【文章內(nèi)容簡介】 前科學家爭取優(yōu)先權(quán)，都以在權(quán)威性學術(shù)雜志發(fā)表論文的時間為準；查最新科技信息是唯一的方法。這類雜志中具有代表性者有：“Nature”、“Science”、“Proceedings of National Academy Science”等。訂閱這類雜志，要和代理書商聯(lián)絡(luò)，平時很難買到，不然就得到政府大型圖書館或特定的研究機構(gòu)圖書館去尋找。 □ 書籍資料收集技巧 1. 先找到購買書籍的方法 一般地，購買書籍的方法有八點： (1)選擇特定書店。在眾多書店中，選定幾家較符合自己需要者，然后定期去“巡店”。要花點時間去熟悉書店書架的擺設(shè)方式，以后找書時會方便許多。 (2)選擇專業(yè)書店。有些書店雖然小，但會營銷特別的書種，書目甚至比大型書店還齊全。如能找到和自己的研究主題相應的書店，則會創(chuàng)造出許多利益。 (3)利用電話確認。從廣告或其它渠道發(fā)現(xiàn)自己需要的書籍時，最好先利用電話向書店詢問，免得徒勞而返。 (4)向出版社查詢。以訂書來說，一、兩星期后收到書是常事，一個月后拿到也屢見不鮮。如果碰上迫切需要書的情況，真會教人心急如焚；如果情況特別緊急時，不妨直接打電話和出版社聯(lián)系，了解市場的情況后，再親自到書店去買。 (5)郵購。如果在書店沒法子找到自己所需的書，可以直接向出版社購買；不妨事先約定將快遞或限時專送的郵費一并寄入，這樣短期之內(nèi)即可拿到書。一般來說，這樣成功的比例大約是70%，訂書時一定要向?qū)Ψ絺鬟_自己迫切需要的意圖，這樣出版社才會感到時間的壓力，快速地為你處理。 (6)直接購入。如果連郵購時間都想省下來的話，只要確定出版社有書，可以自己跑一趟去買。對住在都市內(nèi)的人來說，這反而最節(jié)省時間。 (7)查圖書目錄。每年國內(nèi)都會發(fā)行一本圖書年表，將前一年全國所有出版書籍的書名、作者、出版社、時間等記錄下來，找書時不妨多利用這種工具。許多書店也會準備這些書籍供一般讀者參考。 (8)也可向出版社查詢舊版書。在圖書館找資料時，常會找到二、三十年前的極有價值的舊書資料，想買這種書似乎只能去舊書攤找找看，能否找得到還是個未知數(shù)。其實除此外，還可以試著問出版社是否有庫存，如果幸運找到，常能用很低的代價買到這種來之不易的參考書，而這些書如在舊書攤，很可能是身價不菲的。 2. 選擇利用地區(qū)圖書館 公共圖書館可以幫助收集資料，并且大大地發(fā)揮作用。在第一線的工商界人士雖然利用圖書館的機會很少，但如果圖書館僅限于借閱暢銷小說或當期雜志的話，實在很可惜?，F(xiàn)在公共圖書館的閱覽室，幾乎已經(jīng)變成“不讀書的看書學生”的專用空間，這些學生拿這個公共空間寫作業(yè)、背教科書，實在很浪費，不論如何，圖書館還是以服務(wù)讀者為宗旨。 要找出一家收藏豐富、使用方便的圖書館并不是一件容易的事，真正有用的圖書館并不多。如何選擇圖書館呢?應著重考慮七個條件： (1)歷史悠久。圖書館設(shè)立的時間愈久，收藏古版書、絕版書的可能性愈大，尤其連出版社都已經(jīng)沒有庫存的書，很可能老圖書館都有。 (2)藏書豐富。一個圖書館的藏書量如果沒有7——12萬冊的話，可利用率會很低。信 息工作，就是要在許多好資料中找到自己的目標信息。如果原資料量不夠，就談不上篩選了。 (3)封架書表示貴重圖書很多。圖書館特別封架處理的一定是貴重圖書，這是市面上找不到的。 (4)擁有良好環(huán)境的參考室。參考室中存放的大多是統(tǒng)計、年鑒、縮版、人名錄、年報、地圖等書籍、資料，這些是個人難以負擔或買回收藏的書，所以好的圖書館一定要有好的參考環(huán)境，尤其要有稱職的圖書管理員提供咨詢。 (5)聘用優(yōu)良的圖書管理員。一個好的管理員，其實就是找書專家，他總是用正經(jīng)、重視的態(tài)度來看待讀者不經(jīng)意、不明確提到的問題。一個好的管理員就象一座圖書館，他不但擁有豐富的書籍知識，而且一定要有絕佳的耐性。 (6)能讓讀者大量借書的圖書館。一個好的圖書館，起碼一次能讓讀者借五本書。 (7)開館時間。理想的開館時間至少要到晚上八時以后，而且假日一定要開放，這對上班族或個人來說，都是福音。 大學附設(shè)的圖書館也是一個重要的信息源。有些圖書館只對校友、在校生開放，有些則會對社區(qū)開放；會利用大學圖書館的人，大多都是精于資料收集的人。如果要收集特定行業(yè)的資料，不妨向社會團體的圖書館和資料中心尋找；有些企業(yè)甚至有自己的小圖書館，也是一個方便的資料來源。專門的博物館也具有圖書館的功能，博物館的工作人員和圖書管理員一樣，都有釋疑的能力，是不可忽視的信息源。 3. 有效利用圖書館的方法 為了在最短時間里從圖書館取得最多的信息，管理者應在行前做好準備工作?，F(xiàn)在一般圖書館都使用很傳統(tǒng)的分類法，并不能全部囊括增加的新領(lǐng)域的書種，許多人在圖書館里找不到書，有時候不是個人的錯，而是圖書館分類的問題。 一般圖書館的書卡形式大約是： (1)依圖書分類； (2)作者名(筆劃序)； (3)書名(筆劃序)。 4. 收集資料的注意事項 在圖書館里找資料，大多數(shù)能讓讀者復印，不過要大量復印，尤其是碰到很難在市面上買到的書時，總要花上一大段等待和復印的時間。圖書館通常會把復印機固定在某個規(guī)格以便統(tǒng)一收費；如果復印規(guī)格和收集資料的規(guī)格不同，會增加整理上的難度；如果需要大量復印時，不妨把書借出來自己動手復印后再還書，可以省掉一些麻煩。同時要注意自己的復印尺寸，比規(guī)定尺寸小還好整理，要是尺寸太大，就得折疊，以后翻閱起來很不方便。 四、信息整理技巧 袋式擋案整理技巧 資料整理系統(tǒng)一定要簡單到連最怕麻煩的人都能持續(xù)使用，不能耗費時間、手續(xù)繁瑣。 許多人都很可能有這樣的經(jīng)驗，書桌上資料堆積如山，抽屜里則沉甸甸，自己要的文件卻怎么也找不到，經(jīng)過一段時間，資料越集越多，許多人越不愿去處理，就這樣抱著資料日復一日；即使好不容易買了檔案柜，雜亂無章的文件也跟垃圾一樣，不好存放。 大約在20年前，王先生尚未整理的資料中，單單文件、文稿一項，就疊成了一座高60 公分、長2公尺、寬40公分的“紙山”。這座“山”有他的采訪筆記、有關(guān)資料、收據(jù)、納稅證明、小手冊等，沒有一樣是能丟的。結(jié)果他每次找資料都會造成一次“山崩”，每崩一次山，崩就更痛苦一次。日復一日，終于有一天，王先生下定決心，心想一定有辦法來有效處理這些資料。 他首先要思考的是制訂出整理“紙山”的規(guī)則；即在什么條件下，可以輕松處理資料。這些條件主要有五項： (1)能存放資料的空間不大。必須達到“使用最小空間”的目的； (2)低成本地完成整理系統(tǒng)，最好不要超過1000元，以免影響自己的“私房錢”； (3)這個系統(tǒng)要能立刻將各類資料的尺寸統(tǒng)一； (4)這個系統(tǒng)要能讓自己快速找到需要的資料； (5)這個系統(tǒng)能容納以后再設(shè)的檔案，是開放的，不能封閉。 腦海里想著這五個條件，眼望著紙堆，他心想，如果用公文信封袋裝起來，按類排列，只要把資料丟進去就行，這不是最簡單的辦法嗎?“袋式檔案系統(tǒng)”就這樣誕生了。其實這種辦法的思考方式和其它建檔方法并沒有太大差異，只是不需要花很多錢買很多檔案夾，可以低成本地完成建檔；同時任何資料都可“原始”地丟進紙袋即可，不需要加貼任何多余紙張。而紙袋則可使用目前最普遍的“角型2號”袋，這種紙袋到處都能買到，連A4型的資料都放得進去。這是一種復雜而吃力的處理方法，方便、省時又不浪費財力。 袋式檔案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去兩公分，然后在封袋正面左方寫上目錄，再把資料放進袋中即可。雖然方法簡易，但袋式系統(tǒng)有與其它系統(tǒng)不能相比的優(yōu)點。 □ 文件資料整理技巧 1. 當機立斷的勇氣 各式各樣的文件資料、電話留言、企劃表、進度書、復印本、備忘錄等，正一步步淹沒管理者的工作環(huán)境。在信息泛濫的時代，任何文件都要經(jīng)過兩種選擇： (1)是否有保存整理的必要； (2)是否應該舍棄?？紤]這兩點后，就要馬上決定處理。 取舍的時效非常重要，很多人都覺得無所謂，可以待會兒再做，但一旦有了下次、明天、月底的念頭后，人就不會處理它了；永遠不要存著“暫時保留”的想法，現(xiàn)在不處理，以后每過一天，處理的功夫就得增加一倍。 2. “邊讀邊丟”法 “無法處理”有時候就等于“不知如何處理”，心中毫無取舍的標準。整理者應該掌握一項基本原則： 將來能再度取得的資料，當下就要丟掉。 對商界人士來說，報紙、雜志上已經(jīng)公開的一般資料，使用率并不高，反而是一些不成文章的數(shù)字、描述才是真正有用的信息?，F(xiàn)在電腦和電話傳真的通訊功能愈來愈普及，一通電話或電腦連線就能得到的資料就可以丟棄?；蛘咄艘徊较?，只要把非常必要的資料剪存下來，其它的敘述不看也行。報紙和雜志是很占空間的，最好是一邊讀就一邊撕、剪、割，讀完了，該留的已經(jīng)處理完，其它就送進垃圾筒了事。 拿到資料時，就應鼓起割舍的勇氣，做到眼、腦、手并用。唯有如此，才不會在“垃圾”中工作。 3. 舍棄多余的復印資料 復印機愈來愈普及，功能愈多樣化，其后果之一就是“垃圾資料”愈多。人們常說的“信息洪流”并不是多樣信息滿溢，而是同樣信息重復出現(xiàn)。這種“重復信息”的盛況因為復印機的普及而更上一層樓。 不得不復印時，盡量利用縮小功能或雙面復印，以盡量節(jié)省資源。 4. 注明出處 任何要保存的資料，在放進資料袋前，都必須注明出處。注明出處就是要在資料上標示：何人、何時、何處。除了性能優(yōu)異的電腦或智慧型文字處理機附有記憶出處的功能外，一般還是要靠手寫來記錄資料來源，尤其在復印書籍的部分資料時，這道手續(xù)更不可缺少。在復印部分書籍時，一定要將封面及版權(quán)頁復印下來；報紙、雜志資料則一定要標明報紙、雜志名、日期、作者或發(fā)行單位。其它的商業(yè)文件在保存前至少要記下日期，日后只要翻看日志就可以查出與會人。 5．復印文件的原始名稱 一般來說，許多公司的便條紙都印有自己公司的名稱或標識，復印資料時也可把原始擁有者的名字復印出來?？梢岳秒娔X或文字處理機打出一條1公分寬的名條，用透明膠帶貼在復印機的上方或下方，這樣任何復印出來的文件都會印上名條，文件就自動有了身份證明?，F(xiàn)在利用電腦或文字處理機來寫書信、文件的人愈來愈多，反而缺少特色，不妨利用復印，印上自己的名條。 6. 制作規(guī)格化的表格 使用規(guī)格化的表格，會讓資料處理工作進行得更順利。在辦公室里常會用旅費申報表、工資明細表、估價表等固定表格，但在個人方面上卻幾乎沒有類似的表格。一般的文具供應商或印刷廠很難個別為不同的個人設(shè)計并供應種種不同的表格；而一般個人想要求印刷廠承制極少量卻多樣的表格時，也必須付出極高的代價。事實上如果能靈活運用文字處理機或復印機，同樣可以為自己設(shè)計專用表格。 7． “文件資料的整理”注意事項? 文件資料的整理有七個注意事項： (1)信息化的社會幾乎等同于“文件社會”，因此跨入商業(yè)社會的第一步就是要善于運用文件資料； (2)文件資料無時無刻都處于重復、泛濫的境地，為了不讓無價值的資料阻礙工作效率，當取得資料時，要立刻判斷、決定取舍； (3)統(tǒng)一規(guī)格是資料整理的基礎(chǔ)，任何資料規(guī)格都要遵守既定的格式，并持續(xù)使用，不得變更； (4)要統(tǒng)一不同規(guī)格的資料時，可借重復印機，但要節(jié)省紙資源； (5)在任何文件資料上，都要注明