xxxx年85家保健食品化妝品企業(yè)被停產(chǎn)(編輯修改稿)
2025-02-12 15:13 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 收集積累工作網(wǎng)絡(luò)。由網(wǎng)絡(luò)上的文件管理人員負(fù)責(zé)將本處室形成的應(yīng)歸檔保存的文件收集積累起來(lái)，按時(shí)按規(guī)定向歸檔部門(mén)移交歸檔。 明確收集范圍 落實(shí)了收集責(zé)任后，也就明確了收集工作的主題，解決了收集工作宏觀層面問(wèn)題。接下來(lái)就要解決應(yīng)該收集那些文件和怎么收集的問(wèn)題。 電子文件的收集范圍應(yīng)當(dāng)以國(guó)家發(fā)布的紙質(zhì)文件歸檔與不歸檔范圍為依據(jù)，結(jié)合各單位對(duì)電子文件信息的現(xiàn)實(shí)需要，確定本單位的電子文件收集范圍。具體來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)文件應(yīng)歸檔的，其相應(yīng)的電子文件也應(yīng)歸檔；紙質(zhì)檔案不屬于國(guó)家歸檔范圍的，應(yīng)根據(jù)單位需要確定是否列入收集范圍。在各單位電子信息相對(duì)匱乏的現(xiàn)階段，我們制定電子文件收集范圍要比紙質(zhì)文件的收集范圍稍大一些，以便為單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)多積累些電子信息。但這部分電子文件不應(yīng)歸檔，可以作為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上公開(kāi)的信息資料，滿(mǎn)足各方面查詢(xún)利用需要。 明確收集要求 ? 只有收集要求明確了，收集責(zé)任人才能做好收集工作。收集總的目標(biāo)是：既要保證電子文件的完整系統(tǒng)，又要保證其原始性、有效性。具體要求體現(xiàn)在三個(gè)方面： ? ⑴、時(shí)間要求就兩個(gè)字：及時(shí) 如果是網(wǎng)上簽發(fā)的，應(yīng)該在簽發(fā)后由辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自動(dòng)將已經(jīng)過(guò)簽發(fā)過(guò)程的文件轉(zhuǎn)到文件的收集庫(kù)，交文件收集人員管理。 ? ⑵、完整性要求 電子文件的完整性包括兩個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其它形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒(méi)有缺損。電子文件的軟硬件環(huán)境、元數(shù)據(jù)一同收集起來(lái)。 ? ⑶、準(zhǔn)確性要求 原始準(zhǔn)確是文件的生命。準(zhǔn)確地區(qū)分稿本，與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件保持一致。電子和紙質(zhì)是文件的兩種版本，在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)將并存，分別承擔(dān)著不同的職責(zé)，發(fā)揮著不同的作用。 收集種類(lèi)： ? 文本文件 Text ：用文字處理技術(shù)形成的文字文件 、 表格文件 。 類(lèi)別代碼為 T。 ? 數(shù)據(jù)文件 Data ：用計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行信息處理等過(guò)程中形成的各種管理數(shù)據(jù) 、 參數(shù)等 。 類(lèi)別代碼為 D。 ? 計(jì)算機(jī)程序文件 Program：計(jì)算機(jī)使用的或在某一軟件平臺(tái)上自行開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)的系統(tǒng)軟件 、支持軟件和應(yīng)用軟件的源程序及其開(kāi)發(fā) 、 編譯工具 。 類(lèi)別代碼為 P。 ? 圖形文件 Graphic ：采用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖獲得到的靜態(tài)圖形文件 。 類(lèi)別代碼為 G。 ? 圖像文件 Image ：采用掃描儀 、 數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備生成的靜態(tài)圖像文件 。 類(lèi)別代碼為 I。 ? 影像文件 Video ：通過(guò)計(jì)算機(jī)影像處理技術(shù)形成的記錄影像的文件 。 類(lèi)別代碼為 V。 ? 聲音文件 Audio ：通過(guò)計(jì)算機(jī)聲音處理技術(shù)形成的記錄聲音的文件 。 類(lèi)別代碼為 A。 ? 超媒體鏈結(jié)文件：用計(jì)算機(jī)超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件 。 類(lèi)別代碼為 O。 第十一條 各單位檔案人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子文件收集積累工作的監(jiān)督和指導(dǎo) ，保證應(yīng)歸檔電子文件的齊全 、 準(zhǔn)確 、 完整 、 有效 。 ? （ 一 ） 電子文件正本 （ 稿本代碼 F） 及其背景信息 、 元數(shù)據(jù)應(yīng)一同收集 。電子公文形成單位應(yīng)同時(shí)收集其定稿 （ 稿本代碼 M） ， 其他電子文件可以根據(jù)需要確定是否收集其定稿及歷次修改稿 。 電子文件正本應(yīng)收集兩套 。 ? （ 二 ） 當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過(guò)程只產(chǎn)生電子文件時(shí) ， 應(yīng)當(dāng)采取嚴(yán)格的安全措施 ， 保證電子文件不被非正常改動(dòng) 。 同時(shí)應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份 ， 存儲(chǔ)在脫機(jī)保存的載體上 。 ? 公務(wù)處理過(guò)程形成電子文件同時(shí)又形成紙質(zhì)等其他形式文件 ， 應(yīng)同時(shí)收集其相應(yīng)的其他形式文件一同歸檔 ， 并保證它們?cè)趦?nèi)容及相關(guān)說(shuō)明 、 描述上完全一致 。 ? 具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文本或圖像 、 圖形形式的電子文件應(yīng)制成紙質(zhì)文件或縮微品等 ， 同步收集 。 ? （ 三 ） 單位形成的同一類(lèi)型的電子文件格式應(yīng)統(tǒng)一 。文本文件推薦采用 XML格式 ， 現(xiàn)階段可以收集 PDF、 RTF、TXT格式文檔；圖像文件推薦采用 TIFF或 JPEG格式；視頻或多媒體文件推薦采用 MPEG或 AVI格式；聲音文件推薦采用 MP3或 WAV格式 。 各專(zhuān)業(yè)電子文件的通用格式 ，由省檔案局會(huì)同有關(guān)專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定 。 ? 通用格式的電子文件 ， 各單位應(yīng)收集一套形成或支持該格式電子文件的通用軟件及其相關(guān)參數(shù)手冊(cè) 、 說(shuō)明資料等 。 特殊的無(wú)法轉(zhuǎn)換為通用格式的電子文件 ， 應(yīng)同時(shí)收集其特殊的軟硬件環(huán)境 、 壓縮算法和其他相關(guān)數(shù)據(jù) 。 ? 文本文件（ text)， 純文本文件不含格式代碼，使用時(shí)不受計(jì)算機(jī)硬件和軟件類(lèi)型的限制，常用格式有 TXT 等。 轉(zhuǎn)換格式 Txt Xml pdf Rtf 直接作為電子檔案存儲(chǔ) WPS Xml Pdf 其他類(lèi)型文檔 有關(guān) 軟件 ? 數(shù)據(jù)文件（ DATA） 轉(zhuǎn)換格式 DBF 直接作為電子檔案存儲(chǔ) 其他格式數(shù)據(jù)庫(kù)文件 DBF 其他類(lèi)型數(shù)據(jù)庫(kù)文件 有關(guān) 軟件 ? 圖像文件（ Image）： 使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的畫(huà)面 轉(zhuǎn)換格式 Tiff JPEG 直接作為電子檔案存儲(chǔ) 其他格式圖像 Tiff JPEG 無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的圖片 有關(guān) 軟件 ? 影像文件（ video）， 使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫(huà)軟件生成的各種動(dòng)態(tài)畫(huà)面 轉(zhuǎn)換格式 AVI MPEG 直接作為電子檔案存儲(chǔ) 其他格式影像 AVI MPEG 無(wú)法轉(zhuǎn)換格式的影像 有關(guān) 軟件 聲音文件（ audio）， 用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 常用的文件格式有 WAV， MP3等。 轉(zhuǎn)換格式 WAV MP3 直接作為電子檔案存儲(chǔ) 其他格式音頻 WAV MP3 其他類(lèi)型音頻 有關(guān) 軟件 ? （ 四 ） 對(duì)只有電子簽章的電子文件 ， 收集時(shí)應(yīng)附加具有法律效力的非電子簽章 ， 以保證電子文件的憑證作用 。 對(duì)使用可靠電子簽名的數(shù)據(jù)電文 ， 不需要再度簽名確認(rèn) 。 ? （ 五 ） 收集起
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