【文章內容簡介】 文件的處理過程。用戶可根據(jù)實際情況設置工作流程，以決定不同行文流向及處理過程。發(fā)文處理系統(tǒng)有以下需求：1)求對所有的發(fā)文通過計算機進行擬稿、核稿、會簽、復核、簽發(fā)、成文、蓋章、發(fā)文、歸檔。2)可對發(fā)文進行顯示、排序、查詢、統(tǒng)計、打印。3)對發(fā)文的處理全過程進行自動化管理、跟蹤和記錄。 根據(jù)對需求的分析。 通用發(fā)文處理流程發(fā)文的流轉過程[5]：1） 起草發(fā)文作者應嚴格按公文制度來填寫表單中的各個項目。填寫完成后即可進入流轉過程。2） 轉部門內其他人員核稿用戶單擊操作按鈕“提請核稿”，系統(tǒng)將文件自動發(fā)送到指定的人員。3）轉部門負責人核稿根據(jù)發(fā)文流程的定義，把發(fā)文轉給本部門的負責人審核，并轉相關部門負責人會簽。4） 轉分管領導審核部門負責人審核后，轉分管領導進行審核。5） 單位領導簽發(fā)單位領導審批完成后，可以直接簽發(fā)公文，公文將自動把文件分發(fā)給主送部門、抄送部門。6）發(fā)文成功后的其它操作在發(fā)文成功后，可以對發(fā)文進行歸檔操作，可以把現(xiàn)有發(fā)文歸檔到文檔管理數(shù)據(jù)庫中?？梢圆榭窗l(fā)文概況，了解發(fā)文的過程?？梢韵掳l(fā)文件，把當前的發(fā)文轉給下屬單位。報告管理功能是為工作中經(jīng)常隨機性地起草一些報告，匯報送交指定的人員審批而設計的，主要功能包括起草報告、報告上送批閱、多級審批等。批閱過程中，提交報告人可以實時了解批閱進展情況。檔案數(shù)據(jù)庫是一個非常重要的數(shù)據(jù)庫，它存儲了所有的發(fā)文文件和收文文件。建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于檔案的科學管理，方便用戶查閱。在文件存檔后，所有查閱將被自動記錄。(2)、通用信息子系統(tǒng)通用信息子系統(tǒng)包括：討論中心、公用通訊錄、公告通知、人員去向、來賓登記。： 通用信息子系統(tǒng)操作界面討論中心為用戶提供了一個類似于INTERNET網(wǎng)BBS的功能。在本系統(tǒng)中，您可以就某一事件或某一主題發(fā)表見解，也可以對別人發(fā)表的見解進行評議。公用通訊錄用于記錄單位的客戶、業(yè)務往來等關系的通訊方法。公告通知用于向單位全體人員發(fā)送消息。人員去向信息庫用于工作人員登記自己的去向和留言，方便聯(lián)系和前臺接待。來賓管理用于單位前臺對來訪賓客的記錄和接待管理，在接待過程中可以查閱單位內部人員的去向和留言，方便接待來訪的賓客。(3)、個人辦公子系統(tǒng)個人辦公子系統(tǒng)主要包括電子郵件、工作安排、出勤補簽、個人通訊錄、網(wǎng)上尋呼、Internet瀏覽。： 個人辦公子系統(tǒng)操作界面本系統(tǒng)在現(xiàn)階段為所有用戶提供了內部局域網(wǎng)上的電子郵件功能。工作計劃模塊用于員工在日常工作中對自己的工作進行安排，計算機會對工作安排進行協(xié)調，并監(jiān)控工作完成情況，如果在到指定完成時間時尚未完成工作安排，計算機會自動發(fā)出催辦信。出勤補簽系統(tǒng)用于單位考勤的管理。當員工因故沒有進行考勤登記時，需要在本系統(tǒng)中提出申請，經(jīng)部門主管審批后生效。本系統(tǒng)也提供考勤接口，可以由單位指定的考勤人員對員工進行考勤登記。按Internet瀏覽可以快速啟動系統(tǒng)內置的Internet Explorer，進行網(wǎng)上沖浪。(4)、系統(tǒng)維護子系統(tǒng)系統(tǒng)維護子系統(tǒng)包括部門群組管理和關鍵字管理、用戶口令修改三個功能模塊。部門群組管理是系統(tǒng)管理員用來維護系統(tǒng)人員情況的信息庫。： 系統(tǒng)維護子系統(tǒng)操作界面系統(tǒng)管理員可以對部門群組進行設置，設置人員所在的部門，設置人員級別，設置分公司的信息以及人員通訊情況，這些信息將被用于系統(tǒng)的內部控制。關鍵字管理只能由系統(tǒng)管理員修改數(shù)據(jù)，其他人不能修改數(shù)據(jù)，只能引用數(shù)據(jù)。關鍵字管理是用于系統(tǒng)內部的一些數(shù)據(jù)控制，比如車輛名稱、行政級別名稱等等，系統(tǒng)管理員可以通過新建關鍵字來增加系統(tǒng)關鍵字，也可以修改關鍵字的內容。數(shù)據(jù)庫設計系統(tǒng)中使用的數(shù)據(jù)庫按操作平臺可分為兩類[6]：Domino/Notes數(shù)據(jù)庫和SQL server數(shù)據(jù)庫。Domino/Notes數(shù)據(jù)庫存放除檔案以外的所有信息，這些數(shù)據(jù)定期在備份服務器上進行復制備份。SQL Server數(shù)據(jù)庫存放檔案管理中的歸檔數(shù)據(jù)，視數(shù)據(jù)容量定期備份到光盤。(1)、Domino/Notes數(shù)據(jù)庫設計對所有檔案、資料、人員、物品等的管理都要通過數(shù)據(jù)庫管理的形式進行。Notes提供了一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(文檔數(shù)據(jù)庫是Notes實現(xiàn)對非結構化信息存儲管理的一大特點，形成在這方面對關系型數(shù)據(jù)庫的優(yōu)勢)。所有的應用都以數(shù)據(jù)庫的形式出現(xiàn)，所處理的對象就是數(shù)據(jù)庫中的文檔。一般來說，先由應用程序開發(fā)設計人員設計文檔(如域，表單、試圖、文件夾、操作等等)，用戶則基于己有的設計創(chuàng)建文檔，并且按照定制的工作流程對文檔進行處理。每個數(shù)據(jù)庫都可以包含不同格式和類型的文檔。Lotus Domino/Notes中的數(shù)據(jù)庫與一般的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫是有區(qū)別的。在一般的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫在用戶看來就是存儲在計算機內的可供操作的二維表是基于事務處理的[7]；在Lotus Domino/ Notes中，數(shù)據(jù)庫是由文檔、視圖、頁面、表單、域和文件夾等基本元素組成的存儲非結構化信息的文件()。、、 等數(shù)據(jù)庫，并在各個數(shù)據(jù)庫中設置相應的必需的文檔、視圖、頁面、表單、域、文件夾以及導航器和各個頁面的大綱，其中各個數(shù)據(jù)庫中的頁面和表單是設計的重點。 對于數(shù)據(jù)庫設計，以下幾點需要著重闡述[8]。對公文等非結構化信息的處理：公文內容包括題頭、編號、主題、正文、簽字、蓋章等諸多內容，這是一般的關系型數(shù)據(jù)庫很難處理的(它們主要面向結構化數(shù)據(jù))。Notes提供提高了RTF(Rich Text File)文本域，可以在其中保存多種類型信息，如文本，表格OLE對象，Web頁面以及圖片，聲音和動畫等多媒體信息。像公文這種非結構化數(shù)據(jù)就可以利用RTF文本域存儲在文檔中。而對于結構化數(shù)據(jù)信息的處理Notes也提供了與一般關系數(shù)據(jù)庫類似的功能。只是在處理海量數(shù)據(jù)時，Notes會顯得捉襟見肘。數(shù)據(jù)庫文檔的組織[9]：當用戶在檔案管理中查到一份文件，需要調閱時，要從當前視圖(或者文檔)轉入另一個視圖(或者文檔)，Notes數(shù)據(jù)庫文檔中可以包含指向另一個文檔、視圖或者數(shù)據(jù)庫的鏈接，當用戶單擊代表該鏈接的圖標時，當前窗口將切換到鏈接所指向的對象。另外Notes文檔中還可以包含各種熱點文本，當用戶單擊熱點文本時可以顯示出文本提示框或執(zhí)行預先指定的操作。這一用戶就可以在一個文檔中同時訪問多個數(shù)據(jù)庫中的信息。從而提高了整個系統(tǒng)的靈活性和實用性。 數(shù)據(jù)庫搜索和索引[9]：對大量的公文、檔案、資料等信息進行查詢、統(tǒng)計等要用到Notes內置的全文搜索引擎，用戶可以在數(shù)據(jù)庫的搜索條件框中輸入條件來搜索所需文檔，并按某種條件對搜索結果進行排序。另外還可以對數(shù)據(jù)庫進行全文索引，以加速對數(shù)據(jù)庫的搜索。 數(shù)據(jù)庫存儲位置[9]：在整個系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫的種類繁多，除了各個功能模塊的實現(xiàn)需要功能模塊數(shù)據(jù)庫外(為了便于設計和日后維護管理，每一個功能模塊都設計成一個單獨的數(shù)據(jù)庫)，每一個注冊用戶都有一個郵件數(shù)據(jù)庫，另外還有系統(tǒng)用的數(shù)據(jù)庫。各種數(shù)據(jù)庫按照應用情況的不同存放的位置也不同。系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應是放在服務器上某一個固定的位置，不能輕易改動。用戶的郵件數(shù)據(jù)庫也應該放在數(shù)據(jù)庫上(Data\Mail\User )，以便隨時都能被訪問。各功能模塊數(shù)據(jù)庫集中存放各部門科室的數(shù)據(jù)，作為系統(tǒng)的共享資源，也應放在服務器上。數(shù)據(jù)庫文檔一致性[9]：Notes數(shù)據(jù)庫是一種典型的文檔型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，它本身不提供像關系型數(shù)據(jù)庫那樣的一致性檢測功能，它提供的只是權限上的一致性檢測。為了確保文檔的一致性，在本系統(tǒng)的文檔結構設計中，采用了一些關鍵域作為檢測一致性的標志，并在發(fā)生一致性錯誤時自動進行提示。一般在文檔結構中被“*”號注明的域就是進行一致性檢測的關鍵域。通過這種設計一方面排除了產(chǎn)生空文檔的可能性，另一方面解決了同一內容的文檔在數(shù)據(jù)庫中存放多份的問題，基本實現(xiàn)了文檔的一致性。(2)、SQL Server數(shù)據(jù)庫設計SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能：Lotus Notes/ Domino是一套通信集、文檔信息管理及開發(fā)、多媒體等功能于一體的群組工作軟件，其本質上是一個文檔數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，與基于事務處理模型的關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相比，二者各自的應用側重點和解決問題的對象是不相同的[10]。 在本實例中，有些模塊如收文、發(fā)文管理可以充分利用Notes的工作流自動開發(fā)功能實現(xiàn)收發(fā)文的電子化操作，而有些部門在存在大量的業(yè)務處理，這些處理包括對大量結構化數(shù)據(jù)的操作，最后生成許多報表，涉及到關系數(shù)據(jù)庫中的事務處理、完整性約束、實時在線查詢等，因此需要利用關系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來完成這些工作。然而現(xiàn)實情況是：這些部門經(jīng)過調查一般都已經(jīng)有自己的系統(tǒng)在運行，而且大部分是上級部門配發(fā)的，少部分是由本部門自己開發(fā)的，這就是實際過程中經(jīng)常會遇到的難題之一。倘若花費大量的人力、物力和財力去分析已有的系統(tǒng)軟件，顯然得不償失；而放棄原系統(tǒng)，自主從頭研制，則無形中又增加了許多困難，且往往實際開發(fā)出來的軟件還難以滿足各部門的實際要求。 因此，本系統(tǒng)采取的方案是將Notes和關系數(shù)據(jù)庫集成到一起，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，增強系統(tǒng)功能，又能夠使系統(tǒng)充分利用原有軟件中的關系型數(shù)據(jù)庫中的信息資源，從而有效保護己有的投資建立繼承系統(tǒng)。在本系統(tǒng)的設計中，與關系型數(shù)據(jù)庫接口的設計部分主要涉及設計到以下兩個方面：檔案資料的歸檔與查詢：各部門在日常工作中都要處理大量的公文資料，這些公文中的相當一部分最后要提交檔案管理部門歸檔，因此系統(tǒng)的檔案管理模塊提供了與關系型數(shù)據(jù)庫SQL的接口，這樣授權人員可以將已經(jīng)提交歸檔的公文資料保存到SQL Server中，既可以作備份，又方便與檔案管理系統(tǒng)連接。各部門統(tǒng)計報表的輸入及查詢：現(xiàn)實應用中，會有一些這樣的部門或科室：它們有大量的業(yè)務需要處理，會形成大量的報表，如各種月報表、季度報表、半年報表及年報表等，這些部門科室原來也都有自己的一些辦公系統(tǒng)，如FoxPro、Access等在進行這些工作，要做到既充分利用原來的系統(tǒng)，又能夠在Notes辦公軟件中反映出來各類報表結果以供分管領導及授權人員查詢，需要Notes辦公軟件同這些系統(tǒng)連接起來。SQL Server與辦公自動化系統(tǒng)連接的實現(xiàn)[11]：根據(jù)以上SQL Server在辦公自動化系統(tǒng)中的功能，采用了以下兩種實現(xiàn)技術：利用Domino企業(yè)連接服務(Domino Enterprise Connection Service)實現(xiàn)Notes連接。DECS是Domino內嵌的一種與關系型數(shù)據(jù)庫連接的接口服務，通過它可以方便地在Notes應用程序中操作關系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。DECS在辦公自動化應用中將檔案資料歸檔SQL Server數(shù)據(jù)庫中。基本原理是首先分別在Notes應用程序和SQL Server數(shù)據(jù)庫中建立要連接的表單，然后配置DECS服務選項，定義所要執(zhí)行的操作，最后通過ODBC在Notes應用程序中就可以實現(xiàn)要進行的操作了。 使用Notes內置編程接口LotusScript DataObject(簡稱LS：DO)LotusScript是一種內嵌的Notes程序設計語言，LS：DO利用其完整的數(shù)據(jù)控制功能和結構化程序語言的靈活性，提供對外部ODBC數(shù)據(jù)的完全讀寫訪問[12]。在處理部門報表數(shù)據(jù)的輸入及查詢時，采用LS：DO編程接口。這是基于以下考慮：各部門報表格式不一且時常變化，不像歸檔管理部門所要存儲的檔案資料信息有著固定的類型和格式。LS：DO適合實際的小批量數(shù)據(jù)的傳輸和轉換。LS：DO能夠滿足所有的數(shù)據(jù)操作要求，不必添置額外的轉換工具，節(jié)省費用。LS：DO對ODBC數(shù)據(jù)源的訪問。LS：DO是一個由三個ODBC類組成的集合，這三個類是ODBCConnection、ODBCQuery和ODBCResultSet。具體來說，LotusScript程序就是利用這些類及其方法來實現(xiàn)對ODBC數(shù)據(jù)源的訪問。四、系統(tǒng)實現(xiàn)概述 首先公文管理模塊實現(xiàn)支持日常機關政府辦公中公文收發(fā)的整個電子化、自動化的目標。在這個模塊中主要有收文管理和發(fā)文管理兩大部分。其中發(fā)文管理中主要執(zhí)行擬稿、審核、會簽、簽發(fā)、批閱、查詢、公文執(zhí)行狀態(tài)信息等管理工作，并提供電子郵遞、查詢、打印等功能。管理員通過對人員進行注冊，設定其權限，使不同的用戶在公文流轉中扮演不同的角色。收文管理主要處理系統(tǒng)內部的電子文檔，這部分處于保密需要，沒有設者對外接門，不能實現(xiàn)Web瀏覽。收文中僅僅提供了收文登記、領導批示等操作。綜上所述，上面的流轉功能牽涉到三個部分：發(fā)文管理、收文管理以及設定相應人員權限角色的人員管理數(shù)據(jù)庫。發(fā)文管理數(shù)據(jù)庫 該數(shù)據(jù)庫()是整個系統(tǒng)的核心之一，是整個系統(tǒng)設計的重中之重。，通過左邊的導航連接可以進行公文的瀏覽查看及相關操作。 發(fā)文管理界面(1)、表單設計 下面介紹發(fā)文管理中的表單設計。表單是Lotus數(shù)據(jù)庫中最重要最基本的設計元素，它是信息采集的基本來源，是面向用戶的基本界面，整個數(shù)據(jù)庫的組織就是首先通過表單生成數(shù)據(jù)庫中的各項文檔，再通過視圖對文檔進行選擇然后呈現(xiàn)給用戶的。最后或者經(jīng)過設計好的頁面、大綱、幀結構集把設計好的視圖進行組織，從而把整個數(shù)據(jù)庫的內容顯示給用戶，因此表單設計直接關系著數(shù)據(jù)庫設計的效果成敗。另一方面，實現(xiàn)公文流轉的許多操作，如：交部門領導、轉發(fā)、會簽、簽發(fā)、歸檔等等操作也是在表單中設計的，單單從功能實現(xiàn)上來說，Lotus的表單設計是Lotus工作流開發(fā)的靈魂所在。 本設計實現(xiàn)中最重要的表單是報告表單(別名BG)。該表單是整個系統(tǒng)的啟動模板，所有的公文都是從這里由辦公人員起草，形成一份公文的初稿，通過設計該表單，傳遞給不同的辦公人員，經(jīng)過流轉，形成正式的公文。因此該表單的一個重要功能是應該能夠根據(jù)文檔流轉過程中所處的不同辦公人員的角色提供不同的操作；另一方面還要記錄文檔流轉過程中的一些