【文章內容簡介】 必須安上 級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，并加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。 五、檔案查閱 （一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批準后方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對并簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。 （二）校內人員借閱業(yè)務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意后方可借閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內完好無損地歸還。 六、檔案安全保密 （一）檔案 資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。 （二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔 學校檔案管理制定規(guī)章制度篇 9 學校檔案資料時學校各項工作的記錄和反映，是學校工作的重要組成部分，所以對學校檔案要嚴格管理。根據(jù)上級主管部門要求及學校實際制定本制度： 對學校召開的安全工作會議，安全排查結果及整改結果等做好記錄及時存檔。 對學校有關安全檔案資料要分類存放，規(guī)范管理。 對學校有關安全的 39。檔案資料要及時存檔，并作好記錄，以備日后查閱。 檔案資料的借用需經有關領導批準方可借予他人。 對檔案的使用、借用要做好記錄，并作到及時收回存檔，以防丟失。 經常檢查檔案資料，注意通風、防潮、防蛀、防火。 學校檔案管理制定規(guī)章制度篇 10 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統(tǒng)一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現(xiàn)檔案管理工作的標準化、規(guī)范化、科學化和制度化。 學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統(tǒng)一管 理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。 一、學校檔案室的基本任務 結合學校實際，建立健全學校檔案管理制度和各類材料及時歸檔制度。 及時收集、整理、保管和統(tǒng)計學校的全部檔案，編制檢索工具，提供校內網上查尋，并積極提供檔案利用，為學校管理和教育教學等各項工作服務。 負責對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、監(jiān)督、檢查，并納入學校對各處室考核檢查的內容。 維護檔案的完整與安全。 二、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項 ，確保真實、完整、準確、系統(tǒng)和安全。學校各處室要積極負責本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據(jù)為己有。如一項工作、一次活動由幾個處室聯(lián)合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的處室負責歸檔，其他處室協(xié)助提供相關材料。 、材料的形成單位及教科研課題組立卷歸檔制度，堅持做到 “ 三納入 ” 、 “ 四同步 ” ：即將立卷歸檔工作納入學校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規(guī)劃，納入 管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作的同時，布置、檢查、總結、考核檔案工作。 、材料，不得擅自銷毀文件、材料。如確需要銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經校長批準后專人監(jiān)銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續(xù)。 凡是反映本校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁 止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規(guī)律，系統(tǒng)整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄。根據(jù)檔案的保存價值和檔案保管期限的規(guī)定，準確劃分保存期限。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內對本校有參考利用價值的，列為短期保存。 文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔。校內發(fā)文要附文件正本、底稿、發(fā)文單、附件等。底稿及發(fā)文單均不得使用圓珠筆 、鉛筆、純藍墨水、紅墨水，發(fā)文單上必須在簽發(fā)欄內由領導簽字，正文上的公章應蓋在發(fā)文單位和日期處。 請示類文件要附相關批復材料。上級來文需要辦理并上報相關材料的，要求將上報的相關材料附上。各處室如報表、名冊、學生素質報告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊（本）為單位移交檔案室。 德育、師德教育活動、教學、科研、基建、校內小報、設備、學校撤并校舍置換、教育現(xiàn)代化驗收資料等專題性的歸檔材料 ,仍以卷為單位進行整理、立卷，需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。 立卷歸檔的材料必須是原件，復印 件不得歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料 ,必須按要求進行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規(guī)范（ A4 紙）。 歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不要缺項、漏項 ,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。 移交的歸檔材料左邊裝訂處要預留 25mm 左右的裝訂線。 1移交檔案時，交接雙方應當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收 ,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份 ,經交接雙方簽字后各留一份備 查。 1檔案室應堅固安全，安裝防盜門窗、窗簾，有條件可配備空調、電腦。 1應繪制檔案柜案卷存放示意圖。 1借閱檔案，必須填寫 “ 借閱檔案審批表 ” ，經領導同意簽字后，方可借閱，借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改、污損，更不得私自轉借給他人，違反規(guī)定者，按有關規(guī)定予以嚴肅處理。 1定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，作好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管領導匯報。 三、規(guī)范分類，及時整理歸檔建檔 所有檔案要及時整理，規(guī)范分類，登記歸檔。檔案類目和基本范圍： （一） 黨群類 學校黨組織的計劃、總結、文件、批復等材料； 黨員大會、支委會、民主生活會會議記錄；改選、增補委員報告、批復； 黨員名冊、年報表、發(fā)展黨員和轉正材料；組織建設、黨員教育、宣傳、主題活動、紀檢等方面的材料； 工會、共青團、少先隊、學生會召開代表大會、工作會議、組織活動的全套文件和材料；各群團組織的計劃、總結、經驗交流材料、會議記錄；換屆大會材料；改選報告和批復； 政治思想教育、精神文明建設材料； 開展各項專題活動的材料； 出席黨代會、人代會、政協(xié)會的名單； 表彰、處分材料； 綜合治理、平安建設文件、材料。 （二）行政類 學校年度、學期工作計劃、總結、報表； 行政會議記錄、教師會記錄、政治學習記錄、學校召開的各種工作會議，專業(yè)會議材料； 學校規(guī)章制度、崗位職責、獎懲辦法、考核檢查資料； 上級機關頒發(fā)的文件，上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議主要會議材料； 學校文件、會議資料；教代會資料； 專題報告；學校重大事項的調查、匯報和處理情況的報告； 人民代表、政協(xié)委員、上級機關領導視察、檢查本校工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料； 學校的請示與上級機關的批復文件；各處室的請示與學校的批復文件； 學校及其各處室在各項工作、活動中形成的計劃、總結、報告和活動過程的資料； 學校檢查各處室工作，調查研究形成的重要文件材料； 1學校的各種統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料（包括計算機盤片等）； 1學校領導人在公務活動中形成的重要信件、電話記錄，從外機關帶回的與本校有關的未經文書處理登記的文件材料； 1本校的歷史沿革、大 事記、年鑒、反映本校重要活動事件的剪報、聲像材料、榮譽獎狀、獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物以及展覽照片等材料； 1干部任免、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、教職工花名冊、報表、各類領導小組人員名單以及職工的錄用、轉正、定級、調資、工資年報、退職、復職、退休、評殘、撫恤、死亡及獎懲等文件材料； 1本校財產、物資、檔案等交接憑證、清單； 1本校編印的情況反映、簡報、校報及有關刊物的定稿和印本；編輯出版物的定稿、樣本； 1學校與有關單位及個人簽訂的各種合同，協(xié)議書等文件材料； 1各種普 查工作中形成的文字材料； 1教師、職工、職員、退休人員名冊、勞模、優(yōu)秀教師、先進班主任、特級教師、學科帶頭人、骨干教師名冊和檔案；教職工受表彰登記表；受處分人員的檢查、情況調查、處分決定或文件； 死亡人員名冊和檔案； 2會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)材料（具體內容按會計檔案規(guī)定）； 2特困學生 “ 兩免一補 ” 登記表、 “ 助學育苗 ” 工程登記表、學生助學金發(fā)放登記表； 2對行政經費民主審查的記錄材料； 2學校綠化、食堂管理、校產管理的有關材料； 2校辦廠資料。 （三）教育教學類 學校制定的各種教學制度、辦法、規(guī)章、條例；有關教學工作的各類會議文件、紀要、安排、總結； 學籍管理材料（學籍卡、新生登記表、成績冊）；學籍變更材料（升級、留級、休學、復學和退學、轉學材料）；學生獎懲材料、招生、分配工作材料（招生計劃、招生工作總結、新生名冊、畢業(yè)生鑒定、登記表、畢業(yè)生總結材料