【文章內(nèi)容簡介】 ，更不能排斥、取代其他部門的職權。秘書部門辦事的態(tài)度如何，將直接影響全局的工作，因為領導機構和領導人員的很多事情都離不開秘書部門的輔助性工作，大都是在秘書部門得以最終完成的。秘書部門的事務性工作很多，如文件的起草收發(fā)，電話傳真的接收，會議的組織安排，來信來訪的接待，也要輔助決策，充當助手參謀的角色，又要溝通協(xié)調(diào)，督促檢查，還要發(fā)揮“窗口”、“門面”的作用。有的秘書人員這樣概括秘書部門的工作：“瑣瑣碎碎，婆婆媽媽，忙忙碌碌，上上下下?！? 如果說領導機關是一列運轉(zhuǎn)的機車車頭，那么秘書部門就像使這車頭得以運轉(zhuǎn)的樞紐，時刻都在活動著。要使車頭運轉(zhuǎn)靈活自如，關鍵在于提高秘書部門的辦事效率。追求效率，是現(xiàn)代高科技社會的一個共同面臨的課題，也是中國實現(xiàn)現(xiàn)代化必須解決的問題。秘書部門辦事的效率，關系到領導工作是否順利和暢通。 (二)樞紐協(xié)調(diào)職能被稱之為“現(xiàn)代經(jīng)營管理理論之父”的著名管理學家法約爾最先提出了管理的五大職能，其中一項就是協(xié)調(diào)。所謂協(xié)調(diào)，是指防止系統(tǒng)中出現(xiàn)不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象，以及糾正不協(xié)調(diào)的行為而使之協(xié)調(diào)的管理活動。不少專家學者認為，協(xié)調(diào)是最富藝術性的一項管理活動。如果把協(xié)調(diào)解釋得通俗一些，那么就是化解矛盾，避免沖突，使機關單位保持和諧的狀態(tài)。協(xié)調(diào)的涵蓋面相當大，包括上下關系的協(xié)調(diào)，即領導與被領導之間的協(xié)調(diào)；左右關系的協(xié)調(diào)，即部門與部門之間的協(xié)調(diào)；內(nèi)外關系的協(xié)調(diào)，即本機關、本單位與他機關、他單位的協(xié)調(diào)。機關單位的領導者負有協(xié)調(diào)的主要職責，但領導者不可能事必躬親，這就需要作為領導參謀助手的秘書部門協(xié)助領導通過協(xié)調(diào)溝通，消除隔閡，化解矛盾，排除障礙，理順關系，使之目標統(tǒng)一、步調(diào)一致、同心協(xié)力、密切協(xié)作，以達到最高的工作效率和最佳的工作狀態(tài)。秘書部門是輔助領導者進行協(xié)調(diào)的主要部門，在機關單位中處于中心位置，是組織系統(tǒng)縱橫管理網(wǎng)絡的交集點，是各級領導活動的中心，是總部所在地。一個單位的職能可以離開總部，但是秘書部門不能離開總部。因為機關領導工作總是依靠秘書部門發(fā)布政令，以發(fā)揮中樞領導的指揮作用。秘書部門通過文件、會議和其他工作方式，傳達上級和領導的指令、任務，反映、上報下級和其他部門的情況，同外單位保持經(jīng)常性聯(lián)系，傳遞信息，起著上傳下達、溝通左右、聯(lián)系內(nèi)外的重要作用，這就要求秘書部門要有協(xié)調(diào)觀念。有人把一個機關單位獨立管理體系比作人的肌體，領導決策機構是大腦，各職能部門和基層單位是四肢，秘書部門則是聯(lián)結大腦與四肢的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，起著傳導上下、協(xié)調(diào)四肢的特殊作用。 (三)信息管理職能秘書部門是整個機關單位信息的集散地，是各種情況的匯合部門，掌握著大量信息，包括各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)、文件、匯報、會議記錄、上級指示、生產(chǎn)情況、思想動態(tài)、調(diào)查資料、群眾反應等材料。信息管理乃是秘書部門的一項經(jīng)常性的工作。英國學者P佐克杰博士認為：“從最廣泛的意義上說，信息可按其創(chuàng)造能力來加以評論。高質(zhì)量信息可使接受者認識環(huán)境，并隨著環(huán)境的變化采取必要的對策?！庇纱丝梢?，為領導者提供高質(zhì)量的信息具有難以估量的價值。秘書部門要發(fā)揮信息的功能，就要管理好信息。 信息工作既是領導掌握情況、進行決策和指揮工作不可或缺的手段，也是領導機關聯(lián)系實際、聯(lián)系群眾、改進作風的重要方面。領導者要作出正確的決策，有效地指揮所轄地區(qū)的工作，就需求全方位地了解各方面的情況，廣泛聽取干部群眾的呼聲，全面掌握社會動態(tài)。作為從屬于領導機關的秘書部門，理所應當眼觀六路，耳聽八方，積極主動地收集信息，整理加工信息，及時向領導者提供有用的信息。 隨著現(xiàn)代社會的迅速發(fā)展前進，未來的時代是信息的時代，信息管理在秘書部門中的地位和作用將會越來越突出。 (四)助手參謀職能 秘書是各級領導機關、單位、決策者的有力助手和咨詢參謀。秘書部門所起的助手作用包括起草文件、組織會議、調(diào)查研究、提供信息、參與決策、督促查辦、幫助領導安排工作日程，受領導委托處理文件、參加會議、傳達指令、協(xié)調(diào)關系、辦理事務等等。秘書的助手作用發(fā)揮得越充分，領導就越能擺脫瑣碎繁多的事務，騰出更多的時間和精力投入到更重要的事情中，抓好大事，把握全局。 隨著領導職能的轉(zhuǎn)變和決策職能的強化，要求秘書人員既辦文辦事，承上啟下，又參與政務，輔助決策。在領導活動中，決策是其主要職能。任何一個重大的決策和付諸實施的計劃，都不是單憑領導者個人的經(jīng)驗和現(xiàn)有的知識和權力所能決定的，而是要經(jīng)過周密的調(diào)查研究、科學預測和論證等前期工作，靠集體的經(jīng)驗和智慧才能完成。 秘書人員的重要任務之一是為方針、政策、計劃的制定或執(zhí)行而進行一系列的開發(fā)性調(diào)查研究、探索性調(diào)查研究、專題性調(diào)查研究，并為決策者提供決策方案。秘書人員參與決策，但本身不是決策者，因而在決策中其地位與領導者的地位完全不同。徐瑞新、安成信、李欣主編的《秘書學導論》中認為，“對待秘書工作的參謀職能問題上，要防止兩種傾向”，“一是夸大參謀職能，混淆決策與為決策服務兩個層次的界限”，把秘書說成是領導的“外腦”和“思想庫”，把秘書人員列入了決策者的范疇，這是十分錯誤的；“二是否定參謀職能”，認為秘書人員不應介人決策中。這兩種傾向都不能很好地履行秘書的職責。秘書部門輔助領導決策貫穿于決策的整個過程之中，秘書部門的任務主要是為領導決策前、決策中和決策后提供多方面的服務。這就要求秘書部門和秘書人員注意把握領導最關心和急需解決的問題，經(jīng)常深入調(diào)查，進行政策研究，不失時機地為領導提供真正有用的信息、資料、文件等決策依據(jù)；積極向領導提出工作建議和決策預案，輔助領導進行決策，從而起到參謀作用。在決策實施過程中，秘書部門通過督促檢查，可以發(fā)現(xiàn)許多新情況、新問題，并進行歸納概括和研究分析，向領導提出有觀點、有深度的參謀意見，使決策進一步完善，更加符合實際，最終達到最佳的效果。 (五)督促檢查職能 督促檢查是秘書部門的一項重要職能，是新時期黨和政府對秘書工作的新要求。從根本上說，督促檢查是對各級領導工作作風的監(jiān)督和檢查。督促檢查的范圍十分廣泛，主要體現(xiàn)在領導作出決策后，秘書部門要落實，要了解各部門貫徹執(zhí)行的情況，密切注視各項工作的進展情況，了解工作中的困難和阻力，找出根源和解決方法，通過宣傳黨的路線、方針、政策進行上情下傳，通過轉(zhuǎn)達下級的問題、要求等進行下情上達，是下傳上達的“中轉(zhuǎn)站”。重點是黨的路線、方針、政策和重大決策、重要工作部署以及領導的批示和交辦事項的貫徹落實情況。 此外，秘書部門還要為領導親自進行督促檢查活動做好設立項目、確定重點、安排日程、整理材料等服務工作。 (六)后勤保障職能 秘書部門作為領導的助手，除了調(diào)查研究、信訪、編寫簡報等的核心工作，還有一個后勤保障的問題。安排會務工作，安排外出車輛、司機，管理調(diào)配平時車輛，打印、復印、核對文件，本機關單位的生活、環(huán)境和財務管理等，均屬后勤工作內(nèi)容?？此萍氈δ┕?jié)的事情，如果處理不好，就會影響整個單位正常工作。做好后勤保障工作，必須堅持主動服務、勤儉節(jié)約、按政策辦事、確保高效率等原則。 (七)“不管部”職能 秘書部門向來有“不管部”之稱。凡是機關內(nèi)其他職能部門不管的事務，領導人常常交給秘書部門辦理。其工作內(nèi)容大致有以下四個方面： 1．圍繞中心工作產(chǎn)生的任務，如選舉人民代表的工作、植樹造林活動、文明禮貌月活動等等。這些任務無專門的業(yè)務科室管轄，需要秘書部門或其他部門配合完成。 2．全面性的任務或活動，如一個單位召開全系統(tǒng)會議、一個學校舉辦校慶活動等，一般也由秘書部門承辦。 3．臨時發(fā)生的突發(fā)任務，如本部門或下屬單位發(fā)生的天災人禍、與外單位發(fā)生的嚴重糾紛、上級交辦的臨時性緊急任務，經(jīng)常由秘書部門調(diào)查和辦理。 為領導服務的其他任務，如陪同領導深入基層或看望病員，代表領導參加某些活動等。第四節(jié) 秘書職業(yè)資格鑒定我國《勞動法》第八章第六十九條規(guī)定：“國家確定職業(yè)分類，對規(guī)定的職業(yè)制定職業(yè)技能標準，實行職業(yè)資格證書制度，由經(jīng)過政府批準的考核鑒定機構負責對勞動者實施職業(yè)技能考核鑒定?！薄堵殬I(yè)教育法》第一章第八條明確指出：“實施職業(yè)教育應當根據(jù)實際需要，同國家制定的職業(yè)分類和職業(yè)等級標準相適應，實行學歷文憑、培訓證書和職業(yè)資格證書?！甭殬I(yè)資格證書是反映勞動者已具備某種專業(yè)（工種）所需要的專業(yè)理論知識和實際操作技能水平的憑證。目前，關于秘書職業(yè)資格鑒定制度比較有代表性的有如下幾種： 一、國際職業(yè)秘書協(xié)會(IAAP)秘書資格考試“國際職業(yè)秘書協(xié)會”，成立于1942年，是世界著名的跨國性的職業(yè)組織。原名美國全國秘書協(xié)會，1981年改為現(xiàn)名。IAAP舉辦秘書資格考試，目前在北京和上海等大城已經(jīng)設立了培訓點和考點。報考資格為：高中生有6年秘書工齡，大學生有共6年的大學學齡和秘書工齡，有學士學位的人須滿一年工作經(jīng)驗才能報考?？荚嚳颇堪ㄆ髽I(yè)法、企業(yè)行為科學、企業(yè)管理、人際學、秘書會計學、秘書技能、辦公室秘書工作程序等?？荚囘B續(xù)進行12小時。合格者獲“特許職業(yè)秘書”資格(簡稱CPS)。二、倫敦工商會考試局(LCCIEB)秘書證書考試該證書考試1995年引進中國，目前在18個省市設有辦事機構。LCCIEB的秘書二級考試包括商務英語(二級，下同)、商務管理和文本產(chǎn)生三門；三級考試除了上述后兩科的三級外，還要考核商務實踐，商務英語則可由考生自選二級或三級。每科考試50分及格，考生通過單科考試可獲得單科目證書，首次報考后24個月內(nèi)通過所有考試，可獲得LCCIEB的英文證書?？荚囆问綖楣P試，全球統(tǒng)一命題、統(tǒng)一考試，我國考生也需采用英文試卷。該考試對報考人員沒有資格限制。 三、劍橋秘書證書考試劍橋秘書證書考試是國家教育部考試中心和英國劍橋大學考試委員會(UCLES)合作，在我國實施的社會化職業(yè)證書考試項目，由教育部考試中心中英中心(SBC)具體負責項目管理和推廣?！皠蛎貢C書考試”采用模塊化學習方式，分不同級別的核心模塊和選修模塊?？忌皇苣挲g、職業(yè)、學歷等背景的限制，可根據(jù)其學習和工作的實際情況，選擇不同級別模塊考試?？荚嚪譃槌跫?一級)、中級(二級)和高級(三級)三個級別。其核心模塊包括《文字處理》、《辦公室管理》、《溝通和項目管理》；選修模塊包括《速記》、《客戶服務凈》、《人際商務技巧》、《組織會議和活動》、《信息與溝通技術》。參加培訓并考試成績合格者可獲由教育部考試中心中英中心(SPC)和英國劍橋大學考試委員會(UCLES)聯(lián)合簽發(fā)的寫實性證書。在通過相應考試的基礎上，證書共分五種形式；1．劍橋秘書核心模塊合格證書：完成全部核心模塊。2．劍橋秘書單科模塊合格證書：完成單個選修模塊。3．初級劍橋秘書證書：完成三門初級核心模塊和一門初級選修模塊。4．中級劍橋秘書證書：完成三門中級核心模塊和二門中級選修模塊。5．高級劍橋秘書證書：完成三門高級核心模塊和二門高級選修模塊。四、國家勞動和社會保障部秘書職業(yè)資格證書考試2003年秘書職業(yè)全國統(tǒng)一鑒定試點正式啟用新的國家職業(yè)標準。新的國家職業(yè)標準共為五個等級，分別為國家職業(yè)資格五級(原初級)、國家職業(yè)資格四級(原中級)、國家職業(yè)資格三級(原高級)、國家職業(yè)資格二級、國家職業(yè)資格一級。秘書職業(yè)考核的內(nèi)容以《秘書國家職業(yè)標準》和秘書國家職業(yè)資格培訓要求分為職業(yè)道德、業(yè)務知識、情景分析、工作實務等四項基本內(nèi)容。涉外秘書增加外語考核部分，秘書職業(yè)資格二級增加業(yè)績評估部分。考核方式有：1．書面應答；考生對標準化書面試卷上的問題在答題卡工作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。2．情景模擬；考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進行筆答；均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點。3．任務解決；考生對書面提出的工作任務進行書面回答。4．綜合測試；涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。5．業(yè)績評估；專家對考生提供的個人工作業(yè)績記錄進行綜合評審?？己藘?nèi)容均及格者，由勞動部職業(yè)技能鑒定中心發(fā)給相應級別的“國家秘書職業(yè)資格證書”。五、上海市現(xiàn)代通用秘書崗位資格證書考試該項目為中共上海市委組織部、上海市人事局、上海市教育委員會、上海市成人教育委員會組織的“上海市緊缺人才培訓工程”項目之一，由上海市干部培訓中心負責實施?？荚噷ο鬄檎畽C關、各類企事業(yè)單位從事辦公室文秘或相關工作人員?？荚噧?nèi)容有《秘書學概要》、《秘書實務》、《秘書寫作》三門科目，考試形式為筆試。該考試采取單科累計制，單科成績有效期2年。三門科目考試合格，上海市干部培訓中心將頒發(fā)由中共上海市委組織部、上海市人事局、上海市教育委員會、上海市成人教育委員會聯(lián)署的上海市緊缺人才培訓證書——《上海市現(xiàn)代通用秘書崗位資格證書》，作為辦公室文秘人員能力的體現(xiàn)和上崗的依據(jù)。六、上海市職業(yè)秘書專業(yè)技術水平認證考試該考試由上海市人事局和上海市職業(yè)能力考試院共同組織?？荚嚪殖?、中、高三級。主要內(nèi)容有文書撰寫與文書處理、會議策劃與會務實施、辦公室日常工作管理及秘書英語能力等。認證以筆試、面試、情境模擬和計算機測試等方法進行。凡熱愛秘書工作，遵守國家有關法律、法規(guī)，具備中等教育程度及以上學歷者均可報名參加考試?？荚嚾亢细裾哳C發(fā)“上海市專業(yè)技術水平認證證書”。技能訓練訓練1如何正確對待秘書的事務性工作畢業(yè)于名牌大學的蘇云躊躇滿志地踏上了外企秘書的工作崗位，今天她上班的第一天，一路上蘇云想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進行腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對外活動……她興沖沖地趕到辦公室報到，老外經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說：“請?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下?！碧K云一愣，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來，將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對辦公室的地面進行除塵，這一切做完以后，蘇云對經(jīng)理說：“辦公室收拾好了，請問經(jīng)理，還有什么吩咐？”蘇云心想，這下該讓我起草文件了吧?？墒菦]想到，經(jīng)理頭也不抬地說：“請幫我倒杯水?！庇谑翘K云泡了一杯熱的茶水端了過去，“對不起，要的是白開水?！苯?jīng)理揮了揮手說，蘇云趕忙又去換了一杯熱的白開水?！皩Σ黄?，蘇小姐，我要的是冷水”，經(jīng)理有點不耐煩地說，她只好去換第三杯水，這才讓經(jīng)理滿意。這以后，經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購買打印紙、煮咖啡，等等，一整天就這樣匆匆過去了。