【正文】 作需要使用錄音帶時(shí)，則從上次未曾使用的錄音帶繼續(xù)輪流使用，如此每一卷錄音帶至少保存20卷以上的使用時(shí)限，當(dāng)你想再重聽一遍時(shí)，錄音帶內(nèi)容在短時(shí)間內(nèi)均可保留下來，即使20卷錄音帶重復(fù)使用，你也能夠保持錄音帶的“有效期限”。如何在工作上靈活運(yùn)用錄音帶?主要有六道工序： 首先，準(zhǔn)備10至20卷的錄音帶，……的號(hào)碼，然后放進(jìn)專用的“常備卡帶箱”。這并不意味著錄音帶缺少保存的作用，只是當(dāng)內(nèi)容轉(zhuǎn)換成報(bào)告書后，錄音帶就極少有再利用的機(jī)會(huì)。為了避免因操作失當(dāng)、機(jī)器故障、停電等突發(fā)事件而導(dǎo)致資料損失，事先制定完善的方法是相當(dāng)重要的。 以隨身型的文字處理機(jī)為例，它是采用IC卡為記憶媒體，一旦電池的電力不足或操作上稍有小小的失誤，資料記錄將會(huì)在瞬間突然消失。電子資料本身具有揮發(fā)性，必須再轉(zhuǎn)換成不具揮發(fā)性的磁性資料。 1. 電子資料的特征 電子資料的優(yōu)點(diǎn)包括四項(xiàng)： (1)小型記錄媒體卻能收集大量資料； (2)易于資料的加工與重復(fù)利用； (3)能迅速而簡(jiǎn)單地查詢、分類、整理資料內(nèi)容； (4)使用電話即能快捷傳遞資料。一般的文具供應(yīng)商或印刷廠很難個(gè)別為不同的個(gè)人設(shè)計(jì)并供應(yīng)種種不同的表格；而一般個(gè)人想要求印刷廠承制極少量卻多樣的表格時(shí)，也必須付出極高的代價(jià)?？梢岳秒娔X或文字處理機(jī)打出一條1公分寬的名條，用透明膠帶貼在復(fù)印機(jī)的上方或下方，這樣任何復(fù)印出來的文件都會(huì)印上名條，文件就自動(dòng)有了身份證明。除了性能優(yōu)異的電腦或智慧型文字處理機(jī)附有記憶出處的功能外，一般還是要靠手寫來記錄資料來源，尤其在復(fù)印書籍的部分資料時(shí)，這道手續(xù)更不可缺少。這種“重復(fù)信息”的盛況因?yàn)閺?fù)印機(jī)的普及而更上一層樓。 拿到資料時(shí)，就應(yīng)鼓起割舍的勇氣，做到眼、腦、手并用。 對(duì)商界人士來說，報(bào)紙、雜志上已經(jīng)公開的一般資料，使用率并不高，反而是一些不成文章的數(shù)字、描述才是真正有用的信息。考慮這兩點(diǎn)后，就要馬上決定處理。 袋式檔案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去兩公分，然后在封袋正面左方寫上目錄，再把資料放進(jìn)袋中即可。 腦海里想著這五個(gè)條件，眼望著紙堆，他心想，如果用公文信封袋裝起來，按類排列，只要把資料丟進(jìn)去就行，這不是最簡(jiǎn)單的辦法嗎?“袋式檔案系統(tǒng)”就這樣誕生了。日復(fù)一日，終于有一天，王先生下定決心，心想一定有辦法來有效處理這些資料。 許多人都很可能有這樣的經(jīng)驗(yàn)，書桌上資料堆積如山，抽屜里則沉甸甸，自己要的文件卻怎么也找不到，經(jīng)過一段時(shí)間，資料越集越多，許多人越不愿去處理，就這樣抱著資料日復(fù)一日；即使好不容易買了檔案柜，雜亂無章的文件也跟垃圾一樣，不好存放。 4. 收集資料的注意事項(xiàng) 在圖書館里找資料，大多數(shù)能讓讀者復(fù)印，不過要大量復(fù)印，尤其是碰到很難在市面上買到的書時(shí)，總要花上一大段等待和復(fù)印的時(shí)間。專門的博物館也具有圖書館的功能，博物館的工作人員和圖書管理員一樣，都有釋疑的能力，是不可忽視的信息源。理想的開館時(shí)間至少要到晚上八時(shí)以后，而且假日一定要開放，這對(duì)上班族或個(gè)人來說，都是福音。一個(gè)好的管理員就象一座圖書館，他不但擁有豐富的書籍知識(shí)，而且一定要有絕佳的耐性。 (4)擁有良好環(huán)境的參考室。信 息工作，就是要在許多好資料中找到自己的目標(biāo)信息。如何選擇圖書館呢?應(yīng)著重考慮七個(gè)條件： (1)歷史悠久。 2. 選擇利用地區(qū)圖書館 公共圖書館可以幫助收集資料，并且大大地發(fā)揮作用。許多書店也會(huì)準(zhǔn)備這些書籍供一般讀者參考。如果連郵購時(shí)間都想省下來的話，只要確定出版社有書，可以自己跑一趟去買。 (5)郵購。從廣告或其它渠道發(fā)現(xiàn)自己需要的書籍時(shí)，最好先利用電話向書店詢問，免得徒勞而返。 (2)選擇專業(yè)書店。訂閱這類雜志，要和代理書商聯(lián)絡(luò)，平時(shí)很難買到，不然就得到政府大型圖書館或特定的研究機(jī)構(gòu)圖書館去尋找。 3. 收集學(xué)術(shù)性雜志資料 除了報(bào)紙、雜志外，還有不少資料源可利用，象證券交易所、私人收藏文庫等都是可以使用的資料源。這樣收集的資料才真正有使用價(jià)值；以自己的興趣、專業(yè)和經(jīng)驗(yàn)來收集資料，才不致過分空泛。 2. 雜志資料的取舍方法 雜志資料的取舍和報(bào)紙的方法有些相通，基本原則都是少取不必要的，并大膽舍去。 雜志文章的確有宣傳時(shí)代趨勢(shì)的功能，許多報(bào)紙或公車廣告的大標(biāo)題也隱含有這類信息，尤其是針對(duì)年輕人、主婦或職業(yè)女性的廣告更不能忽略，時(shí)代的新動(dòng)向總是奇妙地顯現(xiàn)在這些人身上。出發(fā)之前，記住在筆記本的第一頁上，寫下最急于解答的基本問題，做為備忘錄。許多擔(dān)任營(yíng)銷業(yè)務(wù)工作的人，一定都有這種體驗(yàn)。這個(gè)準(zhǔn)備工作關(guān)系到以后面對(duì)面溝通的成敗，不可輕視。 三、信息收集技巧 □ 人事資料收集技巧 要從“人”身上取得信息，最有效的方法是面對(duì)面溝通；通過這個(gè)方式，可以接觸和證實(shí)溝通對(duì)象的所言所行，這個(gè)“人”就成為獲得信息的最有利來源。選用電腦鍵盤也一樣，不管性能好壞，都得使用大多數(shù)人通用且兼容的機(jī)種。 在個(gè)人電腦的鍵盤設(shè)計(jì)上也出現(xiàn)同樣的問題。這個(gè)有名的巴別塔的故事，說明了在現(xiàn)代社會(huì)中，如果信息規(guī)格不統(tǒng)一，人們就容易犯錯(cuò)且無法溝通。使用從市面上購的檔案夾時(shí)，還得把文件用打洞機(jī)打洞，再貼上一份目錄，填上資料的內(nèi)容。 2. 實(shí)現(xiàn)低成本高效率 “低成本”和“高效率”是管理者隨時(shí)要牢記的兩個(gè)基本概念。而資料整理法則須根據(jù)大腦的思考方式來設(shè)計(jì)，即創(chuàng)造整理的資料生理系統(tǒng)。 要把這些雜亂無章、毫無次序的想法轉(zhuǎn)變成有意義、有條理、有層次的思想體系，最重要的工具是語言，而表現(xiàn)的最主要手段則是文字篇章。 1. 資料生理學(xué) 任何人在工作時(shí)，大腦都在運(yùn)轉(zhuǎn)，大腦工作的狀況就是它的生理狀況；資料整理的目的就在維持大腦清晰和明朗。 □ 信息整理的技術(shù) 在追求信息整理技術(shù)完善的過程中，管理者腦中常會(huì)留下不愉快的感覺，這會(huì)影響工作的進(jìn)度。通過處理，使以后有必要時(shí)能迅速方便地獲得必要資料。創(chuàng)造利益絕對(duì)是信息工作的最終目的。也許你覺得，如果費(fèi)時(shí)費(fèi)錢去剪存一些不必要的報(bào)紙，還不如去做些對(duì)自己生活更有建設(shè)性的事。 1. 工作效率化 許多人在初嘗資料整理術(shù)的甜頭時(shí)，不禁喜上眉梢，而這種快感逐漸使很多人將資料 整理視為嗜好而樂此不疲。管理者每天拿到的早、晚報(bào)，加起來的字?jǐn)?shù)那么多；坐在汽車?yán)锟吹降氖菑V告；公司里公文、電話、商業(yè)資料如潮水般流過雙手；休息時(shí)看到聽到的盡是書本、雜志、電視節(jié)目、廣播錄像帶厖連一本新的電腦手冊(cè)都是信息家族的一員。 信息收集和整理，都以“自我目的”為前提。收集信息時(shí)，“取舍標(biāo)準(zhǔn)”是一件十分困難的事，往往會(huì)在收集信息時(shí)造成心理阻礙。為什么呢?這種象脫韁的野馬似地收集信息，光整理就得花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間，別說“使用”了。在收集各類信息時(shí)，要有嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。而且熟能生巧，漸漸地也更能有效率地整理信息了?？墒?，如果最后發(fā)現(xiàn)離“完美品”還有一大段距離時(shí)，就會(huì)十分泄氣。因此，這一套整理方法就要重新再研究了。畢竟，需要百科全書時(shí)，總能以最短的時(shí)間取得想要的資料。 2. 信息整理要以“個(gè)人需求”為中心 為“個(gè)人”而作的信息整理，不必考慮他人的立場(chǎng)，只要自己方便使用，不管別人的看法如何，這樣就是最好的整理方法?！皺z索時(shí)間”是什么意思呢?其實(shí)它原來是電腦的專用名詞，指：從查詢、搜索直到獲得資料的整個(gè)過程中所花費(fèi)的時(shí)間。因此，在收集、引用文獻(xiàn)和參考資料時(shí)，一定要調(diào)出原始文件，千萬不要引用“別人的引用文”。 同樣地，如果資料收集是由工作小組共同完成，那么大家使用不同的電腦規(guī)格處理信息、存入碟片，以致最后轉(zhuǎn)存資料庫時(shí)，一定會(huì)發(fā)生極大困難。最先成為電子信息記錄機(jī)的明星分別是錄音機(jī)、個(gè)人電腦、文字處理機(jī)、錄像機(jī)等。總之，開始工作前，一定要先決定用紙尺寸的統(tǒng)一，最理想的規(guī)格當(dāng)然是A?4，不過，還是要根依工作需要而定。在八十年代辦公自動(dòng)化熱潮剛起的時(shí)候，很多人都宣告紙類將從此在辦公室消失，自動(dòng)化機(jī)器將取代紙類成為辦公室的新寵。這時(shí)，工作規(guī)則是能處理這種混亂狀況的唯一工具。把這張表輸入電腦，然后打印出來，利用各種符號(hào)注明不同的工作進(jìn)度，有變化時(shí)，再用電腦修正進(jìn)度情況。要采用什么方式，單憑個(gè)人或團(tuán)體的需要和財(cái)力而定，沒有任何硬性的規(guī)定。 當(dāng)然，如果覺得使用電腦不方便，用卡片處理也是一種方法，只是每一張卡片只能寫一件事情，才不會(huì)混淆。 (5)用圖解方式聯(lián)想。其它事理亦然。其實(shí)這部車最大的優(yōu)點(diǎn)是它有略似女性身體輪廓的“性感曲線”，吻合強(qiáng)調(diào)Body Concious的時(shí)代潮流，證明“女性化”的機(jī)械產(chǎn)品有市場(chǎng)。為什么濃情蜜意的人進(jìn)了咖啡店就變樣了?如果有人能進(jìn)一步了解，極可能發(fā)現(xiàn)另一個(gè)消費(fèi)市場(chǎng)。最后的結(jié)果是，你面對(duì)一堆“都有用”的資料，卻不知該用什么。 (6)資料、記錄(DATA)：指匯集事實(shí)后記錄下來的所有文字。 (2)消息、通知(INFORMATION)：指由傳達(dá)而來，已經(jīng)過某種程度整理的事實(shí)。綜合一般說法和英文解釋，信息應(yīng)包含下列內(nèi)容： (1)事實(shí)、真實(shí)(FACT)：指還未經(jīng)“加工”的事件所擁有的原始面貌。 (5)報(bào)告(REPORT)：指經(jīng)過事實(shí)調(diào)查后，所做出的記錄結(jié)果和結(jié)論。就象你曾經(jīng)不知道需要哪些信息，卻連續(xù)收集一個(gè)月結(jié)果仍似懂非懂一樣，總以為只要堅(jiān)持收集，就能分清目標(biāo)；事實(shí)上這種好運(yùn)氣出現(xiàn)的機(jī)會(huì)微乎其微。以日本人來說，在八十年代前期，常有許多情侶在傳統(tǒng)咖啡店里相對(duì)而坐，他們既不交談，更不“眉目傳情”，根本就是漠然冷對(duì)。許多人都在思索其中的原因，而各媒體的從業(yè)人員卻拚命地繞著車子的名字、配件、性能打轉(zhuǎn)，起碼有一半的記者連車子是什么樣子都不知道，就編出了各式各樣的理由來說服讀者。任何事物都有它的時(shí)間流程，就象每個(gè)小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一樣，沒有人會(huì)……憑空冒出來的，管理者要追究他的生活背景、親人，才能了解兒童的行為模式。與其在自己的部門里苦思，倒不如看看別的部門的流程?與其困在本行業(yè)，倒不如看看其它行業(yè)?看看其它的國家?閉門造車是會(huì)永遠(yuǎn)失敗的。用電腦整理構(gòu)想時(shí)，不妨在每一行的起頭訂一個(gè)代號(hào)，英文字母、注音符號(hào)都可以，以方便檢索和歸類。也有人投入大筆財(cái)力和人力，在海內(nèi)外各地大量地收集信息。 (1)要判斷準(zhǔn)備收集的資料是否充足； (2)要專人負(fù)責(zé)，明確分工； (3)要清楚顯示每個(gè)人的工作進(jìn)度，并考核其是否已經(jīng)完成。一旦開始收集，就會(huì)發(fā)現(xiàn)大量繁雜的、各式各樣的和規(guī)格不一的資料有如潮水般地四處涌現(xiàn)，尤其以小組形式進(jìn)行工作時(shí)，到手的資料更是混淆不清。 2. 統(tǒng)一用紙規(guī)格 任何資料收集工作到最后都要以紙面處理收?qǐng)觯还芴幚碣Y料的機(jī)會(huì)再多、再進(jìn)步，沒有紙面資料協(xié)助，還是很難進(jìn)行處理。 要混合處理A、B兩型紙規(guī)格是很麻煩的，就算放在同一尺寸的檔案夾或書柜里，也會(huì)參差不齊，所以保存性的書面資料還是統(tǒng)一用A型紙比較容易處理?！奥犎酥v話”也是一種方法，但是“腦”這種媒體的正確度和記錄長(zhǎng)度不但有限而且可疑，所以人們才發(fā)明文字筆 記的方式；而最近幾年打破傳統(tǒng)文字媒體形式的工具是電子信息記錄媒體。譬如說現(xiàn)在有人用VHS尺寸的帶子作取材工具，也有人用8cm錄像帶記錄資料，如果兩者混用，在整體上會(huì)出現(xiàn)大的混亂。 即使是處理同一件事情的不同報(bào)道，文章中理應(yīng)相同的關(guān)鍵處也會(huì)出現(xiàn)差異，這也是管理者每天要看好幾份報(bào)紙的原因。 二、信息收集要術(shù) □ 信息收集的目的 “檢索時(shí)