【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 年進(jìn)行一次合同文件的整理、歸檔工作，根據(jù)實(shí)際需要將合同正本或復(fù)印件統(tǒng)一交給總辦保存，如需查閱則登記后在文件保存處借閱。第八條 圖片、聲像資料的保存 工程竣工后，應(yīng)由項(xiàng)目部提供該工程優(yōu)質(zhì)景觀照片一套，并相應(yīng)注明工程施工日期、地點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等簡(jiǎn)要文字說(shuō)明，交總辦統(tǒng)一整理成冊(cè)、存盤(pán)存檔。 苗木事業(yè)部不定期提供苗木資料，并注明相應(yīng)產(chǎn)地、價(jià)格、生長(zhǎng)習(xí)性等簡(jiǎn)要文字資料，抄送事業(yè)部及相關(guān)人員。 電子文件、聲像資料等涉及設(shè)計(jì)圖紙、重要文件及其它具有重要意義的電子媒體資料，應(yīng)每季度刻錄一次，并注明所刻錄的文件內(nèi)容、文件備注及保管需求辦公室統(tǒng)一整理成冊(cè)存檔。 第九條 各部門(mén)專(zhuān)（兼）職文書(shū)的職責(zé)： 了解本部門(mén)的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門(mén)文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門(mén)的文件材料。文檔制度，對(duì)本部門(mén)承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向總辦辦好交接簽收手續(xù)。承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地提供利用，做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)?！鯕w檔范圍重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的規(guī)定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。本公司歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。反映本公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問(wèn)題的聲像資料。1各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料。1本公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見(jiàn)以及外事活動(dòng)的聲像資料。1涉及本公司和郵電系統(tǒng)權(quán)益的聲像資料。1其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。附：公司內(nèi)部文件資料的整理及分發(fā)程序類(lèi)別發(fā)文單位主送單位抄送單位公司及事業(yè)部每月簡(jiǎn)報(bào)匯總部門(mén)管理中心副總、常務(wù)董事以上高級(jí)主管以上①重要業(yè)務(wù)信息管理中心副經(jīng)理以上②市場(chǎng)研究信息同上高級(jí)主管以上③培訓(xùn)與人事信息同上有關(guān)人員④工程項(xiàng)目管理工程總監(jiān)有關(guān)人員⑤重要公關(guān)信息管理中心副經(jīng)理以上⑥各事業(yè)部經(jīng)營(yíng)管理交流同上有關(guān)人員⑦應(yīng)收、付簡(jiǎn)報(bào)財(cái)務(wù)部⑧合同預(yù)算信息合同預(yù)算部苗木信息、生產(chǎn)苗木事業(yè)部、股苗、上苗、管理中心各事業(yè)部苗木技術(shù)與公關(guān)同上同上重要剪報(bào)中山、廣州、上海、管理中心、北京副總以上常務(wù)董事及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)副經(jīng)理以上專(zhuān)業(yè)剪報(bào)同上有關(guān)人員注：文件收發(fā)負(fù)責(zé)人 總 部：馮玉蘭 廣州事業(yè)部：賴(lài)瓊?cè)A上海事業(yè)部：張義娟 第一事業(yè)部：施小敏苗木事業(yè)部：李康軍 檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及保管期限區(qū)分□ 檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)及編碼（編碼規(guī)則祥見(jiàn)制度匯編）一、 經(jīng)營(yíng)基本文件（編號(hào)：M）（一） 章程文件（編號(hào)：ZC）：①章程的變更；②登記；③申請(qǐng)；④其他。（二） 股東會(huì)議文件（編號(hào)：GH）：①股東會(huì)議記錄；②股東會(huì)議通知；③股東出、缺席會(huì)議回執(zhí)；④股東名冊(cè)；⑤股東印章簿；⑥其他。（三） 董事會(huì)文件（編號(hào)：DH）：①董事就任書(shū)；②董事會(huì)議記錄；③商業(yè)帳簿；④經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)；⑤請(qǐng)示；⑥業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑦其他。（四） 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)文件（編號(hào)：JY）：①經(jīng)營(yíng)方針書(shū)；②經(jīng)營(yíng)計(jì)劃書(shū)；③經(jīng)營(yíng)會(huì)議記錄；④經(jīng)營(yíng)會(huì)議通知；⑤會(huì)議資料；⑥重要契約；⑦訴訟文件；⑧經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)執(zhí)行文件；⑨其他。二、 經(jīng)營(yíng)組織文件（編號(hào)：O）（一） 業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)文件（編號(hào)：JG）：①業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)表；②機(jī)構(gòu)調(diào)整文件；③其他。（二） 業(yè)務(wù)分工文件（編號(hào)：FG）：①業(yè)務(wù)分工變更方面的文件；②其他。（三） 職務(wù)分工及有關(guān)權(quán)限文件（編號(hào)：ZZ）：①職務(wù)分工變更方面的文件；②權(quán)限變更方面的文件；③其他。（四） 業(yè)務(wù)管理文件（編號(hào)：GL）：①內(nèi)部監(jiān)察文件；②其他。（五） 報(bào)告文件（編號(hào)：BG）：①各種報(bào)告書(shū)；②信用限度報(bào)告書(shū)；③其他。（六） 會(huì)議文件（編號(hào)：HY）：①各種會(huì)議文件；②通告；③其他。三、 業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（編號(hào)：B）（一） 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（編號(hào)：XS）（二） 采購(gòu)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（編號(hào)：CG）（三） 項(xiàng)目工程文件（編號(hào)：GC）（四） 設(shè)計(jì)資料文件（編號(hào)：SJ）（五） 工程預(yù)結(jié)算文件（編號(hào)：GS）（六） 合同文件（編號(hào)：HT）（七） 總務(wù)運(yùn)營(yíng)文件（編號(hào)：ZW）（八） 人事、勞務(wù)文件（編號(hào)：RS）：①報(bào)紙、雜志上刊登的招聘文件；②通過(guò)職業(yè)介紹所招聘職員的廣告；③招聘人員復(fù)制作；④履歷表；⑤應(yīng)聘者一覽表；⑥聘用通知書(shū)；⑦任免文件。⑧公司職員名冊(cè)；⑨其他。四、 文檔的區(qū)域代碼總部：ZB；第一事業(yè)部：DY；上海事業(yè)部：SH；廣州事業(yè)部：GZ；苗木事業(yè)部：MM例如：公司架構(gòu)調(diào)整、文件的編號(hào)應(yīng)為：ZBMZC①0001□ 檔案保管期限一、 永久保管（一） 登記、特批的重要文件（二） 股東會(huì)議文件（三） 股東名冊(cè)（四） 資產(chǎn)及負(fù)債文件（五） 請(qǐng)示、決議等重要文件（六） 重要的契約、申請(qǐng)（七） 執(zhí)照、上級(jí)批準(zhǔn)證書(shū)等（八） 重要統(tǒng)計(jì)文件（九） 土地、建筑物、電話方面的重要文件（十） 職員的履歷表、應(yīng)聘書(shū)、辭職書(shū)等（十一） 職員名冊(cè)、人事、保健、工資方面的重要文件（十二） 章程、公司條例、規(guī)則等（十三） 訴訟文件（十四） 客戶(hù)文件（十五） 加入、退出外部社團(tuán)組織方面的文件（十六） 重要儀式、典禮方面的文件（十七） 制造計(jì)劃書(shū)、底圖、重要的考試、研究報(bào)告書(shū)（十八） 公司內(nèi)部出版物、圖書(shū)登記冊(cè)（十九） 年度預(yù)算、決算文件（二十） 設(shè)計(jì)圖紙（二十一） 工程預(yù)結(jié)算資料（二十二） 重要合同（二十三） 其他二、 十年保管（一） 股東名議換書(shū)（二） 稅務(wù)方面的重要文件（三） 會(huì)議文件（經(jīng)營(yíng)主體）（四） 月決算文件（五） 重要商業(yè)賬簿（資產(chǎn)目錄、日記賬）（六） 宣傳方面的文件（七） 市場(chǎng)調(diào)查的匯總報(bào)告書(shū)三、 五年保管（一） 銷(xiāo)售賬簿（二） 采購(gòu)賬簿（三） 人事方面的文件（四） 主要交易憑證（結(jié)賬、交易方面）四、 三年保管（一） 管理人員、公司職員在外部社團(tuán)擔(dān)任職務(wù)的任免文件（二） 政府機(jī)關(guān)的一般性認(rèn)可、申請(qǐng)文件（三） 公司職員調(diào)動(dòng)、工資、補(bǔ)貼、勞動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)法、保健、衛(wèi)生方面的臨時(shí)性權(quán)利、義務(wù)類(lèi)文件（四） 管理監(jiān)督者會(huì)議記錄（五） 技術(shù)磋商會(huì)議記錄（六） 有關(guān)規(guī)定、通告廢止的文件（七） 契約（簡(jiǎn)單的）（八） 事務(wù)管理的補(bǔ)充文件（九） 稅務(wù)文件（簡(jiǎn)單的）（十） 文件收、發(fā)文記錄（十一） 業(yè)務(wù)日志（十二） 統(tǒng)計(jì)文件（簡(jiǎn)單的）（十三） 市場(chǎng)調(diào)查、宣傳等企業(yè)一般文件（十四） 購(gòu)入物品的出納、保管、移交方面的文件（十五） 有關(guān)制造技術(shù)方面的簡(jiǎn)單文件（十六） 有關(guān)動(dòng)產(chǎn)、不動(dòng)產(chǎn)方面的簡(jiǎn)單文件（十七） 對(duì)日后有參考價(jià)值的來(lái)往文書(shū)五、 一年保管（一） 來(lái)往文書(shū)、通知、調(diào)查文件、參考文件（二） 住址、姓名變更通知（三） 報(bào)告制度中規(guī)定的日?qǐng)?bào)、月報(bào) 信息保密管理制度第一條 為保守公司信息秘密，維護(hù)項(xiàng)目保護(hù)權(quán)益，特制定本制度。第二條 任何部門(mén)組織和分支機(jī)構(gòu)以及員工都有保守信息秘密的義務(wù)。員工不準(zhǔn)向外界泄露已確定為秘密的有關(guān)內(nèi)部情況，或雖未確定為秘密但尚未公開(kāi)和不宜公開(kāi)的有關(guān)資料、計(jì)劃、部署、工程標(biāo)底等。第三條 本信息保密工作，實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。第四條 保密范圍（一）公司重大決策中的秘密事項(xiàng)。（二）公司尚未付諸實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。（三）公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書(shū)及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄。（四）財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及種類(lèi)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（五）所掌握的尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息。（六）人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料。（七）其他經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定應(yīng)保密的事項(xiàng)。一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。第五條 密級(jí)確定項(xiàng)目信息秘密的密級(jí)分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)：（一）公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級(jí)；絕密是最重要的信息秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；（二）公司的規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料、重要會(huì)議紀(jì)錄、經(jīng)營(yíng)情況為機(jī)密級(jí)；機(jī)密是重要的公司信息秘密，泄露會(huì)使公司的權(quán)利和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；（三）人事檔案、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進(jìn)入市場(chǎng)或尚未公開(kāi)的各類(lèi)信息為秘密級(jí)；秘密是一般的信息秘密，泄露會(huì)使權(quán)利和利益遭受損害。屬于信息秘密的文件、資料，應(yīng)按規(guī)定表明密級(jí)，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。第六條 文件和資料的保密管理屬于信息秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷(xiāo)毀，由辦公室或主要負(fù)責(zé)人委托專(zhuān)人執(zhí)行。（一）非經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。（二）收發(fā)、傳遞和外出攜帶，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。（三）在設(shè)備完善的保險(xiǎn)裝置中保存。第七條 擬稿（一）內(nèi)容擬稿是文件、資料保密工作的開(kāi)始，初稿形成后，要根據(jù)文稿內(nèi)容確定密級(jí)。（二）要求1．確定密級(jí)力求準(zhǔn)確。2．對(duì)文件、資料形成前的討論稿、征求意見(jiàn)稿、審議稿等，必須同定稿等同對(duì)待，并按保密的原則和要求管理。注意要點(diǎn)：（一）編文號(hào)時(shí)要表明密級(jí)和保密期限。（二）對(duì)本次項(xiàng)目中產(chǎn)生或被上級(jí)組織授權(quán)翻印、復(fù)印的文件、資料，要嚴(yán)格按照項(xiàng)目主要領(lǐng)導(dǎo)審定的份數(shù)印制，不得擅自多印多留。第八條 收發(fā)收發(fā)是文件、資料運(yùn)行中的進(jìn)出口。收發(fā)文件、資料時(shí)，應(yīng)注意：（一）收進(jìn)文件，要核對(duì)收件單位或收件人，檢查信件封口是否被開(kāi)啟。（二）啟封后，清點(diǎn)份數(shù)，按不同類(lèi)別和密級(jí)，分別登記、編號(hào)、加蓋收文章。（三）發(fā)文應(yīng)按文件、資料的類(lèi)別和文號(hào)及順序號(hào)登記清楚去向，并填寫(xiě)好發(fā)文通知單，以便收文單位查點(diǎn)清收，信封要編號(hào)并加蓋密級(jí)章。（四）收發(fā)文件、資料都要建立登記制度和嚴(yán)格實(shí)行簽收手續(xù)。第九條 閱辦閱辦文件、資料時(shí)的注意要點(diǎn)：（一）呈送公司高層批示的文件、資料批示后，應(yīng)及時(shí)退還或由經(jīng)管文件部門(mén)當(dāng)日收回，不得橫向傳批文件，不得把批文直接交承辦單位（人）。（二）文件、資料不得在個(gè)人手中保留，更不得把秘密文件、資料帶到家或公共場(chǎng)所。（三）控制文件、資料閱讀范圍，無(wú)關(guān)人員不得看文件、資料。第十條 復(fù)制復(fù)制秘密文件、資料要建立嚴(yán)格的審批、登記、送閱制度，并和正本文件、資料一樣，閱辦后按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷(xiāo)毀，未經(jīng)批準(zhǔn)不得自行復(fù)制。第十一條 遞送（一）遞送秘密文件、資料，要嚴(yán)格履行登記簽收手續(xù)。（二）遞送的秘密文件、資料，一律要包裝密封，并表明密級(jí)。第十二條 保管（一）秘密文件、資料應(yīng)存放在有保密設(shè)施的安全處，做到專(zhuān)室專(zhuān)柜，專(zhuān)人保密。（二）要集中管理，個(gè)人不得保存。（三）絕密文件、資料一般不外借，確因工作需要借用的，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，當(dāng)日收回。第十三條 歸檔注意要點(diǎn)：（一）沒(méi)有解密的“三密”文件、資料在建立檔案時(shí)，要在卷宗的扉頁(yè)表明原定密級(jí)，并以文件、資料中最高密級(jí)為準(zhǔn)。（二）不宜保留或不屬于本部門(mén)的“三密”文件、資料要及時(shí)清理上交或登記銷(xiāo)毀，防止失散。第十四條 銷(xiāo)毀銷(xiāo)毀秘密文件、資料必須按規(guī)定登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，用碎紙機(jī)碎掉。第十五條 會(huì)議保密管理具有屬于項(xiàng)目信息秘密內(nèi)容的會(huì)議和其他活動(dòng)，主辦部門(mén)應(yīng)采取下列保密措施：（一）選擇具備保密條件的