【文章內(nèi)容簡介】 責(zé)檔案管理工作。人資、財務(wù)、營銷、運(yùn)營、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)管理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：1．管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃、大事記；各類公文、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等；2．立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批復(fù)文件等；3．證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4．資信文件：驗資、審計、評估報告等；5．合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；6．項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等；7．設(shè)備和技術(shù)文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；8．國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等9．聲像信息類：事業(yè)部具有重要價值或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資料等。10．其他需要?dú)w檔的重要文件。第三條 收集歸檔1．檔案在形成過程中，檔案員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地移交檔案室歸檔。 2．凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。3．以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀(jì)要、往來函件和傳真件等由秘書處負(fù)責(zé)收集、整理，按年度立卷歸檔。4．為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進(jìn)行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作順利進(jìn)行。第五條 檔案保管1．檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險情，必須立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。2．嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3．檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。第六條 檔案借閱1．借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；2．借閱非機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借出原件，須報行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批；3．因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政副總批準(zhǔn)方可借出；4．借閱機(jī)密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；絕密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)；5．外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱；6．任何人借閱檔案原件，原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準(zhǔn)在文件上作記號、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；7．借閱檔案者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進(jìn)行處罰直至追究其法律責(zé)任。第七條 檔案移交檔案需移交時，應(yīng)將檔案移交的詳細(xì)目錄上報行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。第八條 檔案銷毀檔案銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由檔案管理員和秘書處負(fù)責(zé)人同時在場監(jiān)督。第九條 其他人事、財務(wù)、營銷、運(yùn)營等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負(fù)責(zé)。第七節(jié) 保密管理辦法第一條 保密范圍：1．政府、董事會下發(fā)的內(nèi)部參閱、秘密級以上文件；2．重大決策中的秘密事項；3．尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；4．開發(fā)報建、設(shè)計施工、訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等；5．章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報告；6．各部門上報、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料；7．各部門每個時期的工作計劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料；8．各類行政、業(yè)務(wù)會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀(jì)要；9．財務(wù)運(yùn)作、資金運(yùn)作計劃、統(tǒng)計報表，財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料；10．人事檔案，員工個人工資、獎金及勞務(wù)性收入資料，員工情況綜合材料；11．在經(jīng)營過程中形成的市場調(diào)查、預(yù)測、投資項目可行性研究、項目招商、項目評估、項目進(jìn)展情況等專題報告及有關(guān)資料；12．招商、營銷策略等資料；13．招投標(biāo)資料、底價及競爭對手的有關(guān)情況等；14．工程預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙；15．事業(yè)部管理層住址、電話、行蹤；16．所有印章、財務(wù)用章、法人章等；17．各部門所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息；18．意外或突發(fā)事件，其它經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的事項。第二條 密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為秘密、機(jī)密、絕密三個密級。1．公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；2．公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營情況、重要會議記錄為機(jī)密級；3．公司人事檔案、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第三條 保密措施1．密件應(yīng)由各級行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級的印章。2．密件應(yīng)有專人監(jiān)制、保管，存放在保險箱或保險柜內(nèi)；條件一時不具備的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。3．機(jī)密級（含）以上的文件傳閱至公司領(lǐng)導(dǎo)；秘密級文件傳閱各副總以上級別人員。非經(jīng)以上人員批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。4．密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經(jīng)辦人或電腦管理員負(fù)責(zé)保密。5．外出攜帶密件，由指定人員負(fù)責(zé)保密并采取必要的安全措施。6．查閱、借閱密件，須要經(jīng)總經(jīng)理同意，并經(jīng)密件保存部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。機(jī)密件須先經(jīng)秘書處負(fù)責(zé)人審批，再經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后方能借閱，并要求當(dāng)日歸還。7．凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。8．秘書處檔案室、打字室和有關(guān)部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)同意，無關(guān)人員不得擅自進(jìn)入保密室。各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進(jìn)入。9．全體員工要嚴(yán)格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密?0．具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議及其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；（4）確定會議內(nèi)容是否傳達(dá)及傳達(dá)范圍。11．任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補(bǔ)救措施并及時報告秘書處負(fù)責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)處理。12．各部門在經(jīng)營中如遇有可能給公司造成負(fù)面影響的緊急情況，在場員工應(yīng)立即處理，無法處理時應(yīng)立即向部門負(fù)責(zé)人報告。對有負(fù)面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機(jī)關(guān)調(diào)查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確有必要時對外發(fā)言時，應(yīng)由籌建處負(fù)責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)指定專人進(jìn)行或在統(tǒng)一口徑的情況下經(jīng)籌建處負(fù)責(zé)人同意或認(rèn)可后進(jìn)行。、長休、辭職，必須將與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細(xì)清單并上交部門負(fù)責(zé)人。第四條 公司員工應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權(quán)對其進(jìn)行背景調(diào)查。第五條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1．本事業(yè)部秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2．使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。第六條 罰則出現(xiàn)下列情況之一的，予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、辭退，情節(jié)嚴(yán)重的依據(jù)《公司法》、《保密法》、《刑法》有關(guān)規(guī)定，追究法律責(zé)任。泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；違反保密管理程序的；泄露公司秘密但采取有效補(bǔ)救措施的；故意或過失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。第八節(jié) 對外接待管理辦法第一條 為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二條 本制度適用于事業(yè)部接待工作。第三條 秘書處、行政辦公室負(fù)責(zé)制度解釋。第四條 接待事務(wù)分類A類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團(tuán)或政府部門的接待；B類：業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待；C類：普通接待。指一般來客的接待。第五條 接待場所管理1．總經(jīng)理辦公室、會議室用于貴賓接待；2．VIP商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待；3．休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。第六條 接待職責(zé)分工1．接待是窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關(guān)部門人員必須高度重視、規(guī)范操行。2．接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：（1）警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導(dǎo)入；（2）禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準(zhǔn)備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時清掃工作；（3）總臺文員：提供信息溝通保障、調(diào)度控制及來客記錄；（4）經(jīng)辦部門：負(fù)責(zé)接待洽談并陪同始終；（5）秘書處：管理總經(jīng)理辦公室、貴賓室，負(fù)責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀。第七條 接待方式1．貴賓接待：秘書迎接來客于總經(jīng)理辦公室或會議室入座，事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于酒店就餐。2．業(yè)務(wù)接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談，以香煙、飲料、糖果等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營銷、招商經(jīng)辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。3．普通接待：業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù)，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同于餐廳就餐。第八條 接待規(guī)則1．接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導(dǎo)路線并通報總臺，總臺禮儀、文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員，接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室接待洽談。2．接待禮儀要點：（1）接待人員須嚴(yán)格遵守事業(yè)部相關(guān)規(guī)定，不準(zhǔn)有任何越格行為發(fā)生；（2）總臺禮儀、文員于接待進(jìn)行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進(jìn)行；（3）接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。：（1）通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報紙、便箋及鉛筆等；（2）特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及專用茶具、水果等。 4．環(huán)境標(biāo)準(zhǔn)：（1）物品擺放整齊，表面無灰塵；（2）地面干凈，空氣流通清新；（3）室溫適宜，燈光適中，演示設(shè)備調(diào)好待機(jī)；（4）備品齊全。 　　　參觀規(guī)定（1）參觀須請示行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)；（2）參觀介紹由禮儀或部門接待人員負(fù)責(zé)；（3）參觀所到之處，工作人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。第九節(jié) 總經(jīng)理日程管理辦法第一條 日程是總經(jīng)理的工作質(zhì)量、工作效率、工作成果的表現(xiàn)之一，總經(jīng)理工作日程安排是秘書處的一項基本工作，是輔助工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，有利于總經(jīng)理高效工作，更全面地處理事業(yè)部各方面事務(wù)。第二條 日程安排原則1．了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況； 2．優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍； 3．了解公事業(yè)部業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是業(yè)務(wù)進(jìn)展情況；4．對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程，及時整理日程表，以免安排沖突；5．明確工作事項優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順、排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6．定期與總經(jīng)理溝通，使雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達(dá)成共識，以利工作開展；7．日程安排做到張弛有度、松緊適當(dāng)。第三條 秘書處負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作日程計劃安排。1．每周確定總經(jīng)理工作計劃安排表；2．依據(jù)計劃安排制定每日總經(jīng)理工作備忘錄；3．每天將總經(jīng)理交辦的工作及完成、進(jìn)展情況登記匯總。第四條 總經(jīng)理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、會議安排、大型活動和突發(fā)來訪等部分組成。1．日常工作安排：總經(jīng)理日常工作分為兩種，即事先有計劃的相對固定的工作（匯報、會議、出差、接待、文件簽批等）和突發(fā)性工作（臨時安排事項）。秘書處每日需將計劃內(nèi)事項預(yù)先填入擬好的日程表中，同時靈活安排突發(fā)隨機(jī)事件。各部門需提交總經(jīng)理處理或決定的事務(wù)，一律提交秘書處予以登記安排，以便列入總經(jīng)理日程表中；各部門每日在上午8：50之前將總經(jīng)理需審核的工作提交至秘書處。各部門需總經(jīng)理審核的單據(jù)，則不需登記，直接呈總經(jīng)理審批即可。2．出差行程安排：總經(jīng)理國內(nèi)外出差事務(wù)，均由秘書處予以統(tǒng)籌計劃安排，相關(guān)部門如需與總經(jīng)理一同出差，需提前12周通知秘書處，同時提供出差日期、地點、主要活動內(nèi)容、下榻酒店資料、接送人員等資料。秘書處根據(jù)情況擬出“總經(jīng)理國內(nèi)外出差行程表”，確定行程，預(yù)定機(jī)票。同時做出日常工作協(xié)調(diào)（必要時，擬寫“授權(quán)書”）。如需辦理國外簽證，須提前12個月提交秘書處辦理?？偨?jīng)理出差期間，秘書處根據(jù)總經(jīng)理出差安排，隨時通報事業(yè)部業(yè)務(wù)進(jìn)展情況。出差后，秘書處及時向總經(jīng)理匯報出差期間事業(yè)部內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展。3．會議安排（1）會前與總經(jīng)理及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會議內(nèi)容、議程和參加人員；（2）綜合總經(jīng)理日程，安排會議地點及時間；（3）下發(fā)會議通知后，確認(rèn)參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人員，可進(jìn)行電話確認(rèn)；（4）會中協(xié)助放映PPT，時刻關(guān)注會場內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變；（5）對會中達(dá)成的決議及時跟進(jìn)，并反饋給總經(jīng)理。4．媒體采訪（1）秘書處提前為總經(jīng)理準(zhǔn)備好采訪提綱和問題答案；（2）對于需要攝像或拍照的采訪，由秘書處負(fù)責(zé)提醒總經(jīng)理著裝和發(fā)型；（3）采訪如在事業(yè)部外進(jìn)行，須事先與行政部門定好車輛；如采訪在事業(yè)部內(nèi)進(jìn)行，秘書處通知行政辦公室準(zhǔn)備會議