【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 10 / 77. 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)體系. 軟件功能體系GMCC 企業(yè)辦公管理系統(tǒng)企業(yè)文化 辦公管理 部門(mén)辦公 個(gè)人事務(wù)企業(yè)形象會(huì)議管理呈批件發(fā)文管理收文管理技術(shù)交流新聞簡(jiǎn)報(bào)任務(wù)指派日程安排通 訊錄個(gè)人文檔電子期刊規(guī)章制度檔案管理常用信息談天說(shuō)地公告與通知通訊平臺(tái)電子郵件傳真服務(wù)今日工作11 / 77其中： 不包含在《任務(wù)書(shū)》和《需求說(shuō)明書(shū)》中，但從系統(tǒng)架構(gòu)的完整性，把它列在系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)中，但本文未作設(shè)計(jì)。未來(lái)的“部門(mén)辦公”主要包含各部門(mén)的日常辦公需求，可能涉及到與企業(yè)管理的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互和協(xié)同處理。各功能的處理流程見(jiàn)附錄 1。. 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)GMCC EOAS 系統(tǒng)運(yùn)行于基于 Lotus Domino 的全省互連的 INTRANET 平臺(tái)上，底層網(wǎng)絡(luò)為 GMCC 的 MDCN（Mobile Data Communication Network） ，該網(wǎng)絡(luò)是連接 GMCC總部和 27 個(gè)地市分公司的寬帶 ATM 網(wǎng)絡(luò)，各地市分公司的局域網(wǎng)（LAN ）為快速以太網(wǎng)，廣域網(wǎng)連接示意圖如下：? Domino 服務(wù)器的部署：包括省公司和 27 個(gè)地市分公司共有 28 個(gè)點(diǎn)部署 DOMINO 系統(tǒng)和 EOAS 系統(tǒng)。各點(diǎn)均配置一臺(tái) DOMINO 群件服務(wù)器和一臺(tái) DOMINO 郵件服務(wù)器，用于運(yùn)行 GMCC EOAS 和企業(yè)的內(nèi)部電子郵件，另外在省公司配置兩臺(tái) Domino 服務(wù)器用于 SMTP MTA 網(wǎng)關(guān)，使內(nèi)部郵件域 INTERNET 系統(tǒng)相連，服務(wù)器部署和連接如下圖所示：部門(mén)辦公GMC AT廣 域 網(wǎng) 拓 撲 連 接 圖廣 域 網(wǎng) 拓 撲 連 接 圖 韶 關(guān) 河 源 梅 州潮 州 汕 頭揭 陽(yáng)汕 尾惠 州深 圳清 遠(yuǎn)肇 慶云 浮湛 江 茂 名 陽(yáng) 江 珠 海中 山江 門(mén) 順 德南 海佛 山 廣 州番 禺花 都 從 化 增 城東 莞總 公 司 :主 連 接 ： 廣 州 、 花 都 、 從 化 、 增 城 、 番 禺 、 清 遠(yuǎn)備 份 ： 南 海 、 佛 山 、 云 浮 、 肇 慶 、 韶 關(guān) 、 河 源江 門(mén) :主 連 接 ： 南 海 、 佛 山 、 云 浮 、 肇 慶 、 茂 名 、 湛 江備 份 ： 花 都 、 清 遠(yuǎn) 、 陽(yáng) 江 、 珠 海 、 中 山 、 順 德深 圳 :主 連 接 ： 陽(yáng) 江 、 珠 海 、 中 山 、 順 德 、 東 莞 、 汕 尾備 份 ： 湛 江 、 茂 名 、 梅 州 、 潮 州 、 揭 陽(yáng) 、 汕 頭惠 州 :主 連 接 ： 梅 州 、 潮 州 、 揭 陽(yáng) 、 汕 頭 、 韶 關(guān) 、 河 源備 份 ： 東 莞 、 汕 尾 、 番 禺 、 廣 州 、 從 化 、 增 城4E1 ATM runk: IMA r: PrimaryE1 ATM runk: Backup12 / 77. 功能需求與程序結(jié)構(gòu)的關(guān)系根據(jù) GMCC 辦公管理的功能需求，本系統(tǒng)建立 20 個(gè)應(yīng)用程序模塊完成相應(yīng)的需求。序號(hào) 程序需求企業(yè)形象新聞簡(jiǎn)報(bào)規(guī)章制度電子期刊技術(shù)交流談天說(shuō)地常用信息收文管理發(fā)文管理呈批件會(huì)議管理檔案管理公告通知今日工作電子郵件個(gè)人文檔日程安排通訊錄任務(wù)指派系統(tǒng)設(shè)置1. 企業(yè)形象宣傳 ? ? ?2. 規(guī)章制度 ? ?3. 電子期刊 ? ?4. 電子論壇 ? ? ?5. 常用信息查詢 ? ?6. 收文管理 ? ?7. 發(fā)文管理 ? ?8. 呈批件管理 ? ?9. 會(huì)議管理 ? ?10. 檔案管理 ? ?11. 公告與通知 ? ?12. 電子郵件 ? ?SunSunSun John39。sFaxSunDomin Servr(SMP+群 集 )郵 件 /群 件 / Hub服 務(wù) 器Pump服 務(wù) 器RDBMS ervDomin Serv遠(yuǎn) 程 接 入 服 務(wù) 器 SMTP A 網(wǎng) 關(guān) 服 務(wù) 器Domin Web服 務(wù) 器Fax Serv傳 真 服 務(wù) 器網(wǎng) 絡(luò) 用 戶網(wǎng) 絡(luò) 用 戶Sun分 局 (SMP+群 集 )郵 件 /群 件 服 務(wù) 器SunPump服 務(wù) 器Sun Domin Serv遠(yuǎn) 程 接 入 服 務(wù) 器Fax Serv傳 真 服 務(wù) 器件OA件Sun件 Fax Serv傳 真 服 務(wù) 器Pump服 務(wù) 器 Intert件移 動(dòng) 用 戶 小 分 局郵 件 /群 件 服 務(wù) 器13 / 7713. 個(gè)人文檔 ?14. 日程安排 ?15. 名片夾 ?16. 任務(wù)指派 ? ?. 人工處理過(guò)程由于本系統(tǒng)的邊界關(guān)系(見(jiàn)《 需求說(shuō)明書(shū)》41 頁(yè)) 的限制，文件傳遞、交流只能在GMCC 廣東省內(nèi)的移動(dòng)企業(yè)進(jìn)行，對(duì)于省電信管理局、其他省市移動(dòng)企業(yè)和外部其他單位的文件將無(wú)法直接進(jìn)入本系統(tǒng)處理。對(duì)于接收的外部文件，可通過(guò)文件登記秘書(shū)手工錄入或掃描錄入到本系統(tǒng)中，傳真文件可通過(guò)傳真服務(wù)器接收，自動(dòng)轉(zhuǎn)成電子文件，傳入本系統(tǒng)處理；對(duì)于輸出的文件，本系統(tǒng)提供完善的打印功能，將電子文件打印輸出，也可通過(guò)傳真服務(wù)器直接將電子文件通過(guò)傳真發(fā)送外部單位。. 尚未解決的問(wèn)題原始的手工日常辦公中，發(fā)布的文件要求加蓋發(fā)布單位的公章和真跡簽名，但在電子文件傳遞中公章和真跡簽名在法律上暫無(wú)規(guī)定，無(wú)法保證公章和真跡簽名的法律效力，為安全起見(jiàn)，在本系統(tǒng)中不使用公章和真跡簽名。3. 接口設(shè)計(jì). 用戶接口用戶使用的平臺(tái)為 Lotus Notes 客戶端，用戶界面設(shè)計(jì)也遵循 Lotus Notes 風(fēng)格，用戶首先通過(guò)導(dǎo)航器登錄本系統(tǒng)的不同功能模塊(本節(jié)介紹用戶界面的設(shè)計(jì)風(fēng)格，公文的樣張格式見(jiàn)附錄 2)。14 / 77? 進(jìn)入各功能模塊后，界面如下：數(shù) 據(jù) 庫(kù) 圖 標(biāo)工 作 臺(tái) 面便 捷 圖 標(biāo) 菜 單 郵 件 操 作場(chǎng) 所 信 息狀 態(tài) 條15 / 77? 用戶新建、編輯文檔時(shí)界面如下：操 作 (條 )視 圖 文 件 夾 新 文 檔 文 檔刪 除 標(biāo) 記選 中 標(biāo) 記 打 開(kāi) /折 疊 標(biāo) 記 列 標(biāo) 題導(dǎo) 航 器熱 點(diǎn)熱 點(diǎn)16 / 77? 提示信息規(guī)范：：采用提醒對(duì)話框。提示的標(biāo)題統(tǒng)一為“提示” ；內(nèi)容應(yīng)敘述簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，尾部加中文的感嘆號(hào)；選用如上圖所示的圖標(biāo)。語(yǔ)氣委婉，多使用“請(qǐng)、您”等，不使用“你、警告”等字眼。：當(dāng)用戶的操作將產(chǎn)生不可恢復(fù)的影響和后果時(shí)，應(yīng)使用確認(rèn)提示。確認(rèn)提示采用是否判斷對(duì)話框；標(biāo)題為“提示” ；提示內(nèi)容和圖標(biāo)如上圖所示。? 表單中的規(guī)范隱藏域：隱藏域的字體:紅色 宋體 10號(hào) 隱藏域的后面要加上對(duì)該域的注釋,如:操 作字 體 字 號(hào)17 / 77 歸檔標(biāo)志： 1表示未歸檔 2表示已歸檔 表單標(biāo)題域： 字體：宋體 字號(hào)：18 顏色：黑 樣式：正常體 對(duì)齊方式：居中表單窗口標(biāo)題：窗口標(biāo)題使用與表單標(biāo)題相同的文本,當(dāng)文檔為創(chuàng)建狀態(tài)時(shí)顯示“新建”加表單標(biāo)題。? 視圖設(shè)計(jì)規(guī)范：： “S”標(biāo)簽：背景顏色：北極藍(lán)列總計(jì)的顏色：暗紅未讀行的顏色：紅交替顯示：選擇；顏色：白顯示左邊空：選擇最后一列延伸到窗口右端：選擇顯示標(biāo)題條：選擇；樣式：立體標(biāo)題條標(biāo)題條高度：1文檔行高度：1行間距：?jiǎn)伪叮ㄎ挥蛄袑傩缘摹皹?biāo)題”標(biāo)簽中）：字體：宋體字號(hào)：9樣式：正常體文本顏色：暗藍(lán)對(duì)齊方式：居中：當(dāng)列為分類(lèi)列且位于其它列左側(cè)時(shí)：基本標(biāo)簽：選擇“當(dāng)列可展開(kāi)時(shí)顯示展開(kāi)標(biāo)記” 。字體設(shè)置：宋體、9號(hào)字、粗體、斜體。對(duì)齊方式：左對(duì)齊文本顏色：第一個(gè)分類(lèi)列的顏色為暗綠，以下的分類(lèi)列顏色依次為暗紅、深藍(lán)綠、暗洋紅，隱藏列不計(jì)算在內(nèi)。不推薦使用超過(guò)四列的分類(lèi)層次。列的其它屬性根據(jù)具體需要進(jìn)行設(shè)定。普通非分類(lèi)列：字體設(shè)置：宋體、9號(hào)字、正常體。文本顏色：藍(lán)列的數(shù)值為金額時(shí)：數(shù)值類(lèi)型為定點(diǎn)、2位小數(shù)位數(shù)、每千位加標(biāo)點(diǎn)。其它設(shè)置根據(jù)需要設(shè)定。18 / 77. 外部接口目前本系統(tǒng)除電子郵件外與外部應(yīng)用無(wú)信息傳遞和共享，但隨著系統(tǒng)推廣和應(yīng)用的范圍不斷擴(kuò)大，用戶要求的不斷增加，勢(shì)必要將目前本系統(tǒng)處理的日常行政辦公和日常的業(yè)務(wù)辦公結(jié)合起來(lái)。軟件開(kāi)發(fā)人員可通過(guò) ODBC 標(biāo)準(zhǔn)或 Notespump 產(chǎn)品與企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)雙向交換數(shù)據(jù)企業(yè)的現(xiàn)有的信息系統(tǒng)（MIS、ERP、DSS、INTERNET）與企業(yè)辦公管理系統(tǒng)（EOAS ）系統(tǒng)面向的使用人員和信息有所不同，但二者是相互關(guān)聯(lián)，兩個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)互連能更好地發(fā)揮信息系統(tǒng)的價(jià)值，充分利用信息資源。兩個(gè)系統(tǒng)之間的關(guān)系表現(xiàn)在兩個(gè)方面：1． 通過(guò) EOAS 對(duì) MIS 系統(tǒng)數(shù)據(jù)的查詢?cè)L問(wèn)：在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的經(jīng)常要用到來(lái)自經(jīng)營(yíng)、管理等方面的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果。以往均有行政辦公人員從有關(guān)部門(mén)得到相應(yīng)數(shù)據(jù)，經(jīng)分析處理進(jìn)入辦公文檔中。EOAS 與 MIS 通過(guò) 互連，根據(jù)設(shè)置的數(shù)據(jù)模型對(duì) MIS 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取分析，實(shí)時(shí)進(jìn)行處理，提高辦公決策效率。例如：年、季、月的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的形成和執(zhí)行；報(bào)送有關(guān)部門(mén)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2． MIS 和 EOAS 對(duì)審批類(lèi)流程的協(xié)同處理：在 MIS 系統(tǒng)中的一些業(yè)務(wù)和管理的流程需要不同的人員和部門(mén)進(jìn)行審批，流程有一定的不確定性，數(shù)據(jù)可能包括非關(guān)系化的文檔和圖、表等，由關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)完成這些流程處理，靈活性差，流程難于定義。結(jié)合 NOTES 的工作流技術(shù)，進(jìn)行流程審批，在最后形成確定性結(jié)果后，通過(guò) 寫(xiě)入 MIS 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)為以后的流程共享。例如：工程項(xiàng)目管理的審批過(guò)程，涉及到申請(qǐng)報(bào)告、圖紙、報(bào)表等，需要有關(guān)部門(mén)審批或修改，經(jīng)過(guò) OA 審批流程后，形成的工程項(xiàng)目檔案寫(xiě)入工程項(xiàng)目管理的數(shù)據(jù)庫(kù)，為工程項(xiàng)目的執(zhí)行和分析服務(wù)。3． 與 INTERNET 網(wǎng)上應(yīng)用及電子商務(wù)的集成： 隨著 INTERNET 技術(shù)的發(fā)展，也為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)與服務(wù)模式提供了新的形式。通過(guò) INTERNET 網(wǎng)絡(luò)的經(jīng)營(yíng)方式—電子商務(wù)（如網(wǎng)上付費(fèi)、網(wǎng)上購(gòu)機(jī)等） ，為企業(yè)贏得市場(chǎng)提高競(jìng)爭(zhēng)力提供了新的機(jī)遇；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供的客戶服務(wù)（如費(fèi)用查詢、網(wǎng)上投訴等）為企業(yè)贏得更多客戶的信賴(lài)。OA 與 INTERNET 網(wǎng)上應(yīng)用及電子商務(wù)的集成，使企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理人員相互協(xié)作能更快地了解市場(chǎng)需求并作出反映。4． 與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）和決策支持系統(tǒng)（DSS）的集成：可以通過(guò) Lotus Notes 的數(shù)據(jù)接口技術(shù)與企業(yè)的資源規(guī)劃系統(tǒng)（ERP）和決策支持系統(tǒng)（DSS）進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)信息的利用價(jià)值。. 內(nèi)部接口? 系統(tǒng)設(shè)置庫(kù)用于創(chuàng)建企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)及人員信息，并為 NOTES 用戶賦予權(quán)限（角色） 。只有正確地為其他數(shù)據(jù)庫(kù)分配存取權(quán)限和角色，才能保證系統(tǒng)地正常運(yùn)行。? 收文數(shù)據(jù)庫(kù)與發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)文數(shù)據(jù)庫(kù)中公司級(jí)的發(fā)文在公司領(lǐng)導(dǎo)批示后，分發(fā)各科室處理時(shí)，各科室秘書(shū)登記后，應(yīng)轉(zhuǎn)換為科收文，存儲(chǔ)在收文數(shù)據(jù)庫(kù)。? 公司間發(fā)件傳遞時(shí)，首先將發(fā)文存儲(chǔ)到對(duì)方公司服務(wù)器上的公文郵件數(shù)據(jù)庫(kù)中，再由相關(guān)的文件登記人員將公文郵件數(shù)據(jù)庫(kù)中的文件登記，存儲(chǔ)到收文數(shù)據(jù)庫(kù)中。19 / 77? 消息傳遞規(guī)范： Mail實(shí)現(xiàn)。，表單為“BookMark” ；使用文檔鏈接，樣式見(jiàn)下面的樣例。：GmccTitle、GmccDb、GmccDbName、GmccStat，文本域值。 GmccTitle表示消息類(lèi)別，屬于公文流轉(zhuǎn)類(lèi)的模塊此域值為“公文” ，例如：收文、發(fā)文、呈批件等；屬于公告類(lèi)的模塊此域值為“公告” ，例如：新聞簡(jiǎn)報(bào)、公告欄、規(guī)章制度等； GmccDb表示文檔來(lái)源，例如：“公告欄” ； GmccDbName表示數(shù)據(jù)庫(kù)文件名，例如：“xxxx\” GmccStat文本類(lèi)型，表示鏈接文檔當(dāng)前所處的流程步驟的順序號(hào)，例如“3”表示第三步。：GmccFlow，用于流程跟蹤。流程每完成一步需將操作者和所做的工作以如下形式給該域賦值：“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl核稿”并隨著流程的流轉(zhuǎn)依次添加新值。其中操作者名用全名（從@UserName函數(shù)獲得） ；連字符使用“” （減號(hào)） ；工作名應(yīng)與發(fā)送書(shū)簽中的GmccStat賦值規(guī)格相同。標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)“公告欄”庫(kù)的“全局”表單。：GmccStep,用于傳遞流程狀態(tài)信息。流程每完成一步需將操作者和所做工作的步驟順序號(hào)以如下形式給該域賦值：“CN=chenxd/OU=asd/OU=beijing/O=mdcl2”并隨著流程的流轉(zhuǎn)依次添加新值。其中操作者名用全名（從@UserName函數(shù)獲得） ；連字符用“” （減號(hào)） ；步驟順序號(hào)與發(fā)送書(shū)簽中的GmccStat賦值規(guī)則相同。標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)“公告欄”庫(kù)的“全局”表單?！拔业墓ぷ鳌敝惺褂肎mccTitle、GmccDb、GmccDbName域進(jìn)行文檔和工作分類(lèi)；使用GmccStat、GmccStep域進(jìn)行辦理狀態(tài)的區(qū)分。，表單為“Me