【文章內(nèi)容簡介】 控管理 輸出流程 P040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P070采購需求的生成和保存 P080采購物料和服務(wù) 目的 確定短期和長期的物料和服務(wù)的需求，并進(jìn)行招標(biāo)管理。 內(nèi)容說明 與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。對于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)管理流程。對于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。對于氧化鋁無法招標(biāo)采購的 ,則應(yīng)執(zhí)行其他非招標(biāo)環(huán)節(jié) .對于一次性采購，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。 參與部門 采購部 主要文檔說明 物料檔案： 在采購活動的初期就應(yīng)該建立物料檔案對物料進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。 物料招標(biāo)書： 標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書文件，用于公司所有采購中的招標(biāo)活動。 特殊采購合同： 針對的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。在一次性采購中，尤其要形成這樣的合同。 18 流程關(guān)鍵活動描述 主要活動描述 – 確定招標(biāo)需求： 在確定招標(biāo)需求時，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標(biāo)書的發(fā)放范圍等等。 – 確定物料要求： 針對一次招標(biāo)中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時間等等。 – 建立物料檔案： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應(yīng)該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說明。 – 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。 – 管理招標(biāo)過程： 從編制標(biāo)書到評標(biāo)、開標(biāo)是一個非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。 – 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。 – 確定供應(yīng)商： 經(jīng)過考察，最終確定供應(yīng)商。 – 簽訂特殊條款： 針對非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。 – 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定 合同及詢價管理（主要物料）新舊對比 宇田化工的老流程 宇田化工新流程 具有采購招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。 采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)流程對化工原材料和技術(shù)采購進(jìn)行集中管理，有利于降低采購成本，增強(qiáng)與供應(yīng)商的關(guān)系。 19 合同及詢價管理（非主要物料） P060 N o采 購 流 程合 同 及 詢 價 管 理 ( 非主 要 物 料 )編 號 : P 0 6 0匯 總 需 求制 作 供 應(yīng) 商 詢 價 單選 擇 供 應(yīng) 商選 出 經(jīng) 批 準(zhǔn) 的 供 應(yīng)商確 定 合 同 需 求管 理 詢 價 過 程Y e sY e sN o有 框 架 采 購 協(xié)議 ?發(fā) 出 供 應(yīng) 商 詢 價 單收 到 供 應(yīng) 商 報 價處 理 供 應(yīng) 商 報 價P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)與 供 應(yīng) 商 談 判達(dá) 成 協(xié) 議 ?P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)Y e s制 定 進(jìn) 度 協(xié) 議制 定 供 貨 合 同制 定 服 務(wù) 協(xié) 議需 要 特 殊 條 款 ?P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存P 0 2 0 實施 采 購戰(zhàn) 略P 0 3 0 采購 政 策管 理P 0 7 0 采購 需 求的 生 成和 保 存M 0 9 0P 0 9 0 采購 合 同的 監(jiān) 控管 理合 同 需 求 書供 應(yīng) 商 詢 價 單供 應(yīng) 商 名 單20 合同及詢價管理（非主要物料）流程說明 輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計劃組織安排 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P070采購需求的生成和保存 目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理 內(nèi)容說明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購活動。 參與部門 采購部 生產(chǎn)部 主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下，制定標(biāo)準(zhǔn)的采購合同 供應(yīng)商詢價單： 供應(yīng)商詢價單是管理供應(yīng)商報價的重要文件，其中應(yīng)該包括詢價和供應(yīng)商報價的信息，使用這些信息能夠?qū)?yīng)商的反饋進(jìn)行處理，并基于這些信息與供應(yīng)商談判，最終簽訂供應(yīng)合同。 21 關(guān)鍵活動描述 匯總需求： 在采購各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。通過各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的經(jīng)濟(jì)批量和采購的最佳時間。 確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。 制作供應(yīng)商詢價單： 根據(jù)需要采購的物料種類和數(shù)量，制作詢價單。 與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。 簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時間。 新舊流程對比 22 采購需求的生成和保存（ P070） 確 定 物 料 需 求 計 劃外 的 需 求將 列 入 計 劃 的 訂 單制 成 采 購 申 請統(tǒng) 治 有 關(guān) 方 面確 定 該 采 購 需 求 未被 執(zhí) 行確 定 該 采 購 需 求 是主 要 原 材 料Y e sY e sN oN o該 原 料 是 否 是分 廠 之 間 轉(zhuǎn) 移 ?執(zhí) 行 申 請 審 批 程 序P 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)N oY e s申 請 得 到 批 準(zhǔn) ?Y e sN oO 0 2 0 獲取 訂 單流 程M 0 9 0 生產(chǎn) 計 劃組 織 安排M 0 6 0 制定 生 產(chǎn)計 劃確 定 物 料 需 求 計 劃中 的 需 求是 否 已 經(jīng) 納 入進(jìn) 度 或 者 合 同 ?是 否 物 料 需 求計 劃 的 需 求 ?Y e sP 0 8 0 采購 物 料和 服 務(wù)采 購 申 請 已 經(jīng)產(chǎn) 生 ?申 請 需 要 批 準(zhǔn) ?采 購 是 否 需 要標(biāo) 書 ?N oY e s生 成 申 請是 否 需 要 采 購申 請 ?N oN o在 供 應(yīng) 商 之 間 分 配 公 布 采 購 需 求Y e sY e sP 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 5 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 主 要物 料 )P 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )L 0 2 0 制定 物 料管 理 策略N oP 0 6 0 采購 合 同及 詢 價管 理( 非 主要 物料 )采 購 申 請 審 批 程 序采 購 需 求 書通 知 單采 購 申 請 書采 購 流 程采 購 需 求 的 生 成 和保 存編 號 : P 0 7 023 采購需求產(chǎn)生和采購計劃（ P070） 輸入流程 M060生產(chǎn)計劃制定 M090生產(chǎn)計劃組織安排 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） L020制定物料管理策略 O020獲取訂單流程 輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P090采購合同的監(jiān)控管理 P050采購合同及詢價管理（主要物料） P060采購合同及詢價管理（非主要物料） 目的 通過內(nèi)部溝通確定采購物料的需求 內(nèi)容說明 通過計算機(jī)系統(tǒng)（例如 MRP系統(tǒng)、庫存補(bǔ)充系統(tǒng)）或者手工系統(tǒng)確定物料的需求并且建立物料需求書。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。該采購需求書用于指導(dǎo)以后的采購活動。 參與部門 采購部 、 生產(chǎn)部 、 客戶服務(wù)部 、 物流部 主要文檔說明 采購審批申請程序： 這是一個根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。通過這個程序確定分級的審批過程和權(quán)限。 采購申請書： 是標(biāo)準(zhǔn)的采購申請文件，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時采購申請書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。 采購需求書： 經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。 通知書： 當(dāng)采購申請沒有被批準(zhǔn)時，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因 24 采購需求及采購計劃 確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。 采購申請： 將需要采購的物料進(jìn)行匯總，并且形成采購申請書。 執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級審批過程。 宇田化工的老流程 宇田化工的新流程 存在二各個車間的二級庫存 各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請 現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金 對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購審批過程比較明確。 新業(yè)務(wù)流程當(dāng)中二級庫存取消，由倉儲部門統(tǒng)一集中管理 新流程中各個車間根據(jù)生產(chǎn)計劃提出用料計劃，由倉儲部門統(tǒng)一平衡庫存，確定采購數(shù)量 新業(yè)務(wù)流程不僅采用了 ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準(zhǔn)確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金的占用 新舊流程對比 25 采購物料（ P080） 根 據(jù) 進(jìn) 度 協(xié) 議 公 布交 貨 安 排確 定 替 代 的 材 料 和方 法檢 查 新 供 應(yīng) 商 滿 足要 求 的 情 況將 訂 單 發(fā) 送