【文章內(nèi)容簡介】 和向廠家報(bào)的庫存一致；B． 在得到廠家的確認(rèn)后，及時(shí)按照當(dāng)前存貨庫存填寫進(jìn)貨補(bǔ)差單，調(diào)整存貨成本，在采用月底加權(quán)平均算法時(shí)，不能跨月；C． 當(dāng)?shù)玫降膹S家承認(rèn)的反利大于實(shí)際庫存時(shí)，可以沖減存貨成本，也可以將多余部分直接記入當(dāng)期損溢；如果需要儲運(yùn)部門到車站等去提取供應(yīng)商發(fā)來的貨，采購員應(yīng)該在系統(tǒng)提供的“運(yùn)輸任務(wù)單管理”功能中填寫一張運(yùn)輸任務(wù)單，通知儲運(yùn)部門何時(shí)到何處去取什么貨物。輸貨位時(shí)，不用每筆進(jìn)貨都輸入貨位：但如果將上一次進(jìn)同樣貨品的貨位設(shè)為默認(rèn)貨位的話，會導(dǎo)致更為經(jīng)常的修改；為了省去操作的麻煩，系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)定好的基于貨品和貨位的分類得到的最佳貨位提供默認(rèn)值。 配置說明 進(jìn)貨結(jié)算付款流程 業(yè)務(wù)說明當(dāng)需要進(jìn)行付款時(shí)，采購員找到供應(yīng)商的發(fā)票和對應(yīng)進(jìn)貨單，如果發(fā)現(xiàn)發(fā)票和進(jìn)貨單上的價(jià)格不符，得到供應(yīng)商的準(zhǔn)確說明后，填寫進(jìn)貨補(bǔ)差單，并注明原因，與原進(jìn)貨單和發(fā)票一起作為申請付款的依據(jù)，同時(shí)填寫付款申請單并找相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。采購員將審批通過的申請單交進(jìn)貨承付員，由進(jìn)貨承付員找出納付款，并在付款執(zhí)行之后將付款依據(jù)（如支票存根等）和上述單據(jù)粘到一起，作為記賬的依據(jù)。 流程圖 流程圖說明采購員依據(jù)進(jìn)貨發(fā)票和對應(yīng)的進(jìn)貨單填寫臨時(shí)的進(jìn)貨結(jié)算單，當(dāng)發(fā)票價(jià)格和進(jìn)貨估價(jià)存在差異時(shí)，系統(tǒng)自動生成補(bǔ)差單。并打印進(jìn)貨補(bǔ)差單和付款申請單，各部門經(jīng)理審批后，交進(jìn)貨承付員承付貨款并確定進(jìn)貨結(jié)算單。 單據(jù)說明 進(jìn)貨發(fā)票：這是系統(tǒng)提供的單據(jù)，記錄供應(yīng)商所開的發(fā)票上的信息?？梢赃x擇使用。是總單細(xì)目類型?？倖涡畔㈨?xiàng)：發(fā)票軌號、發(fā)票號、發(fā)票日期、發(fā)票類型、發(fā)票單位、稅號、地址、電話、開戶行名稱、賬號、經(jīng)手人、總稅額、總價(jià)額、總金額。細(xì)目信息項(xiàng)：品名、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、價(jià)額、不含稅單價(jià)。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。 進(jìn)貨結(jié)算單：在進(jìn)貨結(jié)算時(shí)，由采購員選擇進(jìn)貨單并依據(jù)供方發(fā)票生成。結(jié)算價(jià)格為供應(yīng)商發(fā)票上的價(jià)格。是總單細(xì)目類型?？倖涡畔㈨?xiàng)：制單日期、發(fā)票類型、供應(yīng)商、付款方式（即付、掛應(yīng)付帳、用預(yù)付款抵款）、結(jié)算方式（現(xiàn)金、立即支票、托收承付、期票、無票）、即付金額、結(jié)算金額、付款幣種、匯率。細(xì)目信息項(xiàng)：品名、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、結(jié)算數(shù)量、結(jié)算價(jià)、結(jié)算金額、發(fā)票軌號、發(fā)票號、發(fā)票日期、成本價(jià)、總成本、稅率、稅額。說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。 進(jìn)貨補(bǔ)差單：當(dāng)進(jìn)貨單價(jià)與結(jié)算單價(jià)不符時(shí)，系統(tǒng)自動生成進(jìn)貨補(bǔ)差單。其數(shù)據(jù)項(xiàng)與結(jié)算單一致，并且也是系統(tǒng)單據(jù)，不打印。 付款申請單：即“付款通知單”，由進(jìn)貨結(jié)算單中的部分信息組成，是系統(tǒng)自動生成的，可以打印出來。表頭信息項(xiàng)：供應(yīng)商、申請付款日期。分欄信息項(xiàng)：品名及規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、不含稅單價(jià)、不含稅金額、進(jìn)貨日期、協(xié)議付款日期。合計(jì)信息項(xiàng)：稅率、不含稅合計(jì)金額、合計(jì)稅額、合計(jì)金額。表尾信息項(xiàng)：采購員。說明：系統(tǒng)單據(jù)，打印。備注：付款申請單的具體信息項(xiàng)需要與一致藥業(yè)相關(guān)人員共同討論決定。 付款單：在掛帳付款方式下，需要付款的時(shí)候，采購員由結(jié)算單自動生成的。是總單細(xì)目類型?？倖涡畔㈨?xiàng)：制單日期、供應(yīng)商、付款類型、付款形式、實(shí)付金額、付款銀行、付款幣種、匯率、付款賬號、應(yīng)付帳轉(zhuǎn)出類型、應(yīng)付帳轉(zhuǎn)出金額、進(jìn)貨合同ID、業(yè)務(wù)員。細(xì)目信息項(xiàng)：品名、規(guī)格、產(chǎn)地、基本單位、付款數(shù)量、單價(jià)、付款金額、說明：系統(tǒng)單據(jù)，不打印。 報(bào)表說明1．某批貨品銷售回款明細(xì)報(bào)表 表頭信息項(xiàng)：供應(yīng)商、品名、批次、進(jìn)貨日期、進(jìn)貨總量、進(jìn)退總量、報(bào)損總量、庫存余量。 分欄信息項(xiàng)：（按每一筆銷售業(yè)務(wù)發(fā)生的日期記錄）銷售數(shù)量、銷售單價(jià)、銷售金額、回款總額、銷退數(shù)量、應(yīng)退總額。 合計(jì)信息項(xiàng)：銷售總量、銷售總額、回款總額、銷退總量、應(yīng)退總額、結(jié)算總量參考值（＝銷售總量－銷退總量＋報(bào)損總量） 類別：隨時(shí)分析報(bào)表 使用人員：采購員、業(yè)務(wù)經(jīng)理、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo) 意義：對于承付方式為銷完付款的貨品，采購員需要在結(jié)算時(shí)關(guān)注該批進(jìn)貨的銷售情況，本報(bào)表則提供給采購員關(guān)于某批貨品的銷售及回款的明細(xì)數(shù)據(jù)。需要注意的地方有兩點(diǎn)：其一是一致藥業(yè)應(yīng)嚴(yán)格控制對批次的違規(guī)修改。因?yàn)殛P(guān)于某批貨品在系統(tǒng)中的進(jìn)銷存信息是以該貨品的批次為線索查詢統(tǒng)計(jì)出來的，如果批次被人為地改變了，就會導(dǎo)致報(bào)表統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；其二是要重點(diǎn)關(guān)注銷售退貨的情況，因?yàn)閳?bào)表能夠統(tǒng)計(jì)出來的銷售退貨數(shù)據(jù)只能是已經(jīng)記錄到系統(tǒng)中的，對于口頭上的銷退情況，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)無法將其處理到報(bào)表中來，這會導(dǎo)致報(bào)表提供的結(jié)算總量參考值的可信度降低。當(dāng)然，如果公司并不考慮銷退的貨品不計(jì)入結(jié)算貨品總量這個(gè)因素的話則無所謂了。 崗位職責(zé) 進(jìn)貨發(fā)票管理員：維護(hù)供應(yīng)商所開的進(jìn)貨發(fā)票在系統(tǒng)中的信息。 采購員：根據(jù)進(jìn)貨單和進(jìn)貨發(fā)票進(jìn)行進(jìn)貨結(jié)算。并打印付款申請單報(bào)批。在掛帳付款時(shí)要根據(jù)結(jié)算結(jié)果填寫付款單。 業(yè)務(wù)經(jīng)理：審批付款申請單。 財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)：確認(rèn)進(jìn)貨結(jié)算單和進(jìn)貨付款單。 往來會計(jì)：根據(jù)確認(rèn)后的結(jié)算單和付款單產(chǎn)生的傳票記帳。 出納人員：執(zhí)行實(shí)際付款工作。 崗位操作規(guī)范供貨方發(fā)票到后，進(jìn)貨發(fā)票管理員可以利用系統(tǒng)提供的“進(jìn)貨發(fā)票管理”功能將發(fā)票中的信息錄入系統(tǒng)，或者在進(jìn)貨結(jié)算單確定的時(shí)候選擇生成進(jìn)貨發(fā)票，系統(tǒng)根據(jù)操作員錄入的進(jìn)貨發(fā)票號等信息和進(jìn)貨結(jié)算信息自動生成進(jìn)貨發(fā)票。對于生成的發(fā)票，可以通過“作廢”操作將其作廢，也可以在“進(jìn)貨結(jié)算單管理”功能中執(zhí)行“清空發(fā)票信息”操作來清除系統(tǒng)進(jìn)貨發(fā)票中的信息。當(dāng)然，如果用戶不在系統(tǒng)中維護(hù)進(jìn)貨發(fā)票，則可以省略以上所提關(guān)于進(jìn)貨發(fā)票的所有操作。進(jìn)貨結(jié)算：即使系統(tǒng)中并不維護(hù)進(jìn)貨發(fā)票的信息，進(jìn)貨發(fā)票的到達(dá)仍然是啟動進(jìn)貨結(jié)算流程的鑰匙。采購員得到供應(yīng)商的發(fā)票后，進(jìn)入系統(tǒng)提供的“進(jìn)貨結(jié)算單管理”功能中，利用“選擇進(jìn)貨單生成結(jié)算單”操作選擇發(fā)票對應(yīng)的進(jìn)貨單生成進(jìn)貨結(jié)算單，并按照進(jìn)貨發(fā)票確定結(jié)算價(jià)格，并保存結(jié)算單（此時(shí)結(jié)算單的狀態(tài)為“臨時(shí)”）。進(jìn)貨結(jié)算的時(shí)候，如果發(fā)票對應(yīng)的不止一筆進(jìn)貨，那么系統(tǒng)支持選擇多張進(jìn)貨單生成一張結(jié)算單，也可以在生成多張結(jié)算單之后，使用“合并結(jié)算單”操作將多張結(jié)算單合并成一張結(jié)算單。當(dāng)然，對于一張發(fā)票結(jié)算的數(shù)量不足該筆進(jìn)貨數(shù)量的情況，系統(tǒng)也可以處理。首先，我們在每張進(jìn)貨單中提供了以下幾個(gè)信息項(xiàng)：結(jié)算完成標(biāo)志、累計(jì)結(jié)算數(shù)量、累計(jì)結(jié)算金額。因?yàn)檫@些信息項(xiàng)是系統(tǒng)提供的，并且其內(nèi)容的填寫是由系統(tǒng)自動完成的，也就是說，這些信息項(xiàng)對于用戶來說是透明的，所以在上一節(jié)對進(jìn)貨單據(jù)的說明時(shí)沒有贅述，以免誤導(dǎo)用戶?；谶@種設(shè)置，當(dāng)結(jié)算的只是進(jìn)貨單的一部分時(shí)，系統(tǒng)將把進(jìn)貨單的“結(jié)算完成標(biāo)志”置為“未完成”，同時(shí)將本次結(jié)算的數(shù)量和金額累加到“累計(jì)結(jié)算數(shù)量”和“累計(jì)結(jié)算金額”中。這樣，當(dāng)下一次關(guān)于本筆進(jìn)貨的另一張發(fā)票到達(dá)時(shí)，系統(tǒng)會自動將“結(jié)算完成標(biāo)志”為“未完成”的進(jìn)貨單顯示出來，供采購員選擇用來結(jié)算。直到進(jìn)貨數(shù)量被全部結(jié)算之后，系統(tǒng)才自動將該進(jìn)貨單的“結(jié)算完成標(biāo)志”置為“已完成”，這樣，在下次結(jié)算的時(shí)候，系統(tǒng)就不再顯示該進(jìn)貨單了。臨時(shí)的進(jìn)貨結(jié)算單需由財(cái)務(wù)部門確認(rèn)。財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在“進(jìn)貨結(jié)算單管理”功能中查詢到該張結(jié)算單，使用“確定保存”操作將其狀態(tài)改變?yōu)椤按_定”，同時(shí)，系統(tǒng)自動生成結(jié)算類傳票，往來會計(jì)可以在“查詢傳票分錄”功能中將其記賬。如果付款方式為即付的話，則財(cái)務(wù)先不記賬，而是由采購員在“進(jìn)貨結(jié)算單管理”功能中打印由結(jié)算單自動生成的“付款申請單”直接申請付款，在付款執(zhí)行完成后將結(jié)算與付款結(jié)并到一起記賬。如果進(jìn)貨單價(jià)（即進(jìn)貨單上的單價(jià)，它是從合同勾兌而來的）與結(jié)算單價(jià)不同，在結(jié)算單保存時(shí)系統(tǒng)會自動生成一張進(jìn)貨補(bǔ)差單（即數(shù)量為0、金額為結(jié)算金額與進(jìn)貨金額之差的一張?zhí)摂M的進(jìn)貨單），并在結(jié)算單確定時(shí)對該補(bǔ)差單自動生成傳票，由成本會計(jì)將其記賬，用以調(diào)整存貨金額。進(jìn)貨付款：對于即付的情況，并不需要用到“進(jìn)貨付款單管理”功能，而是向上面提到的，在進(jìn)貨結(jié)算的時(shí)候直接申請付款并執(zhí)行了。對于掛帳付款方式，當(dāng)需要付款的時(shí)候，采購員在“進(jìn)貨結(jié)算單管理”功能中打印由結(jié)算單自動生成的“付款申請單”報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批。批準(zhǔn)之后，采購員進(jìn)入系統(tǒng)提供的“進(jìn)貨付款單管理”功能中，使用“由結(jié)算單生成付款單”操作選擇相應(yīng)的結(jié)算單生成付款單并保存（此時(shí)進(jìn)貨付款單的狀態(tài)為“臨時(shí)”）。財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)在“進(jìn)貨付款單管理”功能中查詢出相應(yīng)的臨時(shí)付款單，并執(zhí)行“確定”操作將其狀態(tài)改變?yōu)椤按_定”，同時(shí)系統(tǒng)自動生成付款類傳票。出納執(zhí)行付款之后，往來會計(jì)在“查詢傳票分錄”功能中對相應(yīng)傳票記賬。系統(tǒng)支持選擇多張結(jié)算單生成一張付款單，也可以對一張結(jié)算單進(jìn)行多次付款。首先，我們在每張結(jié)算單中提供了以下幾個(gè)信息項(xiàng)：付款完成標(biāo)志、累計(jì)付款數(shù)量、累計(jì)付款金額。因?yàn)檫@些信息項(xiàng)是系統(tǒng)提供的，并且其內(nèi)容的填寫是由系統(tǒng)自動完成的，也就是說，這些信息項(xiàng)對于用戶來說是透明的，所以在上一節(jié)對結(jié)算單據(jù)的說明時(shí)沒有贅述，以免誤導(dǎo)用戶?；谶@種設(shè)置，當(dāng)付款只是結(jié)算單的一部分時(shí)，系統(tǒng)將把結(jié)算單的“付款完成標(biāo)志”置為“未完成”，同時(shí)將本次付款的數(shù)量和金額累加到“累計(jì)付款數(shù)量”和“累計(jì)付款金額”中。這樣，當(dāng)下一次對于該供應(yīng)商進(jìn)行付款時(shí)，系統(tǒng)會自動將“付款完成標(biāo)志”為“未完成”的結(jié)算單顯示出來，供采購員選擇用來付款。直到結(jié)算數(shù)量被全部付款之后，系統(tǒng)才自動將該結(jié)算單的“付款完成標(biāo)志”置為“已完成”，這樣，在下次付款的時(shí)候，系統(tǒng)就不再顯示該結(jié)算單了。 特殊問題1. 進(jìn)貨補(bǔ)差單是否影響成本：A. 結(jié)算時(shí)自動產(chǎn)生的補(bǔ)差金額是否應(yīng)該全部記入成本；B. 結(jié)算時(shí)自動產(chǎn)生的補(bǔ)差金額全部不記入成本；C. 結(jié)算時(shí)按照當(dāng)前存貨數(shù)量余額和該進(jìn)貨單進(jìn)貨數(shù)量比較，如果存貨數(shù)量余額小于進(jìn)貨數(shù)量，按照存貨數(shù)量和單位差價(jià)的金額影響成本，否則，將補(bǔ)差金額全部記入成本；2. 扣款：A. 扣退貨款，在對方還沒有開具退貨的增值稅發(fā)票時(shí)，先扣款。要求將進(jìn)貨退貨先結(jié)算，然后和進(jìn)貨合在一起付款；B. 扣運(yùn)輸費(fèi)用款或少量破損款項(xiàng)，結(jié)算時(shí)還是按照發(fā)票金額結(jié)算，付款時(shí)記錄在付款轉(zhuǎn)出金額中，對應(yīng)“其它應(yīng)收款”或費(fèi)用類科目；在PM中只能合并記錄所扣的總額，不能分開記錄；3. 領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)沒有資金付款：A. 財(cái)務(wù)在簽字的當(dāng)天沒有將款項(xiàng)實(shí)際付出，財(cái)務(wù)承付人員不能確定進(jìn)貨結(jié)算單；B. 采購員查詢本人的沒有確定的進(jìn)貨結(jié)算單，即知道款項(xiàng)并沒有實(shí)際付出；4. 銷完付款：A. 該筆進(jìn)貨全部銷售完成后，才能填寫進(jìn)貨結(jié)算單；B. 提供批次銷售匯總表，按照供應(yīng)商、貨品、批次條件為維度生成，隨時(shí)查詢，但每次查詢的結(jié)果可能是不一樣的；C. 定義為銷完付款，是否必須銷售完畢，還存在少量庫存時(shí)，是否可以強(qiáng)制付款，少量的標(biāo)準(zhǔn)具有人為性；5. 該筆進(jìn)貨已經(jīng)得到供應(yīng)商的調(diào)價(jià)補(bǔ)差：A. 供應(yīng)商的調(diào)價(jià)補(bǔ)差體現(xiàn)為低開發(fā)票：應(yīng)將原進(jìn)貨單和手工填寫的補(bǔ)差單生成進(jìn)貨結(jié)算單，同時(shí)生成進(jìn)貨發(fā)票。B. 供應(yīng)商的調(diào)價(jià)補(bǔ)差在下次付款時(shí)扣款：進(jìn)貨已經(jīng)付款，在下次結(jié)算時(shí)減少付款的總額，將手工進(jìn)貨補(bǔ)差單生成進(jìn)貨結(jié)算單，付款時(shí)，一并付款，以沖抵應(yīng)付賬款。 配置說明 進(jìn)貨預(yù)付款業(yè)務(wù)流程 業(yè)務(wù)說明在企業(yè)的實(shí)際運(yùn)作中會存在某些供應(yīng)商要求預(yù)先支付一部分或全部貨款的情況，甚至支付的金額可能超過以后的進(jìn)貨付款金額。這種情況下，企業(yè)要以預(yù)付款的形式將合同中規(guī)定的款項(xiàng)支付給供應(yīng)商。但是此時(shí)財(cái)務(wù)并不記賬，而是在供應(yīng)商的發(fā)票到后再記賬。結(jié)算付款的時(shí)候可以選擇用預(yù)付款來支付應(yīng)付款中的一部分或者全部（當(dāng)然，這是在預(yù)付款金額足夠的情況下）。這種操作方式并不影響企業(yè)正常的采購進(jìn)貨業(yè)務(wù)，只是在進(jìn)行進(jìn)貨結(jié)算付款的時(shí)候會有一些不同的操作。 流程圖 流程圖說明雖然一致藥業(yè)實(shí)際上在支付預(yù)付款后并不記預(yù)付款帳，但是為了便于系統(tǒng)中對預(yù)付款的管理，系統(tǒng)中仍然維護(hù)預(yù)付款帳，而且在每一筆預(yù)付款之后，系統(tǒng)自動記預(yù)付款帳，便于業(yè)務(wù)人員查詢和統(tǒng)計(jì)。按照GSP的規(guī)定，每一筆預(yù)付款都必須有合同。簽訂合同之后，采購員使用系統(tǒng)的“進(jìn)貨付款單管理”功能在系統(tǒng)中填寫一張預(yù)付款單（付款性質(zhì)選擇“預(yù)付款”），并打