【文章內容簡介】 的結果。動輒召集大家開會，原因是可以提供某種“舒適的”因素，也是一種做事的慣常方法。開會也是拖延決策或逃避個人責任得好方法。如果會議組織得很差，或者主持得很不得體，與會者就會產生挫折和不滿的感覺，并質疑做出的所有決定。退一步想想，考慮一下開會的目的，甚至考慮一下到底要不要開會，總是有益的。 提要：會議的用處會議是達成目的的手段；其本身卻多半不是目的。會議的結束通常是其他活動的開始，哪怕開會僅在為另一次會議作準備。7 / 33把開會看作做決策的一種積極方法，你會更易于集中精力，已即是說開會的目的更可能達成。 自我檢查想想你對開會的態(tài)度，并回答下列問題：? 我想過“那次開會是浪費時間”嗎？? 我對開會預感過失望嗎？? 我出席過秩序混亂的會嗎？? 我開過自己不明白為何要去開的會嗎？? 我開過自己當時心不在焉得會嗎？? 我會有時覺得會議可以組織地更好一些嗎？? 我想過開會的原因嗎？如果你對這些問題或其中大部分問題的答案是“是的” ，你就要注意了：你主持的會議時要做些什么？ 改善之道? 你確認會議未獲結果的原因。? 你領悟到自己對會議的態(tài)度是其成功的助因? 你明白會議需要很好的駕馭? 你明白與會者不舒適就不會全神貫注的道理? 你了解到與會者需要知道會上討論的內容? 你明白自己主持會議的目標? 你領悟到會議為作決策提供了良好的機會? 你肯定自己所發(fā)起的會議都很有需要8 / 33第 2 章 了解會上發(fā)生的事情會議都往往有一種任自發(fā)展的動力，而在步調、節(jié)奏和氣氛方面又各不相同。由于會議把與會者作為一個群體聚在一起，會議又發(fā)揮了自己的影響——就是把一種可預見的行為模式強加與會者。在會議有所建樹之前，這個群體必須學會協(xié)力合作。這個過程包括四個階段：成形：安頓階段在這個開會的初期，與會者觀察周圍的情勢，并禮貌的相互估量（由于他們仍未找到相互粗暴對待對方的理由） 。他們各自試圖探知對方的態(tài)度和背景，想要建立行動的基本原則。爭論：摸底階段一旦與會者感到比較舒適，便會開始吐露真情。他們或許會肆意展開一些小小的口角，以致會場紛亂，不易掌控。這是與會者相互挑戰(zhàn)對方，測試對方的想法，在有必要時重新評估對方的階段。正常化：積極工作階段隨著開會的進展，計劃逐漸顯現(xiàn)并取得妥協(xié)，因而產生聯(lián)盟，達成協(xié)議。這些都是為了事情能夠順利進行。體制確立起來，使所有與會者都明白他們的任務。執(zhí)行：產生結果階段與會者在這個最后階段想要結束會議，因此取得共識，獲得結果。到此，執(zhí)行任務會比其他一切事情都更重要。只有在最終階段，會議才有效率、有成果。結論要是在第二或第三階段產生，則往往不成熟而欠精確。如果與會者無法解決較早階段的某些問題，會議的運作可能不夠順暢。9 / 33例如，與會者或許會離心離德，因為仍未學會合作，或并未了解對方的建議。與會者也可能利用會議來達到個人的和未曾言明的目的——他們或許有秘密的議程。每一階段要持續(xù)多久，則視乎與會者本身和他們認知對方的程度。然而，了解這些階段的相關情況，會使會議進度較易掌握，并可預防糾纏于一個特定階段而浪費時間。 群體的變動過程如果決定都全由一群人做出，結果通常與與會者獨立的思考做出的決定大不相同。由于羊群心理的作用，與會者會順著大流走。這種心理對決策前的辯論和決策本身都有影響。 辯論中的群體壓力在群體中，與會者唯恐出洋相，會對自己所考慮的事情太過在意，常常懷疑其自己的判斷來。這種壓力可以有多種影響，例如：? 一些與會者持懷疑態(tài)度，或質疑多數(shù)人的看法是否正確，但會因被受壓力而被迫接受群體的共識。? 固執(zhí)己見的與會者覺得，如果他們放棄己見，就失了面子，不管有多少證據(jù)證明他們錯了。? 無法充分表明自己觀點的與會者，最終可能不經爭論而同意。? 抱持懷疑態(tài)度或有岐見的與會者將保持沉默，以免被人看成離經叛道。完全不存在反對的聲音，可能制造出全體一致的幻想，但事實上這種全體一致或許并不代表個人的主張。 決策中的群體壓力在群體中，與會者作的決定會過于重視個別成員的最初立場。這稱之為“危險的變換” ，表示群體中的個人主張會隨著會議的進程而變得更加極端或更加審慎。群體壓力通常導致更加危險的變換。變幻的類型，一般取決于那些舉足輕重的個人態(tài)度——這類態(tài)度往往早10 / 33在會前就成形。由于會議所做出的決定，個人無需負全責，與會者易于因為不必負上個人責任或可能做出較危險的決定來。如果會議主持人在開初就宣布“我們必須做某事” ，那么很可能就獲得贊同。由于大多數(shù)會議的目的都是討論和交流意見，固守對立的主張會弄成反效果，并能導致群體作出更危險的決定。于是，如果群體要證明不受這些壓力影響，工作又有效率，那么會議主持者不偏不倚、集思廣益、討論所有的提議以及避免表示個人偏愛等素質，都顯得極為重要。 摘要：群體的力量會議要開得有成果，必須考慮內部的情形。一群人聚在一起開會，他們需要學會如何共事，并必須經過成形、爭論、正?；蛨?zhí)行的過程，以成為緊密結合的群體。群體壓力之實施在于壓制個人想法，決策能改變會議的運作過程，有時會導致較預期更危險的結果。主持會議之前，明白群體如何發(fā)展和運作，會較易了解會議的不同動力。 自我檢查想一想會上發(fā)生什么事，并回答下列問題：? 我了解會議要經過好幾個階段，才會取得十足的成果嗎？? 我知道群體中的人受群體影響的程度嗎？? 我認識到與會者由于擔心他人的看法，而可能言不由衷嗎？? 我知道由于怕失面子，而可能身不由己地固執(zhí)己見嗎？? 我覺察到沉默并不一定表示同意嗎？? 我知道群體中的人能較他們個人作出危險得多的決定嗎？ 改善之道? 你了解與會者在做出有效結果之前所經歷的各階段11 / 33? 你懂得群體能夠影響個人想法和行為的道理? 你知道個人由于受到壓力而可能接受群體共識? 你明白某些與會者固執(zhí)己見，因為他們不欲被人們發(fā)覺他們自己在改變主張? 你懂得沒有意見并不表示就有共識? 你了解群體中人會較他們作為個人時作出更危險的決定? 你覺察到認識群體的力量會給予擬主持會議的洞察力12 / 33第 3 章 組織會議多花心思組織會議，對開好會議大有裨益。你需決定幾件重要事情：會議屬何類型；會議討論什么；誰出席；以及何時何地舉行。 會議類型會議就像晚宴一樣，可以是正式的，也可以是非正式的。會議要開得順利，最好是知道你組織的會議屬于何種類型。 正式會議正式會議可由其法定地位來確定，其形式或有一定的規(guī)則和條例所規(guī)定。通常要求有定量人數(shù)出席。不管正式會議目的何在，其程序細目需包括：? 議程——討論的內容? 報告和推介——上次會議以來作了些什么事情? 動議——提議所采的行動? 修正——對提議所作的修改? 辯論——一般性的討論? 選舉和投票——采納或拒絕提案? 會議記錄——事件的書面紀錄? 任何其他事務——未列在議程上的問題你必須熟悉正式會議的規(guī)則（或所謂的議事規(guī)則） ，否則就不能恰當?shù)闹鞒謺h，而做出的決定或會被視作無效。 非正式會議非正式會議要自由得多，但并不是缺乏組織。非正式會議至少應該具有：? 討論問題的一覽表13 / 33? 負責主持會議的人——即是開會時上衣除掉，腳擱在桌子上，也要有一名主持人? 一份紀錄，記下所作的決定和由誰去跟進事務非正式會議的主持方式和與會者的行為或許都比較輕松，但仍須確保會議程序安排得妥當，從而使會開的卓有成效。 討論什么每一次會議都應該有某種形式的議程。你必須了解，這不是一張敷衍了事的紙張，猶如街上免費的傳單那樣循例在會上散發(fā)。這是一份工作文件，其功用就如指南針，使大家不偏離特定的方向；目的是防止雞毛蒜皮的事情占用大量時間。? 理想的議程包括以下各程序：? 會議的宗旨、日期、時間和地點? 與會者姓名? 例行公事的討論? 比較難解決或有爭議的問題? 任何其他事務? 下次會議的日期議程決定了會議的形式。議程需要安排妥當，一開始討論比較直截了當?shù)膯栴}，而把較難和通常事較重要的放在會議的中段去討論。如果你一開始就討論無異議的問題，與會者會很投入。這也意味著一當入會者說了“是”之后，他們就比較容易繼續(xù)說“是”了。有用的議程應列明所需討論的內容，讓與會者明白問題列在其上的原因。這一點不要和事前作決定混淆起來。在會前分發(fā)議程（甚至是草稿） ，將給大家一個準備的機會，乃至提出補充討論項目的機會。這也給了你一個機會，可事前要求與會者表明是否親自出席，還是派代表來出席會議。14 / 33 誰來開會召集會議時要記得一句格言：“少即是多” 。兩三個人開會常常比十來個人一起得到更好的結果。越多人與會，越需要花力氣去掌控會議。如果需要很多人來開會，那么值得考慮一下，他們是否要開完整會議，抑或到會提供意見就可早退。誰來開會，是看與會者能否達到下列要求來決定的：決策和執(zhí)行議決的方案。開會時收集相同的資訊提供特定的資訊提供必要的專門知識，或至少是維持秩序的本領，來影響會議的進程會議的效果和與會者人選是否合適息息相關。如果不合適的人到場，或者主要人物缺席，就不大可能取得有效的結果。不論開會的人自己出席，還是委派合適的代表出席，重要的是考慮一下，是否每一個人赴會都有理由和目的。 何處開會如果只要兩三個人開會，會場可以很輕松隨便；可以使旅館大廳、溫馨的小房間，甚至是高爾夫球場。但如果三人以上開會，就要有合適的設施，諸如足夠的暖氣、燈光、流通的空氣、咖啡茶水之類；不能有分心的東西及至少要有與到會人數(shù)相等的椅子。有兩件非常重要的事情（其中一件常被遺忘）：? 會上每個人都能看到其他人? 會議主持者要處在看得到所有與會者的地方如果你想會議開得既有趣又有成果，應考慮與會者的座位安排?，F(xiàn)舉例如下：? 如果與會者不自在，相互不能看到對方，或看不到任何視覺教具、圖表等東西，就不大可能繼續(xù)保持興趣或專心一致，他們將容易坐15 / 33著在紙上亂涂亂寫，或自始至終作著白日夢。? 如果知道有兩個好辯之人獲兩個持不同意見的人在場，你需要確保他們分開坐，或不面對面坐。? 如果你安排一個好斗的人坐在一個不喜歡爭論的人旁邊，你將發(fā)覺，他或她要比獲準與另一同類的人坐在一起時影響力小得多。要確保與會者按你的安排去坐，可在事前準備好一張座位表和一個放在桌上的姓名牌。與會者的名字應寫在姓名牌的兩面，這