gtd時間管理(ppt92頁)(編輯修改稿)
2025-03-17 16:20 本頁面
【文章內容簡介】 * 好的目標要符合 SMART原則。* 目標要有主次之分和優(yōu)先順序。* 目標設定最后期限，專人負責。* 防火重于救火，預先評估問題。創(chuàng)造時間第二招：要 事 第 一（確定優(yōu)先順序）有效的行動緊 急不重要重要不緊急 時間矩陣圖工作 重 要 性高 低急切性? 處 理危機 ? 傳 真或 郵 寄文件高 ? 出差開分公司 ? 回答一般 電話查詢? 處 理 經銷 商投 訴 ? 準 備 今天早上開會用的茶點? 面 試 高 職 位 員 工 A B 低 C? 參加一般工作會 議? 準 備 季度工作 報 告? 制定下年度 預 算案? 初步 評 估 應 征者? 文件 歸 檔? 清理 廢 物? 訂購 下月往北京機票 D? 將信件初步分 類 及 處 理? 參 觀 展 覽? 安排一 場員 工足球 賽? 復印文件 創(chuàng)造時間第三招：組 織 得 當5－ S Practice 五常法－－改善品質及生產力的關鍵英 語 意 義 例 子Structurise 常組織 Cleanupthetrash把垃圾清掉Systematise 常整頓 Findthedocumentyouwantwithin30second30秒內就可找到要找的文件Sanitise 常清潔 Responsibilitiesofpersonalhygiene個人清潔衛(wèi)生責任Standardise 常規(guī)范 Transparencyofstorage貯藏的透明度Selfdiscipline常自律 Applythe“5Spractice”Method每天運用五常法“ 常組織 ” 活動概要常用程度 使用頻率（必需的程度） 保存方法低 過去一年都未使用過的物品過去一年只使用過一次的物品扔掉保存在比較遠的地方中 過去的二至六個月只使用過一次的物品一個月使用數次的物品把它保存在工作區(qū)域的中間部分高 一周使用一次的物品每天都要使用的物品每小時都要使用的物品保存在工作最接近的地方，甚至隨身攜帶 討論：如何使辦公室成為省時工作站？雜亂無章的辦公室：? 你會因此無法控制工作；? 生產率下降；? 分心、疲勞、緊張；? 使同事或其他目睹桌面狀況的人對你留下不好的印象。方法：及時處理，一次完成216。 Filing 歸檔216。 Executionm 執(zhí)行216。 Circulation 傳閱216。 Abandonmen 廢棄處理文書工作簡化法崔西定律：? 任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數目平方成正比 ；? 簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。剔、合、排、簡 ? 剔 ——剔除 運用 5W1H查問法，試試哪些可以剔除： oWHY? 為何做？ ——不做可以嗎？ oWHAT? 做什么？ ——不這樣做可以嗎？ oWHERE? 在那里做？ ——一定要在這個部門做嗎？ oWHEN? 何時做？ ——換個時間可以嗎？ oHOW? 如何做？ ——變通辦法做可以嗎？ ? 合 ——合并 流程內的各項手續(xù)，試一試哪些可以合并 ? 排 ——重 經過剔除、合并以后，剩下的手續(xù)按順序重排 ? 簡 ——簡化 經過剔、合、排之后，是否最簡？能不能再簡化，以達到最好的效果。 創(chuàng)造時間第四招：與人共事問自己：你做了什么能夠由別人，并且應該由別人做的事？216。 為什么不授權？216。 為什么要授權？216。 什么是授權？216。 授權要訣授 權有效地溝通 YouYour ColleaguesYour People Your BossesOther Dept.Your Dept.創(chuàng)造時間第五招：應付 “ 時間殺手 ”應付時間殺手? 十大省時要訣? 時間管理八大對策? 善用時間的良好習慣十大省時要訣，掌握個人生活的韻律，在最清醒的時間做最重要的事。2. 工作前一定整理文件及用具，工欲善其事，必先利其器。3. 制作每日、每周、每月工作計劃表，按步就班心中壓力自然紓緩。4. 重視開始，做好準備，才能一路順暢。5. 勿忘優(yōu)先順序，先將應完成工作分類，每一次的出擊達最高效益?！ ?. 勇于授權委任，可以交給別人做的事，不一定攬在自己身上，讓自己去做最有價值的事情。7. 一鼓作氣，企劃、創(chuàng)意、思考的事情一旦順手就不要停頓下來。8. 放棄完美主義，任何事情經過評估有勝算就放手去做。 9. 絕不拖延工作，該做的事絕不以任何理由、借口推拖。10. 保持輕松，凡事全力以赴只要己經盡全力對自己能負責，保持輕松愉快的心情吧！ 善用最有效率的時段時間管理八大對策? 設定工作及生活目標，并分別其優(yōu)先次序。? 每天把要做的事列出一張清單。? 執(zhí)行工作應照已訂之優(yōu)先次序。? 自思 “現在做什么事最能有效地利用時間 ”，然后立即去做。? 把不必要的事丟開。? 每次只做一件事。? 做事力求完成。? 立即行動，不可等待、拖延。善用時間的良好習慣做事有
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