【文章內(nèi)容簡介】 )工作分析　　深入分析職位工作的特點，確定勝任該職位必須具備哪些知識、經(jīng)驗和能力。工作分析的方法可以是面談、現(xiàn)場觀察或問卷。通過工作分析，要確定文件筐測驗要測評什么要素，哪些要素可以得到充分測評，各個要素應(yīng)占多大權(quán)重。　　文件筐測驗一般可以考查以下要素：　?、贂姹磉_及其理解；②統(tǒng)籌計劃能力；③組織協(xié)調(diào)能力；④洞察問題和判斷、決策能力；⑤任用授權(quán)能力；⑥指導控制能力；⑦崗位特殊素質(zhì)，如法規(guī)條例知識。　　文件筐測驗評分表(高級管理人員選拔)序號姓名性別年齡文化程度報考職位測評要素觀測要素滿分得分備注問題解決洞察　　問題洞察問題的起因，把握相關(guān)問題的聯(lián)系，歸納綜合，形成正確判斷，預見問題的可能后果10X解決　　問題提出解決問題的有效措施并付諸實施，即使在情況不明朗時，也能及時決策10Y計劃　　統(tǒng)籌確定正確、現(xiàn)實、富于前瞻性的目標安排和實現(xiàn)目標的有效舉措及行動步驟，制定正確可靠的行動時間表10Z日常管理任用　　授權(quán)給部屬分派與其職責、專長相適應(yīng)的任務(wù)，給部屬提供完成任務(wù)所需的人、財、物支持，調(diào)動使用部屬的力量，發(fā)揮部屬的特長和潛能10U指導　　控制給部屬指明行動和努力的方向，適時地發(fā)起、促進或終止有關(guān)工作，維護組織機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)，監(jiān)督、控制活動經(jīng)費的開支及其他資源的消耗〖〗10V組織　　協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)各項工作和部屬的行動，使之成為有機整體，按一定的原則要求，調(diào)節(jié)不同利益方面的矛盾沖突10W團結(jié)　　部屬理解部屬的苦衷，在力所能及的范圍內(nèi)解決部屬的困難，尊重部屬，傾聽部屬的意見，愛護部屬，幫助部屬適應(yīng)新的工作要求，重視并在條件許可的情況下，促進部屬的個人發(fā)展10R個人效能注重實干、效率和行動，合理有效地使用、分配、控制自己的時間10S考官評語　　考官簽字　　(2)文件設(shè)計　　包括選擇什么文件種類，如信函、報表、備忘錄、批示等；確定每個文件的內(nèi)容，選定文件寓設(shè)的情景等。文件數(shù)量較多，時間以2～3小時為宜。文件的簽發(fā)方式及其行文規(guī)定可以忽略，但文件的行文方向(對上與對下，對內(nèi)與對外等)應(yīng)有所區(qū)別，特別要注意各個文件測評要素的設(shè)計。一個文件不同的處理常?？梢泽w現(xiàn)不同的要求，對文件的處理方式要有所控制，確定好計分規(guī)則或計分標準，盡量避免每個要素同時得分和無法歸于某一要素的情況出現(xiàn)?！　?3)測驗評分　　實施文件筐測驗之后，評分一般由專家和具備該職位工作經(jīng)驗的人(一般是選拔職位的上級主管及人事組織部門的領(lǐng)導)進行，除了前面設(shè)計時要制訂好評分標準外，更重要的是對評分者要進行培訓，使評分者根據(jù)評分標準而不是個人的經(jīng)驗評分。評分的程序也要特別注意?？梢钥紤]各自獨立評分，然后交流評分結(jié)果，對評分差異各自申述理由后，再獨立第二次評分，最后將評分結(jié)果進行統(tǒng)計平均(評分者比較多時，可以去掉最高分和最低分)，以平均分作為最后得分。有時，在考生答案不明確的情況下，需要質(zhì)詢應(yīng)聘考生，根據(jù)其對處理方式的解釋確定得分?！　≌麄€文件筐測驗的設(shè)計要特別注意兩點：　　一是測驗材料難度的把握。目前國內(nèi)對各個職位應(yīng)具備何種程度的知識、經(jīng)驗和能力缺乏客觀可靠的依據(jù)，難度的把握比較困難。把握不準，材料過難，固然作為選拔測驗有時可以選拔到很好的人才，但大材小用，很難設(shè)想這個人會安心本職位工作，且導致人力資源的浪費。材料過于容易，測驗會出現(xiàn)“天花板效應(yīng)”，大家都得高分，區(qū)分不出應(yīng)聘考生的能力大小?！　《且⒁獠牧险鎸嵭猿潭鹊陌盐?。完全杜撰的材料，應(yīng)聘考生可以根據(jù)一般知識推理，處理的結(jié)果沒有針對性，看不出應(yīng)聘考生的水平差異，考生被錄取后需要經(jīng)過較長時間的培訓和適應(yīng)才能勝任工作。完全真實的材料，過于偏重經(jīng)驗的考查，忽視潛能的考查，最后選拔到的人無疑是完全與招聘單位文化氣氛相同的人，違背了引入外來人才、給單位輸入新鮮血液的本來目的。同時完全真實的材料，使招聘考試本身對單位內(nèi)部考生和單位外部考生不公平，同樣的能力水平，內(nèi)部考生被錄取的可能性更大，結(jié)果給人留下“一切都是內(nèi)定，考試不過是走形式”的印象，這對真正想引進外部人才的單位尤其不利?！　?. 文件筐測驗實施程序　　文件筐測驗可以集體施測，實施過程分準備、測試和評分三個步驟?！　?1)準備　　主要指測驗材料和測試場所的準備。給每個考生的測驗材料，事前要編上序號，答卷紙也要有相應(yīng)序號，實施前要注意清點核對。答卷紙主要由三部分內(nèi)容構(gòu)成：一是考生姓名(或編號)、應(yīng)聘單位和職位、文件序號等；二是處理意見(或處理措施)、簽名及處理時間；三是處理的理由。文件序號只是文件的標識順序，不代表處理的順序，應(yīng)允許考生根據(jù)輕重緩急調(diào)整順序，但給所有考生的文件順序必須相同，以示公正。測試的場所要求比較寬敞、安靜，每個人一桌一椅，相互之間無干擾。為了保密，最好所有考生在同一時間完成。如果文件內(nèi)容涉及到招聘單位內(nèi)部的一些情況，測試前應(yīng)對所有考生提供培訓，介紹相關(guān)情況，縮小內(nèi)部考生和外部考生對職位熟悉程度的差別?！　?2)實施　　主試要對測驗要求做一個簡單介紹，說明注意事項。然后發(fā)給考生測試指導語和答卷紙，回答考生的提問，當考生覺得沒有問題后，再發(fā)測試用的文件。考生人數(shù)比較少時，也可以一次將材料發(fā)給考生，但要求考生嚴格遵從主試的要求，先看指導語再看文件。測試指導語是測試情景、考生扮演的角色、考生任務(wù)和測試要求的說明，必須明確、具體，一目了然。有時在初級人員的文件筐測驗中，發(fā)給考生指導語后，讓考生完成一個指導語的測驗，強迫考生熟悉理解指導語，這在文件水平低的群體中有時十分有用。在考生正式進入文件處理后，一般不允許考生提問，除非是測驗材料本身有問題?！　∥募饻y驗答卷紙示例　　文件筐測驗答卷紙　　考生編號選拔職位文件序號處理意見：　　簽名　　月日處理理由：　　文件筐測驗指導語示例(供選拔秘書用)　　指導語　　這是一些辦公室工作的模擬練習。目的是了解您在辦公室事務(wù)處理方面的經(jīng)驗與能力。　　以下是有關(guān)的背景情況，請您務(wù)必仔細閱讀并牢記于心：　　您是局辦公室秘書之一，大家都稱您小A。此辦公室是直接協(xié)助幾位局領(lǐng)導工作的職能部門，目前由田主任一人負責。　　今天是1996年5月24日，星期五。局里在遠郊召開一個重要會議，田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務(wù)，只有您一個留守。所有局領(lǐng)導都在出席重要會議。您不能找他們請示，局里其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是，由于那里電信線路出現(xiàn)故障，您無法和在郊區(qū)開會的田主任及其他同事聯(lián)系?！　√镏魅巫蛲磔氜D(zhuǎn)托人給您一張便條：　　小A：　　明天(24日)有這么幾件事情要偏勞你：　　1)主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料，代我起草一份500字左右的報告?！　?)實習生鄭蘭說是寫了一份信息，你給看一下。最近局里上報的信息比較少，被采用的更少。看這份信息能否上報或經(jīng)修改后上報。　　3)請你給楊菁去封信，告訴她我們已經(jīng)錄取了新秘書?！　?)請你根據(jù)李局長給馬林副局長來信的批示，把馬副局長的信處理一下。　　以上幾件事情都不能再拖了，明天上午無論如何要完成。下午1∶00局里有車來會場，你搭車來會場，這里實在忙不過來?！　∶魈焐衔甾k公室若有什么事，你見機行事。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉(zhuǎn)?！　≈x謝!　　　　現(xiàn)在是早晨8∶30，您一上班就得到上述指示和有關(guān)材料，您的任務(wù)是遵照指示完成所有工作。　　以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規(guī)定：　　1. 首先，請您完成《指導語自測題》，回答結(jié)果構(gòu)成評分的重要內(nèi)容?！　?. 其次，請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排，若情況變化，日程安排可以更改，但必須在《日程計劃表》上予以注明?！　?. 一切任務(wù)請按您本人對秘書工作的理解和相應(yīng)的指示獨立完成，并一定要說明這么處理的理由，否則要倒扣分?！　‖F(xiàn)在請開始!　　指導語測驗示例(供選拔秘書用)　　考生編號：應(yīng)聘職位：指導語測驗題　　請您判斷以下陳述是否正確，選擇“是”或“否”：　　1. 局里只有你一人上班?！　　　?. 有什么不清楚的事情，您可以打電話請示田主任?！　　　?. 能處理完最好，處理不完向田主任好好解釋一下，他會諒解的。　　　　4. 變動日程安排是允許的。　　　　5. 一件事情怎么處理有時候憑直覺，不一定非要說出理由?！　　　?答案： B， B， B， A， B)(如自己的回答與答案不符，請對照指導語檢查)　　(3)評分　　宜在考生做完后立即進行，當有質(zhì)詢考生的設(shè)計時，特別應(yīng)該如此。為求客觀，可將考