【文章內(nèi)容簡介】 員不得委托他人代取代用。保管印章要牢固加鎖，防止被盜。用完印章后要隨手鎖好，不能圖省事而將印章隨意放置在辦公室桌上或敞開保管柜。對于印章被盜用而產(chǎn)生的后果，保管人員應該負有法律上的責任。一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，應該保護現(xiàn)場，報告領導，查明情況，及時處理。必要時，應該報告公安機關(guān)協(xié)助查找。印章保管人員還要注意保養(yǎng)印章，及時進行清洗，以確保蓋印時清晰。印章使用的時間一長，表面就會被印泥渣子糊住，使蓋印時字跡不清楚，難于辨認。保管人員可以先把印章浸濕，擦上肥皂或洗衣粉，再用小刷子或舊牙刷反復在清水下刷洗，就可除去印泥渣子。十一、用印 機關(guān)、單位在使用印章時要十分審慎，要求每次用印要履行批準手續(xù)，并進行登記。印章管理人員在使用印章時應做到以下幾點： 用印時，首先應檢查是否有機關(guān)、單位負責人批準用印的簽字。原則上，機關(guān)或單位都制定有關(guān)用印的規(guī)定，用印應由這個機關(guān)或單位的有關(guān)負責人批準。但是，有的機關(guān)或單位為避免使領導人陷入一般性行政事務，對一些不涉及重大問題的事項用印時，如開具一般性證明等，往往將權(quán)力下放給辦公室負責人或印章管理人員。但這也有一定的規(guī)定范圍，超出范圍的用印，仍應請示領導人批準。 、了解用印內(nèi)容 要求不能不看內(nèi)容就盲目蓋印。同時，還要檢查留存材料是否交全。一般用印要保留的材料有： (1)一般信件應保留有領導人簽批的草稿。 (2)協(xié)議書、合同應保留一份文本。 (3)畢業(yè)證書、榮譽證書等各類證書要附有頒發(fā)文件或領導人批準的書面材料、名冊及證書的樣本。要逐一核對證書與名冊的姓名是否相符，并清點證書數(shù)量與名冊的人數(shù)是否相同。 (4)若實在沒有留存材料的，要詳細地記載用印情況。這主要有兩種情況：一種情況是，機關(guān)或單位領導人在某份文字材料或文件上簽注了意見，需加蓋公章，應詳細登記，注明何人在什么文件上簽注了什么意見，發(fā)往何處等等。另一種情況是為了證明某人為某機關(guān)單位職工，如在匯款單上加蓋公章。這種用印雖然不用留底，但也須進行登記，不能隨便拿來就蓋。因為加蓋公章后就起著憑信作用，是要對此負責的。 每次用印都進行登記。登記項目包括：用印日期、編號、內(nèi)容摘要、批準人、用印單位、承辦人、監(jiān)印人、用印數(shù)以及留存材料等項。 除了機關(guān)單位的介紹信有存根，發(fā)文有發(fā)文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事，都應進行登記。 對公文、函件經(jīng)過上述審查、登記以后，即可按要求加蓋印章。蓋章時精神要集中，用力要均勻，使蓋出的印章端正、清晰、美觀，便于識別。印章文字不能蓋歪或蓋得顛倒。以機關(guān)名義發(fā)出的公文、函件必須加蓋機關(guān)的印章。機關(guān)的正式公文只在文末落款處蓋章。帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在公函連接線上。凡是在落款處加蓋的印章都要端正蓋在成文日期的上方，并做到上不壓正文，下壓成文日期年、月、日中4個字(視印章大小而定)，俗稱“齊年蓋月”。如果在日期上方有發(fā)文單位落款，按目前通常做法，印章應該壓在發(fā)文機關(guān)或成文日期上面。若沒有機關(guān)落款，只要把印蓋下壓年月日即可。大批量印發(fā)的帶有固定版頭的機關(guān)文件，可以加蓋機關(guān)印章。 把用印留存的材料進行編號整理，歸卷各檔。對其中具有查考價值的，要在年終整理立卷時歸檔保存。 使用正式印章要在辦公室內(nèi)。一般不能將印章攜帶出機關(guān)或單位以外使用。印章不能脫離印章管理人員的監(jiān)督。在一般印刷廠套印有單位印章的文件時，應有印章管理人員在現(xiàn)場監(jiān)印。這個問題還沒引起一些機關(guān)、單位的足夠重視。比如，兩個單位發(fā)聯(lián)合通知，需要套印單位印章，主辦單位派人到另外一個單位“借”印章到印刷廠套印。這種做法是不對的。因為印章不是一般的物品，印章使用后，機關(guān)、單位都要對此負責任，它是不能隨便借用的。正確的做法應該是：主辦單位請另一個單位的印章管理人員攜帶印章，一同到印刷廠監(jiān)印。 印章管理人員應不允許出現(xiàn)蓋有印章的空白憑證，因為他對于印章使用的后果要負有責任，因而，對于一切用印情況都應該具體掌握。但在有些特殊情況下，需做特殊處理。比如，有的業(yè)務部門以領導單位的名義頒發(fā)憑證，如土地使用證等，需要事先加蓋領導單位的印章或套印，然后再填發(fā)。在這種特殊情況下，就按以下要求進行處理： (1)要有單位領導人的特別批準。 (2)此類憑證要有指明用途的特定格式，除了這種指定的用途以外，不能再用作別的憑證。 (3)此類憑證要逐頁編號，最好將它裝訂成冊，并須有存根。 (4)領導單位的印章管理人員對于此類只進行宏觀上的管理，即只辦理領取登記的手續(xù)。登記的項目包括：憑證名稱、起止號碼、張數(shù)、領取人簽名項目。 (5)此類憑證的具體管理，應由領用部門負責。領用部門要派專人負責管理，填發(fā)時應履行批準手續(xù)。 有的單位或者因為剛成立，或者因為改變名稱，或者因為改變隸屬關(guān)系，印章沒有刻制出來，而有些工作又急需要使用印章，可以采取代章的辦法，即用其他印章代替應使用的印章。代章要在落款的后邊注明“代”字。另外，黨政機關(guān)之間代章必須是同級或是上級代下級，下級或是沒有任何關(guān)系的單位一般不能代章。代章使用手續(xù)與正式印章相同。十二、印章的停用 單位印章在該單位名稱變更、機構(gòu)撤銷、式樣改變或其他原因時，印章停止使用。應該按照上級規(guī)定及領導的指示，認真負責地做好印章停用后的善后工作。首先要發(fā)文給與該單位有業(yè)務往來的單位，通知已停止印章的使用，并說明停用的原因，標明停用的印模和停用的時間。其次要徹底清查所有的印章。停用的廢印章不能在原單位長期留存，要及時地送交頒發(fā)單位處理。 正式印章停用或作廢，并啟用新章時，要發(fā)舊章作廢，啟用新章的通知。作廢的舊章印在“印模欄”內(nèi)，用紅色；啟用的新章印在“方框欄”內(nèi)，用藍色，表示剛剛啟用。 按規(guī)定，舊章停用后，已失去原有的法人標志，不能作為現(xiàn)行機關(guān)、單位職權(quán)和活動的憑證。在特殊情況下，必須使用原單位名稱時，如某人畢業(yè)于某大學，后來該大學改名，而此時此人準備出國留學，需要出具該大學有關(guān)證明，要求同此人原來持有的畢業(yè)證書等材料上的學校名稱相符。在這種情況下，也要堅持原則，必須使用新印章，不能使用舊印章。但是可到公證處進行公證，公證“”單位就是“原單位”。這樣，既遵守了印章使用制度，又作出了靈活處理。十三、廢印章的存檔和銷毀 舊印章停用后，應清查全部印章，并把清查結(jié)果報告領導，請領導審定舊印章的處理辦法。根據(jù)領導的批示，分別不同的情況，或者上繳頒發(fā)機構(gòu)切角封存；或由印章作廢單位填制作廢印章卡片，連同作廢印章一起交給當?shù)貦n案館(室)立卷備查，并將作廢印章予以銷毀；或由本單位自行銷毀。對于那些重要單位的、具有保存價值的印章要分期妥善保存；對于那些臨時性單位或一般單位的、沒有保存價值或保存價值不大的印章，應該集中起來，定期銷毀；屬于領導個人的手章，應該退給本人；一般戳記可經(jīng)批準銷毀。銷毀廢舊印章，必須報請單位負責人批準，銷毀時要有主管印章的人員監(jiān)銷。所有銷毀的廢舊印章都要留下印模保存起來，以備日后查考。十四、萬次印 萬次印即使用萬次以上的印章。它分為兩種，一種叫原子印，另一種是滲透印。原子印是用特殊材料，采用現(xiàn)代排版及制版技術(shù)，將所需刻制的印章先制成印版，然后將原子油與印版經(jīng)熱壓固化成型，它屬液體壓鑄。滲透印是采用特殊的固體材料熱壓成型，然后再注入印油，它屬于固體壓鑄。這兩種印章有以下特點：字跡清晰美觀，不變型；使用方便，可連續(xù)使用三萬次以上，隨印即干、永不褪色；可同時套用幾種顏色；制作工藝先進，不論是刻制簡單的印章還是復雜的圖案都是一次成型，所以，一般刻字部門和個人都不易仿造，有利于印章的保密。 滲透印比原子印有一個優(yōu)點，即當?shù)谝淮巫⑷氲挠∮褪褂猛旰螅€可以第二次注油，這樣，可延長印章的使用壽命。推廣萬次印章是我國今后印章行業(yè)發(fā)展的方向。萬次印章能適應辦公現(xiàn)代化的需要，更好地發(fā)揮印章在辦公行政工作中的作用。萬次印的刻制手續(xù)及有關(guān)要求同一般印章一樣。第二節(jié) 介紹信和憑證的管理 一、介紹信的管理 介紹信是一種使用相當廣泛的身份證明。一個單位的人員要出差辦事，需有說明任務、證明身份的介紹信。介紹信的形式一般有兩種：一種是秘書部門掌管的工作介紹信，按照統(tǒng)一格式印制，使用比較簡單。有制發(fā)單位名稱、使用人姓名、職務、事由、時間、有效期、用印等，只要填寫即可。另一種是用公用信箋書寫的。這是為請求或希望或證明某種情況而使用的。這類介紹信書寫時要求敘事清楚，語氣和婉。使用介紹信，應嚴格掌握制度，當開則開，不開空白介紹信。介紹信的使用要嚴格管理，開出介紹信，轉(zhuǎn)介紹信，以及進入特區(qū)介紹信，都要履行一定手續(xù)。
需要單位介紹信者，應填寫單位介紹信簽批單，經(jīng)主管領導批準后，秘書根據(jù)此