【文章內(nèi)容簡介】 徑和方法 ⑨ 數(shù)字化成果管理 ● 應(yīng)加強對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。 ● 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果提供網(wǎng)上檢索利用時，應(yīng)有制作單位的電子標識，并根據(jù)具體情況分別采用可下載或不可下載的數(shù)據(jù)格式 （一）存量檔案數(shù)字化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 標準依據(jù)： 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 《 電子公文歸檔管理暫行辦法 》 電子文件和歸檔電子文件： 電子文件 是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 歸檔電子文件 是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。包括：內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 總體要求 （ 1）保證電子文件的真實性、完整性和有效性。 （ 2）加強過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù) 性。 （ 3）明確電子文件歸檔要求，保證文件質(zhì)量。 （ 4）一致性。歸檔電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)或其他 載體形式的文件應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述 上保持一致。 （ 5）多套制。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版 本、紙質(zhì)版本或縮微品。 （ 6）憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸 檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 電子文件的真實性、完整性和有效性保證 （ 1）電子文件的產(chǎn)生、處理過程規(guī)范保證。 （ 2）電子文件真實性保證。 （ 3）電子文件完整性保證：采集背景信息和 元數(shù)據(jù)。 （ 4）電子文件有效性保證 （ 5）電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安 全保密規(guī)定。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 電子文件的收集與積累 （ 1）收集積累要求 ● 記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況， 有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均 應(yīng)被保留。 ● 保證電子文件不被非正常改動。 ● 集中存儲以防散失。 ● 保存與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、數(shù)據(jù)等。 ● 對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原 形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可單獨進 行存儲， 被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 ● 定期制作電子文件的備份。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （ 2）電子文件的登記 ● 每份電子文件均應(yīng)在 《 電子文件登記表 》 中登記。 ● 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。 ● 電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與 電子文件一同保存，永久保存的電子表格 應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件 拷貝一起保存。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 電子文件的歸檔 （ 1）歸檔要求 文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （ 2）鑒定 電子文件的真實性、完整性、有效性 確定密級 確定歸檔范圍 劃定保管期限 填寫 《 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記 表 》 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （ 3）歸檔時間 邏輯歸檔實時進行 物理歸檔按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。 （ 4）檢測 檢測內(nèi)容：硬件環(huán)境的有效性 。 軟件環(huán)境的有效性 。 信息記錄格式 。 有無病毒感染等。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 （ 5）歸檔 ●電子文件歸檔要求一式 3套。歸檔的載體， 按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光 盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允 許用軟磁盤作為歸檔文件長期保存的載體。 ●歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫 操作的狀態(tài)。 ●特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同 時存有相應(yīng)的查看軟件。 ● 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸 檔電子文件的載體保存至少 1年。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 歸檔電子文件的整理 （ 1）歸檔電子文件的整理按 《 歸檔文件整理規(guī)則 》 規(guī)定的要求進行。 （ 2）歸檔電子文件以件為單位整理。 （ 3）同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度－保管期限 －機構(gòu)（問題）或保管期限－年度－機構(gòu) （問題）等分類方案進行分類。 （ 4）按電子文件類別代碼集中組織存儲載體。 （ 5）電子文件的著錄應(yīng)參照 DA/T18進行著錄， 同時補充電子文件特有的著錄項目和其他標 識，以保證其真實性、完整性和有效性。 （ 6）將著錄結(jié)果制成機讀目錄和紙質(zhì)目錄。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 歸檔電子文件的移交、接收與保管 （ 1）移交和驗收 ● 文件形成單位移交驗收 ● 檔案保管部門接收驗收 ● 合格率要求：百分之百 ● 檢驗項目如下： －載體有無劃痕，有無病毒； －歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性 及審核手續(xù)； －登記表、軟件、說明資料等是否齊全； －對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實其相關(guān)的 軟件、版本、操作手冊等是否完整。 （二）增量檔案電子化 三、檔案資源建設(shè)的途徑和方法 歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表 三、檔案資