【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 總經(jīng)理核準(zhǔn)，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字1．7．2 檔案借閱管理制度制度名稱檔案借閱管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1條 為了規(guī)范檔案的借閱管理工作，保證檔案資料的完整與安全，特制定本制度。第2條 公司各項(xiàng)檔案資料的借閱管理工作均應(yīng)參照本制度執(zhí)行。第3條 一般情況下，檔案材料不可借出。確需要借出時(shí)，必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，履行登記手續(xù)并自覺遵守借閱時(shí)間，按期歸還。第4條 一般檔案借閱不超過____天，重要檔案當(dāng)日歸還，節(jié)假日期間檔案應(yīng)送回檔案室保管。凡需延期使用者，要辦理續(xù)借手續(xù)。愈期不還者，按《公司檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定處理。第5條 查閱和歸還檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格履行簽字、登記、注銷手續(xù)。檔案管理人員對(duì)查閱歸還的檔案，應(yīng)仔細(xì)清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即追究責(zé)任。第6條 凡需要摘抄的檔案，檔案人員對(duì)摘抄材料應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，嚴(yán)格把關(guān)，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行操作。第7條 借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)拆卷、抽頁、剪裁，不準(zhǔn)刪改、圈點(diǎn)或勾畫檔案內(nèi)容，保證檔案歸還時(shí)完好無損。 第8條 公司檔案原則上不對(duì)外借出，如因特殊情況必須借出，需由借閱單位負(fù)責(zé)人遞交介紹信，經(jīng)本公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。第9條 借閱機(jī)密、秘密、絕密檔案時(shí)一律按照《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。第10條 檔案工作人員應(yīng)熱情周到地為用戶提供檔案使用服務(wù)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。嚴(yán)禁擅離職守，嚴(yán)防泄密、失密等事件的發(fā)生。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字1．8 文書資料管理制度1．8．1 公司文書管理制度制度名稱公司文書管理制度受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為使公司文書管理規(guī)范化，提高公文處理的效率和公文的質(zhì)量，特制定本制度。第2條 范圍界定本制度所指的“文書”是指業(yè)務(wù)工作上的往來公文、報(bào)告、會(huì)議決策、規(guī)定、合同書、專利許可證、電報(bào)和各種賬簿等各種文件、資料。第3條 適用范圍本制度適用于對(duì)公司內(nèi)部所有公文文書的管理。第2章 文書制作規(guī)范第4條 文書的制作要領(lǐng)1．文書內(nèi)容必須簡(jiǎn)明扼要、一事一議，語言、措辭力求準(zhǔn)確規(guī)范。2．必須明確起草文書人的責(zé)任，并正確署名。3．修改請(qǐng)示提案書時(shí)，修改者必須認(rèn)真審閱文書原件，修改后必須署名。第5條 文書的署名1．公司內(nèi)文書，如果是一般往來文書，只需主管署名；如果是單純的上報(bào)文書或不涉及各部門且內(nèi)容不重要的文書，只需要部門署名；如果是重要文書，按責(zé)任范圍由總經(jīng)理、副總經(jīng)理、常務(wù)董事署名，或者署有關(guān)部門的主管姓名和職務(wù)。2．對(duì)外文書，如合同、責(zé)任狀等重要文書，一律署總經(jīng)理職務(wù)和姓名。如果是總經(jīng)理委托事項(xiàng)，可由指定責(zé)任者署名。除上述規(guī)定以外的文書，也可署分公司或分支機(jī)構(gòu)主管的職務(wù)和姓名。第6條 文書的蓋章1．在文書正本上必須要加蓋文書署名者的印章，副本可以加蓋署名者或所在部門的印章。2．如果文書署名者不在，可加蓋代理者印章，并加蓋具體執(zhí)行者印章，但在文書存檔前必須加蓋署名者印章。3．以部門或公司名義起草的文書，須在旁邊加蓋有關(guān)責(zé)任者的印章。第3章 文書的收發(fā)第7條 到達(dá)文書全部由文書主管部門接收，并按下列要求處置。1．一般文書予以啟封，并分送各部門。2．分送各部門的文書若有差錯(cuò)，必須立即退回。第4章 文書的處理第8條 普通文書處理1．部門經(jīng)理以上級(jí)別的主管人員，負(fù)責(zé)對(duì)文書進(jìn)行審批、答復(fù)、批辦以及其他必要的處理，或者由指定下屬對(duì)文書進(jìn)行具體處理。第9條 與多個(gè)部門有關(guān)的文書，在處理意見上如存在分歧，則由文書的主管部門出面協(xié)商，如果協(xié)商無法達(dá)成一致，則應(yīng)請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)裁決。第5章 文書的整理與保存第10條 文書的整理與保存1．全部完結(jié)的文書，在結(jié)辦后三天內(nèi)，交行政主管歸存，按“完整、有序”的原則對(duì)文件進(jìn)行整理、檢查，并在“文書保存簿”上做好登記，歸檔保存。2．員工個(gè)人不得保存公司公文，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交綜合部登記保管，調(diào)離公司的員工應(yīng)將文件和記錄本清理移交。第11條 文書的保存年限1．永久保存文書包括：章程、股東大會(huì)及董事會(huì)議事記錄、重要的制度性規(guī)定，重要的契約書、協(xié)議書、登記注冊(cè)文書，股票關(guān)系文書、重要的訴訟關(guān)系文書，重要的政府許可證件，有關(guān)公司歷史的文書、決算書和其他重要的文書。2．保存10年文書包括：請(qǐng)求審批提案文書，人事任命文書，獎(jiǎng)金工資與津貼有關(guān)文書，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)賬簿、傳票與會(huì)計(jì)分析報(bào)表以及除永久保存以外的重要文書。3．保存5年文書指不需要保存10年的次重要文書。4．保存1年文書指無關(guān)緊要或者臨時(shí)性文書。如果是調(diào)查報(bào)告則由所在部門主管確定保存年限。第12條 注意事項(xiàng)1．對(duì)于重要的機(jī)密文件，一律放在保險(xiǎn)柜或者帶鎖的文件柜中。2．如果職務(wù)部門劃分發(fā)生變更或作出調(diào)整，必須在有關(guān)登記簿上注明變更與調(diào)整的理由，以及變更與調(diào)整的結(jié)果。第6章 文書的借閱與銷毀第13條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，按時(shí)歸還。第18條 對(duì)于多余、重復(fù)、無保存價(jià)值的文件，綜合部應(yīng)定期清理造冊(cè)，并按有關(guān)規(guī)定辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。機(jī)要文件一定要以焚燒的方式銷毀。任何人不得擅自銷毀文件或出售。不需立卷的文件材料應(yīng)逐件登記，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字1．8．2 資料保密管理規(guī)定制度名稱資料保密管理規(guī)定受控狀態(tài)編 號(hào)執(zhí)行部門監(jiān)督部門考證部門第1章 總則第1條 目的為了保證公司的整體利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益，使公司長(zhǎng)期、穩(wěn)定、高效地發(fā)展，特制定本規(guī)定。第2條 保密范圍。、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策。、協(xié)議、意見書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議記錄。、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。，工資性、勞務(wù)性收入及資料。第3條 保密級(jí)別的劃分：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受特別嚴(yán)重的損害。：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受嚴(yán)重的損害，如設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖紙、源代碼等。：一旦泄露會(huì)使公司利益遭受較大的損害，如質(zhì)量報(bào)告、軟件修改記錄單等。第4條 適用范圍公司所有人員，包括技術(shù)開發(fā)人員、銷售人員、行政管理人員、生產(chǎn)和后勤服務(wù)人員等(以下簡(jiǎn)稱為“工作人員”)，都負(fù)有保守公司商業(yè)秘密的義務(wù)。第2章 保密管理第5條 秘密文件保管應(yīng)與普通文件區(qū)別開，按等級(jí)、期限加強(qiáng)保護(hù)。第6條 檔案柜內(nèi)一切設(shè)備、設(shè)施，任何人未經(jīng)許可不得使用或隨意翻動(dòng)。第7條 對(duì)保密內(nèi)容未經(jīng)許可，任何人不得擅自摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞；否則由此造成的后果由當(dāng)事人承擔(dān)責(zé)任。第8條 公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時(shí)應(yīng)立即采取補(bǔ)救措施并及時(shí)報(bào)告綜合部，綜合部需立即作出相應(yīng)處理。第9條公司工作人員離開公司時(shí)，必須將有關(guān)本公司的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息的全部資料(如試驗(yàn)報(bào)告、數(shù)據(jù)手稿、圖紙、軟盤和調(diào)測(cè)說明等)全部交回公司。第3章違紀(jì)處理第10條 對(duì)違反本規(guī)定的人員，視情節(jié)輕重，分別給予教育、經(jīng)濟(jì)處罰和紀(jì)律處分。情節(jié)特別嚴(yán)重的，公司將依法追究其法律責(zé)任。第11條 利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反本規(guī)定的，應(yīng)給予警告處分，并處以 元以上的罰款；性質(zhì)嚴(yán)重的，予以辭退。修訂記錄修訂標(biāo)記修訂處數(shù)修訂日期修訂執(zhí)行人審批簽字第二章 行政辦公管理圖表2．1 日常接待管理圖表2．1．1 日常接待事項(xiàng)圖2．1．2 來訪客人登記表 編制日期： 年 月 日序號(hào)姓名所在單位來訪人數(shù)聯(lián)系方式證件號(hào)碼是否預(yù)約被訪人來訪事由時(shí)間值班員進(jìn)入離開123…編制： 審核： 2．1．3 接待工作日記表日期年 月 日記錄人考勤記錄姓名簽到時(shí)間姓名簽到時(shí)間…………收發(fā)記錄接待記錄電話記錄備 注編制： 審核：2．1．4 客戶來電記錄表 編制日期： 年 月 日來電日期來電時(shí)間客戶名稱聯(lián)系方式被訪人來電事由預(yù)約來訪時(shí)間受理人備注月日時(shí)2．1．5接待工作總結(jié)表 編制日期： 年 月 日來賓單位來訪人數(shù)來訪負(fù)責(zé)人工作職位接待部門接待負(fù)責(zé)人預(yù)計(jì)費(fèi)用實(shí)際費(fèi)用接待任務(wù)完成情況第一天第二天……接待總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)待改進(jìn)之處部門意見 簽字： 日期： 年 月 日2．2 行政會(huì)議管理圖表2．2．1 會(huì)議事項(xiàng)管理圖2．2．2 年度會(huì)議計(jì)劃表 會(huì)議名稱項(xiàng)目舉辦次數(shù)舉行日期會(huì)議時(shí)間會(huì)議目的參會(huì)人員司 儀主 席事務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)議記錄員2．2．3 年度會(huì)議匯總表編號(hào)： 年度：____年 會(huì)議信息編號(hào)會(huì)議名稱會(huì)議性質(zhì)宗旨及議題會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議時(shí)間參與單位主持人預(yù)計(jì)人數(shù)參會(huì)人數(shù)1232．2．4 會(huì)議議程安排表會(huì)議主題會(huì)議類型會(huì)議主辦單位會(huì)議負(fù)責(zé)人會(huì)議主持人會(huì)議摘要會(huì)議議題/內(nèi)容議題1發(fā)言人發(fā)言時(shí)間發(fā)言內(nèi)容議題2發(fā)言人發(fā)言時(shí)間發(fā)言內(nèi)容出席人員會(huì)議記錄員會(huì)議注釋：1．2．3．2．2．5 行政會(huì)議記錄表編號(hào)： 使用日期： 年 月 日會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人會(huì)議名稱參 加 者會(huì)議議題會(huì)議目的會(huì)議過程記錄會(huì)議決策記錄審核人審核結(jié)果2．2．6 行政會(huì)議紀(jì)要表編號(hào)： 使用日期： 年 月 日會(huì)議紀(jì)要會(huì)議主席會(huì)議主持列席人員名單出席人員名單會(huì)議決議內(nèi)容決議事項(xiàng)決議提出人負(fù)責(zé)人完成時(shí)間其他說明記錄人：日期：核準(zhǔn)人：日期：2．2．7 決議事項(xiàng)確認(rèn)表決議事項(xiàng)決議內(nèi)容達(dá)到目標(biāo)所需支持執(zhí)行措施執(zhí)行負(fù)責(zé)人備注2．2．8 行政會(huì)議總結(jié)表會(huì)議名稱參會(huì)人員會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)一、會(huì)議簡(jiǎn)況二、會(huì)議決議事項(xiàng)三、待改進(jìn)事項(xiàng)四、其他事項(xiàng)2．3 文件管理圖表2．3．1 文件管理事項(xiàng)圖文件收發(fā)文件制作文件印刷文件保管文件分發(fā)文件借用文件處理文件會(huì)簽文件更改文件復(fù)印文件管理事項(xiàng)2．3．2 公文接收登記表收文發(fā)文單位聯(lián)系人公文類型主題有無附件密級(jí)速級(jí)簽收備注