【文章內(nèi)容簡介】 如何主持和引導(dǎo)會議。 主持人主持會議，有一個很重要的內(nèi)容，就是要讓與會者知道在解決問題或困難時歡迎他們提出任何意見。為此，要讓與會者了解情況，共同商量解決問題的辦法。因此，可以在主持的話語中多次使用下列短語，以此來鼓勵與會者的參與意識。如 “ 經(jīng) 第 10 頁 共 23 頁 過我們的共同體 驗 ” 、 “ 分擔(dān)我們共同的憂慮 ” 、 “ 為了我們的共同利益 ” 等。 一個成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽別人不同的意見。一個出色的商務(wù)會議主持也一樣，如果使會議多聽取他人的意見，有時就會得到料想不到的結(jié)果。當(dāng)然，有時有人也會提出相反的甚至與會議內(nèi)容毫不相干的觀點，或者利用發(fā)言的機會進行滔滔不絕的長談，遇有此等等情況時，主持人要用未完的話來打斷，使會議按既定的方向進行。具體方法是： ⑴ 正確看待別人的反對意見。 當(dāng)有人提出反對意見時，主持人應(yīng)當(dāng)首先感激對方敢于提出反對意見，然后擺出事實 道理來證明自己的觀點。主持人一定要注意自己的態(tài)度要端正，語氣要和氣，讓提反對意見的與會者心服口服。 ⑵ 對那些離題萬里的意見要制止。 遇到有人發(fā)表離題萬里的意見時，主持人可以通過這樣的方法來解決：微笑著用真誠的語調(diào)對那個人說： “ 你提的這個問題不錯，等以后再談吧，現(xiàn)在讓我們回到剛才的問題上來。 ” 或者說： “ 如果你有興趣的話，等會后我們單獨談這個會議外的問題， ……” 這樣的話更容易讓對方接受。 ⑶ 巧妙地打斷長篇大論者的話頭。 會議是有時間規(guī)定的，因此，在會議上，主持人應(yīng)該爭分奪 第 11 頁 共 23 頁 秒。會議的來賓人多口雜，尤其是一些愛出風(fēng)頭的人，喜歡在會議中侃侃而談，他講的話離題萬里自己也感覺不到。這時，主持人應(yīng)該及時打斷他，抓住他話中與會議有關(guān)的話問另外一人。例如，可以這樣說： “ 某某，你怎么看待這個問題。 ” 或者考慮使用另一種更直接的方法，如： “ 我們的時間很緊張，先不討論這些問題。 ” 或者 “ 我們還有其他的事有待于解決，這個問題先擱一擱。 ” 當(dāng)把這位滔滔不絕的發(fā)言者阻止時，主持人最好不要再給他發(fā)言的機會，他如果還想說時，主持人要敢于 “ 搶舌頭 ” 。 ⑷ 善于引導(dǎo)別人。 說服他人的能力也是進行良 好的主持所應(yīng)具備的基本條件。下面幾條建議可能有助于主持人說服他人： 第一，闡明你的目的和任務(wù)，不要給與會者 “ 有時被隱瞞感覺 ”。 第二，使與會者確信你的需要和興趣同他們很相似 。 第三，使他們認(rèn)識到某個問題或計劃的重要性 。 第四，把好的心情傳遞給與會者，讓他們有足夠的理由坐在那兒參加自己主持的會議。 ⑸ 不同意見要進行協(xié)調(diào)。 當(dāng)會議中出現(xiàn)不同的意見時，與會者中會出現(xiàn)極端的意見，并根據(jù)各自不同的意見而據(jù)理力爭，并爭持不下時，主持人應(yīng)該要求與會者都安靜下來， 建議大家用求同存異的態(tài)度來重新看一 第 12 頁 共 23 頁 看爭論之處。 如果與會者肯爭論，顯示他們已投入會議，只是個人的觀點不同，導(dǎo)致結(jié)論有異而已。主持人必須善用與會者的投入感，引入客觀的分析方法，來沖淡主觀的爭論氣氛，不能讓會議發(fā)展成“ 比嗓門 ” 或 “ 不人多勢眾 ” 的會議。此時，主持人的協(xié)調(diào)技巧是： ① 首先自己要保持頭腦清醒，不要介入爭論之中。 ② 主動要求與會者平靜下來。 ③ 立即引用分析的話題來分散與會者的精神，使各對立之人了解他們的不同意見也有相同之處，只是有些地方需要再談而已，大家并非水火不 相容。 ④ 對于不聽勸阻的，耐心地勸他們不要破壞了與會者之間的人際關(guān)系。 ⑹ 防止議而不決。 一個有效的會議必須有商議及議決兩個關(guān)鍵部分，否則即無須召開會議。 商議就是與會者圍繞著議程互相發(fā)表議論，共同研究、分析及解決問題。然而，不少會議經(jīng)常出現(xiàn) “ 議而不決 ” 的現(xiàn)象，與會者在會議中談了許多，到頭來卻未能達(dá)成一個決定或結(jié)論。換句話說，會議是進行了，但會議目的仍未達(dá)到。 主持人在這方面的角色事關(guān)重大。必須要千方百計引導(dǎo)與會 第 13 頁 共 23 頁 者不能在未有決定或結(jié)論前便散會離開。耐心地告訴 與會者，會議的目的是集合與會者眾人的知識及智慧，來共同解決問題，或作出解決問題的建議。 若主持人不堅持要與會者盡量得出結(jié)論或決定，不少與會者往往不會抓緊時間去談，而只會隨波逐流地東拉西扯，會議看來氣氛熱鬧，其實是不著邊際。因此，主持人必須時刻警惕自己，“ 議而不決 ” 的現(xiàn)象必定要消除。 在主持會議時要注意細(xì)節(jié)。 有時候，主持人無論對自己所講的話題做過多好的準(zhǔn)備和演習(xí)，或者這一話題對自己來講已經(jīng)熟悉，但在主持前，一想到臺下那么多的人，仍然會感到緊張。這時千萬不要讓壓力控制自己的情 緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會使自己根本無法發(fā)揮最佳水平，一些都白費了。 當(dāng)遇到這種情況時，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會走上正常的途徑，主持就會得心應(yīng)手。 注意會議的總結(jié) 會議在達(dá)成決議后，主持人還要在散會前作出綜合和總結(jié)，這才算是圓滿地主持了一個會議。無總結(jié)，便是虎頭蛇尾。 在總結(jié)和綜合中，主持人提綱挈領(lǐng)地將會議中提及的重點強調(diào)，讓繕寫會議記錄的同事核對一下資料，也同時提醒與會者不要忘記這些重點。對于會議的決定、建議及結(jié)論，清楚明確地再 第 14 頁 共 23 頁 重申一遍。 這樣做，有三個目的： ⑴ 可以讓紀(jì)錄會議的同事更方便地核對資料。 ⑵ 可以即時檢查主持人和與會者之間有沒有溝通障礙，彼此對事情的理解是否一致。若大家對結(jié)論有未盡同意之處，此時便要立即提出修正，以免錯誤地載入會議記錄中，