我國企業(yè)秘書工作的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢-論文-文秘(編輯修改稿)
2024-09-01 06:58 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 是有制度也沒有貫徹執(zhí)行。辦 事帶有極大的隨意性。造成辦事效率低，同事之間產(chǎn)生誤會。制度化 是對付混亂和不負責任的良方。完善秘書制度需要領(lǐng)導的大力支持更 需要秘書人員的自覺遵守。有制度只有遵守了才有意義。 規(guī)范秘書工作 只有規(guī)范了秘書工作，才能體現(xiàn)秘書工作的嚴肅性和重要性。規(guī) 范化，它是對工作質(zhì)量的要求，即做各項工作都要符合一定的規(guī)定。 為此，對各項工作均應(yīng)盡可能的制定工作準則，有具體的全面的指標 和要求。比如起草一個文件，除了內(nèi)容以外，在體式和書寫方面都要 符合一定的規(guī)格，比如紙張的選擇，頁面的安排，書寫的規(guī)范，都要 有一定的標準，決不可隨隨便便拿一張紙就開始寫作、涂畫。又如布 臵一個會議室，從主席臺、坐具、會場標志、音響、燈光、盆景、飾 物、茶水、記錄、門衛(wèi)等，都要有一定的要求。要做到規(guī)范化、細致 化。必須逐項制定工作規(guī)范、細則或辦法，必須堅決反對漫不經(jīng)心、 馬馬虎虎、粗枝大葉的不良習氣。從最細微處入手，做到每個環(huán)節(jié)每 8 個步驟都井井有條。規(guī)范秘書工作是一件需要細心和耐心的事情。 統(tǒng)一公文運行標準 公文具有鮮明的政治性，它由法定的作者制定具有特定的格式和 嚴格的辦理程序。在公文寫作中要選擇恰當?shù)奈姆N，行政機關(guān)的公文 種類有：命令、決定、公告、通告、通知、通報、請示、批復、報告、 議案、意見、函、會議紀要。秘書工作者應(yīng)該熟悉每一個文種的屬性， 每一個文種的用法，在公文寫作中切不可犯用錯文種這一類的低級錯 誤。同時還要注意行文關(guān)系。上行文、平行文、下行文都要弄透徹。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。 另外公文是嚴肅的必須要使用專業(yè)術(shù)語，切不可過于口語化。行文應(yīng) 當確有必要，注重效用。 實現(xiàn)秘書工作手段的現(xiàn)代化 充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)。實現(xiàn)無紙化辦公。建立 一個辦公自動化系統(tǒng)提高辦公效率和辦公質(zhì)量，促進管理工作的改 革。社會化的大生產(chǎn)要求降低生產(chǎn)技術(shù)成本，提高工作質(zhì)量和工作效 率，講求經(jīng)濟效率，擴大管理范圍，增強競爭地位。這是當今瞬息萬 變、激烈競爭的時代對各企業(yè)提出的客觀要求，也是企業(yè)成功的關(guān)鍵 所在。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化后，平時需要6070 分鐘的會議運用電子 日程表后就減少到 2－3 分鐘，并且可以解決一段時間中很多人組成 的會議。實現(xiàn)秘書工作手段的現(xiàn)代化關(guān)鍵要靠公司領(lǐng)導在政策上和資 金上的大力支持，秘書人員的接納和學習能力，敢于樂于接觸新事物 新設(shè)備，有好學的精神。只有這樣才能徹底打破舊的工作方法和手段， 9 真正提高辦事的效率和質(zhì)量。 秘書職業(yè)專門化。 秘書將成為社會最大的職業(yè)群之一。專家認為，20 世紀最大的職 業(yè)群是會計，而 21 世紀最大的職業(yè)群是秘書。據(jù)統(tǒng)計全國約有各類 秘書1000 萬人，其中黨政機關(guān)、社會團體的秘書 160 萬人，工業(yè)企 業(yè)71 萬人，大專院校科研單位、醫(yī)療單位20 萬人，涉外機構(gòu)80 萬 人。我們新疆有各類秘書 12 萬人。美國的秘書達到 300 萬人，現(xiàn)在 萬人的速度增長， 萬美元。 世界 各國普遍實行秘書職業(yè)資格考試制度，美國設(shè)立了全國性“秘書專業(yè) 證書”考試，在英國有1/3 的秘書從業(yè)人員持有資格證書。秘書部門 的分工將越來越細，不同行業(yè)的秘書部門的內(nèi)部分工有很大不同，一 般可分為公文寫作、文書處理、信印管理、會務(wù)工作、領(lǐng)導活動安排、 接待工作、禮儀活動、調(diào)黨研究，信息工作、協(xié)調(diào)工作、督察工作、 信訪工作、保密工作、檔案管理、事務(wù)和辦公自動化等。聯(lián)合國秘書 處有秘書7000 多人，來自 150 個國家，分工非常細。在一些國內(nèi)同 行先進企業(yè),職業(yè)化已經(jīng)成為秘書工作的重要特征。現(xiàn)代企業(yè)制度的 建立和逐步完善,促進公司集團化、規(guī)?；闹鸩叫纬珊桶l(fā)展,處于協(xié) 調(diào)、輔助地位的秘書工作的作用當以不斷強化?！皟?nèi)務(wù)”與“外事” 的有機融合,“傳統(tǒng)”與“現(xiàn)代”的相互沖擊,使現(xiàn)代企業(yè)秘書工作的 活動領(lǐng)域有較大的拓展,也使秘書身份職業(yè)化進一步成為可能。 服務(wù)多元化。 10 隨著市場經(jīng)濟的深入發(fā)展,企業(yè)對秘書人才提出了多層次、多類型 的立體化發(fā)展需求。秘書工作的服務(wù)對象、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)方式也隨 之呈現(xiàn)多元化的發(fā)展趨勢。這就要求現(xiàn)代企業(yè)秘書工作服務(wù)實現(xiàn)智能 化和事務(wù)化的高度統(tǒng)一,不但要承襲過去那種“承上啟下、收收發(fā)發(fā)、 接轉(zhuǎn)電話、寫寫報報”的事務(wù)性辦公內(nèi)容,更要在實踐的
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