【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 各種解決方案以確保新設(shè)計(jì)的流程能符合這些重要原則。 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 22 頁 流程重組可以帶來很多收益，其中分析類型是最有價(jià)值的，因?yàn)樗梢詮墓ぷ髦性S多方面確定應(yīng)當(dāng)改善的地方，例如： ? 了解工作流程：流程圖可以幫助每個(gè)人了解在組織內(nèi)部正在運(yùn)轉(zhuǎn)的流程和每個(gè)員工工作的具體內(nèi)容。對(duì)特定活動(dòng)以及這些活動(dòng)和其它活動(dòng)之間的關(guān)系的較好的理解使經(jīng)理可以制訂有效的決策并形成部門之間良好的工作關(guān)系。 ? 資源的利用：流程圖可以幫助經(jīng)理有效地使用人力和物力。流程圖使那些較多參與流程的人來決定怎樣有效的利用資源。例如：流程圖包含的信息可以顯示將某一雇員的才能用來檢查工作是一種浪費(fèi)，而應(yīng)主動(dòng)地用來生產(chǎn)。轉(zhuǎn)換分配的任務(wù)的可以更好地利用他們的才能。 ? 培訓(xùn)過程：繪制流程圖所形成的文檔提供了管理階層和雇員培訓(xùn)計(jì)劃的基礎(chǔ)，因?yàn)樵撐臋n描述了每一項(xiàng)工作所包含的任務(wù)以及執(zhí)行每項(xiàng)任務(wù)的順序。流程圖文檔描述了組織的功能并顯示怎樣實(shí)現(xiàn)這些功能，因此它對(duì)于一位新經(jīng)理來說更為有用。 ? 工作流：通過分析流程圖文檔，我們可決定改善工作流的方法。在一些情況下，我們或許會(huì)發(fā)現(xiàn)一些任務(wù)被毫無理由地重復(fù)執(zhí)行，通過減少不必要的重復(fù)任務(wù)，我們可以改善工作流程。在另一些情況下，我們或許會(huì)發(fā)現(xiàn)如果使用自動(dòng)化設(shè)備，可高效率地執(zhí)行一些任務(wù)，從而降低成本。 流程重組的收益 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 23 頁 福特公司的美國總部有 500多名財(cái)務(wù)人員，其單據(jù)往來十分繁雜。 通常程序是：采購部與供應(yīng)商制訂購貨合同，同時(shí)送一份副本給會(huì)計(jì)部門；供應(yīng)商交貨時(shí)開發(fā)票；倉庫管理員驗(yàn)收貨物后出具驗(yàn)收單，會(huì)計(jì)部門核對(duì)合同、發(fā)票、驗(yàn)收單，二者一致辦理付款，否則需派人調(diào)查原因。如圖 1所示。 流程重組成功案例 福特公司票據(jù)往來管理 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 24 頁 福特公司建立了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使采購、倉庫、會(huì)計(jì)部門都應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理各自的業(yè)務(wù)，裁掉了 20％的冗員，并以為這樣很不錯(cuò)了。但是當(dāng)他們知道日本馬自達(dá)公司完成同樣的職能只有 5個(gè)人時(shí)，他們震驚了。因?yàn)榧词箍紤]到福特公司的規(guī)模比馬自達(dá)大，他們最多也只應(yīng)有 100名左右會(huì)計(jì)人員，問題在哪里？這就需要從根本上再造整個(gè)工作過程和工作內(nèi)容。 調(diào)查表明，很多傳統(tǒng)的習(xí)慣是不必要的，例如在會(huì)計(jì)部門和采購部門以及供應(yīng)商之間有很多冗余的單據(jù)往來，要花不少人力去核對(duì)單據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，盡管不一致的情況只占少數(shù)，但會(huì)計(jì)部門卻有 80％的人花大量時(shí)間處理這類少數(shù)事件。又因經(jīng)手人多，出錯(cuò)的機(jī)會(huì)也多，一旦單據(jù)之間不相符，就要花更多人力去追查，最后會(huì)計(jì)部門憑多次核對(duì)的發(fā)票付款。 流程重組成功案例 福特公司票據(jù)往來管理（續(xù)） 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 25 頁 福特公司再造了這一過程，引入了公用數(shù)據(jù)庫，采購訂單進(jìn)入數(shù)據(jù)庫并送給供應(yīng)商，當(dāng)倉庫管理員收到貨物時(shí)。從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相應(yīng)的訂貨合同，兩者相符則驗(yàn)收入庫、更新生產(chǎn)計(jì)劃并自動(dòng)開出支票，反之則拒絕收貨。這樣發(fā)票及其它往來單據(jù)不再需要。使得會(huì)計(jì)部門減少了 75％的冗員，同時(shí)過程的速度、成本和質(zhì)量亦都有極大改善。如圖 2所示。 流程重組成功案例 福特公司票據(jù)往來管理（續(xù)） 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 26 頁 流程圖的繪制 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 27 頁 ? 流程圖是一種工具，可用來了解、分析和歸檔公司的流程和活動(dòng)，幫助確定改善機(jī)會(huì)。 ? 一張流程圖顯示了將特定輸入轉(zhuǎn)化為所要求的輸出的一系列的步驟。 流程圖的概念 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 28 頁 ? 要改善流程，你必須了解流程 ? 流程的復(fù)雜程度和缺乏對(duì)流程必要的了解限制了管理階層改善流程的努力 ? 分析技能和流程圖技能使我們可以了解流程，并就此和管理階層進(jìn)行溝通 為什么要使用流程圖 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 29 頁 繪制流程圖的過程如下 … 選擇流程 核心小組 審閱 繪制現(xiàn)行流程 并發(fā)現(xiàn) 改善機(jī)會(huì) 計(jì)劃和安排資源 (流程所有人，日 期、時(shí)間、物 料、議程等） 選擇技術(shù) 進(jìn)行個(gè)人訪談 如有必要， 同重新設(shè)計(jì) /設(shè)計(jì) 階段連接 進(jìn)行集中討論 并設(shè)計(jì) 怎樣繪制流程圖 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 30 頁 ? 如何準(zhǔn)備 使用標(biāo)準(zhǔn)的流程圖符號(hào) 從上至下繪制流程圖 和了解流程的人員一起準(zhǔn)備 ? 如何執(zhí)行 與流程所有人進(jìn)行小組討論 必要時(shí)進(jìn)行個(gè)人訪談 執(zhí)行時(shí)了解成本、質(zhì)量和時(shí)間（流程運(yùn)行時(shí)間和共用時(shí)間） 明確流程的關(guān)鍵控制點(diǎn) 執(zhí)行時(shí)對(duì)用于改善流程的業(yè)務(wù)需求、人員、步驟和技術(shù)進(jìn)行歸檔 ? 如何歸檔 使用最適宜的流程以及成本、時(shí)間和質(zhì)量衡量標(biāo)準(zhǔn)文檔 在標(biāo)準(zhǔn)格式中獲得所有改善機(jī)會(huì) 怎樣繪制流程圖 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 31 頁 流程圖繪制主要包括以下 三項(xiàng)內(nèi)容 ： 流程圖繪制 編制流程圖 完善流程圖 理解流程 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 32 頁 流程圖繪制 基礎(chǔ) ? 有明確定義的開端和結(jié)束 ? 有輸入必有輸出 ? 在整個(gè)企業(yè)組織中 “ 流動(dòng) ” ? 不局限于單一的功能和部門 流程 輸入 輸出 流程圖繪制（續(xù)） 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 33 頁 完成企業(yè)特殊目的的現(xiàn)有流程： ? 履行核心企業(yè)活動(dòng)（為外部客戶服務(wù)） ? 提供支持服務(wù)（為內(nèi)部客戶服務(wù)） 流程圖繪制（續(xù)） 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 34 頁 管 理 支 持 流 程 績(jī)效評(píng)估管理 財(cái)務(wù)管理 公共關(guān)系管理 信息系統(tǒng)管理 人力資源管理 資產(chǎn)管理 采購管理 營(yíng) 運(yùn) 流 程 戰(zhàn)略 管理 市場(chǎng)客戶調(diào)查分析管理 研究 管理 市場(chǎng) 管理 資金運(yùn)作管理 業(yè)務(wù) 管理 業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)及結(jié)算管理 售后客戶服務(wù)管理 流程圖繪制（續(xù)）－管理要素的劃分 上海城市化信息化決策咨詢服務(wù)系統(tǒng) 第 35 頁 流程 /子流程 概述企業(yè)活動(dòng) 流程圖直接闡明組織的主要業(yè)務(wù) /功能單位（部門級(jí)）的關(guān)鍵目標(biāo) 流程步驟 描述中級(jí)組織單位（部門級(jí)）的任何活動(dòng) 在一個(gè)流程中能得到主要的輸入、輸出信息 任務(wù) 描述個(gè)人能完成的活動(dòng) 所有個(gè)人應(yīng)完成的工作組成他 /她的崗位職責(zé) 流程圖繪制（續(xù)）