時間管理--計劃與合理安排(編輯修改稿)
2025-01-25 08:50 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 桌無用的東西及時清除252。挪出一段時間 ,專門處理眼前的問題 (最困難的是處理堆積如山的雜物 ).252。如果雜物確實很多的話 ,那就不妨分成 類別或按時間排列 .252。清掉可以不要的東西 (如書本、雜志、舊報告等 ).252。把不是很 重要 的 文件 集中放到辦公室的一個角落 .252。把零散的文件統(tǒng)一收集在檔案夾或盒子里 .清理辦公桌處理文件252。緊急：立即處理252。不緊急：待處理 252。只擺放目前手頭需要處理的文件252。每天都清理，扔掉／存檔已處理文件252。方法：及時處理，一次完成工作簡化法崔 西 定 律252。任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目 的平方成正比 ；252。簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。剔、合、排、簡 ? 剔 ——剔除 uwhy? 為何做？ ——不做可以嗎？ uwhat? 做什么？ ——不這樣做可以嗎？ uwhere? 在那里做？ ——一定要在這個部門做嗎？ uwhen? 何時做？ ——換個時間可以嗎？ uhow? 如何做？ ——變通辦法做可以嗎？ ? 合 ——合并 流程內(nèi)的各項手續(xù) ， 哪些可以合并 ? 排 ——重 排 剩下的 部分 按順序重排 ? 簡 ——簡化 是否最簡 ?能 否 再簡化 ,以達到最好的效果 . 創(chuàng)造時間第四招：與 人 共 事問自己：你做了什么能夠由別人 ,并且應該由別人做的事 ?252。 擔心部屬做錯事； 252。 擔心下屬表現(xiàn)太好； 252。 擔心喪失對下屬的控制； 252。 不愿意放棄得心應手的工作； 252。 找不到合適的下屬授權。授 權授 權 分 析授權程度工作事項下屬沒你做得好不代表永遠沒你做得好可以授權一定要授權，這樣才能騰出更多時間做更重要的事情授權剛開始會花費你較多時間 ,但下屬一旦勝任 ,你就會節(jié)省很多時間做那些應該授權下屬去做的事情很可笑 ,意味著你在花時間做下屬的事 要 有一套用以監(jiān)督 和 管理 授權的制度 .你選擇的人務必是心甘情愿 ,并且有能力 .教育部屬、指導部屬使他們有成長的機會 .確定他們有必要的工具和支援供給 ,以便 完成工作 .鼓舞部屬 ,促使部屬保持積極與熱誠的態(tài)度.授權意味著不僅要分配不好干的事 ,也要分 配容易做的事 .不能把自己難以勝任的工作轉交給別人 .授權時應注意授權時應注意有效地溝通做好溝通前的準備確認對方的需求正確闡述自己的觀點恰當處理對方的異議達成一致協(xié)議雙方共同實施創(chuàng)造時間第五招：應 付 “ 時間殺手”如何有效進行會議 ?? 沒必要不開會? 電話會議? 明確目的? 必要的人參加、準時? 用日程安排，緊扣主題? 控制討論及進程? 結論簡單明了，措施可行? 書面記錄、跟進行動會議分析嚴格會議紀律 .自行主持召開的會議主要有 部門例會 專題討論會 等 ,自己可以決定的會議 ,要事先評估開會的必要性 .主管用于開會的時間約占工作時間的 20%,如何用好時間很關鍵 .養(yǎng)成以簡明書面形式而非簡單口頭通知開會即使只有幾個人或十幾個人 .參加別人召集的會議 ,可請求召集人確定會議規(guī)則 ,以免浪費時間 .有效地打電話? 像準備會議一樣準備你的電話 .? 集中打電話 .如果一個號碼占線 ,試完其他號碼再重撥 .? 按照一定的優(yōu)先順序打電話 .? 掌握并主導交談 .? 簡短，節(jié)省自己和他人的時間 .有效地接聽電話? 讓秘書先處理 ,減少不重要的電話 .? 詢問需要多長時間 .? 轉給可以處理的人 .? 集中精力 ,有效聆聽 .? 控制接聽時間 .? 留言電話 .結束電話? 在我走之前 ,還有什么需要討論的嗎 ?? 我有一個電話要接 ,以后再回電給你行嗎 ?? 進一步的問題可以下次再談 .? 我得去開會了 ,老板在等我呢 .? 我得走了 ,同事正招呼我呢 .如何應付不速之客 ?? 秘書安排? 選擇到對方辦公室? 不要坐下? 事先說明? 婉拒? 正在開會 ,謝絕打擾 會 見 分 析會見前或會見開始時，約定會見所用時間事先約定會見的具體目標不良會見容易打亂其他時間安排 ,要堅決克服學會對付無故拖延養(yǎng)成 善用時間的良好習慣 —— 明白自己將要做什么 . —— 時間是財富 . —— 懂得做先做的事 . —— 今天能做的事今天做 ,并讓您的下屬也知道您的習慣 . —— 懂得關門做事 .
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