【文章內容簡介】 BM的一套非常優(yōu)秀的辦法自動化平臺，可以集成大量的企業(yè)信息資源、簡化事務處理環(huán)節(jié)、減少公文流轉次數(shù)、提高管理效率，如果應用情況比較良好，基本可以實現(xiàn)無紙化辦公。NOTES 系統(tǒng)在全球應用成功的例子非常多。日本理光的內部溝通幾乎全部通過 NOTES來實現(xiàn)的（如生產、品質、設計情報等） ，所以日本理光本身就是應用 NOTES系統(tǒng)最好的例子。上海理光的 NOTES系統(tǒng)也屬于日本理光的一部分。但在上海理光，NOTES 系統(tǒng)并沒有得到足夠的重視，只有開發(fā)部門的應用比較成熟。其它部門的應用還局限在郵件的處理、信息的查詢等功能，沒有把 NOTES系統(tǒng)像紙和筆一樣作為工作的工具之一。存在問題總的來說 NOTES系統(tǒng)存在的問題可以做如下歸類：18 / 561) NOTES系統(tǒng)的功能遠遠沒有開發(fā)和使用起來，部分原因是因為信息部門沒有對其它部門進行積極的 NOTES推進工作，大部分的部門都沒有意識到 NOTES的強大的功能和潛力。另外 NOTES系統(tǒng)是一套比較大的系統(tǒng)，對整個系統(tǒng)的深入認識需要有專家的指導，從認識到應用也需要一段較長的時間。2) NOTES系統(tǒng)上的信息并沒有在調研的基礎上進行規(guī)劃，造成使用部門反應不強烈的現(xiàn)象。各部門對信息的需求、對業(yè)務可否電子化都不太明確。也就是說目前 NOTES上的信息雖然很多，但可能并不是某些部門想要，他想的信息沒有人提供給他，他也就不會總去使用 NOTES。3) NOTES系統(tǒng)是一個需要配合使用的系統(tǒng)，比如說，A 發(fā)了一個公文讓 B在二個小時內簽收，但 B從來都不用 NOTES，那么這個公文就很難按時完成，到時候 A又要打電話給 B讓他到系統(tǒng)中把該公文簽收掉，反而造成流程環(huán)節(jié)的增多，效率的降低。所以 NOTES系統(tǒng)是一個必須在整個公司全體人員內推行的系統(tǒng)，否則發(fā)揮不了其重要作用。而這一點，在上海理光沒有做到，員工的電子化概念不強，必需要經(jīng)過一定的培訓才能達到這一點。4) NOTES系統(tǒng)的權限管理與系統(tǒng)管理有待改善。19 / 56第二部分：現(xiàn)存問題的原因分析從目前的配置而言，公司的信息系統(tǒng)已經(jīng)分布到各個課室，應該能滿足企業(yè)各部門的基本信息需求，但上面各系統(tǒng)的分析結果表明并非如此，分析深層次原因如下：一、各子系統(tǒng)內部的缺陷（詳見現(xiàn)狀分析）二、企業(yè)缺乏一個比較前瞻性的戰(zhàn)略，導致信息系統(tǒng)的定位與規(guī)劃不明確一套良好的企業(yè)信息系統(tǒng)應該是與企業(yè)戰(zhàn)略對應的、能夠改進企業(yè)管理手段、優(yōu)化和再造企業(yè)業(yè)務流程、結合先進的管理思想和方法的系統(tǒng)，應該能夠支持包括戰(zhàn)略決策層、管理控制層、作業(yè)處理層的金字塔型結構，如下圖所示：戰(zhàn)略決策層管理控制層作業(yè)處理層 EDP 系統(tǒng)， 財務系統(tǒng)， 銷售系統(tǒng)20 / 56很明顯，上海理光的信息系統(tǒng)只能做到支持局部的作業(yè)處理層，而對上面的兩層，基本沒有涉及到。當然局部的軟件系統(tǒng)應用也能在一定的程度上提高作業(yè)的效率，如 EDP系統(tǒng)對生產部門不可缺少的輔助作用。但由于沒有從企業(yè)全局的角度出發(fā)，很容易而且已經(jīng)導致：? 難以提出企業(yè)級的和創(chuàng)新型的信息系統(tǒng)目標例如，根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需要，公司是不是到了要建立 CRM（客戶關系管理）系統(tǒng)增加顧客滿意度的時候了？是不是公司的采購成本高到需要考慮采用 B2B的采購模式了？是不是可以通過信息系統(tǒng)來增加公司和最終用戶的溝通渠道，建立網(wǎng)上的售前售后服務？具體的項目可行性和風險如何？等等這些問題都需要從企業(yè)整體的角度出發(fā)，利用 IT的能力創(chuàng)造性改變企業(yè)的業(yè)務流程和經(jīng)營模式。但在公司，目前還沒有考慮這些功能，做的僅僅是如何通過IT提高現(xiàn)有的工作效率，在不改變工作流程的前提下考慮用計算機替代手工方式，這種局部的信息系統(tǒng)建設方式帶來的效益是有限的。21 / 56? 缺少統(tǒng)籌指揮，職責不明確由于把信息的重心放在業(yè)務部門，那么企業(yè)的信息問題提不到高層領導的日程上來，而只是業(yè)務部門內的事情。業(yè)務部門只對本部門的事務負責，其它部門的信息需求則不能得到滿足，公司也無人負責平衡解決。NOTES 系統(tǒng)的推廣就是一個例子，開發(fā)部門自己應用得特別好，但其它管理部門由于沒有大力推廣，使用率比較低，主要是因為開發(fā)部門覺得推廣是領導的事情，不是開發(fā)部門的責任。如果得到高層領導的重視，負責推廣 NOTES系統(tǒng)，效果就會好很多。各部門對信息的需求在一定程度上存在沖突，部門間很難進行協(xié)商解決，這時就需要有一個權威的領導才能負責協(xié)調各部門的信息需求，站在公司整體利益的角度決定信息的解決方案。對資源的分配和管理混亂，如資金的使用、人員的分配、網(wǎng)絡權限的管理等都沒有專人負責，造成不合理的資源浪費。比如目前還沒有成文的文本規(guī)定什么級別或什么部門的人可以查看 NOTES系統(tǒng)中的什么資料，什么人可以上 inter，什么人不可以。信息系統(tǒng)最重要22 / 56的安全問題公司也沒有統(tǒng)一考慮。? 缺乏整體規(guī)劃，信息資源分散，難以集成目前為止，企業(yè)沒有對各部門的信息需求進行過全面的調查，在進行分類的基礎上實現(xiàn)企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃。如財務和銷售系統(tǒng)，考慮到集成的因素，應該購買或開發(fā)與金蝶的財務軟件相兼容的系統(tǒng)，實際上經(jīng)營部購買的是完全不兼容的用友系統(tǒng)，原因是用友軟件的功能看起來不錯，似乎能滿足經(jīng)營部的需要，久而久之，各個信息孤島的情況就形成了。隨著公司不斷的發(fā)展擴張，對信息整合的要求就越來越高，但因為歷史基礎的問題，想要把信息集成起來已經(jīng)比較困難。? 部門內的系統(tǒng)應用小而全、各自為政為了避免部門與部門之間在信息需求上的不同要求、不同的標準和規(guī)格，很多部門采取了根據(jù)自己的需要自己做一套的方法，或者想辦法把相關的信息功能劃入本部門。如生產本部把 EDP系統(tǒng)歸入生產部，滿足系統(tǒng)維護和修改應用的需要。如經(jīng)營部門為了避免與財務部23 / 56門在信息質量上的沖突，專門購買了用友的銷售軟件，自己進行數(shù)據(jù)的輸入、統(tǒng)計及報表功能；維修中心也有一個小型的庫存軟件，進行單獨的庫存成本核算。這些獨立的、單個的系統(tǒng)雖然使部門與部門之間的沖突減少，但同時也使得數(shù)據(jù)不統(tǒng)一、成本上升、效率降低、反應速度變慢。三、子系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)信息共享就目前而言，子系統(tǒng)之間信息無法實現(xiàn)直接交換引起的問題包括：a) 由于 EDP數(shù)據(jù)庫與財務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫不同，導致的財務系統(tǒng)中產品成本核算的精確化和準確性問題，應付賬款數(shù)目的一致性問題和付款確認的問題，帳帳不符的問題，以及工作效率的問題。b) 重復輸入的問題，以及因此而引起的數(shù)據(jù)不一致性問題。c) 不能解決總經(jīng)理決策支持系統(tǒng)的問題。d) 要維護多個數(shù)據(jù)庫平臺，增加信息管理的難度和復雜性。24 / 56e) 達不到信息化平臺的效果，無法支持先進的管理方式如扁平化管理、并行工程、戰(zhàn)略聯(lián)盟等當然，隨著公司的發(fā)展，公司的物流體系（SCM 供應鏈管理） 、產品數(shù)據(jù)管理（PDM）體系、客戶關系管理（CRM）體系、B2B 系統(tǒng)等的逐漸建立，數(shù)據(jù)無法直接相連造成的問題就會更加嚴重。四、缺少一個統(tǒng)一負責信息系統(tǒng)規(guī)劃和管理的部門，而是分散在各部門，各司其職，缺乏總體協(xié)調公司的有關信息部門的歸屬問題已經(jīng)幾經(jīng)周折，一直沒有解決，如 EDP系統(tǒng)的歸口部門換了三四個，也曾經(jīng)計劃把所有與信息相關的部門合在一起，但因為無法協(xié)調部門需求的原因沒有成功，最終形成了目前這樣一種信息負責部門多達 5個的情況。目前這種格局基本上解決了部門信息需求交叉、互相沖突的問題，部門之間各管各的、相安無事。但引起的問題也是顯而易見的，如前面所述：缺乏整體性、信息分散、資源重復、各自為政、管理混亂等等。25 / 56如果上海理光成立獨立于任何部門的信息中心，并由一位副總經(jīng)理領導，負責對整個企業(yè)的信息系統(tǒng)的管理，會有以下幾方面的立竿見影的效果：f) 壯大信息管理部門的力量，提升全面的技術能力，發(fā)揮了團隊的優(yōu)勢。g) 有專門機構負責調查企業(yè)各部門及決策層的信息需求，在現(xiàn)有信息管理體制的基礎上提出改革方案，重點是解決為公司戰(zhàn)略決策層經(jīng)營決策服務的問題。h) 實現(xiàn)對企業(yè)信息的統(tǒng)一管理，規(guī)劃各部門信息的分布內容、時間、地點、對象，消除目前各部門信息閉塞、各自為政同時又數(shù)據(jù)重復、資料重復的現(xiàn)象。i) 可以解決部分目前系統(tǒng)應用中存在的問題，如對 NOTES系統(tǒng)加強推廣力度，完善 EDP和 NOTES的權限管理，加強 EDP與銷售系統(tǒng)中數(shù)據(jù)庫的安全問題等。j) 代表公司整體的利益，有足夠的權威和能力協(xié)調各部門之間的需求沖突，如對 EDP系統(tǒng)進行一定的修改，在確定財務成本核算流程的科學性的基礎上，暫時滿足財務在成本核算方面的要求，提高財務部門的效率。k) 挖掘現(xiàn)有信息系統(tǒng)潛在的能力，如建立 EIP（企業(yè)信息門戶） ，為各個部門包括總經(jīng)理收集、26 / 56整理相關數(shù)據(jù)，進行分析，形成報表。因此，我們認為建立信息中心是企業(yè)信息系統(tǒng)進行改革的最重要的一步，也是改革的第一步。沒有一個專門的信息管理機構負責企業(yè)的信息系統(tǒng)建設，信息系統(tǒng)的改革將會舉步為艱，最終很有可能以失敗而告終。27 / 56第三部分：上海理光信息系統(tǒng)規(guī)劃的對策建議上海理光是一家屬于高科技電子產業(yè)的企業(yè)，有著良好的人員素質，員工對新事物的接受能力比較強，有著比較完善的管理基礎，企業(yè)領導對信息系統(tǒng)非常重視，而且基本沒有太大的企業(yè)包袱或社會包袱，這都是成功實施信息系統(tǒng)的重要因素。但目前企業(yè)的信息化狀況是與企業(yè)的形象不符合的，企業(yè)使用的都是 80年代早期開發(fā)的生產制造系統(tǒng)，而財務與經(jīng)營部門的信息系統(tǒng)應用只是最低級的“用計算機代替手工處理”的模仿型信息系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)也沒有得應該有的效果，更不用說對信息進行整合支持決策支持系統(tǒng)。一、信息系統(tǒng)規(guī)劃的目標綜上所述，我們可以總結上海理光未來的信息系統(tǒng)應該達到這樣幾個目標：? 消除目前“信息孤島”的狀況，整合企業(yè)信息資源，為決策支持系統(tǒng)服務。? 提升信息系統(tǒng)的能力，能夠支持如并行工程、全面財務預算等先進的管理方法。28 / 56? 提高各子系統(tǒng)的運作效率和用戶友好程度，改善現(xiàn)有業(yè)務流程。? 建立高效的電子協(xié)作/知識管理系統(tǒng)（第三代辦公系統(tǒng)） 。二、信息系統(tǒng)應用系統(tǒng)分析上海理光在目前已有的信息系統(tǒng)之間缺乏有效的集成和信息的共享，造成系統(tǒng)部分數(shù)據(jù)的重復輸入和信息不完整，影響系統(tǒng)的有效使用；有些系統(tǒng)的功能已不能滿足公司管理上的要求；而且各個部門開發(fā)的系統(tǒng)各自為政，往往只考慮本部門的需求，不可能站在整個企業(yè)的高度來規(guī)劃和組織整個信息的建設；同時信息技術的突飛猛進，一些系統(tǒng)也急需更新。這些現(xiàn)象的產生主要是由于信息系統(tǒng)建設缺乏戰(zhàn)略性、全局性的統(tǒng)一規(guī)劃。因此，信息系統(tǒng)的規(guī)劃應該從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的分析出發(fā)，考慮全公司的未來的管理發(fā)展趨勢，充分考慮當今信息技術在企業(yè)中的應用潛能