【文章內(nèi)容簡介】 手，獲取優(yōu)勢 策略五：運用博弈，競爭取勝 運用博弈論的方法，分析判斷別人可能會怎樣做，再來判斷本企業(yè)究竟應(yīng)該怎么做。 2023級耿華同學(xué)本科畢業(yè)論文的 《 企業(yè)信息發(fā)布投資策略的博弈分析 》 在這方面作了可貴的探索。 —43 — 企業(yè)會議概述 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 企業(yè)會議是企業(yè)管理者有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。 企業(yè)會議是典型的企業(yè)信息活動。 企業(yè)會議缺乏科學(xué)管理： ▲ 議而不決，不僅無助于問題的解決，反而使有待解決的問題復(fù)雜化，只好再開會，形成惡性循環(huán)。 ▲ 前不見頭、后不見尾的會議和高層管理者們的隨意決策成為員工們新的夢魔。 ▲ 企業(yè)管理者自己也感到太多的時間花費在無效率的會議上，增加了企業(yè)運營成本，造成了工作效率的低下。 —44 — 企業(yè)會議概述 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）企業(yè)會議的信息傳播方向類型 ▲ 傳達型會議 ▲ 匯報型會議 （ 2）企業(yè)會議的工作狀態(tài)類型 ▲ 例行型會議（例會） ▲ 緊急型會議 （ 3）企業(yè)會議的思維狀態(tài)類型 ▲ 創(chuàng)意型會議 ▲ 執(zhí)行型會議 ▲ 報告型會議 ▲ 座談型會議 —45 — 企業(yè)會議概述 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）管理者實施管理的重要手段。管理者的管理意圖是通過會議傳播給被管理者的，又被管理者實施。 （ 2）企業(yè)實施管理創(chuàng)新的特定條件。會議上與會者集思廣益，通過信息交流，觀念碰撞，可以產(chǎn)生創(chuàng)新的成果。 （ 3）發(fā)現(xiàn)人才的重要渠道。企業(yè)的會議上，是與會者表現(xiàn)自己水平的極好平臺，優(yōu)秀人才極易發(fā)現(xiàn)。 （ 4）學(xué)習(xí)、宣傳、教育的載體。 企業(yè)會議的負面效應(yīng)有： ① 少數(shù)或個別人左右會議的進程，使會議得出不符合企業(yè)集體利益的結(jié)論。 ② 會議組織者缺乏能力，議而不決，決而不辦，使會議流于形式，浪費人力物力，貽誤管理時機。 ③ 會議組織者一言堂，與會者不能或者不敢充分發(fā)表意見，使會議變成了高層管理者獨斷專行的合法渠道等。 —46 — 企業(yè)會議概述 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 企業(yè)會議管理是為了實現(xiàn)企業(yè)目標，充分發(fā)揮企業(yè)會議的功能，力求降低或避免會議負面效應(yīng)的發(fā)生，對企業(yè)會議的計劃、組織、指揮和控制的社會活動的全過程。 這里強調(diào)“全過程”，是指對會前準備，會中組織、指揮和控制，會后總結(jié)的整個過程的管理。 不能把會議管理僅僅看成是對會議進程的管理 。 —47 — 企業(yè)會議管理的內(nèi)容 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）會議議題和目標的確定 常見的毛病有： ① 缺乏針對性，議題抓得不準； ② 議題和目標不具體，達到什么要求不明確，以致議不出明確具體的辦法。 ③ “一會多題”，什么問題都議，什么問題都沒有解決。 （ 2）會議議程的安排 ▲ 會議應(yīng)該按照議程進行，遵循先緊后松、先重后輕、先共同后個別的原則。 （ 3）會議人員的確定 ▲ 會議會議人員的確定要遵循相關(guān)性原則。與會人員必須與會議議題相關(guān)。無關(guān)人員參加，會增大會議成本，會對會議造成干擾 。 （ 4）會議資料和會務(wù)的準備 下列情況不宜開會： ① 會議所需材料不全 ② 會上準備解決的問題可以用電話、備忘錄或個別談話等方式解決 ③ 會議議題屬于不宜擴大知情范圍的事務(wù) ④ 會議議題均屬瑣碎小事，或者已經(jīng)做出決定 ⑤ 與會人員之間的對立情緒嚴重等 —48 — 企業(yè)會議管理的內(nèi)容 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）會議開始 、指揮和控制 ▲ 會議開始前，應(yīng)該由會議主持人進行會議規(guī)則的講解。最好的辦法是提前到達會議室，將會議規(guī)則打在電腦投影屏幕上。 （ 2）會議的組織和指揮 ▲ 常用的會議規(guī)則有 ① 要守時，堅持到底 ② 手機處于振動狀態(tài) ③ 積極發(fā)言，但請針對主題，簡短扼要 ④ 等別人把話說完，傾聽他人發(fā)言 ⑤ 討論中對事不對人，不做人身攻擊，用積極的話代替消極的話 ⑥ 不要開小會 ① 按照事先確定的會議議程組織和指揮會議開始 ② 用明晰的語言說明會議的議題；主持人要善于引導(dǎo)，充分發(fā)揚民主，提倡各抒己見 ③ 對各種意見進行綜合 （ 3）會議的控制 ▲ 會議安排不當?shù)目刂? ▲ 會議主持者的自我控制 ▲ 與會者不良傾向的控制 ▲ 會議開始之后，到會議結(jié)束之前，發(fā)生與會議事先安排不一致的情況時必須立即處理，及時調(diào)整，不能一成不變。 ▲ 會議主持者要思維高度集中，隨時發(fā)現(xiàn)自己主持會議中存在的問題，調(diào)整自己主持會議的語氣和行為，調(diào)動與會者的積極性。 常見的不良傾向 ： ① 遲到 ② 個別人發(fā)言占用時間較多 ③ 發(fā)言內(nèi)容偏離會議議題 ④ 大多數(shù)與會者不發(fā)言 —49 — 企業(yè)會議管理的內(nèi)容 Information Management 4 企業(yè)會議的管理 、指揮和控制 一是清理和回收會議文件，以免發(fā)生泄密 二是從會議組織的角度進行總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，汲取教訓(xùn) —50 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）明晰、簡潔、清新 （ 2）注意引導(dǎo)、啟迪 （ 3）講究語言的感染力 會議主持者在會議所有的場合都要如此： ① 開幕詞或開場白時 ② 回答與會者提問時 ③ 在會議發(fā)言偏離會議中心議題時 會議主持者的語言： ① 不是在作裁判 ② 不是一錘定音，搞一言堂 ③ 讓與會者明白從哪個方向上進行討論 語言的情感信息是自發(fā)產(chǎn)生的，不管會議主持者是否意識到，只要他在會上說話，就同時傳播出他的情感信息。 講究語言運用藝術(shù)，就在于他要有意識地在自己的講話中講究語言情感信息，要富有感染力。 感染力的表現(xiàn)： ① 語言中要充滿熱情 ② 表現(xiàn)出對工作的高度責任心 ③ 同全體與會者的平等、融洽的態(tài)度 ④ 對與會者關(guān)懷、友好的心情 —51 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）直接會議成本 （ 2）會議時間成本 （ 3）效率損失成本 ▲ 有形成本、顯性成本 ▲ 會議支付的各種費用總和 包括：會議的設(shè)施費、場地費、差旅費、食宿費、招待費、文件準備費和水、電、暖、空調(diào)費等。 ▲ 整個會議消耗的時間總量 T = R （ T1＋ T2＋ T3＋ T4＋ T5） T時間成本； R參加會議人數(shù)； T1與會者準備時間； T2與會者在會時間； T3與會者赴會路途時間； T4會議秘書工作時間； T5會議服務(wù)人員工作時間 按與會人員的平均小時工資 把時間成本轉(zhuǎn)換成貨幣形式 這是主管人員因為開會而離開工作崗位，造成企業(yè)整體管理效率的下降，由于管理效率下降而造成的損失。 ▲ 因為不能及時接聽重要客戶電話可能損失一筆業(yè)務(wù) ▲ 因為不能及時處理客戶的投訴而得罪的一批客戶 ▲ 因為不能及時解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而可能造成的停工停產(chǎn) ▲ 會議組織者對于直接成本比較關(guān)注，而對時間成本、效率損失成本不大敏感。 —52 — 選擇題 1．企業(yè)會議管理中的會中控制包括 （可多選） ： A．會議安排不當?shù)目刂? B．會議主持者的自我控制 C．會議經(jīng)費的控制 D．與會者不良傾向的控制 2．會議時間成本使用的單位，是 （單項選） ： A．小時 B．分鐘 C．人民幣元 D．公里 3.“你購買一瓶農(nóng)夫山泉飲用天然水， 就是向貧困地區(qū)捐出一分錢”，這一廣告語的信息發(fā)布策略，是 （單項選） ： A． 挑戰(zhàn)對手，獲取優(yōu)勢 B． 為您服務(wù)，滿足需求 C． 善假于物，為我所用 D． 自我造勢，強化效果 第五章 思考題與案例分析 2 —53 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 會議效率不高的原因： ▲ 重要會議時間安排不當：星期五下午，星期一 ▲ 何時開會，幾乎都不征詢員工的意見 ▲ “必須到會”的員工，因為已經(jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席 ▲ 實際到會的往往與議題關(guān)系并不是最密切的人 —54 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 ① 只在必要時才開的會議； ② 只在認真籌劃過后才開的會議 ③ 一切準備工作就緒后才開的會 ④ 總是提前擬訂和分發(fā)會議程序 ⑤ 所有與會者都遵守時間，不遲到，不早退 ⑥ 會議邀請了在與會者中具有威望的人出席 ⑦ 會議具有明確的議題和結(jié)論 ⑧ 會議記錄了所有決議、建議和負責人 （ 1）高效率會議的特征 —55 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）高效率會議的特征 （ 2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。 ▲ 23天以上的會，安排在主要與會者有時間與會 ① 上午 89時，不宜進行業(yè)務(wù)分析 ② 上午 910時，比較適合進行一對一會談，業(yè)務(wù)會議的最佳時間 ③ 上午 10時 12時， ④ 下午上班后 3時 比較適合集思廣益類的會議。 ⑤ 下午 3時到下班，不宜安排會議 ▲ 12小時的會議，則講究會議時間的選擇 —56 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）高效率會議的特征 （ 2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。 ②會議組織和運作程序的規(guī)范 ① 會議準備期間 ▲ 首先了解所有與會者的每周工作安排時間表，以便找出保證所有與會人到會的開會時間 ▲ 準備會議議程表及相關(guān)資料 ▲ 通知所有與會者準備發(fā)言 ② 會議召開期間 ▲ 一定要準時開會 ▲ 對遲到者要予以批評 ▲ 所有與會者都應(yīng)該知道尊重別人的意見 ▲ 各與會的業(yè)務(wù)單位負責人對會議能否達成一致負直接責任。 ③ 會議結(jié)束 ▲ 應(yīng)該準時結(jié)束 ▲ 不要動輒延長會議時間 ▲ 結(jié)束 23天后發(fā)出會議紀要 ▲ 所有與會者應(yīng)該承擔起對會議質(zhì)量進行反饋的職責 —57 — 企業(yè)會議管理的藝術(shù) Information Management 4 企業(yè)會議的管理 （ 1）高效率會議的特征 （ 2）高效率會議應(yīng)該遵循的規(guī)范 ①會議時間安排的規(guī)范。 ②會議組織和運作程序的規(guī)范 ③固定的會議流程規(guī)范 ▲ 一個中心 以整個會議的議程為中心，明確的議程可以幫助會議有序進行 ▲ 兩個基本點 ① 會議開始前的準 ② 會議結(jié)束后的跟蹤 —58 — 1 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)管理概述 （ 1）傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息系統(tǒng)的管理（檔案管理）