責體系的認證和日常維護管理工作。 各部門負責本部門各過程文件的編制、評審和批準。 各部門負責本部門記錄的建立與管理。 4 程序內(nèi)容 確定文件種類 為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。 外來文件：外來文件系指國家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標準 (見法律法規(guī)的識別與評價程序 )。上級部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法 。相關方的期望和要求。 綜合管理體系文件 、目標和指標 。 、目標和指標的策劃 。 、規(guī)定、指導書、表格。 資料和記錄 相關的資料包括但不限于： /評價 /統(tǒng)計數(shù)據(jù) (如 OSHA 統(tǒng)計分析數(shù)據(jù) )。 (如壓力容器等 )及其附件的安全技術監(jiān)察 (檢測 )資料 。 (工程 )項目可行性研究報告、HSE 預評價報告、設計方案和圖紙、 HSE 專篇、竣工驗收報告及相關審查結論和批復意見 。 、教育培訓、演習及其他活動記錄 。 、環(huán)境因素識別及環(huán)境影響評價報告 。 、安全技術說明書、儲存、使用防護指南 。 (職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡 ) 、運行技術資料 。 。 。 。 提出文件的編制和修改需求 公司所有人員都有提出編制和修改文件的權利，但是必須向過程負責人提出申請。 過程負責人確定所管理的過程的文件需求。 指定編寫人 如需要編制或修改，對所需的文件進行策劃并安排專人編寫。 管理手冊由生產(chǎn)部負責編制 。部門各過程管理類文件 (管理過程的程序、規(guī)定、表格 )由過程負責人負責組織編制 。 進行編寫 按照體系文件編寫的格式要求進行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容： ：明確編制本文件要達到的目的 ：本文件使用的范圍，包括活動范圍、職能范圍和管理范圍 ：需要對使用人解釋的術語或詞匯 ：本文件中的主要職責劃分，包括本文件的責任部門 /規(guī)定內(nèi)容：針對各項活動提出具體的要求、職 責、時限 ：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件 ：本文件涉及到的文件、表格和記錄 ：本文件每次修改的主要概要的記錄 /流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖 文件的編號按如下要求： 記錄編號 文件層別號 文件類別 (AQ) 公司代號 JP 其中：序號為阿拉伯數(shù)字，如： 01， 02， 03bdquo。bdquo。bdquo。等 。 文件類別為：管理手冊用 01 標識，程序文件用 02 標識，公司級管理性制度用 03 標識，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標識，如生產(chǎn)部用 QG 標識。 例子： 文件編號： JPAQ0201《法律法規(guī)標準規(guī)范管理程序》 表格編號：編號 JPLAQ0201/01(適用法律法規(guī)標準和其他要求清單 )，其中 01 表示對應程序的第一張記錄。 所有文件 (包括表格 )必須有版本標識，如有文件更新，版本隨之更新。 評審和審批 文件評審。文件由編制人在文件原件編制人欄中簽字，交部門主管審核同意，再送交 相關部門主 管審閱會簽 (由部門主管確定會簽部門的數(shù)量 )，并由 文件批準人應對文件進行仔細審核后，如果同意在批準欄簽字 。如果不同意將文件返回文件編寫人 (或部門 )，待修改完畢后再批準。 文件審批權限。 、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標、管理手冊、管理評審計劃及報告、最高管理層職責、公司各部門的主要負責人職責由管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 (程序、規(guī)定、制度、表格 )由過程負責部門主管審核，安全生產(chǎn)負責人批準。 、工藝指標等、產(chǎn)品標準由技質部主管審批。 適用的文件由本部門負責人批準。 發(fā)放控制 生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件 ,建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加 /刪減文件過程中應保持最新狀態(tài)。 各過程負責人將所編寫的文件經(jīng)授權批準人批準后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。 各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布 /修改文件的同時，文件與文件清單保持一致。 使用控制 生產(chǎn)部組織負責更新管理體系有關文件，保證體系文件 始終保持最新有效狀態(tài) 。每季度備份一次電子版文件。 管理體系相關的文件必須妥善保存 。各部門負責保管本部門相關文件 。不得在文件上亂涂畫改，不準私自外借，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 文件更新 文件更改時，由過程管理部門持原批準人批準的文件 (原件一份、電子一份 )、填寫《文件更改通知單》，到辦公室登記備案后。同時更新《文件控制清單》， 生產(chǎn)部保存批準的文件原件。同時各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預期使用。 當文件在 實施過程中因組織結構、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)、標準等發(fā)生變化時，原文件編寫單位負責組織對文件進行評審。如果需要進行修改，由原文件編寫單位負責提出 文件更改申請后組織對文件進行編寫并按原文件的審批程序進行審批。 安全記錄管理 建立記錄清單 安環(huán)部制訂安全記錄臺帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質、處置、類別等。 安全記錄的使用 按規(guī)定的項目填寫，所有記錄應及時、真實，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。 收集 定期對安全記錄進行收集并整理記錄，放到指定的地點保存或交檔案室存檔。 儲存、保護 記錄可以是紙質或電子媒體，對于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計算機病毒干擾，應留有備份。 記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時還要做好標識。 保存期限依據(jù) “ 安全記錄臺帳 ” 中保存的期限規(guī)定。 處置 記錄保存人按照 “ 安全記錄臺帳 ” 中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進行處置，包括銷毀或歸檔。 5 相關文件 無 6 相關記錄 AQ0202/01 文件控制清單 AQ0202/02 文件發(fā)放、回收記錄 AQ0202/03 文件更改通知單 AQ0202/04 安全記錄臺帳 AQ0202/05 評審記錄 設計檔案管理制度范本篇 14 為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。 檔案管理內(nèi)容：公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發(fā)言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應 主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。 檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。 檔案的查閱： (1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條 。如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。 (2)公司各部門經(jīng)理及相當于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查 閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準證明方可查閱。 檔案的保護： (1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。 (2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復制，必須由總經(jīng)理簽字的批準申請方可抄錄或復制。 (3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經(jīng)理簽名 (復印簽名視為無簽名 )的檔案資料 (特別是技術、設備、標準資料 )打印、拷貝或復印。否則，對責任人每次罰款 200 元。 (4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當事人罰款 200 元 __元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衛(wèi)失職罰款 100 元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衛(wèi)失職罰款 50 元。 公司購