會議組織和管理要點(編輯修改稿)
2025-07-22 00:59 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 鍵要素：會議方案、會議目標(biāo)與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務(wù)分配與職責(zé)安排、會議材料、信息反饋。 會議材料 ，重點核查內(nèi)容有無重大差錯、內(nèi)容分類或邏輯結(jié)構(gòu)是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰?！ ?、各類研討會的發(fā)言材料需重點關(guān)注：標(biāo)題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復(fù)。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認(rèn)真反饋?！ 。骸 、贂h時間、地點、會議室（標(biāo)明具體路線）?！ 、诰筒蜁r間、地點。 ?、蹠?wù)組聯(lián)絡(luò)辦法、訂票、醫(yī)療。 ?、軙h紀(jì)律?！ 、莓?dāng)?shù)貧夂?、交通及附近旅游景點介紹?！ 、蕖跋肟腿酥搿保瑫h須知應(yīng)將會議期間有關(guān)食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準(zhǔn)確，應(yīng)視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細(xì)致、關(guān)懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸?！ 、咦罱K定稿與復(fù)印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細(xì)看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標(biāo)示、印刷是否有差錯?！ 。骸 、贂h材料沒有分類整理，材料內(nèi)容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質(zhì)性需求。 ?、趨R總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當(dāng)然地認(rèn)為就是女性?！ 、叟c會者職務(wù)出錯。例如：正職副職弄錯?！ ≡u述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨(dú)到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記：、專家發(fā)言都事先需要反復(fù)溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內(nèi)容。、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當(dāng)您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認(rèn)為你很認(rèn)真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準(zhǔn)備。 會議接待 ，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)?！ 。ㄖ辽偃危⒎磸?fù)提示： ?、傺埡l(fā)出后立即確認(rèn)是否收到； ?、跁h前十五天最終確定是否決定參加、來程安排； ③會議前三天確認(rèn)航班； ?、苤匾钨e及發(fā)言人在會議前一天再次確認(rèn)何時到達(dá)，告知誰接機(jī)，并有專人過問其食宿行安排； ?、菰跁h正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發(fā)言準(zhǔn)確時間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)?！ ?，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。 ，要給賓館一個詳細(xì)的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細(xì)說明，常規(guī)性事項也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。 ?。骸 、僭谕ㄖ葜v嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容?！ 、谑孪葲]有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過多，
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