【文章內(nèi)容簡介】 歸檔工作，根據(jù)實際需要將合同正本或復印件統(tǒng)一交給總辦保存，如需查閱則登記后在文件保存處借閱。第八條 圖片、聲像資料的保存 工程竣工后，應由項目部提供該工程優(yōu)質(zhì)景觀照片一套，并相應注明工程施工日期、地點、經(jīng)驗總結(jié)等簡要文字說明，交總辦統(tǒng)一整理成冊、存盤存檔。 苗木事業(yè)部不定期提供苗木資料，并注明相應產(chǎn)地、價格、生長習性等簡要文字資料，抄送事業(yè)部及相關(guān)人員。 電子文件、聲像資料等涉及設計圖紙、重要文件及其它具有重要意義的電子媒體資料，應每季度刻錄一次，并注明所刻錄的文件內(nèi)容、文件備注及保管需求辦公室統(tǒng)一整理成冊存檔。 第九條 各部門專（兼）職文書的職責： 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。文檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總辦辦好交接簽收手續(xù)。承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)?！鯕w檔范圍重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的規(guī)定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。公司的請求與上級機關(guān)的批復。本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議紀錄、統(tǒng)計報表及簡報。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。1各級領(lǐng)導人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動的聲像資料。1本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動的聲像資料。1涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。1其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。附：公司內(nèi)部文件資料的整理及分發(fā)程序類別發(fā)文單位主送單位抄送單位公司及事業(yè)部每月簡報匯總部門管理中心副總、常務董事以上高級主管以上①重要業(yè)務信息管理中心副經(jīng)理以上②市場研究信息同上高級主管以上③培訓與人事信息同上有關(guān)人員④工程項目管理工程總監(jiān)有關(guān)人員⑤重要公關(guān)信息管理中心副經(jīng)理以上⑥各事業(yè)部經(jīng)營管理交流同上有關(guān)人員⑦應收、付簡報財務部⑧合同預算信息合同預算部苗木信息、生產(chǎn)苗木事業(yè)部、股苗、上苗、管理中心各事業(yè)部苗木技術(shù)與公關(guān)同上同上重要剪報中山、廣州、上海、管理中心、北京副總以上常務董事及有關(guān)領(lǐng)導相關(guān)副經(jīng)理以上專業(yè)剪報同上有關(guān)人員注：文件收發(fā)負責人 總 部：馮玉蘭 廣州事業(yè)部：賴瓊?cè)A上海事業(yè)部：張義娟 第一事業(yè)部：施小敏苗木事業(yè)部：李康軍 檔案分類標準及保管期限區(qū)分□ 檔案分類標準及編碼（編碼規(guī)則祥見制度匯編）一、 經(jīng)營基本文件（編號：M）（一） 章程文件（編號：ZC）：①章程的變更；②登記；③申請；④其他。（二） 股東會議文件（編號：GH）：①股東會議記錄；②股東會議通知；③股東出、缺席會議回執(zhí)；④股東名冊；⑤股東印章簿；⑥其他。（三） 董事會文件（編號：DH）：①董事就任書；②董事會議記錄；③商業(yè)帳簿；④經(jīng)營業(yè)績；⑤請示；⑥業(yè)務執(zhí)行文件；⑦其他。（四） 經(jīng)營業(yè)務文件（編號：JY）：①經(jīng)營方針書；②經(jīng)營計劃書；③經(jīng)營會議記錄；④經(jīng)營會議通知；⑤會議資料；⑥重要契約；⑦訴訟文件；⑧經(jīng)營業(yè)務執(zhí)行文件；⑨其他。二、 經(jīng)營組織文件（編號：O）（一） 業(yè)務機構(gòu)文件（編號：JG）：①業(yè)務機構(gòu)表；②機構(gòu)調(diào)整文件；③其他。（二） 業(yè)務分工文件（編號：FG）：①業(yè)務分工變更方面的文件；②其他。（三） 職務分工及有關(guān)權(quán)限文件（編號：ZZ）：①職務分工變更方面的文件；②權(quán)限變更方面的文件；③其他。（四） 業(yè)務管理文件（編號：GL）：①內(nèi)部監(jiān)察文件；②其他。（五） 報告文件（編號：BG）：①各種報告書；②信用限度報告書；③其他。（六） 會議文件（編號：HY）：①各種會議文件；②通告；③其他。三、 業(yè)務運營文件（編號：B）（一） 銷售業(yè)務運營文件（編號：XS）（二） 采購業(yè)務運營文件（編號：CG）（三） 項目工程文件（編號：GC）（四） 設計資料文件（編號：SJ）（五） 工程預結(jié)算文件（編號：GS）（六） 合同文件（編號：HT）（七） 總務運營文件（編號：ZW）（八） 人事、勞務文件（編號：RS）：①報紙、雜志上刊登的招聘文件；②通過職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；③招聘人員復制作；④履歷表；⑤應聘者一覽表；⑥聘用通知書；⑦任免文件。⑧公司職員名冊；⑨其他。四、 文檔的區(qū)域代碼總部：ZB；第一事業(yè)部：DY；上海事業(yè)部：SH；廣州事業(yè)部：GZ；苗木事業(yè)部：MM例如：公司架構(gòu)調(diào)整、文件的編號應為：ZBMZC①0001□ 檔案保管期限一、 永久保管（一） 登記、特批的重要文件（二） 股東會議文件（三） 股東名冊（四） 資產(chǎn)及負債文件（五） 請示、決議等重要文件（六） 重要的契約、申請（七） 執(zhí)照、上級批準證書等（八） 重要統(tǒng)計文件（九） 土地、建筑物、電話方面的重要文件（十） 職員的履歷表、應聘書、辭職書等（十一） 職員名冊、人事、保健、工資方面的重要文件（十二） 章程、公司條例、規(guī)則等（十三） 訴訟文件（十四） 客戶文件（十五） 加入、退出外部社團組織方面的文件（十六） 重要儀式、典禮方面的文件（十七） 制造計劃書、底圖、重要的考試、研究報告書（十八） 公司內(nèi)部出版物、圖書登記冊（十九） 年度預算、決算文件（二十） 設計圖紙（二十一） 工程預結(jié)算資料（二十二） 重要合同（二十三） 其他二、 十年保管（一） 股東名議換書（二） 稅務方面的重要文件（三） 會議文件（經(jīng)營主體）（四） 月決算文件（五） 重要商業(yè)賬簿（資產(chǎn)目錄、日記賬）（六） 宣傳方面的文件（七） 市場調(diào)查的匯總報告書三、 五年保管（一） 銷售賬簿（二） 采購賬簿（三） 人事方面的文件（四） 主要交易憑證（結(jié)賬、交易方面）四、 三年保管（一） 管理人員、公司職員在外部社團擔任職務的任免文件（二） 政府機關(guān)的一般性認可、申請文件（三） 公司職員調(diào)動、工資、補貼、勞動標準法、保健、衛(wèi)生方面的臨時性權(quán)利、義務類文件（四） 管理監(jiān)督者會議記錄（五） 技術(shù)磋商會議記錄（六） 有關(guān)規(guī)定、通告廢止的文件（七） 契約（簡單的）（八） 事務管理的補充文件（九） 稅務文件（簡單的）（十） 文件收、發(fā)文記錄（十一） 業(yè)務日志（十二） 統(tǒng)計文件（簡單的）（十三） 市場調(diào)查、宣傳等企業(yè)一般文件（十四） 購入物品的出納、保管、移交方面的文件（十五） 有關(guān)制造技術(shù)方面的簡單文件（十六） 有關(guān)動產(chǎn)、不動產(chǎn)方面的簡單文件（十七） 對日后有參考價值的來往文書五、 一年保管（一） 來往文書、通知、調(diào)查文件、參考文件（二） 住址、姓名變更通知（三） 報告制度中規(guī)定的日報、月報 信息保密管理制度第一條 為保守公司信息秘密，維護項目保護權(quán)益，特制定本制度。第二條 任何部門組織和分支機構(gòu)以及員工都有保守信息秘密的義務。員工不準向外界泄露已確定為秘密的有關(guān)內(nèi)部情況，或雖未確定為秘密但尚未公開和不宜公開的有關(guān)資料、計劃、部署、工程標底等。第三條 本信息保密工作，實行既確保秘密又便利工作的方針。第四條 保密范圍（一）公司重大決策中的秘密事項。（二）公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策。（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議紀錄。（四）財務預決算報告及種類、財務報表、統(tǒng)計報表。（五）所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。（六）人事檔案、工資性、勞務性收入及資料。（七）其他經(jīng)項目負責人確定應保密的事項。一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。第五條 密級確定項目信息秘密的密級分為“絕密”“機密”“秘密”三級：（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；絕密是最重要的信息秘密，泄露會使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴重的損害；（二）公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀錄、經(jīng)營情況為機密級；機密是重要的公司信息秘密，泄露會使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴重的損害；（三）人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息為秘密級；秘密是一般的信息秘密，泄露會使權(quán)利和利益遭受損害。屬于信息秘密的文件、資料，應按規(guī)定表明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第六條 文件和資料的保密管理屬于信息秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由辦公室或主要負責人委托專人執(zhí)行。（一）非經(jīng)批準，不得復制和摘抄。（二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施。（三）在設備完善的保險裝置中保存。第七條 擬稿（一）內(nèi)容擬稿是文件、資料保密工作的開始，初稿形成后，要根據(jù)文稿內(nèi)容確定密級。（二）要求1．確定密級力求準確。2．對文件、資料形成前的討論稿、征求意見稿、審議稿等，必須同定稿等同對待，并按保密的原則和要求管理。注意要點：（一）編文號時要表明密級和保密期限。（二）對本次項目中產(chǎn)生或被上級組織授權(quán)翻印、復印的文件、資料，要嚴格按照項目主要領(lǐng)導審定的份數(shù)印制，不得擅自多印多留。第八條 收發(fā)收發(fā)是文件、資料運行中的進出口。收發(fā)文件、資料時，應注意：（一）收進文件，要核對收件單位或收件人，檢查信件封口是否被開啟。（二）啟封后，清點份數(shù)，按不同類別和密級，分別登記、編號、加蓋收文章。（三）發(fā)文應按文件、資料的類別和文號及順序號登記清楚去向，并填寫好發(fā)文通知單，以便收文單位查點清收，信封要編號并加蓋密級章。（四）收發(fā)文件、資料都要建立登記制度和嚴格實行簽收手續(xù)。第九條 閱辦閱辦文件、資料時的注意要點：（一）呈送公司高層批示的文件、資料批示后，應及時退還或由經(jīng)管文件部門當日收回，不得橫向傳批文件，不得把批文直接交承辦單位（人）。（二）文件、資料不得在個人手中保留，更不得把秘密文件、資料帶到家或公共場所。（三）控制文件、資料閱讀范圍，無關(guān)人員不得看文件、資料。第十條 復制復制秘密文件、資料要建立嚴格的審批、登記、送閱制度，并和正本文件、資料一樣，閱辦后按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀，未經(jīng)批準不得自行復制。第十一條 遞送（一）遞送秘密文件、資料，要嚴格履行登記簽收手續(xù)。（二）遞送的秘密文件、資料，一律要包裝密封，并表明密級。第十二條 保管（一）秘密文件、資料應存放在有保密設施的安全處，做到專室專柜，專人保密。（二）要集中管理，個人不得保存。（三）絕密文件、資料一般不外借，確因工作需要借用的，經(jīng)主管領(lǐng)導批準，辦理借閱手續(xù)，當日收回。第十三條 歸檔注意要點：（一）沒有解密的“三密”文件、資料在建立檔案時，要在卷宗的扉頁表明原定密級，并以文件、資料中最高密級為準。（二）不宜保留或不屬于本部門的“三密”文件、資料要及時清理上交或登記銷毀，防止失散。第十四條 銷毀銷毀秘密文件、資料必須按規(guī)定登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導批準后，用碎紙機碎掉。第十五條 會議保密管理具有屬于項目信息秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：（一）選擇具備保密條件的會議場所；（