【文章內(nèi)容簡介】 具體財務問題；? 監(jiān)督分公司財務運作，包括日常監(jiān)管和財務審計；? 協(xié)調和處理分公司財務科室和其他科室關系，包括處理分公司對財務人員的投訴等。? 其他事宜。二、財務人員管理1. 分公司財務人員由營銷財務部負責招聘、任命、培訓、考核及解聘；分公司財務主管負責領導分公司財務組織開展工作，會計和出納受財務主管領導和考核；2. 分公司財務主管需定期或臨時向營銷財務部匯報工作、反映情況；3. 分公司財務人員薪酬和考核按照分公司薪酬考核方案執(zhí)行。一、 財務人員崗位職責和職權 財務主管a、 崗位職責：? 領導分公司財務人員為分公司提供優(yōu)質、高效的財務服務與支持，規(guī)范和監(jiān)督分公司財務運作。? 確保分公司資金、財產(chǎn)、貨物安全；確保分公司資金按規(guī)定使用；確保內(nèi)部和外部往來清晰。? 領導和協(xié)同其他財務人員按時按質完成日常財務工作，定期報送財務報表、定期申報納稅。? 協(xié)調與當?shù)囟惥帧⒐ど叹?、銀行等外部關系，確保分公司業(yè)務正常開展。? 接受、配合總部對分公司的日常監(jiān)督和財務審計。? 分公司領導和總部安排的其他工作。b、 崗位職權：? 有權規(guī)范和監(jiān)督分公司財務運作，對于違規(guī)操作有權要求糾正或予以拒絕。? 對違反財務制度的人員，有權進行 200 元人民幣以下的扣罰，但需就處罰情況需報營銷財務部備案即可。? 領導和協(xié)調分公司其他財務人員開展工作。 會計a、 崗位職責：? 協(xié)助和配合財務主管做好分公司財務管理工作，為分公司提供及時、準確的會計核算服務。? 確保帳目清楚、往來清晰；按時按質完成核算工作、及時報送財務報表和申報納稅。? 對于在工作中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)情況，需及時向財務主管反映。? 分公司領導和總部安排的其他工作。b、 崗位職權：? 有權規(guī)范和監(jiān)督分公司財務運作，對于違規(guī)操作有權要求糾正或予以拒絕。 出納a、 崗位職責：? 為分公司提供高效、便利、優(yōu)質的資金收付服務，確保資金安全；及時準確開具增值稅發(fā)票。? 認真審核所有報銷單據(jù)和付款單據(jù)，確保付款準確無誤；同時認真做好現(xiàn)金和銀行日記帳，確保資金收付帳目清晰。? 分公司領導和總部安排的其他工作。b、 崗位職權：? 對不符合要求的報銷單據(jù)和付款單據(jù)不予以報銷或付款，但應做好解釋工作并告訴其具體要求。第二章：財務管理制度一、資金管理1. 分公司資金實行收支兩條線管理；分公司當天所有現(xiàn)匯收入必須于當天下班前存入收款專用帳戶，并于第 2 天匯往總部指定帳戶；分公司所有費用開支從費用專戶直接支付或提取（具體貨款匯劃要求和費用開支要求依照分公司與當?shù)劂y行簽訂的帳戶清算和監(jiān)管協(xié)議執(zhí)行） 。2. 分公司開立銀行帳戶需報營銷財務部審批；分公司原則上只能在一家銀行開立收款和費用兩個專用銀行帳戶；為方便客戶和業(yè)務運作，各省分公司可根據(jù)當?shù)鼐唧w情況向營銷財務部申請在其他銀行開立收款專戶。3. 分公司實現(xiàn)業(yè)務分帳核算，分公司需相應設立冰箱收款專戶和費用專戶各一個；空調收款專戶和費用專戶各一個；所有共同性費用原則上統(tǒng)一在冰箱費用專戶先支付，再按一定分攤辦法分攤給空調、小家電等業(yè)務承擔并及時收足相應費用。4. 出納必須建立銀行承兌匯票登記臺帳完整記錄承兌匯票的收取、背書；出納在收到銀行承兌匯票后必須在 24 小時內(nèi)蓋章背書給總公司，并及時在辦好簽收手續(xù)后采用特快專遞或讓人帶回營銷財務部；財務人員按應照當?shù)亻_戶銀行核定的儲備現(xiàn)金額度儲備現(xiàn)金，但最高不得超過 5000 元。5. 分公司出納必須登記辦事處每筆貨款收入；辦事處客戶服務專員必須于每星期結束后三天之內(nèi)（遇星期天可順延一天）將上星期未上繳貨款向分公司出納核銷完畢。6. 以分公司經(jīng)理個人名義開設的分公司備用金存折統(tǒng)一由會計負責保管，并由會計登記該存折的所有收支臺帳，存折的支取和存入由出納負責；財務主管需定期檢查督備用金帳戶收支情況。7. 出納應于每日結束后編制并報送分公司經(jīng)理和財務主管各一份資金收支及費用日報表向其報告資金收支、結存和費用發(fā)生情況。8. 嚴格禁止性事項：? 分公司不得截留或挪用貨款。? 分公司不得貼現(xiàn)銀行承兌匯票。? 分公司不得動用收款帳戶資金。? 分公司不得簽發(fā)遠期支票、開出銀行匯票或銀行承兌匯票。? 分公司不得簽訂借款合同、擔保合同和抵押合同。二、印鑒管理及開支審批程序1. 分公司需刻制分公司公章（不再刻制業(yè)務章、合同章） 、財務專用章、發(fā)票專用章、財務主管私章、分公司負責人私章，分公司所有印章必須報經(jīng)營銷財務部審批后方可刻制。上述印章全部由分公司財務妥善按照規(guī)定保管和使用，上述印章不得借于其他人員攜帶外用，如因特殊情況確信帶出外用的，報經(jīng)分公司財務主管同意后，由財務主管親自或指定財務人員帶出使用。2. 分公司銀行帳戶預留印鑒為分公司財務專用章及分公司財務主管私章；分公司財務專用章由財務主管負責保管使用；分公司財務主管私章、發(fā)票專用章及支票由出納負責保管使用。分公司公章由分公司財務主管保管使用。3. 分公司所有的費用開支必須經(jīng)過適當審核及審批后方可開支。財務主管按照分公司財務制度或其他規(guī)定進行審核，對于不符合規(guī)定或制度的開支，財務主管有權拒絕付款或向營銷財務部匯報情況；分公司經(jīng)理為審批人，具體的審批程序如下：? 對外付款：申請人填寫用款申請單――分公司經(jīng)理簽名――財務主管審核――出納付款（出納開出支票或匯單，加蓋財務主管私章，再由財務主管加蓋財務專用章） 。? 日常費用報銷：報銷人在費用單據(jù)（發(fā)票、收據(jù)等）上簽名――分公司經(jīng)理簽名――財務主管審核――出納報銷。 （注：業(yè)務費報銷標準參照營銷財務部專項規(guī)定）3． 從冰箱費用帳戶開支的費用由冰箱經(jīng)理審批；從空調費用帳戶開支的費用由空調經(jīng)理審批。凡屬類似情況，均參照本條款原則執(zhí)行。三、備用金管理1. 分公司所有人員備用金在當?shù)胤止窘枞。ㄔ诳偛咳越栌袀溆媒鸬娜藛T應盡快還清備用金借款，轉在分公司借取備用金） ；分公司人員在離職之前必須歸還其借取的備用金；分公司經(jīng)理對分公司備用金借取進行控制，并對其后果進行負責；如分公司人員未還清備用金而擅自離職造成公司損失的，按損失部分扣罰分公司工資總額或獎金。2. 分公司人員備用金借款標準如下：分公司經(jīng)理、財務主管和編內(nèi)業(yè)務員不得超過5000 元，編外業(yè)務員、出納及會計不得超過 2022 元，司機不超過 1000 元，一般分公司辦公室人員及未滿 3 個月試用期的業(yè)務員不得借取備用金；出納在報銷差旅費用時應根據(jù)個人的備用金借取情況進行控制，如已超過備用金限額，則出納需強制返納。3. 備用金借取手續(xù)：借取人填寫借款借據(jù)―――分公司經(jīng)理審批―――財務主管復核―――出納借出備用金（借取人需簽收） 。四、大額開支財務審批制度1. 分公司除日常辦公所需的低值易耗品如紙張、筆、色帶、曬鼓、純凈水等之外的其他辦公及固定資產(chǎn)設施如汽車、空調、冰箱、電視、櫥具、飲水機、電腦、打印機、傳真機、沙發(fā)、椅凳、電話等大額固定設施均需報請總部審批后方可購置；分公司裝修費用、辦公和住宿租金也均需報請總部審批后方可與對方訂立合同；以上設施購買及費用開支審批程序如下：? 分公司申請――分公司財務主管審核――人事行政部行政科審核――財務管理部部長審批。2. 分公司有關倉租費用、裝卸費用、配送費用等費用支出需報請總部審批后方可簽訂合同實施；具體審批程序如下：? 分公司申請―――分公司財務主管審核―――物流管理部審核―――營銷財務部部長審批。五、貨款結算方式：1. 銀行匯票或銀行承兌匯票（背書銀行承兌匯票均可接受） 。2. 支票轉帳或電匯；對于現(xiàn)款現(xiàn)匯客戶，分公司應向開戶銀行確認資金到帳情況；對于信用客戶，分公司在發(fā)貨前應確認賒銷控制在信用額度之內(nèi)。3. 現(xiàn)金結算，原則上應提請或協(xié)助客戶將現(xiàn)金存入或匯往分公司指定收款帳號；特殊情況可由出納直接收取，但必須出具現(xiàn)金收據(jù)（現(xiàn)金收據(jù)一式三聯(lián)，一聯(lián)作為客戶服務專員開單憑證，客戶和出納各留存一聯(lián)） 。六、費用支付管理1. 分公司相關經(jīng)營管理費用應從分公司費用專用帳戶直接支付，具體包括房租、水電、郵電、物業(yè)管理費、倉租、裝卸費用、二次配送費用及其他費用；分公司全部人員的差旅費、業(yè)務費及零星費用在分公司當?shù)貓箐N。上述費用由分公司每月提前向營銷財務部計劃申請，經(jīng)營銷財務部核準后將資金撥入分公司費用帳戶（費用按銷售收入總額的一定百分比核定） 。2. 促銷員、顧客服務中心除主任和副主任之外的其他人員工資在分公司發(fā)放；其工資總額由營銷財務部撥入分公司費用專戶；分公司需與開戶銀行簽訂代發(fā)工資協(xié)議委托開戶銀行發(fā)放；對在當?shù)匕l(fā)放的工資，分公司應并嚴格按照個人所得稅法履行代扣代繳義務。3. 除上述人員的工資之外，分公司其他人員的工資、津貼及補貼均由總部直接發(fā)放至個人儲蓄帳號。4. 分公司客戶正常的銷售折讓、返利及激勵在分公司兌付（原則上全部要求轉貨款，在開具發(fā)票時體現(xiàn)，需支付現(xiàn)金的客戶需報請營銷財務部審批） ，具體審批和兌現(xiàn)程序根據(jù)日后營銷本部和營銷財務部聯(lián)合簽發(fā)的文件執(zhí)行。5. 對于一些特殊開支例如銷售激勵（客戶激勵、零售推進等）等可由總部核算，分公司按規(guī)定核銷。6. 整合傳播費用和安裝維修費用結算辦法根據(jù)營銷財務部和相關業(yè)務部門的會簽后的文件執(zhí)行。七、往來對帳制度 與開戶銀行對帳? 分公司財務每月必須與每個往來銀行對帳一次以上，每個帳戶每月如有未達帳項，則必須編制銀行余額調節(jié)表。與中轉倉對帳? 分公司財務每月應核對收發(fā)存帳與倉庫帳，有差異的應及時調整。與客戶對帳? 分公司每月必須與所有客戶對帳及欠款余額確認，主管業(yè)務員為與客戶對帳及確認責任人，在每月財務結帳后持相關客戶往來帳項與客戶對帳；? 分公司財務在每月結帳后應及時打印所有客戶的往來帳項轉交給相關業(yè)務員，在對帳過程中需協(xié)助業(yè)務員與客戶對帳。? 如業(yè)務員未能按時與客戶對帳或未將余額確認函返回分公司財務；分公司財務主管有權在授權處罰金額內(nèi)視乎具體情況對業(yè)務員進行扣罰（需報營銷財務部備案） 。? 如客戶故意或屢次不與分公司對帳及確認余額；分公司財務主管有權扣留其返利、激勵等，情節(jié)嚴重的，經(jīng)與分公司經(jīng)理協(xié)商后停止其發(fā)貨。與總公司對帳? 總部每月將向各省分公司發(fā)出對帳單要求分公司進行核對并確認余額；分公司應按照分公司實際收到的貨物和資金進行確認。往來差異處理? 對于在往來對帳中發(fā)現(xiàn)的差異，如屬于正常的差異或差錯，由分公司自行調整帳務；如屬于盤贏、盤虧、壞帳等特殊情況的，應書面報請營銷財務部審批后再作帳務處理。八、資產(chǎn)盤點制度和設備登記制度1. 存貨（包括正品、沉淀箱、配件、促銷品等）每年全面盤點 2 次，每月抽查 1 次，并編制存貨盤點表。2. 出納備用金每月盤點 1 次，由財務主管或會計監(jiān)盤，并編制備用金盤點表。3. 分公司固定資產(chǎn)及辦公設備由專人臺帳登記，每年盤點 1 次，由財務主管或會計監(jiān)盤，并編制填寫盤點表。4. 具體盤點時間由分公司自行掌握，但盤點次數(shù)不得少于上述規(guī)定次數(shù)。九、發(fā)票返納及扣罰 對于預付款項，分公司財務應及時提醒和督促相關經(jīng)辦人及時返納發(fā)票；經(jīng)辦人在預付款項付出之后應及時返納相關單據(jù)（發(fā)票或收據(jù)） ，對于自付款后兩個月未返納發(fā)票的，由分公司財務每月按未返納金額的 10％扣罰責任人，直至扣完未返納金額為止。十、總公司送貨單傳遞及送貨核對1. 總公司送貨至分公司中轉倉時，中轉倉倉管員應就實際入倉數(shù)簽收送貨單，如有貨物短缺及損壞情況，應在送貨單上注明。中轉倉倉管員收貨后，應填制入庫單一式兩聯(lián)，一聯(lián)倉庫保管，一聯(lián)送分公司財務入帳。2. 經(jīng)分公司申請，總公司直接將貨物送至分公司客戶，司機應要求分公司客戶就實際收到貨物情況簽收送貨單（需加蓋單位公章或其他有效印章） ，客戶如發(fā)現(xiàn)貨物短缺及損壞情況，應在總公司送貨單上注明。物流管理部應要求運輸車隊司機將簽收后的送貨單其中一聯(lián)帶至或特快轉遞至分公司財務，一聯(lián)交總公司物流管理部結算運費。3. 總公司物流管理部應按每月 15 日、28 日兩個截至期分兩次與各省分公司財務核對總部送貨數(shù)；對于存在的差異數(shù)應跟蹤分析，并列明運輸在途、運輸短缺、運輸損壞的貨物，只有經(jīng)分公司確認收到的貨物，物流管理部方可交營銷財務部開具相應銷售發(fā)票；未經(jīng)分公司財務確認的總公司發(fā)貨數(shù)，物流管理部不得轉交營銷財務部開具發(fā)票。十一、運作監(jiān)督和違規(guī)責任1. 營銷財務部財務支持科具體負責分公司日常運作監(jiān)督和分公司財務審計，分公司財務審計一年不少于兩次。2. 分公司財務主管為分公司財務規(guī)范化運作第一責任人，對于發(fā)現(xiàn)的分公司違規(guī)操作需承擔相應管理責任，由責任及時匯報分公司財務運作情況。3. 對于分公司違規(guī)操作，分公司相關責任人（直接責任人及相關管理人員）將承擔如下責任：? 性質不嚴重且未造成公司損失的；公司將處以一定的經(jīng)濟扣罰和行政處分；? 性質嚴重且造成公司損失的，公司將要求其賠償損失和處以行政處分（例：開除） ；構成犯罪的（如侵占資金或貨物超過一定數(shù)額） ，堅決移交司法機關處理。 第三章：收款發(fā)貨流程一、 總則： 分公司必須恪守“現(xiàn)款現(xiàn)貨“的原則發(fā)貨，對于有信用額度的客戶，必須確保賒貨金額控制在信用額度之內(nèi)。 發(fā)貨計劃采用“多批次、少批量”的發(fā)貨方式，加快貨源的分流速度，避免中轉倉或商業(yè)庫存的沉積。 根據(jù)物流管理部提供的配車標準，分公司客戶服務專員應合理制定客戶的發(fā)貨計劃，以滿足配車要求。二、分公司收款發(fā)貨至客戶流程（現(xiàn)款現(xiàn)貨）1. 客戶將銀行匯票、銀行承兌匯票或現(xiàn)金交分公司出納，出納收款之后，編制并審核收款單，增加客戶帳上余額。2. 分公司客戶服務員根據(jù)客戶要貨計劃編制并審核銷售定單，