【文章內(nèi)容簡介】 頁）關于敬酒的禮儀。工作程序：（1）了解情況。 （2）確定餐飲、住宿、用車標準。（接，送餐）（3）預定餐廳、住宿房間。（接待來訪團隊 注意：〈時間和地點事先確定；宴請的人員事先確定；宴請的桌次，座次事先確定；菜單事先確定；發(fā)請?zhí)！殿A訂住宿房間〈考慮：交通是否方便；檔次是否合適；環(huán)境是否安靜優(yōu)雅〉） （4）根據(jù)對方要求調(diào)整方案。四、安排來訪者的參觀、娛樂活動明確參觀目的明了參觀內(nèi)容：滿足基本要求；不會影響正常的工作及生產(chǎn)；不會泄露核心機密不同娛樂活動的特點與適應對象：游覽活動：人文景觀和自然景觀（選擇合適的景點）了解客人的身體、年齡、興趣等相關情況；要熟悉將要游覽的地方。娛樂活動：觀看項目和參與項目（06年11月）參觀、娛樂的相關禮節(jié)（1）觀看各類文藝節(jié)目時，不要遲到；（06年11月）（2）無論在參觀、游覽還是觀看節(jié)目中，都不要大聲喧嘩、議論；（3）著裝應該根據(jù)場合調(diào)整。工作程序X（1）初步確定內(nèi)容 （2）征求對方意見 （3）修改、確定方案 （4）實施方案第二節(jié) 辦公環(huán)境管理一、合理布置辦公室布置辦公室的基本要求：（1）采用一大間辦公室。 （2）使用同樣大小桌子。（3）使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致，以增進美觀。（4）將通常有許多外賓來訪的部門置于入口處。（5）將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。（6）應預留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。（7）主管坐位應位于員工作為之后方。 （8）自然光應來自桌子的左上方或斜后上方。（9）裝設充足的電源插座，供辦公室設備之用。（10）常用的設備與檔案應置于使用者附近。布置辦公室的三大原則：（06年11月）（1）有利于溝通（2）便于監(jiān)督 內(nèi)部監(jiān)督的特點：內(nèi)部監(jiān)督是一種日常監(jiān)督；具有雙重和多維監(jiān)督的特點；是一種內(nèi)部力量的約束。 內(nèi)部的最大特點和有效性取決于內(nèi)部的紀律約束，自覺程度，每個人在考評中的參與程度和參與的自覺性。（3）協(xié)調(diào)、舒適（辦公室布置的一項基本準則）人際關系的協(xié)調(diào)有以下表現(xiàn)和要求：連續(xù)性；協(xié)同性；和諧。辦公室布置的具體要求(1) 辦公室的排列應按照直線對稱的原則和工作程序的順序，其路線以最接近直線為佳，防止逆流與交叉。不可面對面。（2）各座位間通道要適宜，應以事就人。 （3）領導者應位于后方，以便監(jiān)督。（4）光線應來自左方，以保護視力。 （5）常用設備應放在使用者近處。（6）電話最好是５平方米空間范圍一部。工作程序x（1）對各部門的業(yè)務工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析，明確各部門及員工間的關系，以次為依據(jù)確定每位員工的工作位置。（2）列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。（3）根據(jù)工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。（4）繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。（5）對設備的安放提出合理建議。二、營造健康、安全的辦公環(huán)境辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患（113頁） 健康，安全辦公環(huán)境的基本要求（114頁）工作程序：X（1）確定安全檢查周期、定期檢查。（2）發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告、排除，在職責范圍內(nèi)排除危險或減少危險。（3）發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進，直到解決。注意事項上崗前應了解的辦公場所的安全規(guī)定安全隱患表與設備故障表的區(qū)別第三節(jié) 辦公室日常事務管理一、管理印章和介紹信 秘書部門掌管的印章：單位印章；單位領導人“公用”的私章；秘書部門的公章。**單位印章的作用：標志作用；權威；法律；憑證。印章的種類(1) 正式印章 (2) 套印章 (3) 鋼印 (4) 領導人簽名章 (5) 專用章**印章的樣式(1) 印章的質(zhì)料 (2) 形狀 (3) 印文 (4) 圖案 (5) 尺寸規(guī)格印章的管理與使用要求（1）專人負責（06年11月） （2）確保安全 （3）防止污損介紹信的使用要求：要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫線，并有存根備查。具有介紹和證明雙重作用。印章頒布與啟用的要點：實行雙人同行制；立即交辦公室責任人拆封檢練，制定專人保管；要將印模和啟用日期報送上級主管部門。印章的刻制程序：X上級正式機關的批準—制發(fā)單位開具公函— 附章樣到公安部門辦理登記—公安部門指定刻制單位—刻制印章—選定啟用時間 — 發(fā)出附印樣的通知—雙人同行取回印章—拆封檢驗—專人保管印章的使用程序：X申請用印 正確用印 用印登記注意事項X（1）印章的停用與繳銷 銷毀舊公章要登記造冊，要經(jīng)上司批準，要有兩人監(jiān)督。（06年11月）（2）介紹信的管理① 要有專人負責管理。② 介紹信的保管應同印章保管一樣，牢固加鎖，隨用隨開。③ 管理介紹信的人員在使用介紹信時，要在存根上加以記載，涉及重要事項的要請批準人在介紹信存根上簽字。④ 對于開出后未用的介紹信，管理人員應及時催回，粘貼在存根上。⑤ 介紹信持有者若將介紹信丟失，應及時 報告單位或部門負責人，并告知介紹信管理人員。（3）介紹信的使用用印要謹慎二、安排值班工作 值班日記：外來的信函，電報值班工作的任務與要求：(1) 辦理上司交辦的事項。 (2) 上傳下達，溝通內(nèi)外。 (3) 認真處理來函來電。(4) 負責接待工作。 (5) 掌握上司的外出活動情況。 (6) 協(xié)調(diào)處理安全保衛(wèi)工作。值班工作規(guī)范X（1）堅守值班崗位。 (2) 認真處理事務。 (3) 做好值班記錄。(4) 熱情接待來訪。 (5 )加強安全保衛(wèi)。工作程序：X制定值班制度與值班規(guī)定—編制值班安排表—通知并給領導班子發(fā)放值班表—值班人員做值班記錄—重大事件做值班報告—值班結束交接班注意事項X（1）值班實務處理的方法與技巧建立健全公務接洽制度： 崗位責任制度、登記記錄制度（06年11月）（2）值班內(nèi)容的記錄（06年11月）值班日志 值班報告 來人登記與接待記錄 電話記錄 處理值班電話三、管理零用現(xiàn)金并辦理報銷手續(xù)X零用現(xiàn)金的管理要求（06年11月）（1）應嚴格遵守辦公程序和財務制度，不應自己或協(xié)助他人建立辦公室的“小金庫”。（2）保管備用金，應把辦公室的開支紀錄下來，以便了解辦公開支的情況，也可以作為資料存查。報銷手續(xù)的要求： 提前向有關領導報告，領導批準后，要嚴格按照公司的有關規(guī)定履行報銷手續(xù)。報銷要及時。四、安排上司的差旅事務差旅準備的要求（1）根據(jù)公司規(guī)定，弄清上司出差應享受的待遇。（2）準備定票是一定要查用最新的時刻表。（3）訂房、訂票時要考慮上司的個人愛好和習慣。（4）平時注意學習訂房訂票的相關知識，以確保工作的順利進行。制定旅程計劃表X零用現(xiàn)金的管理：X 通常由企業(yè)領導和財務負責人批準后由秘書保管和支出的現(xiàn)金。制定商務旅行計劃(139140頁) 制定旅程表（日期，時間，地點，交通工具，具體事項，備注。）X準備上司在不同場合的發(fā)言提綱 X辦理出國手續(xù)（06年11月）辦理簽證：重點（142）秘書在上司出行前應落實的工作內(nèi)容（1）審查選定最佳旅程表。 （2）了解外匯信息，辦理兌換外幣。（3）準備隨身用品。（4）準備文件。 （5）轉被相關證件。 6）做好旅行安排。（7）注意時差問題。 （8）收集所到國的背景資料。上司回來后秘書的工作（144145）秘書在上司外出旅行時的工作：檢查上司遺漏的東西。 抓住機會學習。 電話的處理。五、完成上司臨時交辦事項*上司臨時交辦事項的特點：（06年11月）廣泛性 臨時性 具體性 緊迫性上司臨時交辦事項的范圍：文書工作事項；會務工作事項；信訪工作事項；信息工作事項；調(diào)研工作事項；督查工作事項。*辦理上司臨時交辦事項的原則（1）積極主動，千方百計（2）既要符合政策，又要靈活變通（3）件件有著落，事事有回音文字記錄工作(方法和技巧)：要點記錄法、詳細記錄法、常用速記法、筆記與錄音并用法（靈活，便捷，能夠優(yōu)勢互補；費時，費事，分散記錄注意力）。文字記錄的要求X文字記錄的程序：準備記錄工具—認真聽、快速記—補充—修改—管理—請上司確認記錄(1準備好筆和紙2認真傾聽，快速記錄3及時補充和修改，認真整理記錄)注意事項（1）上司講話記錄。 （2） 上司日常工作部署的記錄。*(3),辦理上司交辦事項應注意的問題（態(tài)度要好，原則化，一視同仁）。 (4) 整理記錄應注意的事項。六、管理時間，提高工作效率時間管理的內(nèi)容*秘書進行有效地時間管理是協(xié)助上司合理有效地利用時間的需要，也是秘書提高自身工作效率的要求。個人時間管理的技巧：ABCD 法： A 重而急 B 重而不急 C 急而不重 D 不重不急為了有效利用工作時間，秘書應該做到以下幾點？（154）X工作時間表的內(nèi)容與編寫要求 X 工作日至的內(nèi)容與編寫要求X其他時間管理的工具：效率手冊、時間表、待辦文件夾、墻上計劃板、商務通、值班表、“在不在”布告板等。X工作程序：（1）編制工作時間表 （2）編制、管理工作日志秘書辦事的學問：（1）如何辦好上