文件管制程序(編輯修改稿)
2024-08-05 12:58 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 給相關(guān)部門進(jìn)行電子會(huì)簽，若文件權(quán)責(zé)單位較多，由文控組織各權(quán)責(zé)單位，以會(huì)議的行式進(jìn)行文件評(píng)審，意見(jiàn)達(dá)成一致之后，再進(jìn)行紙本的權(quán)限簽核。 文件制定、發(fā)行、變更、作廢及廢止 文件的制訂：由擬案人向質(zhì)量部文控申請(qǐng)文號(hào)，然后將制訂好的文件交由文控進(jìn)行會(huì)簽，會(huì)簽完成后由文控發(fā)文。如附件一： 《文件制訂流程》； 文件的發(fā)行：文控將會(huì)簽完畢的紙本，再次同電子檔確認(rèn)無(wú)誤后，在原稿封面加蓋“受控”印章，同時(shí)更新《文件匯總/回收/銷毀記錄表》（YFJL42302），其文件正本保存于質(zhì)量部。發(fā)放給需求單位之文件為文件的影印本，封面加蓋紅色“受控”印章，且將發(fā)放記錄于《文件分發(fā)/補(bǔ)發(fā)簽收記錄表》(YFJL42303)中。 四階記錄表單都需要由文件附件帶出，不能形成單獨(dú)的文件。有關(guān)記錄表單管理請(qǐng)參見(jiàn)《記錄管制程序》(YFCX42401)； 發(fā)放至各部門的管制文件由各部門文員歸檔、保管，不得私自打印、復(fù)印，文件保存應(yīng)確保正確、清晰、易于識(shí)別和檢索。 文件變更、修改 文件與現(xiàn)況不符時(shí)，可提出修改變更文件，經(jīng)同意后按附件三：《文件變更、修改流程》執(zhí)行； 若文件只有四階表單修正，不影響該文件內(nèi)文，則文件不需跳版本，但表單本身需要跳版本，且對(duì)所有舊表單進(jìn)行回收，發(fā)放新的表單。 文件補(bǔ)發(fā)：各使用單位若將文件遺失，需填寫《文件申請(qǐng)表》(YFJL42304)，再經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后，向質(zhì)量部文控申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。如附件四： 《文件補(bǔ)發(fā)流程》；、作廢、銷毀： 文件回收及作廢：文件一經(jīng)變更發(fā)行，舊版文件則失效，文控收回所有舊版文件，并記錄于《文件匯總/回收/銷毀記錄表》（YFJL42302）中，對(duì)回收的舊版文件，文控做集中的銷毀處理。如附件五： 《文件回收、作廢、銷毀流程》。對(duì)正版的舊版文件，質(zhì)量部文控作永久性的保留。以便后續(xù)翻查； 文件廢止：當(dāng)文件不在適用于本公司時(shí)，對(duì)將文件廢止，但廢止之文件編號(hào)還需列管，不可重復(fù)使用，廢止之文件需蓋上“作廢文件”及“參考文件”章；如附件五：《文件回收、作廢、銷毀流程》。對(duì)正版的廢止文件，文控作永久性的保留，以便后續(xù)翻查； 管制文件：各類管制文件不得隨意復(fù)制、攜出。若有需求或因客戶提出要求則需求單位向質(zhì)量部文控申請(qǐng)，經(jīng)管理代表核準(zhǔn)后，文控于復(fù)制件上加蓋“參考文件”章后方可攜出； 機(jī)密文件：其保管單位需由主管級(jí)以上專人負(fù)責(zé)，以落實(shí)機(jī)密文件管制； 外來(lái)文件： A類外來(lái)文件（客供圖紙、客供標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)資料）由外銷部和市場(chǎng)部依《客戶財(cái)產(chǎn)管制程序》管控，且負(fù)責(zé)其文件有效性的審查。電子媒體要注意備份、防毒、存取之管理。 B類外來(lái)文件（法律法規(guī)、行政文件、國(guó)際先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等）由質(zhì)量部文控負(fù)責(zé)其有效性的審查、識(shí)別，并加蓋“外來(lái)文件”章保管，并記錄于《文件匯總/回收/銷毀
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