文書檔案保管期限表與檔案現(xiàn)代化管理-中國(guó)(編輯修改稿)
2025-04-02 19:01 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。 第三講 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍 及保管期限的擬訂 ? 一、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的前期準(zhǔn)備工作 ： ? 建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。 ? １、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神。在總原則下，以部門的主要職能，文件材料的情況作為劃分保管期限的依據(jù) 。 ? ２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等； ? ３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。 ? 二、擬訂本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表所要遵循的原則 ： ? １ 、堅(jiān)持“以我為主，突出重點(diǎn)”的原則，始終以自己形成的文件為主，以圍繞自身主要職能活動(dòng)的文件為主。 ? ２、堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞語(yǔ)； ? ３、 堅(jiān)持“以人為本”的原則，凡是涉及人的內(nèi)容的文件，都要慎重處置； ? 堅(jiān)持“集中統(tǒng)一管理”的原則，對(duì)本單位全部檔案，即各種門類和載體的檔案均要納入管理的范疇；任何個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。同時(shí)，還必須依法按規(guī)定向同級(jí)檔案館移交。 ? 堅(jiān)持“申報(bào)審批”的原則，對(duì)擬好的本單位的歸檔范圍和檔案保管期限表，按規(guī)定須向同級(jí)檔案行政管理部門申報(bào)后，由同級(jí)檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。 ? 三、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的要求： ? １、明確文件材料的歸檔范圍。 ? ２、科學(xué)制定《檔案保管期限表》。 ? ３、嚴(yán)格控制普發(fā)文件。 ? ４、重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。 ? ５、從寬從長(zhǎng)保存特色檔案。 ? ６、注重文件之間的必然聯(lián)系。 ? 四、文件材料劃分“永久”的要求： ? 本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等； ? 本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事仸免等文件材料；本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性材料；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件；同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。 ? 具體擬定時(shí)，需要注意以下一些問(wèn)題 ： ? 突出本機(jī)關(guān)自身的文件材料； ? 突出本機(jī)關(guān)主要職能的文件材料； ? 突出反映本機(jī)關(guān)演變和人事任免的文件材料。 ? 五、文件材料劃分“定期”的要求： ? 本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般文件材料；本機(jī)關(guān)一般事務(wù)管理文件材料；本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。 ? 劃分定期時(shí)： ? １、 要掌握什么是“一般的”原則； ? ２、 要明確不屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)又要“貫徹執(zhí)行的” . 第四講 我市實(shí)施意見(jiàn)的要求 一、 對(duì)文件材料歸檔范圍的要求： 國(guó)家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。因此，我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。 ? ? １、凡是國(guó)家檔案局與主管部門出臺(tái)了文件的，對(duì)某種檔案的歸檔范圍有明確規(guī)定的，一律按有關(guān)規(guī)定來(lái)確定歸檔范圍； ? ２、文件處理單要與文件一并歸檔，不得隨意剔出； ? ３、照片檔案在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說(shuō)明一并歸檔
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