【文章內(nèi)容簡介】 詞下一行；左空 1 字用 3 號仿宋體字標(biāo)識 “抄送 ”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送機(jī)關(guān)對齊；在最后一個抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時間 位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1 行位置；用 3 號仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1 字，印發(fā)時間右空 1 字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。 版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 版記的位置 版記應(yīng)置于公文最的一頁，版記的最后一個要素置于最后一行。 9 頁碼 用 4 號半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條 4 號一字線，一字線距離版心下邊緣 7mm。單頁碼居右空 1 字，雙頁碼居左空 1 字?？瞻醉摵涂瞻?頁以后的頁不標(biāo)識頁碼。 10 公文中表格 公文如需附表，對橫排 A4 紙型表格，應(yīng)將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊。 公文如需附 A3 紙型表格，且當(dāng)最后一頁為 A3 紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）就為空白，將 A3 紙型表格貼在封三前，不應(yīng)貼在文件最后一頁（封四）上。 11 公文的特定格式 信函式格式 發(fā)文機(jī)關(guān)名稱上邊緣距上頁邊的距離為 30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下 4mm 處為一條武文線（ 上粗下細(xì)），距下頁邊 20mm 處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為 170mm。每行居中排 28 個字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說明。 命令格式 命令標(biāo)識由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加 “命令 ”或 “令 ”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識上邊緣距版心上邊緣 20mm，下邊緣空 2 行居中標(biāo)識標(biāo)識令號；令號下空 2 行標(biāo)識正文；正文下一行右空 4 字標(biāo)識簽發(fā)人簽名章，簽名章左空 2 字標(biāo)識簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識全稱。在簽發(fā)人簽名章下一行右空 2 字標(biāo)識成文 時間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。 會議紀(jì)要格式 會議紀(jì)要標(biāo)識由 “會議紀(jì)要 ”組成。其標(biāo)識位置同 ，用紅色小標(biāo)宋體字，字號由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。會議紀(jì)要不加蓋印章。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說明。 國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局 1999－ 12－ 27 批準(zhǔn)發(fā)布 7 2020－ 01－ 01 實施 《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》條文釋義 1 范圍 本 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了國家行政機(jī)關(guān)公文通用的紙張要求、印制要求、公文中各要素排列順序和標(biāo)識規(guī)則。 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。其他機(jī)關(guān)公文可參照執(zhí)行。 使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標(biāo)準(zhǔn)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 本章規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容范圍、適用范圍和特定范圍。 (1)內(nèi)容范圍 內(nèi)容范圍只涵蓋國家行政機(jī)關(guān)公文（以下簡稱 “ 公文 ” ）格式中的紙張要求、印制要求、公文各要素的排列順序和標(biāo)識規(guī)則，并不是公文格式的全部范圍。對公文格式的完整要求應(yīng)是把《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中對公文格式的要求與本標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合起來學(xué)習(xí)。 (2)適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家各級行政機(jī)關(guān)的公文，其他機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的公文可參照執(zhí)行。所謂參照執(zhí)行的含義是可以結(jié)合自己的實際執(zhí)行。 (3)特定范圍 《辦法》規(guī)定，少數(shù)民族自治地區(qū)公文可以同時使用少數(shù)民 族文字。由于少數(shù)民族文字的字體、字型和書寫習(xí)慣與漢字不同，執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)在某些地方可參照本標(biāo)準(zhǔn)另行規(guī)定。 2 引用標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 148— 1997 印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸 在本標(biāo)準(zhǔn)中引用的國家標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 148— 1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》，主要規(guī)定了印刷、書寫和繪圖紙的幅面尺寸，在一 般的公文用紙中，主要是采用印刷紙和書寫紙。由于該標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)國際標(biāo)準(zhǔn) ISO 218 等同采用過來的，因此其中的紙張幅面尺寸完全與國際標(biāo)準(zhǔn)一致。在 A系列紙型中，公文用紙的紙型為 A4型，即幅面尺寸為 210mm297mm ，并規(guī)定各裁邊的誤差為土 3mm。因此 GB／ T 9704 一 1999《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》中規(guī)定的公文用紙幅面尺寸的依據(jù)就是 GB／ T 148— 1997《印刷、書寫和繪圖紙幅面尺寸》。 3 定義 本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。 3． 1 字 Word 標(biāo)識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個 漢字所占空間。 3． 2 行 line 標(biāo)識公文中縱向距離的長度單位。本標(biāo)準(zhǔn)以 3 號字高度加 3 號字高度 7／ 8 倍的距離為一基準(zhǔn)行；公文標(biāo)題以 2 號字高度加 2 號字高度 7／ 8 倍的距離為一基準(zhǔn)行。 在本標(biāo)準(zhǔn)中為確定公文中各項要素的位置，就需要對公文的縱向和橫向的定位給出統(tǒng)一的規(guī)定。為此，對于公文的橫向描述形式就是 “ 字 ” ，縱向描述就是 “ 行 ” 。在這兩項定義中， “ 字 ”指的就是漢字的橫向距離。一 “ 行 ” 的概念 (除 2 號標(biāo)題外 )指的是 3 號字高度加其 7／ 8 倍的距離。因此在標(biāo)準(zhǔn)中所指的一行就是一個固定的數(shù)量單位。由這兩 個定義可以把公文中橫縱坐準(zhǔn)確地將公文中的任何一個要素加以定位。 4 公文用紙主要技術(shù)指標(biāo) 公文用紙一般使用紙張定量為 60g／ m 一 80g／ m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為 85％一 90％，橫向耐折度 ≥15 次，不透明度 ≥85 ％， pH 值為 7． 5— 9． 5。 由于公文的特殊地位，一方面要考慮其外觀嚴(yán)肅、莊重，另一方面更要考慮其頻繁使用和作為檔案長期保存的要求，因此對公文用紙的技術(shù)指標(biāo)必須作出相應(yīng)的規(guī)定。 8 公文用紙的質(zhì)量為 60g／ M2— 80g／ m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的 經(jīng)濟(jì)性和美觀性。經(jīng)濟(jì)條件相對差一些的單位可以采用紙張質(zhì)量不低于 60g／ m2 的膠版印刷紙，一般公文用紙可以采用 70g／ m2 的膠版印刷紙。對于一些使用高檔印制設(shè)備的單位可以采用紙張質(zhì)量不高于 80g／ m2 的膠版印刷紙或復(fù)印紙。這種相對靈活的規(guī)定避免了一刀切的做法，各使用單位可根據(jù)自己的情況具體掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合標(biāo)準(zhǔn)的。 公文用紙紙張白度是根據(jù)與 A 等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白度的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的。紙張白度如果過低，看上去紙張較黑，如同報紙一般，很不莊重 ；紙張白度過高，反光度加大，看上去晃眼，特別是在晚間，紙張白度過高，對視力影響很大，時間長了很不舒服。 橫向耐折度 ≥15 次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。因為很多公文需要在較多的層次傳閱流轉(zhuǎn)，如果公文用紙過脆，沒看幾次紙張就發(fā)生斷裂，使公文不能完整地保存，將直接影響公文效力的發(fā)揮。 不透明度 ≥85 ％是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。如果公文用紙的透明度過高，在正反兩面所印的文字就會出現(xiàn)相互洇透，看上去文字很花很亂，導(dǎo)致印制質(zhì)量不高，影響公文的閱示傳看。這也是公文用 紙的一項重要指標(biāo)。 pH 值為 7． 5— 9． 5 是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA／ T 11 一 1994《文件用紙耐久性測試法》中的相關(guān)規(guī)定確定的。 這項行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，存檔時間在 200 年以上的一般耐久紙，其用紙的 pH 值應(yīng)為 7． 5— 9． 5。出于公文將作為檔案長期保存和使用的需要，因此有必要對此項指標(biāo)加以規(guī)定。 5 公文用紙幅面及版面尺寸 5． 1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用 GB／ T 148 中規(guī)定的 A4 型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm ，尺寸的允許偏差見 GB／ T 148。 5． 2 公文頁 邊與版心足寸 公文用紙?zhí)祛^ (上白邊 )為： 37mm177。lmm 公文用紙訂口 (左白邊 )為： 28mm177。1mm 版心尺寸為： 156mm225mm( 不含頁碼 ) 本標(biāo)準(zhǔn)改變了我國公文用紙長期以來一直沿用的 16開型，而將公文用紙的幅面尺寸改為國際標(biāo)準(zhǔn)紙型 A4 型。作出這項規(guī)定應(yīng)該說是在進(jìn)行大量調(diào)查研究和對改變公文用紙紙型將對我國相應(yīng)工業(yè)系統(tǒng)產(chǎn)生何種影響作調(diào)查和分析的基礎(chǔ)上得出的。 作出這項重大改變主要是基于以下三方面的考慮： (1)采用國際標(biāo)準(zhǔn)已成為國際范圍公文用紙的普遍趨勢 國際標(biāo)準(zhǔn)化組織 (ISO)早在 1975 年就制 定了書寫紙 (書寫用紙即日常的辦公用紙 )的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，即 ISO 262： 1975，其主要內(nèi)容就是規(guī)定了書寫用紙的規(guī)格為 A4 型 (2l0mm297mm) 。這種紙型由于充分考慮了人體工效的作用，即可容納較多的信息，又大小適中，讓使用者感覺比較舒適。目前常用的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、計算機(jī)、傳真機(jī)等基本上是以 A4 型標(biāo)準(zhǔn)作為基本紙型的。 鑒于 A4 型紙是國際標(biāo)準(zhǔn)的紙型，因此得到各國和各國際組織的廣泛應(yīng)用，其公文用紙大多是采用 A4 型紙。國際會議也無一不是采用 A4 型紙作為會議文件用紙。在修訂該標(biāo)準(zhǔn)的過程中，修訂工作小組專門對許多 國家和國際組織正式公文的公文用紙情況進(jìn)行了調(diào)查，在所收集到的公文范例中，無一不是采用 A4 型紙作為公文用紙。 (2)我國已基本具備采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型公文用紙的條件 我國在 1987 年和 1988 年分別等效 ISO 6716 和 ISO 216 制定了我國國家標(biāo)準(zhǔn) GB／ T 788 和 GB／ T 148。但考慮到我國的實際情況，在這兩項標(biāo)準(zhǔn)中，還規(guī)定了我國自己的標(biāo)準(zhǔn) 16 開型。隨著國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型的普及，各國普遍將 A4 型紙作為公文用紙和書寫用紙，同時各種辦公自動化設(shè)備具備處理 A4 型紙的功能，使 A4型紙在我國作為書寫紙和圖書雜 志用紙已是大勢所趨。為此 GB／ T 9 148 和 GB／ T 788 已作了修訂，明確規(guī)定國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列作為書寫紙和圖書雜志開本尺寸，這也為我國公文用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型，使我國公文用紙與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌奠定了基礎(chǔ)。 (3)淘汰 16開型紙的必要性及基本條件分析 長期以來，我國在公文用紙方面一直沿用 16 開型。這種紙型標(biāo)準(zhǔn)實際是日本早期用的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)今日本已不再使用該種紙型。 用這種紙型印制的公文承載有效信息量小，不利于與各國政府或國際組織進(jìn)行公文交往。 16 開型紙作為公文用紙還有一個弊端是其本身無統(tǒng)一規(guī)格，還有用 B5 型紙與 l 6 開型紙混用的。紙型規(guī)格的不一，導(dǎo)致有的政府文件的前后頁大小不一，公文質(zhì)量受到影響，也不嚴(yán)肅。而國際標(biāo)準(zhǔn)A4 型規(guī)格比較嚴(yán)格，無論在哪里買到的 A 4 型紙其誤差不會超過 lmm，可保證文件用紙紙型的統(tǒng)一。因此淘汰 l 6 開型公文用紙紙型，采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型作為公文用紙是十分必要的。 將公文用紙由 l 6 開型改為國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型，是我國公文用紙的一場革命性轉(zhuǎn)變。從目前了解到的情況看，我國的印刷設(shè)備制造企業(yè)已完全能夠生產(chǎn)制造符合國際標(biāo)準(zhǔn) A 系列的印刷設(shè)備，并將逐步淘汰舊式生產(chǎn)設(shè)備。而且目前使用中的復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、輕印刷機(jī) ，絕大部分都是以 A4 型作為基本紙型，很多政府部門的文印設(shè)備也逐步進(jìn)行了更新，可以印制 A4型公文。 目前，淘汰 16開型紙，采用 A4 型紙作為公文用紙的時機(jī)已經(jīng)基本成熟。所以在《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)中都明確規(guī)定公文用紙規(guī)格一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4 型。 6 公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。為避免在本標(biāo)準(zhǔn)后面各章條的敘述重復(fù)，在此作總體規(guī)定。 7 排 版規(guī)格與印制裝訂要求 7． 1 排版規(guī)格 正文用 3 號仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用 3 號小標(biāo)宋體字或黑體字，一般每面排 22 行，每行排 28 個字。 7． 2 制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 lmm。 7． 3 印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過 2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BLl00％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) Y80％， M80％。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 7． 4 裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁 碼之間誤差不超過 4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?l／ 4 處，允許誤差 177。4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm 一 5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差 177。lmm，四角成 90 度，無毛茬或缺損。 長期以來，我們的公文缺乏一個較為系統(tǒng)的印刷和裝訂規(guī)范。因此一些公文在印制和裝訂時由于不知道或不清楚有哪些統(tǒng)一要求，使得公文印制和裝訂不規(guī)范，質(zhì)量差，也不嚴(yán)肅。所以在修訂標(biāo)準(zhǔn)時將公文印制和裝訂的要求規(guī)定下來，主要目的是使從事公文印制和裝訂的同志能夠清楚了解怎樣印制和裝 訂公文才是符合國家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的。 (1)在標(biāo)準(zhǔn)中給出排版規(guī)格是保證公文行數(shù)和字?jǐn)?shù)的統(tǒng)一。此規(guī)定，是為解決上述經(jīng)常出現(xiàn)的問