【文章內(nèi)容簡介】 個會議邀請，從受邀者是否參加、會議室與設(shè)備借用的所有情況在網(wǎng)路上完成 22Intra類型與應(yīng)用程度 可根據(jù) Intra應(yīng)用程度，將 Intra分為四種不同類型： 基本型 Intra： 企業(yè)內(nèi)建置一個或數(shù)個 Web Site ，網(wǎng)頁提供企業(yè)部門重要的資訊，例如公司規(guī)章、政策、宣示、員工福利。 圖書館型 Intra： 企業(yè)提供豐富的靜態(tài)資訊，供員工線上擷取以支援其工作。除基本型配備再加上：文件管理系統(tǒng)、搜尋引擎、資料庫鏈結(jié)、出版與編輯軟體。 協(xié)調(diào)合作型 Intra： 企業(yè)網(wǎng)路的發(fā)展主要提供內(nèi)部員工協(xié)同工作之用。圖書館型加上：群組決策支援軟體、工作流程管理。 交易導(dǎo)向型 Intra： 網(wǎng)路提供的服務(wù)與企業(yè)其他的交易系統(tǒng)密切結(jié)合，能夠與企業(yè)的營運應(yīng)用系統(tǒng)及資料庫安全地整合。 23Intra交易導(dǎo)向型應(yīng)用的理想境界 基本型 Intra，對許多企業(yè)已經(jīng)做到圖書館型種對大型企業(yè)也大部分已做到但協(xié)調(diào)合作型與交易導(dǎo)向型，縱使大企業(yè)也未必做到 交易導(dǎo)向型達到將 B2E與其他交易系統(tǒng)完全整合的理想 .所有簽核作業(yè)皆在網(wǎng)路上而非紙上達成，可以真正做到「無紙化」的境界 對做到交易導(dǎo)向型的企業(yè)，所有簽核過的憑證彙整合到相關(guān)的系統(tǒng)中，不用再重新輸入簽核過的憑證 例如：請購單經(jīng)過網(wǎng)上簽核後，就可自動轉(zhuǎn)到採購管理系統(tǒng)中並轉(zhuǎn)為正式採購單 例如：請假單經(jīng)過網(wǎng)上簽核後，就可自動轉(zhuǎn)到人事管理系統(tǒng)中並轉(zhuǎn)作為計算薪資之依據(jù) 亦即交易導(dǎo)向型，簽核過的憑證，將可自動轉(zhuǎn)作為其他交易處理系統(tǒng)（如 ERP）的輸入，不需人工再重複輸入 24推動 Intra的困難與解決之道 Intra的導(dǎo)入，員工的傳統(tǒng)作業(yè)習(xí)慣也要跟著改變，因此導(dǎo)入初期員工的教育訓(xùn)練非常重要 作業(yè)流程要自動化，相對地組織流程也要跟著簡化，但各單位感覺權(quán)責(zé)會被削弱，令單位主管一時很難接受 導(dǎo)入初期對各部門間流程改變的溝通協(xié)調(diào)相當(dāng)重要 Notes軟體一開始建置時需要很多的人力開發(fā)，因此企業(yè)在推動初期是採用外包給其他 Notes的加值經(jīng)銷商 (VAN)來設(shè)計完成 事前流程分析是相當(dāng)重要的，要將不合理的流程合理化 25Intra國內(nèi)大型企業(yè)應(yīng)用調(diào)查－林士傑 26Intra的應(yīng)用程度 將 Intra分為四類，不同類型代表不同的應(yīng)用層次以量測企業(yè)內(nèi)部 Intra的採用深度 (應(yīng)用程度 )溝通性的 Intra，支援企業(yè)內(nèi)部最基本的通訊聯(lián)絡(luò)功能，其應(yīng)用共分為四類： 電子郵件應(yīng)用 (可整合語音、傳真且郵件保密嚴密 )。 資訊共享功能 (如公佈欄、行政資訊、網(wǎng)路刊物等 ) 提供產(chǎn)業(yè)資訊或情報資料庫 (如產(chǎn)品與價格資訊、股價行情 ) 線上會議的需求 (如視訊會議、線上交談 ) 事務(wù)性的 Intra，支援企業(yè)內(nèi)部的一般事務(wù)性工作，用以提高群體工作的生產(chǎn)力，其應(yīng)用可分為兩類： 電子表單 (或公文 )應(yīng)用 (如線上簽核、專案控管 ) 文件管理功能 (如全文檢索、存取管制嚴密 ) 27Intra的應(yīng)用程度 (續(xù) ) 協(xié)調(diào)性的 Intra：支援企業(yè)內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，用以提高群體協(xié)調(diào)的效率及效能，其應(yīng)用，可再分為兩類： 群組排程功能 (如行事曆、會議排程、行程預(yù)警 ) 群體決策支援系統(tǒng) (如投票系統(tǒng)、意見評量系統(tǒng) ) 整合性的 Intra：架構(gòu)於以上三者，可整合不同領(lǐng)域產(chǎn)生各種不同的應(yīng)用，共分成四類： 支援各 MIS相關(guān)系統(tǒng)或整合資料庫功能 支援辦公室自動化 (如整合套裝軟體、使用介面容易 ) 整合商際網(wǎng)路功能 (如廠商資料傳輸、訂單傳送 ) 整合網(wǎng)際網(wǎng)路功能 (如電子商務(wù)、客戶服務(wù) ) 28Intra的應(yīng)用程度 (續(xù) ) 管理性的 Intra：包括，支援公司 Intra系統(tǒng)實際應(yīng)用情形，但本研究為方便調(diào)查其共通性 (equalway)，選取文件 /公告、申請 /追蹤、管理系統(tǒng)等三類，各產(chǎn)業(yè)皆有之應(yīng)用系統(tǒng)，以下再依產(chǎn)業(yè)應(yīng)用程度不同，而分別列出系統(tǒng)細項，詳列於下： 文件 /公告：包括，組織架構(gòu) (員工、分機 )查詢、名片管理系統(tǒng)管理、討論園地、公告通知系統(tǒng)、電子文件庫、ISO9000文件管理。 申請 /追蹤：包括，訓(xùn)練申請、加班申請、請假申請、離職申請、用品申請、預(yù)算申請、請款系統(tǒng)、報價系統(tǒng)、便簽系統(tǒng)預(yù)算追蹤管理、專案業(yè)務(wù)追蹤系統(tǒng)。 管理系統(tǒng)：包括，差勤管理系統(tǒng)、會議管理系統(tǒng)、訂 /採購系統(tǒng)、客戶服務(wù)支援系統(tǒng)、財產(chǎn)管理系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)。 29Intra應(yīng)用程度的調(diào)查 調(diào)查顯示目前企業(yè)最常用的 Intra功能是電子郵件應(yīng)用而認為最重要的功能是 Intra要能 支援 MIS系統(tǒng)在重要性與採用程度皆居次的是 Intra要有辦公室自動化功能採用程度與重要性排名皆居末位的是群體決策支援與線上會議採用程度居第三名為資訊共享功能 (電子公告欄等 )在採用的廣度方面， Intra應(yīng)用系統(tǒng)最常見的是電子文件庫，其次是公告通知與組織架構(gòu)查詢系統(tǒng)，再其次是訂/採購系統(tǒng)、 ISO9000文件管理系統(tǒng)、討論園地、客戶支援系統(tǒng)等 此外，各項與人事管理的申請作業(yè)也有相當(dāng)高的採用比率 30流程電子化 加速企業(yè)內(nèi)部資訊傳遞已成為公司獲得競爭優(yōu)勢之重要關(guān)鍵流程電子化能夠有效提升企業(yè)內(nèi)部核心關(guān)鍵流程之效率流程電子化最終的目的就是要縮短內(nèi)部流程以避免人力資源浪費Bill Gates認為「 數(shù)位時代成功的秘訣是資訊科技的成功 」 King倡導(dǎo)流程優(yōu)勢（ eProcess Edge），建議企業(yè)應(yīng)該要將資源整合崁入作業(yè)流程，才足以發(fā)揮競爭優(yōu)勢 現(xiàn)代化企業(yè)的各項作業(yè)流程必須進行程序整合，訴求企業(yè)內(nèi)部各項資源充分整合，而全力實現(xiàn)流程目標(biāo)的策略 流程電子化本身則分為兩步驟進行： 透過網(wǎng)路零時差的快速傳遞，進而提昇工作效率 開發(fā)完整的電子化流程管理系統(tǒng)，利用電子表單取代傳統(tǒng)表單 31傳統(tǒng)作業(yè)與電子流程管理系統(tǒng)作業(yè)方式比較 吳仁和、林信惠 (2023)提出之比較表如下所示 傳統(tǒng)流程 電子郵件 電子 流程管理傳送媒介 紙張；不易保存、調(diào)閱與搜尋 網(wǎng)路與儲存設(shè)備；無專用存放資料庫網(wǎng)路與儲存設(shè)備；專用資料庫統(tǒng)一儲存，再利用性高文件製作 人工填寫、打字、影印 利用夾帶附檔傳送，可輕易修改 電子化表單、無需反覆製作流程方式 人員判斷簽核流程 人員自行判斷 流程引擎自動判斷傳送方式 人員傳遞，易發(fā)生人為疏失以致公文遺失 電子傳送，需自行設(shè)定收件人 預(yù)設(shè)流程，自動傳送安全控管 列印、影印、人工傳遞資訊易外洩 可能因誤傳而外洩 嚴謹權(quán)限控管、安全無虞進度追蹤人力追蹤，常有公文積壓、公文旅行的弊病發(fā)生僅能等待信件回函即時查詢、圖形化介面追蹤容易、一目瞭然；系統(tǒng)自動逾時提醒32傳統(tǒng)作業(yè)與電子流程管理系統(tǒng)作業(yè)方式比較 (續(xù) ) 傳統(tǒng)流程 電子郵件 電子流程管理工作時效 傳遞、滯留與積壓時間難以掌控 時間較短、但仍缺乏控管能力 即時傳遞、系統(tǒng)自動控管工作地點 辦公室 任意地點、但收發(fā)郵件限制較多 隨時隨地，只要連上Inter即可人力成本管理無法得知員工處理哪些工作，人事成本難以估算無法統(tǒng)計 系統(tǒng)具備圖表量化分析功能企業(yè)流程改造機會無法有效分析流程效率不易有效分析流程效率圖表分析、輕易洞悉流程瓶頸，提供企業(yè)流程改造絕佳機會知識管理 紙張文件儲存不易，搜尋困難 效能不良 數(shù)位化處理，儲存、搜尋、再利用輕鬆容易整體效能 效能低落 效能不佳 效能極佳33機動化辦公室（ Mobil Office） 機動化辦公室的實施，使人們不必過毫無彈性的上班生活而是可以彈性運用自己時間在家工作，甚至隨時隨地工作 機動辦公室就是「 讓員