最實(shí)用的日語(yǔ)商務(wù)郵件規(guī)范和技巧(編輯修改稿)
2025-05-14 22:36 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 給對(duì)方一個(gè)下臺(tái)的臺(tái)階。?表示感謝「ありがとうございます」是表達(dá)謝意最直接的一種方式，簡(jiǎn)單又不容易出Bug，推薦。 若對(duì)方是需要頻繁聯(lián)系的人，我們還可以選擇多說(shuō)一句話帶點(diǎn)幽默的話，以增進(jìn)彼此間單薄的友情。?提意見(jiàn) 提出反對(duì)意見(jiàn)、批評(píng)別人時(shí)，卻不提出自己的改善意見(jiàn)，這是商務(wù)郵件中的大忌。 ※見(jiàn)以下列子： 發(fā)件人提出了問(wèn)題點(diǎn)，但看到這樣一封來(lái)信， 收件人對(duì)方卻不知道發(fā)件人“為什么要提出這個(gè)問(wèn)題”。 是指“這個(gè)報(bào)價(jià)被NG了”？還是指“只要有所改善，還是有下單的可能的”？ 也就是意圖不明。 收件人不但會(huì)感到困惑，同時(shí)也會(huì)質(zhì)疑發(fā)件人的工作能力。對(duì)于發(fā)件人來(lái)說(shuō)，后者更危險(xiǎn)。*改善例：提出建議，為收件人的下一步行動(dòng)進(jìn)行提示。 其實(shí)不僅僅是郵件，也不僅僅針對(duì)日本人。 為了提高工作的效率，問(wèn)題的解決率，在日常的工作中，也需要這樣的工作方法。 不能只是說(shuō)“我覺(jué)得不對(duì)”就OK了，還煩請(qǐng)說(shuō)明“為什么覺(jué)得不對(duì)，問(wèn)題點(diǎn)在○○處”“可能使用○○這樣方法更好?！?道歉——誠(chéng)意最重要 日文道歉郵件的寫(xiě)法和句式都是比較固定的，格式不外乎以下： ○○様： いつもお世話になっております。 ○○會(huì)社の○○です。 この度は、○○○（犯了什么錯(cuò)誤） 大変申し訳ございませんでした。（這個(gè)要說(shuō)2遍） 今後このようなことがないように、○○（改善方法，如果是操作過(guò)失，直接說(shuō)「今度は気をつけます」?。?この度は、大変申し訳ございませんでした。※值得注意的是，雖然「大変申し訳ございませんでした」要說(shuō)2遍，但不能多說(shuō)，一旦多說(shuō)，反而會(huì)失去誠(chéng)意。?巧妙地拒絕上司的要求 拒絕的時(shí)候，如果說(shuō)“不想做”，那就是個(gè)態(tài)度問(wèn)題，所以只能說(shuō)“不能做”。 這里推薦“負(fù)擔(dān)過(guò)重”「わたくしともには負(fù)擔(dān)が重過(guò)ぎます。」這個(gè)說(shuō)法，來(lái)表示這個(gè)要求超過(guò)了自己的能力。 既表現(xiàn)了自身的謙遜態(tài)度，又可以逃過(guò)一劫。 類(lèi)似還可以用「とても力が及びません」「私などが出る幕ではございません」等等。?對(duì)別人無(wú)用的幫助或建議的回復(fù) 特地找來(lái)的東西被說(shuō)成沒(méi)有用，任誰(shuí)都不會(huì)感到舒服的。 所以這里要先感謝，再說(shuō)“我會(huì)將其作為參考的”，比較不會(huì)出岔子。?因人而異的措辭不當(dāng)。例①「ご連絡(luò)をお待ちしております」 雖然是商務(wù)日語(yǔ)郵件中的經(jīng)典問(wèn)候， 但是有些人，平野先生的原句中是這么寫(xiě)的「目上の人（もしくは、自分が目上であると勘違いしている人）」， 覺(jué)得他沒(méi)有必要為了你而主動(dòng)聯(lián)系你，需要你直接來(lái)聯(lián)系，收到這句話心里會(huì)不舒服。 所以保險(xiǎn)起見(jiàn)，給上司寫(xiě)郵件的時(shí)候就別用這句了。例②「頑張ってください！」「期待しているぞ！」 給別人施加額外的壓力。 部分日本人的神經(jīng)比較敏感，這樣一說(shuō)，反而會(huì)給他壓力，搞得他們胃穿孔，不好。 所以基本上bussiness中也不用這句。③正文內(nèi)容中需要注意的在寫(xiě)信的過(guò)程中，要注意以下這些毛病?過(guò)于曖昧 典型用語(yǔ)：結(jié)構(gòu)です?！附Y(jié)構(gòu)です」或者「いいです」這樣的詞語(yǔ)，都是日文中典型的曖昧詞語(yǔ)，在mail中盡量避免用這樣的回答方法。 可以改為「是非、お送り下さい」「あいにくですが、その資料は必要としていません」 而作為接收方，如果收到這樣的mail，也需要進(jìn)行再確認(rèn)。?意圖不清 另外，除了YES和NO要明確之外，寫(xiě)信者也必須明確地表達(dá)自己的意圖。 舉個(gè)例子：「先日の提案、とても殘念でした」 這是非常日本化的一個(gè)用法錯(cuò)誤。 我們知道日語(yǔ)中這句話有兩種語(yǔ)義： ①提案被NG，沒(méi)有后話了； ②表示失望，意指對(duì)方還可以做得更好，就是要求對(duì)方重新提交提案。 這樣的句子就很容易造成誤解了。?期限不明確 另外，在希望對(duì)方“快點(diǎn)確認(rèn)后回復(fù)”的郵件中， 要避免使用「なるべく」「できるだけ」「お暇なときに」等沒(méi)有明確數(shù)據(jù)的副詞。④慎用“已讀回執(zhí)” “已讀確認(rèn)”是發(fā)件人為了確認(rèn)收件人是否打開(kāi)過(guò)郵件而設(shè)置的一項(xiàng)功能。 但根據(jù)平野先生的調(diào)查，使用效果并不理想—— 2%的發(fā)送者收不到已讀回執(zhí)； 20%的收信人拒絕在“已讀確認(rèn)”框中按“確定”（我也是其中之一）。 而最大的問(wèn)題，就是會(huì)造成收件人的不快。 我也曾經(jīng)收到客戶(hù)發(fā)過(guò)來(lái)的這一類(lèi)的已讀確認(rèn)，很復(fù)雜的感受。 首先感到自己不被信任，其次感覺(jué)自己被監(jiān)視，總之不是什么好的經(jīng)驗(yàn)。 所以各位需要謹(jǐn)慎再謹(jǐn)慎地使用這個(gè)功能。⑤CC與BCC的用法 作為平社員的我等，在發(fā)送郵件時(shí)，常常要C給很多人—— 自己的上司、總監(jiān)，收件人的上司、同事、總監(jiān)，重要的時(shí)候甚至要C給老板。 所以在使用的時(shí)候，可要三思而后行。CC——抄送。位于“收件人”一欄下方。 若你是被抄送人，你將可以看到收件人及其他被抄送人的郵箱； 當(dāng)然，別的被抄送人也能看到你的信息。BCC——暗抄。位于“收件人”一欄下方的下方。 若你是被暗抄人，你將可以看到收件人和被CC人的信息，但看不到其他被BCC的
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