實施email系統(tǒng)的六個建議(編輯修改稿)
2025-07-16 23:17 本頁面
【文章內容簡介】 部各層次的關鍵信息，以便滿足公司當前和未來的需求?！ 〗⒓夹g中心通過監(jiān)控和跟蹤跨渠道及合作伙伴的業(yè)務流程，您的企業(yè)將能夠更好地以一致的方式交付成功的結果。為實現(xiàn)這一目標，IBM建立一個技術中心 (Competency Centers)，有時稱作卓越中心 (Center of Excellence) 或知識中心 (Center of Knowledge)，以便您的企業(yè)增強IT與業(yè)務的一致性，改進技術資產和資源管理，并從中獲益。 信息議程可以幫助您跟蹤、分發(fā)和控制對企業(yè)內部文檔、數(shù)據和文件的準確訪問，實現(xiàn)隨需應變的共享、協(xié)作和響應速度。總之，開發(fā)信息議程將有助于您有效地利用組織的信息，從而加速實現(xiàn)隨需應變信息的進程。如何更好地進行項目文檔管理在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達到我們預期的目的?！ ∥臋n模板的管理 面對各類紛繁復雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔管理中的過程中需要建議一套文檔的模板。 在建立文檔模板時，需要對一些格式進行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。 在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實際使用時要采用哪種模板。如果是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個相對容易找到的文件夾目錄中存放模板，如果是使用信息系統(tǒng)方式進行模板管理，最好能夠在首頁進行一個連接，或者是讓使用者可以快速的搜索到。在建立分類時，需要含有一個共同類，或者叫做公用類，因為在實際的使用過程中總是會有一些新的類別出現(xiàn)，也會有一些無法進行分類的文檔，這個時候就可以通過共同類進行管理。 對于文檔模板的變更需要能夠做到及時告知使用者，并做好版本管理。 文檔目錄的管理 為了能夠在紛繁復雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄體系，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。 在進行文檔管理前，需要對不同的文檔建立一個分類，建議不同的分類可以便于文檔的查找，也可以針對不同的分類制定不同的管理要求。如果是文件夾方式管理，還需要分別不同的文件夾內容的安排以及權限的控制，因為文件夾管理的特殊性，需要注意其權限管理的簡潔化；如果是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意類型的編碼體系的建立。一個好的文檔分類體系可以讓使用者方便地進行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過程中還需要注意歸檔管理的需求。 對于文檔，需要建立一套索引機制，這里之所以特別提出索引機制，是因為在日常的文檔使用中，會發(fā)現(xiàn)一些很多類似的文檔，或者類似的內容說明，由于不同的撰寫者會對一些基本的概念或者原則的說明會存在一些差異，這個時候就需要能夠有一個索引來明確什么是最準確的，這一點在項目管理過程中特別重要，因為一個項目組往往會不時的發(fā)生一些變動，后來人面對多個說法時很難知道什么是對的，同時一些實際情況也會發(fā)生變動，一些說法也需要進行修正，而之前的一些文檔也無法進行更正，所以這個時候也需要有一個索引來明確正確的說法，這一點問題也可以通過文檔版本的管理加以改善。另外對于那些紛繁復雜的文檔，有些只是事務性的，通過一個索引的方式，可以將一些重點的內容放在一個突出的位置，便于進行檢索和閱覽。 不論是文件夾方式還是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對文檔的權限管理，特別是對一些歸檔的文檔，避免歸檔的文檔被不正確的修改或者刪除。 文檔的命名規(guī)范 各種文檔，如果名稱多樣，或者名稱含義模糊將會造成使用和交流上的不便，需要建立一套有效的命名規(guī)范體系。 對于文檔的名稱，首先需要名稱能夠容易識別，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經常直接用文件的默認名稱，或者就是一個自己的姓名、項目的名稱等，其他的使用者很難識別是什么類型的文檔。 在文檔的使用過程中，可以規(guī)定在文檔的某些部位必須放置文檔的類型或者某些其他關鍵字，例如將要求將文檔的類別放在文件名的頭部，對于月度性的文檔，規(guī)定頭部必須放某年某月，等等。 對于一些分不同版本的文檔，可以要求分不同的版本進行管理，文件名稱中注明版本號，對于終稿等一些標志性的內容可以加一些特殊的標識，這樣可以明確其重要性和權威性。
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