【文章內容簡介】 責檔案管理工作。人資、財務、營銷、運營、網絡等專業(yè)檔案可由相應職能部門負責管理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：1．管理文件：在經營活動中具有重要依據的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責、年度工作總結和計劃、大事記；各類公文、會議紀要、業(yè)務來往函件和傳真件等；2．立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關于項目立項的各種批復文件等；3．證照文件：經營活動中產生的各類證件、執(zhí)照等；4．資信文件：驗資、審計、評估報告等；5．合同文件：經營活動中產生的各類合同、協(xié)議等；6．項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等；7．設備和技術文件：設備、技術資料等；8．國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等9．聲像信息類：事業(yè)部具有重要價值或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件及內部網絡資料等。10．其他需要歸檔的重要文件。第三條 收集歸檔1．檔案在形成過程中，檔案員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地移交檔案室歸檔。 2．凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應在文件辦理完畢一個工作日內將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復印件可存于本部門備查。3．以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由秘書處負責收集、整理，按年度立卷歸檔。4．為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況。經辦人要設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應根據歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作順利進行。第五條 檔案保管1．檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險情，必須立即向有關領導報告。2．嚴禁無關人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3．檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據所造成損失的大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。第六條 檔案借閱1．借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；2．借閱非機密性文件（包括復印件），須秘書處負責人批準；借出原件，須報行政副總經理以上領導審批；3．因辦理相關政府事務所需的資料，須經行政副總批準方可借出；4．借閱機密性文件（包括復印件），須經行政副總經理批準；絕密性文件（包括復印件），須經總經理批準；5．外部人員來查閱資料，應出具其單位書面證明，并經行政副總經理以上領導批準，方可查閱；6．任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復制；不準在文件上作記號、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復制，須經秘書處負責人批準；7．借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。第七條 檔案移交檔案需移交時，應將檔案移交的詳細目錄上報行政副總經理或以上領導審批，方可移交。第八條 檔案銷毀檔案銷毀須經總經理批準，并由檔案管理員和秘書處負責人同時在場監(jiān)督。第九條 其他人事、財務、營銷、運營等專業(yè)檔案的管理可根據其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責。第七節(jié) 保密管理辦法第一條 保密范圍：1．政府、董事會下發(fā)的內部參閱、秘密級以上文件；2．重大決策中的秘密事項；3．尚未付諸實施的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目及經營決策；4．開發(fā)報建、設計施工、訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等；5．章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報告；6．各部門上報、下發(fā)和相互交換的內部文件、資料；7．各部門每個時期的工作計劃、總結和情況綜合文件、資料；8．各類行政、業(yè)務會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀要；9．財務運作、資金運作計劃、統(tǒng)計報表，財務預決算報告及各類財務報表、金融管理部門的原始數(shù)據、資料；10．人事檔案，員工個人工資、獎金及勞務性收入資料，員工情況綜合材料；11．在經營過程中形成的市場調查、預測、投資項目可行性研究、項目招商、項目評估、項目進展情況等專題報告及有關資料；12．招商、營銷策略等資料；13．招投標資料、底價及競爭對手的有關情況等；14．工程預算、結算書和各種圖紙；15．事業(yè)部管理層住址、電話、行蹤；16．所有印章、財務用章、法人章等；17．各部門所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；18．意外或突發(fā)事件，其它經公司確定應當保密的事項。第二條 密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應分類編定為秘密、機密、絕密三個密級。1．公司經營發(fā)展中，直接影響公司權益的重要決策文件資料為絕密級；2．公司的規(guī)劃、公司經營情況、重要會議記錄為機密級；3．公司人事檔案、財務報表、統(tǒng)計資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第三條 保密措施1．密件應由各級行政管理部門分別蓋上相應密級的印章。2．密件應有專人監(jiān)制、保管，存放在保險箱或保險柜內；條件一時不具備的，也應存放在上鎖的資料柜、抽屜內。3．機密級（含）以上的文件傳閱至公司領導；秘密級文件傳閱各副總以上級別人員。非經以上人員批準，不得復制、摘抄或傳閱。4．密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總經理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經辦人或電腦管理員負責保密。5．外出攜帶密件，由指定人員負責保密并采取必要的安全措施。6．查閱、借閱密件，須要經總經理同意，并經密件保存部門負責人審批后，方可借閱。機密件須先經秘書處負責人審批，再經行政副總批準后方能借閱，并要求當日歸還。7．凡涉及保密內容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。8．秘書處檔案室、打字室和有關部門資料室設為保密室，未經同意，無關人員不得擅自進入保密室。各領導的辦公室，未經本人同意，不得進入。9．全體員工要嚴格遵守保密制度，預防丟失或被竊取文件資料；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談論公司秘密；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密。10．具有屬于公司秘密內容的會議及其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定使用會議設備和管理會議文件；（4）確定會議內容是否傳達及傳達范圍。11．任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經被泄露或可能被泄露時，應當立即采取補救措施并及時報告秘書處負責人及主管領導處理。12．各部門在經營中如遇有可能給公司造成負面影響的緊急情況，在場員工應立即處理，無法處理時應立即向部門負責人報告。對有負面影響的突發(fā)事件除有義務協(xié)助司法機關調查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確有必要時對外發(fā)言時，應由籌建處負責人以上領導指定專人進行或在統(tǒng)一口徑的情況下經籌建處負責人同意或認可后進行。、長休、辭職，必須將與公司業(yè)務有關的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細清單并上交部門負責人。第四條 公司員工應與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權對其進行背景調查。第五條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1．本事業(yè)部秘密被不應知悉者知悉的；2．使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應知悉者知悉的。第六條 罰則出現(xiàn)下列情況之一的，予以警告、經濟處罰、辭退，情節(jié)嚴重的依據《公司法》、《保密法》、《刑法》有關規(guī)定，追究法律責任。泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；違反保密管理程序的；泄露公司秘密但采取有效補救措施的；故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經濟損失的；違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；利用職權強制他人違反保密規(guī)定的。第八節(jié) 對外接待管理辦法第一條 為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二條 本制度適用于事業(yè)部接待工作。第三條 秘書處、行政辦公室負責制度解釋。第四條 接待事務分類A類：貴賓接待。指公司領導重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團或政府部門的接待；B類：業(yè)務接待。指營銷客戶的接待；C類：普通接待。指一般來客的接待。第五條 接待場所管理1．總經理辦公室、會議室用于貴賓接待；2．VIP商務室用于業(yè)務接待；3．休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。第六條 接待職責分工1．接待是窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關部門人員必須高度重視、規(guī)范操行。2．接待內容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。分工如下：（1）警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導入；（2）禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，協(xié)理貴賓室、商務室定時清掃工作；（3）總臺文員：提供信息溝通保障、調度控制及來客記錄；（4）經辦部門：負責接待洽談并陪同始終；（5）秘書處：管理總經理辦公室、貴賓室，負責招待服務并陪同洽談及參觀。第七條 接待方式1．貴賓接待：秘書迎接來客于總經理辦公室或會議室入座，事業(yè)部領導陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領導或指定專人陪同安排于酒店就餐。2．業(yè)務接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務室洽談，以香煙、飲料、糖果等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營銷、招商經辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。3．普通接待：業(yè)務部門接待并服務，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同于餐廳就餐。第八條 接待規(guī)則1．接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導路線并通報總臺，總臺禮儀、文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務人員，接待經辦人員請來客到專門接待室接待洽談。2．接待禮儀要點：（1）接待人員須嚴格遵守事業(yè)部相關規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生；（2）總臺禮儀、文員于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行；（3）接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。：（1）通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報紙、便箋及鉛筆等；（2）特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及專用茶具、水果等。 4．環(huán)境標準：（1）物品擺放整齊，表面無灰塵；（2）地面干凈，空氣流通清新；（3）室溫適宜，燈光適中，演示設備調好待機；（4）備品齊全。 　　　參觀規(guī)定（1）參觀須請示行政副總經理批準；（2）參觀介紹由禮儀或部門接待人員負責；（3）參觀所到之處，工作人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。第九節(jié) 總經理日程管理辦法第一條 日程是總經理的工作質量、工作效率、工作成果的表現(xiàn)之一，總經理工作日程安排是秘書處的一項基本工作，是輔助工作的基礎，安排好總經理日程，有利于總經理高效工作，更全面地處理事業(yè)部各方面事務。第二條 日程安排原則1．了解總經理的日常工作、近期業(yè)務重點、作息習慣、身體狀況； 2．優(yōu)化工作方法，細心觀察總經理的工作習慣與做事風格，主動適應其工作節(jié)拍； 3．了解公事業(yè)部業(yè)務發(fā)展情況，特別是業(yè)務進展情況；4．對計劃內事情預先寫入日程，及時整理日程表，以免安排沖突；5．明確工作事項優(yōu)先級，在處理事務時注意理順、排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6．定期與總經理溝通，使雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；7．日程安排做到張弛有度、松緊適當。第三條 秘書處負責總經理工作日程計劃安排。1．每周確定總經理工作計劃安排表；2．依據計劃安排制定每日總經理工作備忘錄；3．每天將總經理交辦的工作及完成、進展情況登記匯總。第四條 總經理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、會議安排、大型活動和突發(fā)來訪等部分組成。1．日常工作安排：總經理日常工作分為兩種，即事先有計劃的相對固定的工作（匯報、會議、出差、接待、文件簽批等）和突發(fā)性工作（臨時安排事項）。秘書處每日需將計劃內事項預先填入擬好的日程表中，同時靈活安排突發(fā)隨機事件。各部門需提交總經理處理或決定的事務，一律提交秘書處予以登記安排，以便列入總經理日程表中；各部門每日在上午8：50之前將總經理需審核的工作提交至秘書處。各部門需總經理審核的單據，則不需登記，直接呈總經理審批即可。2．出差行程安排：總經理國內外出差事務，均由秘書處予以統(tǒng)籌計劃安排，相關部門如需與總經理一同出差，需提前12周通知秘書處，同時提供出差日期、地點、主要活動內容、下榻酒店資料、接送人員等資料。秘書處根據情況擬出“總經理國內外出差行程表”，確定行程，預定機票。同時做出日常工作協(xié)調（必要時，擬寫“授權書”）。如需辦理國外簽證，須提前12個月提交秘書處辦理?？偨浝沓霾钇陂g，秘書處根據總經理出差安排，隨時通報事業(yè)部業(yè)務進展情況。出差后，秘書處及時向總經理匯報出差期間事業(yè)部內部事務及業(yè)務進展。3．會議安排（1）會前與總經理及相關部門負責人明確會議內容、議程和參加人員；（2）綜合總經理日程，安排會議地點及時間；（3）下發(fā)會議通知后，確認參會人是否已收到通知，對特別重要的參會人員，可進行電話確認；（4）會中協(xié)助放映PPT，時刻關注會場內情況，隨機應變；（5）對會中達成的決議及時跟進，并反饋給總經理。4．媒體采訪（1）秘書處提前為總經理準備好采訪提綱和問題答案；（2）對于需要攝像或拍照的采訪，由秘書處負責提醒總經理著裝和發(fā)型；（3）采訪如在事業(yè)部外進行，須事先與行政部門定好車輛；如采訪在事業(yè)部內進行，秘書處通知行政辦公室準備會議