【文章內(nèi)容簡介】 化系統(tǒng)所處理的信息還包含了各種各樣的數(shù)據(jù)對象（如Word文件、123工作表等等）。這些區(qū)別于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的信息，如果用一個概念來統(tǒng)一表示，就是“非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”、“復(fù)合文檔數(shù)據(jù)”或“對象數(shù)據(jù)”。　　一言以蔽之，辦公自動化系統(tǒng)由于其對復(fù)合文檔數(shù)據(jù)的處理要求，必須以文檔數(shù)據(jù)庫為核心建立，同時選擇性地結(jié)合關(guān)系數(shù)據(jù)庫。　　從信息技術(shù)的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)庫技術(shù)代表了“拉”技術(shù)，即信息共享技術(shù)。信息被集中存儲管理，當(dāng)用戶需要信息時，主動地將數(shù)據(jù)庫中的信息“拉”到自己的工作站上進(jìn)行處理。三、辦公自動化應(yīng)用是典型的工作流自動化應(yīng)用?！　∷^的工作流就是一組人員為完成某一項業(yè)務(wù)所進(jìn)行的所有工作與工作轉(zhuǎn)交（交互）過程。幾乎所有的業(yè)務(wù)過程都是工作流，特別是辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的核心應(yīng)用——公文審批流轉(zhuǎn)處理、會議管理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達(dá)流程的終點(diǎn)（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。　　工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進(jìn)行的，如一個工作流的終點(diǎn)可能就是另一個工作流的起點(diǎn)，如上級部門的發(fā)文處理過程結(jié)束后引發(fā)了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發(fā)生于機(jī)關(guān)以及與機(jī)關(guān)的相關(guān)單位之間?！　」ぷ髁髯詣踊腥N實(shí)現(xiàn)模式。即：基于郵件的?；诠蚕頂?shù)據(jù)庫的?；卩]件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（即“群件模式”）的?！　　　』卩]件的工作流應(yīng)用，就是通過郵件將數(shù)據(jù)表單從一個人郵箱傳送到另一個人郵箱。其特點(diǎn)是模式簡單。但是，最大的弊病是無法實(shí)行監(jiān)控，沒有一個管理者可以隨時掌握工作流的動態(tài)。其它問題包括：難以實(shí)現(xiàn)自動化處理如通過代理催辦、集中歸檔、統(tǒng)計；數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)多份拷貝，難以控制安全性和準(zhǔn)確性；大量的郵件傳輸引發(fā)大量的網(wǎng)絡(luò)流量?；诠蚕頂?shù)據(jù)庫的工作流應(yīng)用，可以克服上述基于郵件的工作流缺點(diǎn)。如信息單一存儲，自動處理，安全性更好，容易實(shí)現(xiàn)監(jiān)控。但是，工作流的驅(qū)動成了一個問題，因為缺乏信息通訊機(jī)制，無法主動通知有關(guān)人員進(jìn)行下一步的工作?！　《卩]件和共享數(shù)據(jù)庫結(jié)合模式（“群件模式”）的工作流應(yīng)用，結(jié)合了上述二者的優(yōu)點(diǎn)。通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動工作流程，即所謂的“跟蹤－通知”模型?！　』谌杭墓ぷ髁髯詣踊到y(tǒng)充分利用了郵件和數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)。通過可開發(fā)的應(yīng)用設(shè)計工具可以開發(fā)出包含并優(yōu)于前兩者模式的工作流應(yīng)用。　　從信息技術(shù)的角度出發(fā)，群件模式結(jié)合了“推”、“拉”技術(shù)，充分發(fā)揮了不同技術(shù)的優(yōu)點(diǎn)，克服了其缺點(diǎn)，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術(shù)工具。四、辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)能支持協(xié)同工作和移動辦公。　　傳統(tǒng)上的管理信息系統(tǒng)或辦公自動化應(yīng)用將重點(diǎn)放在信息的輸入輸出、存儲和檢索。這無疑是十分正確的，但是傳統(tǒng)應(yīng)用系統(tǒng)在幫助用戶“產(chǎn)生”和利用信息則支持不夠，不能滿足辦公自動化的全部功能要求?！　≡谌粘＾k公中，辦公人員需要花費(fèi)大量的時間進(jìn)行討論和交流意見，才能作出某種決策（即“產(chǎn)生”信息的過程）。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協(xié)同工作”（工作流是其中一種相對有序的協(xié)同工作方式）。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，異步協(xié)作方式如電子郵件、網(wǎng)絡(luò)論壇等，以及同步協(xié)作方式如網(wǎng)絡(luò)實(shí)時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協(xié)同工作中去，大大提高了工作效率。　　移動辦公也是辦公自動化的重要手段。傳統(tǒng)的辦公自動化系統(tǒng)限定了最終用戶只有在辦公室里才能訪問和利用信息?？墒?，辦公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)由于其工作性質(zhì)，需要經(jīng)常外出，此時他就無法享受到信息技術(shù)帶來的好處，甚至還可能造成工作的延誤。例如，我們經(jīng)常會遇到某項重要工作需要領(lǐng)導(dǎo)最終決策的情況，可是由于領(lǐng)導(dǎo)沒有上網(wǎng)的手段或者應(yīng)用系統(tǒng)不支持遠(yuǎn)程撥號連接，領(lǐng)導(dǎo)無法及時得到所有信息因而造成不必要的耽擱甚至損失。所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠(yuǎn)程撥號或登錄到出差地的網(wǎng)絡(luò)，通過電話線或廣域網(wǎng)絡(luò)，隨時可以訪問到辦公自動化系統(tǒng)；為提高工作效率和減少費(fèi)用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機(jī)上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結(jié)果發(fā)出以及再次下載新的待辦信息?！　∥?、辦公自動化系統(tǒng)要求完整的安全性控制功能　　辦公自動化系統(tǒng)所處理的信息一般涉及機(jī)關(guān)的機(jī)密，而且不同的辦公人員在不同的時刻對辦公信息的處理權(quán)限也是不同的，因此安全性控制功能成為辦公自動化系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。　　機(jī)關(guān)辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強(qiáng)大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用?！　‘?dāng)然，安全性的完整實(shí)現(xiàn)有賴于制定和執(zhí)行嚴(yán)格的規(guī)章制度與管理規(guī)程?！×?、辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)能集成其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和Internet?！　∞k公自動化系統(tǒng)決不是獨(dú)立的應(yīng)用系統(tǒng)。在任何一個單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)，如MIS、專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)等等，它們與辦公自動化系統(tǒng)是互相聯(lián)系的，例如專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的統(tǒng)計結(jié)果報表成為辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的一項辦公信息，反之辦公自動化系統(tǒng)的一項輸出如正式公文是專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的信息計算與處理依據(jù)。因此辦公自動化系統(tǒng)必須能夠集成單位內(nèi)部的其他業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)。　　此外，隨著Internet技術(shù)的普及和應(yīng)用，辦公自動化系統(tǒng)作為Intranet的重要應(yīng)用必須能夠與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，這不僅溝通了機(jī)關(guān)內(nèi)外的信息、對外宣傳了機(jī)關(guān)單位，而且還可以進(jìn)一步提供網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)與參與電子社區(qū)。第二節(jié) 辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用　　Notes是一個應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行平臺。郵件應(yīng)用是最基本的應(yīng)用，機(jī)關(guān)辦公系統(tǒng)的建設(shè)從郵件系統(tǒng)開始，應(yīng)該作為第一步的應(yīng)用，盡快投入使用。除此之外，應(yīng)組織應(yīng)用開發(fā)人員調(diào)查群件應(yīng)用需求，分階段逐步投產(chǎn)各種群件應(yīng)用?！　∪杭?yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行可以在各級部門層次上進(jìn)行。由相應(yīng)層次的單位管理與實(shí)施?！　C(jī)關(guān)辦公應(yīng)用系統(tǒng)主要組成部分包括電子郵件、文件傳輸、綜合辦公、綜合信息服務(wù)、綜合辦公系統(tǒng)、決策支持等部分，其中綜合辦公系統(tǒng)包括公文管理、政務(wù)信息管理、簽報、報告管理、會議系統(tǒng)等子系統(tǒng)。應(yīng)用之一：電子郵件和文件傳輸由于Notes是一個基于客戶機(jī)/服務(wù)器體系結(jié)構(gòu)的具有存儲轉(zhuǎn)發(fā)功能的電子郵件系統(tǒng)，所以系統(tǒng)安裝完畢以后，即可以用它收發(fā)郵件。這樣的郵件體系具有良好的用戶界面、可定制的郵件風(fēng)格和可管理的郵件信息。在文件傳輸方面，郵件系統(tǒng)提供了通過附件郵寄文件（或報表）的服務(wù)，也可以通過Lotus Domino/Notes提供的應(yīng)用程序接口（Notes API）自動地轉(zhuǎn)交應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的實(shí)際數(shù)據(jù)。系統(tǒng)在提供郵件或文件傳遞的過程中，可以向發(fā)送者返回傳遞過程信息和對方收件情況。這樣，我們能夠保障資料是否確且被對方收到。應(yīng)用之二：綜合信息服務(wù)由于Lotus Domino/Notes對平臺、網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的開放性，可成為企業(yè)級事實(shí)上的信息存訪中心（即所有的信息通過Notes獲得）。因此，我們可以開發(fā)和提供綜合的信息服務(wù)。就其來源和用途的區(qū)別，可以分成以下幾類：動態(tài)公共信息。如新華社的每日電訊、國家信息中心的每日信息等。一般靜態(tài)公共信息。如國家的法規(guī)和條例，列車和航班信息等。內(nèi)部公共信息。如規(guī)章制度、文件、機(jī)構(gòu)分布信息、人事信息和聯(lián)系電話等。黨務(wù)政務(wù)信息等。綜合信息服務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)工作，應(yīng)當(dāng)反映其“綜合”和“服務(wù)”兩個特點(diǎn)。具體地，該系統(tǒng)應(yīng)具備以下特征：全面。盡可能全面地涵蓋各類信息來源。及時。盡可能快捷地反映國家和各級政府的方針政策。支持交互處理。允許相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)或辦公人員在瀏覽信息的同時進(jìn)行相應(yīng)的處理。應(yīng)用之三：綜合辦公系統(tǒng)由于辦公業(yè)務(wù)涉及面廣且影響到長期形成的工作習(xí)慣，所以，應(yīng)盡量簡化辦公自動化的運(yùn)行過程，以此保障