【文章內(nèi)容簡介】 按計劃開始和完成？如果沒有，影響項目完成時間的是什么？n 資源完成任務(wù)的時間是多于還是少于計劃時間？n 超過預(yù)期的任務(wù)成本是否增加了項目的總成本？Microsoft Office Project 2007支持多種跟蹤進度的方式。跟蹤方法的選擇取決于您、項目發(fā)起人和其他項目干系人所需要的信息詳細程度或控制程度。跟蹤項目的精密細節(jié)需要額外工作，這些工作可能來自您，也有可能來自為項目工作的資源。因此在開始跟蹤進度之前，應(yīng)該確定需要的信息的詳細程度。跟蹤的詳細程度有以下幾種。n 記錄按日程進行的項目工作。此種方式只適用于項目的所有方面完全按計劃實施的情況。這種可能性不大。n 記錄每個任務(wù)的完成比例，既可記錄精確值，也可記錄增長比例，如25%，50%，75%或100%。n 記錄每個任務(wù)或分配的實際開始時間、實際完成時間、實際工時、實際工期和剩余工期。n 跟蹤某時間段分配級別的工作。這是最詳細的跟蹤方式。在此處會記錄每天、每周或其他間隔的實際工時值。因為在項目的不同部分需要不同的跟蹤，您可能需要在一個項目中結(jié)合使用上述方式。例如，對高風險任務(wù)的跟蹤要比對低風險任務(wù)的詳細。在本章中，會執(zhí)行上述方式中的前三種，第4種方式會在第Ⅱ部分介紹。我們將在第Ⅳ部分為Project Professional和Project Server的用戶介紹企業(yè)級的跟蹤。重要提示 在使用本章的練習文件之前，需要先將它們安裝到默認位置，參見前言獲得安裝提示。 保存項目的基準制訂項目計劃之后，項目經(jīng)理最重要的活動之一就是記錄實際值以及評估項目的執(zhí)行情況。要正確判斷項目的執(zhí)行情況，需要對比原始計劃。原始計劃稱為基準計劃或基準?；鶞适琼椖坑媱澲兄匾档募希缬媱澋拈_始時間、完成時間，任務(wù)、資源和分配的成本。保存基準時，Project會對當前值進行“快照”，并保存在計劃中以備將來對比之用?；鶞手斜４娴奶囟ㄖ蛋ㄈ蝿?wù)、資源和分配域，還有按時間分段(timephased)域，如 。 基準域任 務(wù) 域資 源 域分 配 域開始時間工時和分段工時開始時間完成時間成本和分段成本完成時間工期工時和分段工時工時和分段工時成本和分段成本成本和分段成本提示 按時間分段域顯示按照時間分布的任務(wù)、資源和分配值。例如，跟蹤一個計劃工時為5天的任務(wù)，可以每周、每天或每小時進行，并可查看每時間增量的特定基準工時值。第Ⅱ部分會使用分段值。應(yīng)該在以下情況中保存基準：n 制訂出的計劃已盡可能地周詳(但并不意味著開始工作后，不能向項目中添加任務(wù)、資源或分配，因為通常是不可避免的)；n 還未開始輸入實際值，如任務(wù)的完成比例。電視廣告項目計劃已經(jīng)過周密的制訂，項目的實際工作即將開始。在下面的練習中將保存電視廣告項目的基準，然后會查看基準的任務(wù)值。確保已經(jīng)啟動Microsoft Office Project 2007。重要提示 如果使用的是Project Professional，可能需要一次性的設(shè)置，使用“計算機”賬戶并脫機工作。這樣確保使用的本章練習文件不會影響Project Server數(shù)據(jù)。打開\Documents\Microsoft Press\Project 2007 SBS\Chapter 6 Simple Tracking文件夾下的Wingtip Toys Commercial 6a。也可以通過下列方式訪問本書的練習文件：單擊“開始”|“所有程序”| Microsoft Press | Project 2007 SBS，然后選擇想打開的文件所屬章的文 件夾。(1) 在“文件”菜單下，單擊“另存為”，出現(xiàn)“另存為”對話框。(2) 在“文件名”框中，輸入Wingtip Toys Commercial 6，然后單擊“保存”。(3) 在“工具”菜單下，指向“跟蹤”，然后單擊“設(shè)置比較基準”。 “設(shè)置比較基準”對話框出現(xiàn)。 “設(shè)置比較基準”對話框 您將使用對話框的默認設(shè)置來設(shè)置整個項目的比較基準。(4) 單擊“確定”。 Project保存比較基準，盡管“甘特圖”視圖中沒有任何跡象表明已修改了某些內(nèi)容。接下來會看到保存比較基準引起的某些改變。提示 可以在單一計劃中設(shè)置11個基準(第1個稱為比較基準，其余的依次命名為比較基準1……比較基準10)。對于規(guī)劃階段比較長的項目而言，保存多個基準是非常有用的，因為在規(guī)劃階段中可以需要對比不同的基準值集。例如，在計劃的細節(jié)改變時，您會希望每月保存和對比基準計劃。要清除以前設(shè)置的基準，單擊“工具”| “跟蹤”|“清除比較基準”。如需從Project聯(lián)機幫助中了解更多基準的信息，在幫助的“搜索”框中輸入create baseline。(5) 在“視圖”菜單下，單擊“其他視圖”。 “其他視圖”對話框出現(xiàn)。(6) 在“視圖”框中，單擊“任務(wù)工作表”，然后單擊“應(yīng)用”按鈕。 因為“任務(wù)工作表”視圖不包括甘特圖，因此可用空間更大，可以看到表中更多的域?，F(xiàn)在切換到“任務(wù)工作表”視圖的“差異”表。“差異”表是包括比較基準值的幾個預(yù)定義表之一。(7) 在“視圖”菜單中，指向“表：項”，然后單擊“差異”。提示 也可右擊活動表的左上角的“全選”按鈕來切換到不同的表。 “差異”表出現(xiàn)。此表包括兩類開始時間和完成時間，即日程排定的和比較基準給出的，二者并肩排列()，以便于比較。 因為還未發(fā)生實際的工作，而且也未修改排定的工作，所以開始時間值與比較基準開始時間值是相同的，完成時間亦然。在實際工作被記錄之后或稍后調(diào)整了計劃，日程排定的開始時間和完成時間可能不同于比較基準的值，到時會在“……時間差”列中看到二者的差值。 “差異”表看過某些比較基準域后，可以輸入一些實際值了。 根據(jù)日程跟蹤項目跟蹤進度的最簡單方法就是報告實際工作正準確地按計劃進行。如果有一個為期5個月的項目已經(jīng)進行了1個月，這個月中所有任務(wù)的開始和結(jié)束都按日程安排進行，那么就可以快速將這些記錄在“更新項目”對話框中。在電視廣告項目中，假設(shè)從保存基準起已過一些時日。工作已經(jīng)開始，而且到目前為止情況良好。在下面的練習中將記錄項目的實際值，將工時更新為一具體日期。(1) 在“視圖”菜單中，單擊“甘特圖”。 “甘特圖”視圖出現(xiàn)。(2) 在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新項目”?！案马椖俊睂υ捒虺霈F(xiàn)。(3) 確?！皩⑷蝿?wù)更新為在此日期完成”選項為選中狀態(tài)。在鄰近的日期框中，輸入或選擇“2008年1月16日”。 “更新項目”對話框提示 也可單擊“將任務(wù)更新為在此日期完成”日期框的下箭頭，在出現(xiàn)的日歷中，選擇2008年1月16日。在使用此種彈出式日歷的Project界面中有多個日期域。(4) 單擊“確定”。 Project記錄在2008年1月16日之前開始的任務(wù)的完成百分率。然后會在甘特條形圖中繪制這些任務(wù)的進度條以顯示進度。 在甘特條形圖中顯示進度 在“甘特圖”視圖中，進度條顯示每個任務(wù)的完成比例。因為任務(wù)2和任務(wù)3已經(jīng)完成，所以這兩個任務(wù)的“標記”列中出現(xiàn)對鉤，而且相應(yīng)的甘特條形圖中的進度條是滿格的。 輸入任務(wù)完成比例在開始某一任務(wù)的工作之后，可用百分比快速記錄工作進度。在輸入非0值的完成百分比后，Project會改變?nèi)蝿?wù)的實際開始日期以匹配計劃的開始日期。然后Project會根據(jù)輸入的百分比計算實際工期、剩余工期、實際成本和其他值。例如，如果指定一個為期4天的任務(wù)已完成50%，則Project計算出任務(wù)實際工期已有兩天，剩余工期還有兩天。下面是輸入完成比例的方法。n 使用“跟蹤”工具欄(在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”)。此工具欄包含快速記錄任務(wù)完成比例(0，25，50，75或100%)的按鈕。n 在“更新任務(wù)”對話框(在“工具”菜單中，指向“跟蹤”，然后單擊“更新任務(wù)”)中輸入任意百分比。提示 如果能收集任務(wù)的實際開始日期()，最好記錄下來，然后記錄完成 比例。(1) 在“視圖”菜單中，指向“工具欄”，然后單擊“跟蹤”?！案櫋惫ぞ邫诔霈F(xiàn)。 “跟蹤”工具欄(2) 單擊任務(wù)4的名稱，即Pick locations。(3) 在“跟蹤”工具欄上，單擊“100%完成”按鈕。 Project按照日程安排記錄任務(wù)的實際工時，并在甘特條形圖將進度條延伸到 滿格。 接下來將更仔細地查看任務(wù)的甘特條形圖，并為一個不同的任務(wù)輸入完成百 分比。(4) 單擊任務(wù)5的名稱，即Hold auditions。(5) 在“跟蹤”工具欄上，單擊“50%完成”按鈕。 Project按照日程安排記錄任務(wù)的實際工時，并在甘特條形圖中繪制了一定長度的進度條。注意，盡管任務(wù)5 50%的工作都已完成，進度條卻并未占據(jù)甘特條的一半。這是因為Project以工作時間衡量工期，但甘特條的長度卻包括非工作時間，如周末。提示 默認情況下，Project將甘特條形圖顯示在非工作時間(如周末)之前(上層)，正如本節(jié)所示。但是，Project也可將非工作時間顯示在任務(wù)條形圖之前(即非工作時間位于上層)，以清晰表明在非工作時間不會安排任務(wù)的工作。如果喜歡此種類型的顯示方式，單擊“格式”菜單下的“時間刻度”，然后單擊“非工作時間”標簽。在“繪制方式”旁邊的選項中，單擊“在任務(wù)條形圖之前”。(6) 在“甘特圖”視圖右邊的圖部分，將鼠標指針懸停在任務(wù)5的甘特條形圖中的進度條上。當鼠標指針變成一個百分符號加上一個右箭頭時，Progress屏幕提示出現(xiàn)。 Progress屏幕提示 Progress屏幕提示顯示了任務(wù)的完成百分比和其他跟蹤值。到目前為止，已經(jīng)記錄了日程中已開始的和已結(jié)束的實際工時。這些對某些任務(wù)可能是準確的，不過，通常需要記錄那些實際工期長于或短于計劃工期，或者開始時間早于或晚于計劃時間的任務(wù)的實際值。這是下節(jié)的主題。 輸入任務(wù)的實際值保持日程最新的更為細化的方法是記錄項目中每個任務(wù)的實際發(fā)生情況?？梢杂涗浢總€任務(wù)的實際開始日期、完成日期、工時和工期值。輸入這些值后，Project會更新日程，并計算任務(wù)的完成比例。Project使用下列規(guī)則。n 輸入任務(wù)的實際開始日期時，Project移動計劃的開始日期，使其與實際開始日期吻合。n 輸入任務(wù)的實際完成日期時，Project移動計劃的完成日期，使其與實際完成日期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。n 輸入任務(wù)的實際工時值時，Project重新計算任務(wù)剩余的工時值(如果有)。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它少于計劃的工期，Project會從計劃的工期中減去實際工期來確定剩余工期。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它等于計劃的工期，Project將任務(wù)設(shè)置為100% 完成。n 輸入任務(wù)的實際工期時，如果它多于計劃的工期，Project會調(diào)整計劃的工期，使其與實際工期吻合，并將任務(wù)設(shè)置為100%完成。假設(shè)已過了幾天，電視廣告項目的工作已開始進行。在練習中將記錄某些任務(wù)的實際工時值及另一些任務(wù)的開始日期和工期。(1) 如果沒有選中任務(wù)5的名稱Hold auditions，請單擊它。(2) 在“視圖”菜單中，指向“