【正文】 。 第五章 思考題與案例分析 3 —79 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻保護的含義 狹義的文獻保護 ，是指保護文獻實體的理化性狀，使其在存放和使用中不受或少受人為的或自然因素的損害，并盡量延長其物質(zhì)形體的自然壽命。 廣義的文獻保護 ，除上述內(nèi)容之外，還包括維護文獻實體的秩序狀態(tài)，使文獻在存放和使用中始終有序，即：文獻信息存儲。 —80 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻保護的含義 （ 2）文獻保護的內(nèi)容 ① 文獻庫房的建設(shè) ▲ 庫房選址 ▲ 地勢較高，地基堅硬、干燥，排水順暢，空氣流通，遠離易燃易爆場所和產(chǎn)生大氣污染的工礦企業(yè) ▲ 防水、防潮、防熱、防火、防大氣污染物、防光和防蟲，設(shè)置安全出口，安裝檔案柜等基本設(shè)備。 ▲ 庫房質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) —81 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻保護的含義 （ 2）文獻保護的內(nèi)容 ① 文獻庫房的建設(shè) ② 文獻庫房管理 ▲ 第一，進出庫制度 ▲ 第二，庫房溫濕度控制 ▲ 第三，“八防”措施 ▲ 非檔案人員不得進入庫房 ▲ 檔案人員在非工作時間內(nèi)一般不得進入庫房 ▲ 不許在庫房中吸煙、喝水和吃東西 ▲ 庫房溫度： 14℃ ～ 20℃ ▲ 相對濕度： 50 %～ 65 % ▲ 防火、防水、防潮、防霉 防蟲、防光、防塵、防盜 —82 — 2 傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻信息的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）文獻保護的含義 （ 2）文獻保護的內(nèi)容 ① 文獻庫房的建設(shè) ② 文獻庫房管理 ③ 文獻修復(fù) ▲ 去污 ▲ 去酸 ▲ 加固 ▲ 修裱 ▲ 紙質(zhì)文獻字跡恢復(fù)與顯示 ▲ 計算機修復(fù) ▲ 清除文獻上的墨水斑、泥斑、蠟斑、霉斑等污斑。 ▲ 方法：機械去污、溶劑去污、氧化去污等 ▲ 紙張呈酸性，酸能促使纖維素水解，紙張強度下降。 ▲ 方法：液相去酸法和氣相去酸法。 ▲ 鉛筆字跡不耐磨，紅墨水和純藍墨水的字跡不耐水，圓珠筆和復(fù)寫紙的字跡不耐熱，需要加固。 ▲ 方法：涂料加固、塑料薄膜加固、絲網(wǎng)加固。 ▲ 用粘合劑和選定的紙張對破損文獻進行修補或托裱，恢復(fù)文獻原有面貌，增加強度，延長壽命。 ▲ 包括：物理法（攝影） 化學(xué)法恢復(fù)字跡技術(shù) ▲ 照片被折傷，照片影像泛黃或褪色，紙質(zhì)文獻字跡褪變后，可在計算機上用圖像處理軟件進行修復(fù)。 —83 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子文件歸檔的含義 它是指企業(yè)將在生產(chǎn)、經(jīng)營活動中不斷產(chǎn)生的電子文件，在活動結(jié)束后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門整理立案，定期移交給企業(yè)檔案室集中保存的活動過程。 （ 2）電子文件歸檔方式和途徑的選擇 ▲ 利用磁盤脫機采集數(shù)據(jù)、然后移交磁盤的方式。這種方式，如果磁盤質(zhì)量較差，容易造成數(shù)據(jù)丟失或不可讀。 ▲ 采用網(wǎng)絡(luò)移交、利用光盤存貯的方式。這種方式簡便而又安全。為了保證信息安全，各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間應(yīng)該建立和開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線（專用電子系統(tǒng)）。 （ 3）電子檔案存儲載體的選用 ▲ 常用的載體有磁盤、磁帶和光盤。 磁盤、磁帶對保管環(huán)境要求較高，為防止因載體的損毀而造成電子檔案數(shù)據(jù)丟失，一定要把好磁性介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)。 光盤具有對保管環(huán)境要求低、容量大、壽命長、存取速度快、不易損壞等特點，應(yīng)作為電子檔案首選的存儲載體，選用時要注意選擇不可擦寫的光盤。 （ 4）電子文件的歸檔管理 ▲ 電子文件歸檔的歸檔范圍、歸檔時間和電子文件的質(zhì)量要求和傳統(tǒng)檔案管理中的要求是一致的。 歸檔后的電子文件，需要登錄和編目。 然后將整理完畢的電子檔案刻盤。 —84 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）保證電子檔案載體物理上的安全 ▲ 要建立一個適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，載體要直立排放，并滿足避光、防塵、防變形的要求，要遠離強磁場和有害氣體等。這一點和傳統(tǒng)檔案保護工作的內(nèi)容是一致的。 （ 2）保證電子檔案內(nèi)容的可讀性 鑒于電子檔案離開了產(chǎn)生它的原計算機軟、硬件平臺就無法顯示其承載的內(nèi)容，所以電子檔案管理工作，除了對電子檔案本身，還必須對其所依賴的技術(shù)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和相關(guān)定義參數(shù)加以保存或采用其他方法加以轉(zhuǎn)換，以保證內(nèi)容的可讀性。 （ 3）對電子檔案進行有效的檢測與維護 對電子檔案載體進行定期檢測和拷貝，發(fā)現(xiàn)問題，及時進行有效的修正或更新。操作時，必須嚴格按照規(guī)范程序進行，因為任何一項誤操作，都可能造成難以彌補的損失。 檢測、維護、拷貝等操作過程要進行記錄。 —85 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子檔案提供利用的方式 ▲ 提供拷貝 （拷貝后利用） ▲ 網(wǎng)絡(luò)傳輸 （在網(wǎng)上查閱） ▲ 直接利用 （在電子檔案館查閱） （ 2）電子檔案利用管理的內(nèi)容 ▲ 電子檔案利用者及利用工作者的管理 （使用權(quán)限的管理） 。 ▲ 對提供利用載體的管理 （拷貝的提供和回收） 。 ▲ 電子檔案利用中的安全管理。 —86 — 3 企業(yè)電子檔案的管理 Management 5 企業(yè)文獻信息系統(tǒng)的管理 （ 1）電子檔案利用中的安全管理 實行利用權(quán)限控制，防止 無關(guān)人員非法讀取 ，防止在利用過程中 泄密和損傷 信息，并對使用過程進行有效的監(jiān)控。 采用網(wǎng)絡(luò)傳輸或直接利用等利用方式時，對有密級的信息內(nèi)容要加密處理，并對所用的密鑰進行定期或不定期更換。 （ 2）電子檔案內(nèi)容的安全管理 由于電子檔案的內(nèi)容信息與載體是可以分離的，因而隨時都面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險，會因受到電腦病毒的攻擊而損壞。保護的技術(shù)途徑：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等 。 （ 3）電子檔案載體存放的安全管理 這方面的工作和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保護是一致的，就是“八防”：防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。 對于電子檔案來說，還要增加防磁、防震、防輻射。 —87 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 知識是人類已經(jīng)認識的、具有一定系統(tǒng)性的信息集合體。 知識的類型： ① 顯性知識和隱性知識 ② 內(nèi)部知識和外部知識 ③ 個體知識和企業(yè)知識 ④ 核心知識和基礎(chǔ)知識 企業(yè)知識管理是通過對企業(yè)外部知識和內(nèi)部知識的采集與存儲、交流與共享、生產(chǎn)與應(yīng)用，運用集體的智慧提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力，最終提高企業(yè)競爭力的社會管理活動的全過程。 簡稱為：企業(yè)內(nèi)以知識為核心的管理活動叫知識管理 包括：對知識進行管理 運用知識進行管理 （ 1）提高企業(yè)創(chuàng)新能力 （ 2）提高企業(yè)應(yīng)變能力 （ 3）提高企業(yè)工作效率 （ 4）提高企業(yè)員工技能水平 （ 5）實現(xiàn)企業(yè)知識資產(chǎn)的價值 —88 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 （ 1）企業(yè)知識的獲取 ① 用文本資料收集， ② 用計算機管理信息系統(tǒng)收集， ③ 利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集， ④ 利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)收集， ⑤ 通過與員工的交談、觀察、模仿來收集。 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 （ 2）企業(yè)知識的整序 知識整序包括對知識進行分類、分析、整理、提煉和初步激活，以求形成對企業(yè)有價值的新的知識。 顯性知識的整序，與信息的整序是一致的。 隱性知識的整序，通過對員工個人、部門團體的整序來對隱性知識間接整序 （ 3）企業(yè)知識的存儲 常用的知識存儲方法有知識倉庫和知識地圖 知識倉庫 它是存放信息和知識的地點，它存儲知識的條目、事件、知識的使用記錄以及來源線索，各種經(jīng)驗、備選的技術(shù)方案、各種用于支持決策的知識，以及與數(shù)據(jù)相關(guān)的語境和經(jīng)驗。 知識地圖 它是一個企業(yè)的知識位置圖。它類似地理位置的圖示，或是知識黃頁、知識目錄、按照某種路徑構(gòu)造的向?qū)綌?shù)據(jù)庫。 —89 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識交流與共享的模式 關(guān)于知識共享模式最著名的是日本學(xué)者野中郁次郎和竹內(nèi) 廣孝提出的 SECI模型： 第一，社會化（ Socialization）模式 第二，外部化（ Externalization）模式 第三，綜合化（ Combination）模式 第四，內(nèi)在化（ Internalization）模式 隱性知識 顯性知識 社會化Socialization 外部化Externalization 綜合化Combination 內(nèi)在化Internalization 隱性知識 顯性知識 企業(yè)內(nèi)知識共享 SECI模型 —90 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 （ 1）企業(yè)知識交流與共享的模式 （ 2）企業(yè)知識交流與共享的策略 第一，個人化策略。 這主要針對隱性知識的共享，將沒有掌握某種知識的人與掌握該知識的人緊密聯(lián)系在一起，為員工之間的知識交流提供更多的機會。 第二，編碼化策略。 這主要針對業(yè)已存在的以編碼形式存儲在計算機中的知識實現(xiàn)共享的策略。 （ 3）企業(yè)知識共享內(nèi)部環(huán)境的培育 企業(yè)內(nèi)隱性知識的共享，一要在企業(yè)內(nèi)部提倡知識共享價值觀，營造開放而又信任的合作環(huán)境， 二可組建“實體性知識沙龍”或“虛擬性知識沙龍”，也是實現(xiàn)知識共享的有效途徑。 —91 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 、整序與存儲 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 企業(yè)外部知識也包括顯性知識和隱性知識。 外部顯性知識的獲?。?與企業(yè)信息的采集是一樣的。 外部隱性知識的獲?。?通常，注意向外部企業(yè)學(xué)習(xí)，尤其是向合作者學(xué)習(xí)，合法地了解他們的專利、藍圖、樣品以及許可證貿(mào)易等顯性知識中沒有反映的知識，以求形成優(yōu)勢互補的戰(zhàn)略聯(lián)盟，或者通過競爭情報手段來獲取對方的知識。 企業(yè)內(nèi)的知識應(yīng)用，主要是指利用所存儲的顯性知識去解決問題并產(chǎn)生新知識的過程。 其一，利用已有知識形成新產(chǎn)品知識、新的業(yè)務(wù)過程知識 其二，員工將顯性知識運用到實踐中，能夠得到不同的體驗，導(dǎo)致員工自身知識儲備的拓展，即增加個人的隱性知識。 —92 — Information Management 6 企業(yè)知識管理 企業(yè)知識管理概述 企業(yè)知識管理的內(nèi)容 企業(yè)知識管理的要求 實施知識管理必須建立與知識管理相適應(yīng)的管理機構(gòu)。 企業(yè)的知識管理機構(gòu)要具有可塑性和靈活性，盡可能減少組織結(jié)構(gòu)層次，以提高企業(yè)知識的傳遞速度，實現(xiàn)企業(yè)組織的高效運作，以利于企業(yè)能夠?qū)?jīng)營環(huán)境和市場變化做出快速響應(yīng)，從而提高企業(yè)的應(yīng)變能力和知識創(chuàng)新能力。 建立和健全企業(yè)知識管理機構(gòu)的關(guān)鍵點是選擇合適的知識 主管 （ CKO） 實施知