文書檔案保管期限表與檔案現代化管理-中國(編輯修改稿)
2025-04-02 19:01 本頁面
【文章內容簡介】 等要進行相應歸檔。 第三講 機關文件材料歸檔范圍 及保管期限的擬訂 ? 一、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的前期準備工作 ： ? 建立機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機關科學合理、系統完整甄別文件價值、劃分保管期限的標準性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務文件，也是各單位必須要建立的一項重要制度。 ? １、認真理解國家檔案局頒布的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實質精神。在總原則下，以部門的主要職能，文件材料的情況作為劃分保管期限的依據 。 ? ２、了解掌握本單位及各內設機構的職能、性質、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數量、載體情況等； ? ３、結合本單位實際情況，體現本單位的職能特點，圍繞與主要職能相關的內容制定條款。 ? 二、擬訂本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表所要遵循的原則 ： ? １ 、堅持“以我為主，突出重點”的原則，始終以自己形成的文件為主，以圍繞自身主要職能活動的文件為主。 ? ２、堅持 “宜細不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞語； ? ３、 堅持“以人為本”的原則，凡是涉及人的內容的文件，都要慎重處置； ? 堅持“集中統一管理”的原則，對本單位全部檔案，即各種門類和載體的檔案均要納入管理的范疇；任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。同時，還必須依法按規(guī)定向同級檔案館移交。 ? 堅持“申報審批”的原則，對擬好的本單位的歸檔范圍和檔案保管期限表，按規(guī)定須向同級檔案行政管理部門申報后，由同級檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。 ? 三、文件材料歸檔范圍及保管期限表擬訂的要求： ? １、明確文件材料的歸檔范圍。 ? ２、科學制定《檔案保管期限表》。 ? ３、嚴格控制普發(fā)文件。 ? ４、重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。 ? ５、從寬從長保存特色檔案。 ? ６、注重文件之間的必然聯系。 ? 四、文件材料劃分“永久”的要求： ? 本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等； ? 本機關機構演變、人事仸免等文件材料；本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協議、資產登記等憑證性材料；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件；同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。 ? 具體擬定時，需要注意以下一些問題 ： ? 突出本機關自身的文件材料； ? 突出本機關主要職能的文件材料； ? 突出反映本機關演變和人事任免的文件材料。 ? 五、文件材料劃分“定期”的要求： ? 本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關人事管理工作形成的一般文件材料；本機關一般事務管理文件材料；本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料； 同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。 ? 劃分定期時： ? １、 要掌握什么是“一般的”原則； ? ２、 要明確不屬于本機關主管業(yè)務又要“貫徹執(zhí)行的” . 第四講 我市實施意見的要求 一、 對文件材料歸檔范圍的要求： 國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”。因此，我們在擬訂本機關歸檔范圍時，必須將本機關各種門類和載體的檔案，全部納入進去。 ? ? １、凡是國家檔案局與主管部門出臺了文件的，對某種檔案的歸檔范圍有明確規(guī)定的，一律按有關規(guī)定來確定歸檔范圍； ? ２、文件處理單要與文件一并歸檔，不得隨意剔出； ? ３、照片檔案在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔
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