【正文】 應(yīng)根據(jù)所跟進(jìn)事項(xiàng)實(shí)際情況實(shí)時(shí)或定期向主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報(bào)《會(huì)議決議跟進(jìn)記錄表》。違者將予以100元處罰；5．任何人員不得無故缺席會(huì)議，如確有緊急情況，須提前請(qǐng)假（中層干部以上人員請(qǐng)假需總經(jīng)理批準(zhǔn)，其它人員需向會(huì)議組織部門請(qǐng)假），否則視為缺席。4．會(huì)議一經(jīng)確定，與會(huì)人員應(yīng)預(yù)先做好各項(xiàng)工作安排，原則上不可請(qǐng)假、遲到或缺席，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請(qǐng)假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會(huì)后應(yīng)主動(dòng)詢問會(huì)議內(nèi)容及交辦事項(xiàng)，確保會(huì)議布署的各項(xiàng)工作按時(shí)保質(zhì)完成并對(duì)工作結(jié)果負(fù)責(zé)。此項(xiàng)會(huì)議由秘書處具體組織實(shí)施，并制發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。秘書處負(fù)責(zé)人列席會(huì)議并負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的整理和分發(fā)（會(huì)議安排詳見附表）。第三條 會(huì)議形式：見面會(huì)議、視頻會(huì)議、電話會(huì)議等。（3）簡(jiǎn)報(bào)：部門簡(jiǎn)報(bào)由部門負(fù)責(zé)人指定專人結(jié)合部門工作進(jìn)展制定，每季度一期，力求增強(qiáng)簡(jiǎn)報(bào)編寫部門凝聚力、榮譽(yù)感，激發(fā)事業(yè)部其他部門創(chuàng)造力，形成爭(zhēng)優(yōu)創(chuàng)先的良性循環(huán)。：要求各部門根據(jù)具體工作實(shí)際及時(shí)反映問題，便于總經(jīng)理對(duì)工作進(jìn)展情況實(shí)時(shí)把握，并做出準(zhǔn)確決策。、教訓(xùn)；、支持或協(xié)調(diào)時(shí)，按本辦法范本制定并發(fā)送的函。第六條 報(bào)告標(biāo)準(zhǔn)：報(bào)告應(yīng)全面體現(xiàn)報(bào)告人、報(bào)告對(duì)象、報(bào)告事項(xiàng)、計(jì)劃完成時(shí)限、完成標(biāo)準(zhǔn)、實(shí)際完成情況及未完成原因等因素。第四條 報(bào)告分類主要包括例行報(bào)告、專項(xiàng)報(bào)告和其他報(bào)告三種。如與事業(yè)部其他制度相抵觸，以其他制度為準(zhǔn)。：借閱或復(fù)制有關(guān)文件,須填寫《文件借閱復(fù)制申請(qǐng)表》，行政副總或總經(jīng)理簽批后方可借閱或復(fù)制，須在借出當(dāng)日17時(shí)前歸還。按文書類別不同，保存年限不同。 （7）事業(yè)部職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。 （3）事業(yè)部對(duì)外的正式發(fā)文及與其他事業(yè)部或政府來往的文書。：根據(jù)文件發(fā)布類型、領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，進(jìn)行呈報(bào)或發(fā)送，如需傳閱進(jìn)行逐步登記。：領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、印發(fā)、登記。第五條 文件管理原則 文件制定遵循實(shí)用性、可操作性原則；文件管理遵循保密性、可追溯性原則。：非機(jī)密文件。按文件密級(jí)，可分為絕密、秘密、機(jī)密、普通、傳閱五類。1. 上行文：事業(yè)部向董事會(huì)或政府相關(guān)部門的發(fā)文。第十一條 附經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部常用公文模板、范本。由秘書處根據(jù)事業(yè)部決議或總經(jīng)理意圖起草，并以事業(yè)部名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記；。提報(bào)事業(yè)部的文件均由秘書處秘書負(fù)責(zé)接收、處理。印發(fā)日期用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，并在印發(fā)單位和印發(fā)日期橫線右下角刊字“共印份”。“主題詞”三字用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。公文如有附注（需要說明的其他事項(xiàng)），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報(bào)”等，應(yīng)居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文日期下1行。公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。主送部門名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。命令（令）、決定、會(huì)議紀(jì)要的主送機(jī)關(guān)寫于主題詞之下版權(quán)欄之上，“主送”二字用“已發(fā)”代替，后加冒號(hào)?！　」臉?biāo)題在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時(shí)，要做到詞意完整、排列對(duì)稱、間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要概括公文主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)標(biāo)明發(fā)文分公司、部門。分公司、各部門上報(bào)的公文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。文種代字一般用“發(fā)”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2種。由事業(yè)部代字、文種代字、年份和序號(hào)組成。緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。涉及事業(yè)部秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明秘密等級(jí)和保密期限。一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。批語用3號(hào)楷體字，公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字，正文用3號(hào)仿宋體字，正文一般每頁排22行，每行排28個(gè)字（詳見模板）。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項(xiàng)決議和指令，記錄事業(yè)部經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)全部信息。第三章 秘書處工作制度第一節(jié) 公文管理辦法第一條 依據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T　97041999），結(jié)合事業(yè)部實(shí)際，特制定本辦法。 二、秘書崗位職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理1．負(fù)責(zé)總經(jīng)理工作期間日常事務(wù)管理；2．負(fù)責(zé)總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動(dòng)、內(nèi)外部接待安排、預(yù)約工作、商務(wù)活動(dòng)安排；3．負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室客人來訪預(yù)約、登記、接待及服務(wù)工作； 4．負(fù)責(zé)總經(jīng)理文件和信函收發(fā)、分送及電話接聽等工作；5．負(fù)責(zé)總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等工作；6．負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室整理工作，每天總經(jīng)理下班后，關(guān)閉門窗、電腦、電源，整理辦公室備品，做好保潔工作； 7．負(fù)責(zé)總經(jīng)理交辦的其他工作。九、負(fù)責(zé)文件、信息、機(jī)要保密工作。五、負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)管理，包括會(huì)議室的管理使用、會(huì)議議程安排、會(huì)議提案收集、會(huì)議材料準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)議簽到、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的制發(fā)。目 錄第一章 秘書處工作職責(zé)……………………………………………………………………1第二章 秘書處崗位職能……………………………………………………………………2第三章 秘書處工作制度……………………………………………………………………4第一節(jié) 公文管理辦法………………………………………………………………4第二節(jié) 文件管理辦法………………………………………………………………8第三節(jié) 報(bào)告管理辦法………………………………………………………………11第四節(jié) 會(huì)議管理辦法………………………………………………………………13第五節(jié) 督辦管理辦法………………………………………………………………16第六節(jié) 檔案管理辦法………………………………………………………………18第七節(jié) 保密管理辦法………………………………………………………………20第八節(jié) 對(duì)外接待管理辦法…………………………………………………………23第九節(jié) 總經(jīng)理日程安排管理辦法…………………………………………………25第十節(jié) 秘書行為準(zhǔn)則與基本素養(yǎng)…………………………………………………28第四章 工作流程……………………………………………………………………………30第五章 模板、范文…………………………………………………………………………37第一節(jié) 文件管理表單………………………………………………………………37第二節(jié) 報(bào)告管理表單………………………………………………………………44第三節(jié) 會(huì)議管理表單………………………………………………………………52第四節(jié) 公文范本……………………………………………………………………64第五節(jié) 總經(jīng)理日程安排表單………………………………………………………70第一章 秘書處工作職責(zé)一、在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下處理日常工作、協(xié)調(diào)部門工作，監(jiān)督各部門認(rèn)真及時(shí)貫徹事業(yè)部各項(xiàng)工作決策、指令。四、負(fù)責(zé)信息、綜合資料的收集整理，為總經(jīng)理決策提供有價(jià)值信息，發(fā)揮參謀作用。八、負(fù)責(zé)總經(jīng)理報(bào)告、匯報(bào)、致辭的起草工作。第二章 秘書處崗位職能一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé)（一）在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助完成總經(jīng)理交辦的工作任務(wù)；（二）協(xié)助行政副總做好秘書處團(tuán)隊(duì)、文化、制度建設(shè)，定期對(duì)秘書處人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；（三）協(xié)助行政副總制定秘書處整體工作規(guī)劃、工作計(jì)劃及報(bào)告； （四）協(xié)助行政副總對(duì)秘書處的相關(guān)管理工作進(jìn)行全面監(jiān)督指導(dǎo)；（五）協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部?jī)?nèi)部管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)方案；（六）負(fù)責(zé)起草、修改以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請(qǐng)示、報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告、講話、致辭等；（七）負(fù)責(zé)匯總實(shí)際工作遇到的問題，提出建設(shè)性意見并及時(shí)呈報(bào)行政副總；（八）負(fù)責(zé)督導(dǎo)秘書做好事業(yè)部文件及重要檔案資料的編號(hào)、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作；（九）負(fù)責(zé)秘書處保密工作；（十）負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)系、督辦、催辦事項(xiàng)及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作。（四）其他工作21．負(fù)責(zé)秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等工作；22．負(fù)責(zé)本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，創(chuàng)造良好的辦公和接待環(huán)境；23．負(fù)責(zé)秘書處日志記錄；24．接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，并做好電話記錄；25．完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項(xiàng)，并對(duì)其負(fù)責(zé)。第三條 公文管理辦法制定依據(jù)。文字從左至右橫寫、橫排。第七條 公文用紙。遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡(jiǎn)明扼要，語言措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。秘密等級(jí)和保密期限。緊急程度。電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。發(fā)文字號(hào)一般在發(fā)文標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布?！　??！　」臉?biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂各用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞。抄送部門在主題詞下1行；左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送部門依上級(jí)單位、平行單位、下級(jí)單位、部門次序排列，抄送部門間用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送部門后標(biāo)句號(hào)。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。第十條 公文的處理流程。提報(bào)董事會(huì)、政府部門的公文由秘書處負(fù)責(zé)制發(fā)、送達(dá)；。事業(yè)部?jī)?nèi)部門間的協(xié)商函由部門負(fù)責(zé)起草，并報(bào)秘書處存檔備案。 第三條 文件類型按照文件發(fā)布去向，可分為上行文、平行文、下行文、泛行文四類。4. 泛行文：可以同時(shí)上行、下行、平行及社會(huì)公布的一種行文（如行政公文中的公告，通告等）。：不能向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)：電子郵件、紙質(zhì)：公司網(wǎng)站、電子郵件注：以電子郵件、紙質(zhì)形式發(fā)布文件時(shí)，視必要程度，接受者須簽收登記。：秘書處起草文件后，須報(bào)送行政副總或總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。：文件由秘書處接收，進(jìn)行登記、分類，經(jīng)秘書處主任審核、整理后呈報(bào)總經(jīng)理審批。 （2）董事會(huì)關(guān)于事業(yè)部的決定、決議、指示、命令等文件材料。 （6）事業(yè)部負(fù)責(zé)人任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機(jī)密程度、整理編號(hào)和保存年限進(jìn)行整理與編輯，并在文件保存簿上做好登記，歸檔保存。（3）保存期從編輯之日起計(jì)算，次重要且沒有必要保存十年的文書，可保存五年。第九條 本《辦法》解釋權(quán)歸屬人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部秘書處所有。第三條 定義：本辦法中報(bào)告包括經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部下屬各運(yùn)營(yíng)、營(yíng)銷、市場(chǎng)開發(fā)團(tuán)隊(duì)以及人力資源、行政辦、品牌管理中心等各職能部門負(fù)責(zé)人，定期或?qū)崟r(shí)向事業(yè)部總經(jīng)理進(jìn)行述職報(bào)告的行為；各事業(yè)部或項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)之間需協(xié)同或通報(bào)事項(xiàng)；經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部向董事會(huì)進(jìn)行的工作匯報(bào)行為等。紙質(zhì)文件指參照本辦法附件范本制定并打印出的報(bào)告；電子版本即存儲(chǔ)于某種存儲(chǔ)設(shè)備中未打印出的報(bào)告；當(dāng)出現(xiàn)緊急情況不便以上述形式上報(bào)時(shí)，也可使用口頭、短信、電話等形式。主要溝通方式有簡(jiǎn)報(bào)和工作協(xié)調(diào)函等,通過紙質(zhì)文件和電子版本兩種形式發(fā)行。報(bào)告須及時(shí)交至秘書處，如有特殊情況不能及時(shí)上交，應(yīng)提前三個(gè)工作日知會(huì)秘書處負(fù)責(zé)人，并填寫《報(bào)告延遲說明表》報(bào)總經(jīng)理。（2）復(fù)命報(bào)告：秘書處傳達(dá)總經(jīng)理問詢至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，臨近報(bào)告前給予提醒，及時(shí)接收?qǐng)?bào)告并呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時(shí)傳達(dá)。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。由總經(jīng)理主持，事業(yè)部高管參加，圍繞重大事件及決策展開，全面掌控事業(yè)部發(fā)展目標(biāo)及管理動(dòng)向。會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，1個(gè)工作日內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要備份呈報(bào)至秘書處存檔備案?？偨Y(jié)全年工作情況，布署工作任務(wù)，表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)部門及個(gè)人。3．各部門工作例會(huì)必須服從事業(yè)部的統(tǒng)一安排，各部門小會(huì)不得安排在公司例會(huì)同期召開，應(yīng)堅(jiān)持小會(huì)服從大會(huì)、局部服從整體的原則。 第七條 會(huì)議紀(jì)律1．與會(huì)人員須嚴(yán)格按照會(huì)議時(shí)間出席，提前十分鐘到達(dá)會(huì)議室，并填寫《會(huì)議簽到表》；2．與會(huì)人員在開會(huì)期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進(jìn)出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急需說明事項(xiàng)，應(yīng)向會(huì)議組織者示意獲準(zhǔn)后發(fā)言；3．周會(huì)、月會(huì)等例行會(huì)議要求與會(huì)人員主要圍繞當(dāng)期的工作重點(diǎn)、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗(yàn)或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點(diǎn)以及需要其他部門或團(tuán)隊(duì)予以協(xié)同的事項(xiàng)等展開；4．會(huì)議期間，與會(huì)人員須將手機(jī)關(guān)機(jī)或調(diào)成振動(dòng)狀態(tài)，不準(zhǔn)接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會(huì)議組織者請(qǐng)假后離場(chǎng)接聽，以免影響會(huì)議效果。第九條 會(huì)議決議督辦1．督辦范圍：周例會(huì)、月例會(huì)、各項(xiàng)專項(xiàng)會(huì)議決議等；2．事項(xiàng)督辦形式：會(huì)后由秘書處指定專人進(jìn)行跟進(jìn)督辦，每次督辦須做好記錄工作以備查閱，督辦形式主要包括：電話、手機(jī)短信、傳真、郵箱、現(xiàn)場(chǎng)跟進(jìn)督辦、調(diào)閱部門會(huì)議紀(jì)要；3．督辦事項(xiàng)記錄要求：督辦人員必須準(zhǔn)確詳實(shí)了解所跟進(jìn)事項(xiàng)進(jìn)展情況，并如實(shí)填寫《會(huì)議決議跟進(jìn)表》。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營(yíng)管理事業(yè)部各項(xiàng)目公司及部門。第五條 督辦對(duì)象：各項(xiàng)目公司和部門主要負(fù)責(zé)人，以及其他需督辦人員。：針對(duì)市場(chǎng)開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場(chǎng)開發(fā)各項(xiàng)工作進(jìn)行督辦管理； ：針對(duì)日常行政事務(wù)、會(huì)議管理、公共關(guān)系、文書檔案、后勤管理和安全保衛(wèi)等進(jìn)行督辦管理。：督辦組內(nèi)部工作人員：（1）工作缺乏主動(dòng)性；（2）工作落實(shí)不力；（3）虛報(bào)、瞞報(bào)督辦事項(xiàng)；（4）泄露公司機(jī)密。專項(xiàng)督辦是指對(duì)各項(xiàng)目公司和部門專項(xiàng)工作的督辦。第六節(jié) 檔案管理辦法第一條 管理部門。包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件材料：1．管理文件：在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計(jì)劃、大事記；各類公文、會(huì)議紀(jì)要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等；2．立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目的可行性報(bào)告、評(píng)估報(bào)告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項(xiàng)目立項(xiàng)的各種批復(fù)文件等；3．證照文件：經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4．資信文件：驗(yàn)資、