會議的六大功能(編輯修改稿)
2025-07-24 22:47 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 醒目又熱情，非常適合迎賓。另外，紙板上還要清晰的用相關(guān)語言寫出來賓的名字。也可以對接機(jī)牌進(jìn)行個性化裝飾，比如，在接機(jī)牌的下半段懸掛兩個鈴鐺，當(dāng)旅客出來時，就輕輕搖晃牌子，鈴鐺發(fā)出的細(xì)碎而悅耳的聲音很容易吸引旅客的注意力，從而可以有效縮短尋找的時間，也能帶給賓客愉悅的感覺。3．沿途報喜不報憂從機(jī)場到目的地，往往會經(jīng)過一些規(guī)劃較好的地區(qū)，也會經(jīng)過一些未經(jīng)規(guī)劃的地方。規(guī)劃較好的地區(qū)，如國家的重大建設(shè)項目，這些地方可以大力宣揚(yáng)，但如果是未經(jīng)規(guī)劃的地方，比如比較臟亂的地方，最好避重就輕，一帶而過，而不要一直闡述：“這個是我們最臟的地方了，你看看臟成這個樣子……”俗話說家丑不可外揚(yáng)，所以負(fù)面的消息不必太過于招搖。4．安排外賓住宿198。營造良好的住宿氛圍安排工作人員或者請飯店代為準(zhǔn)備鮮花、水果，可以為男賓準(zhǔn)備一小瓶洋酒，女賓則是包裝精美的小盒巧克力，并在桌上附上一張短箋，祝他（她）在中國這段時間，能有個美好的回憶，并告知桌上的點心，是一份小小的心意，外賓才敢享用。此外，房間的氣味也很重要，建議盡量在外賓的房間里擺放香水百合之類的花材，當(dāng)外賓推開房門的時候就感受到一股清香，帶來一天的好心情。房間最好向陽，窗外的景致也要好。198。提供相關(guān)資料為外賓選擇了一個舒適的住宿環(huán)境后，還要為其準(zhǔn)備以下資料，讓其對自己身邊的服務(wù)人員、自己的行程以及飯店的情況等都了如指掌，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。圖2－1 為外賓提供的相關(guān)資料正像圖2－1所示，接待人員的資料是外賓資料夾中的第一份資料，這份資料包括接待人員的姓名、照片、聯(lián)系方式、專長等。第二份資料是會議期間的具體行程安排，比如第一天干什么、第二天干什么等等，每天的行程都介紹得清清楚楚。這些行程中還包括拜會地點、旅游地點的簡介、自由活動時間的長短，以及探訪相關(guān)好友等的時間安排。第三份資料就是外賓所住飯店的資料，這份資料注明飯店內(nèi)各種消費(fèi)場所的地點。其中，還應(yīng)包括一張用中文和外文書寫的飯店位置卡，當(dāng)外賓外出迷路時可以求助他人。最好也能夠準(zhǔn)備一張簡便的地形圖，使外賓能夠方便的了解酒店周圍的商業(yè)設(shè)施，方便外賓的生活。198。兼顧到外賓的家眷外賓如有家眷陪同，別忘了另外安排輕松有趣的文化行程，如參觀博物館、民俗村等活動。女性家眷一般喜歡采購，外賓對他國具有本國特色的商品通常較為感興趣，例如外賓來到中國，可以帶他們?nèi)ゲ少徶袊慕z綢、民間工藝品等。5．派送禮物外賓來到中國參加跨國會議，主辦公司一般都要送給外賓一些合宜的禮物，一方面表現(xiàn)出中國企業(yè)的好客之情，另一方面也是為了加強(qiáng)感情聯(lián)系。贈送外賓禮物要把握兩個主要原則：首先要體現(xiàn)我國的傳統(tǒng)，其次要弘揚(yáng)我國的國粹。所謂禮輕情義重，送禮切忌送太重、易碎的物品，比較合適的禮物有竹制品、手工藝品，比如中國結(jié)、印章等，這些物品中國特色比較鮮明，而且富含情義。也可根據(jù)各國人民對禮物的不同喜好來贈送禮品，比如日本人喜歡洋酒、腌制食品，一對包裝精美的蠟燭臺對歐美人士來說也是不錯的選擇。【自檢】以下是跨國會議前接待外賓需要做好的準(zhǔn)備工作，請以此為標(biāo)準(zhǔn)檢測一下貴公司上次接待外賓時工作的準(zhǔn)備情況：相關(guān)資料準(zhǔn)備情況接待人員資料□已解決 □還未外賓飲食喜好資料□已解決 □還未編寫新聞稿□已解決 □還未準(zhǔn)備行程表□已解決 □還未一般業(yè)務(wù)安排安排茶點和飲食□已解決 □還未登記安排□已解決 □還未宣傳袋□已解決 □還未視聽設(shè)備□已解決 □還未翻譯服務(wù)□已解決 □還未保衛(wèi)人員和停車場□已解決 □還未接待工作□已解決 □還未如果解決率≥80%，就說明貴公司的準(zhǔn)備工作比較充分。如果解決率≤80%，那您下次就要多多努力！【本講小結(jié)】跨國會議，對于會議禮儀、接待禮儀、餐桌禮儀等等國際禮儀，皆須涉獵吸收，才能有“禮”走遍天下。要想舉行令外賓印象深刻的跨國會議，首先要做好的工作就是搜集有關(guān)外賓生活習(xí)慣的種種信息，通過這些信息充分了解不同國家的風(fēng)土人情和生活禁忌，這樣才能有的放矢，有理、有效地安排好會議的相關(guān)事宜。跨國會議的接待人員主要分為兩種，一種是負(fù)責(zé)一般性服務(wù)事項的接待人員，即普通接待人員；另一種則是非常專業(yè)的口譯人員。他們各司其職，承擔(dān)著整個會議的溝通協(xié)調(diào)工作?！拘牡皿w會】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________開會應(yīng)有的態(tài)度1．開會之前針對主題提出自己的見解參與會議的每個人都需要考慮提出具有建設(shè)性的意見，最好能夠在開會之前針對主題把自己的見解整理出來，做到胸有成竹。需要注意的是要在適當(dāng)?shù)臅r候，以適當(dāng)?shù)姆绞截暙I(xiàn)自己的創(chuàng)意。比如，輪到自己發(fā)言時，直接、正面地提出自己的看法；從別人的觀點引申，提出自己的看法；綜合多個人的觀點，提出自己的看法；同意他人的觀點；針對別人的觀點，提出不同的意見；以設(shè)問的形式，提出自己的看法。2．對出席者一視同仁，不分上下對出席會議的其他與會者應(yīng)該一視同仁，不要因為你與他的私人問題，就將他所提的意見一概否決。開會的目的在于集思廣益、共同解決問題，而不是制造問題，因此，與會者要彼此尊重，公私分明，絕對不要存有個人私心，要對出席者一視同仁，不分上下，這樣才能達(dá)到開會的目的。3．不受利害及感情影響除了要明確自己的責(zé)任以外，保持一個良好的心態(tài)對與會者來說也同樣重要。所謂良好的心態(tài)，主要就是開放的心態(tài)。以開放的心態(tài)參加會議，就會減少一些抱怨和摩擦，收獲就會增多。反之，如果帶著抵觸情緒來參加會議，那么，參加會議就會成為一種痛苦。所以，參加會議要不受利害及感情影響。4．對事不對人，不因個人喜好而區(qū)別對待他人參加會議還要做到對事不對人，要能容納其他與會者的意見，而且要認(rèn)真考慮他人的意見。這就需要與會者有一個寬廣的胸懷，時時抱著這樣的信念：參加的會議必然對我有用；即使會議比較煩人，但既來之，則安之；不要把對某人的好惡帶入會議討論中來；在會上應(yīng)做到就事論事，不要牽扯其他；適當(dāng)?shù)陌l(fā)表自己的觀點。5．服從眾人決議開會時，如果大家一致表決通過了某項決議，在一般情況下，即使你還有反對意見，也只能私下保留，在會議中一定要服從眾人的決議。會議強(qiáng)調(diào)的正是集體的力量，奉行的是少數(shù)服從多數(shù)的原則，這一點每位與會者都要謹(jǐn)記于心。6．通力合作以期在短時間內(nèi)完成工作當(dāng)你的
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