【文章內(nèi)容簡介】 合部負(fù)責(zé)組織、記錄和編發(fā)紀(jì)要。紀(jì)要由總經(jīng)理簽發(fā)。會議材料、記錄、紀(jì)要均為公司涉密文檔，須妥善保管，查閱須經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn)。綜合部負(fù)責(zé)督辦總經(jīng)理辦公會議議定事項的落實情況。六、采購管理制度物料采購：工程項目部統(tǒng)計做出材料及設(shè)備采買計劃（采買計劃需注明最遲到貨時間），材料員根據(jù)采購計劃制定《訂貨單》，經(jīng)工程項目部、財務(wù)部部門負(fù)責(zé)人審核后，上報總經(jīng)理批準(zhǔn)；采購員得到領(lǐng)導(dǎo)計劃批復(fù)后開展采購工作。辦公用品采購：綜合部根據(jù)日常辦公用品消耗及庫存情況統(tǒng)計辦公用品需求情況，填寫《采購申請單》，部門負(fù)責(zé)人簽字后由財務(wù)部審核，凈分管副總審批后，上報總經(jīng)理批示，《采購申請單》交采購員，采購員根據(jù)總經(jīng)理批示進行采購。如各部門需大宗、大金額物資采購或有特殊采購需求，需各部門單獨填寫《采購申請單》并逐級審批。 需采購的物資有固定的供應(yīng)商的，直接從供應(yīng)商處采購。無固定供應(yīng)商的，在采買時多方詢價、比價、議價，貨比三家；詢價人員將三家或以上候選供應(yīng)商的品種、性能指標(biāo)、報價、批量、運輸和付款條件等情況報部門經(jīng)理選擇。 采購時，經(jīng)辦人要與供應(yīng)商洽談買賣合同及合同條款，買賣合同采用國家標(biāo)準(zhǔn)合同和本公司擬訂合同格式，相關(guān)部門對采購合同進行會簽并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 采購合同經(jīng)雙方簽章生效，經(jīng)辦人員按合同付款進度，向財務(wù)申請款項，及時向供應(yīng)方支付定金和簽收各期貨物。 經(jīng)辦人員按合同交貨進度，及時催促供方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后，按提貨程序提貨，并清點貨物品種、質(zhì)量、數(shù)量或重量，相符后簽收，交由材料員按程序辦理入庫。 若發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質(zhì)量檢測與合同約定標(biāo)準(zhǔn)不符，經(jīng)辦人員拒絕接收或?qū)⒇浳锿嘶毓┓?，及時告知供方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。 驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關(guān)發(fā)票和提貨憑證到財務(wù)部銷帳。經(jīng)辦人員對缺貨、不明供應(yīng)商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，及時上報公司設(shè)備主管負(fù)責(zé)人處置，尋找替代品或變更生產(chǎn)計劃。七、庫房管理制度（一）入庫物資驗收未經(jīng)檢驗合格不準(zhǔn)驗收入庫，更不準(zhǔn)投入使用。資驗收入庫時，庫管員會同送貨員雙方辦理交接手續(xù)，核對物資名稱、數(shù)量是否一致，核對無誤后，在交貨人的送貨單或購買收據(jù)上簽字確認(rèn)，以明確承擔(dān)物資保管的經(jīng)濟責(zé)任。材料入庫后，庫管員憑發(fā)票或所開列的名稱、型號對入庫的材料存放就位，并及時開具入庫單，入庫單必須經(jīng)庫管員和經(jīng)手人兩人以上簽字才生效，入庫單一式四份：一份留存?zhèn)}庫，一份給采購員，一份交財務(wù)部，一份交綜合部。驗收過程中發(fā)現(xiàn)任何問題都要及時匯報主管領(lǐng)導(dǎo)，不得隱瞞不報，待問題處理完畢后，再繼續(xù)清點驗收入庫。凡經(jīng)驗收合格后的物資，除搶險直撥的外，一律要辦入庫手續(xù)；庫管員未見物資不予擅自辦理入庫手續(xù)。凡進倉的物資一律按物資的名稱、型號、品種、規(guī)格等集中按固定的位置堆放，堆放要有條理，整齊美觀。凡庫存物資要逐項建立登記卡片，物資進倉時在卡片上登記入庫時間并按數(shù)加，發(fā)出時登記出庫時間并按數(shù)減，記結(jié)出余數(shù)?？ㄆ潭ㄔ谖锲氛胺降闹虚g顯眼處。（二）管庫庫管員對有收、發(fā)動態(tài)物資當(dāng)日要復(fù)查，并應(yīng)遵守“先進先出”原則，庫存物資搬運過程中應(yīng)輕拿輕放。根據(jù)物資的料性和存放地點的實際情況擺放物資，做到有定位。庫存物資按照不同的品種、不同性能確定保管保養(yǎng)方法。易燃易爆劇毒等危險物資要單獨存放，經(jīng)常檢查，防止意外事件發(fā)生。管材、管件、怕曬物資應(yīng)放置在通風(fēng)陰涼處防老化和變形，無法入庫的應(yīng)做好上蓋工作，經(jīng)常檢查，防止外界因素造成物資損壞。 倉庫管理應(yīng)及時與工程項目部物料采購計劃擬定者及采購員溝通，及時補貨，并盡量減少庫存壓貨。材料的運輸與裝卸過程中要注意，應(yīng)避免碰撞、磨損。疊放整齊、固定牢靠，無法入庫的應(yīng)有防曬防雨淋措施。任何時候都要小心保護管材、管件及設(shè)備，不可拋、摔、滾、拖且應(yīng)避免油污和化學(xué)品污染。 庫房內(nèi)要保持清潔，對散落的可燃物品及雜物等，必須及時清除。 庫房、貨物應(yīng)根據(jù)需要配備適當(dāng)種類和數(shù)量的消防器材，并放置在明顯和便于取用的地點，消防器材附近嚴(yán)禁堆放其它物品。（三）出庫凡領(lǐng)取物資，需辦理出庫手續(xù)，不辦出庫手續(xù)的不允許發(fā)放物資。特殊緊急情況外，電話聯(lián)系經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后，可先出庫后再補出庫手續(xù)。辦理出庫手續(xù)必須填寫出庫單并簽名，出庫手續(xù)審查合格后方可憑單發(fā)料。出庫單一份給領(lǐng)料員，一份給采購員，一份交財務(wù)部，一份留存?zhèn)}庫。 材料員（庫管員）根據(jù)出庫單上物資的實發(fā)數(shù)量發(fā)放物資，復(fù)查發(fā)放的物資，當(dāng)面點交給領(lǐng)料人。發(fā)放材料時倉管員要注意先進的物品先發(fā)，后進的后發(fā)；未辦理入庫手續(xù)直接用于工程的物資，倉庫保管員不承擔(dān)其相應(yīng)責(zé)任；八、借款和報銷制度為了加強公司內(nèi)部規(guī)范化管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。公司各部門一切費用開支和財務(wù)開支，由公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)最終審批。（一）借款審批及標(biāo)準(zhǔn)公司員工因公出差需要借款時，應(yīng)填寫《動用現(xiàn)金或銀行存款申請單》寫明借款用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后，經(jīng)財務(wù)核準(zhǔn)，經(jīng)主管副總審批，報總經(jīng)理批示，方可借款。出差返回一周內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)，出差返回時間超過一周無故未報銷者，不得再借款。公司職工借用公款，在原借款未還清或未報銷沖賬前，不得再借。公司員工借款，原則上不得超過借款人當(dāng)月工資數(shù)，如有特殊情況，須先經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借款。允許借款范圍：（1）階段性預(yù)付款（按進度付款）。如土建工程，購機械設(shè)備、大宗材料等。（2）采購零星材料，累計達300元以上的。（3）出差人員必須隨身攜帶的差旅費。（4）公司規(guī)定部門或人員所需的備用金。每年初各部門以書面報告形式核定備用金標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)綜合部、財務(wù)部經(jīng)理簽字后，報總經(jīng)理批示后執(zhí)行。（5）確實需要現(xiàn)金支付的其他支出。不允許借款范圍：（1）沒有特殊情況，代替他人墊付的各種款項；（2）未經(jīng)審批的任何借款。（二）固定資產(chǎn)及低值易耗品采購標(biāo)準(zhǔn)及審批各部門需新購入固定資產(chǎn)和單價在300元以上的低值易耗品，由各部門先作好采購計劃，并以書面形式報告（緊急零星物資均可電話匯報），經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字核準(zhǔn)，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。如需向公司借款，按第一條標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。各部門添置其他低值易耗品，應(yīng)本著節(jié)約的原則，確實需要添置的情況下才添置。各部門應(yīng)事先填好《采購申請單》，報總經(jīng)理審批，由采購員統(tǒng)一購買。（三）各項費用報銷要求報銷單據(jù)必須是帶稅務(wù)章的發(fā)票，否則不予報銷。報銷單據(jù)不管多少均須貼報銷封面，報銷封面須用簽字筆填寫，同時，不同經(jīng)濟內(nèi)容的發(fā)票要分門別類予以報銷。電話費報銷：員工根據(jù)話費報銷標(biāo)準(zhǔn)每月以話費單報銷的形式享受話費補貼，當(dāng)月話費超過報銷標(biāo)準(zhǔn)的，按實報實銷定額報銷，未超過報銷標(biāo)準(zhǔn)的，實行實報實銷。話費報銷補貼不在每月工資中體現(xiàn)，每月憑話費單報銷話費。報銷手續(xù)要齊全完備。報銷流程：報銷人簽字，注明事由，部門負(fù)責(zé)人簽字，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核，主管副總審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后報銷。根據(jù)財務(wù)管理要求，凡購買實物均須辦理入庫，否則不予報銷。（四）補充說明如總經(jīng)理出差在外，則應(yīng)由總經(jīng)理簽署指定代理人，交財務(wù)部備案，指定代理人可在期間內(nèi)行使相應(yīng)的審批權(quán)力。九、檔案管理制度為加強本公司檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。（一）文件材料的收集管理公司檔案是公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案收集管理工作由綜合部、財務(wù)部和工程項目部負(fù)責(zé)。依據(jù)文件內(nèi)容不同，文件材料分為辦公檔案、財務(wù)檔案和工程技術(shù)類檔案。文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審閱后歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由綜合部收集、歸檔。（二）歸檔范圍辦公檔案包括：公司的證照、通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表及簡報、員工考勤記錄、人事檔案、工資發(fā)放表、合同等；各類經(jīng)營類材料和電子文件等。財務(wù)檔案包括：與業(yè)務(wù)單位和公司內(nèi)部業(yè)務(wù)往來的各類發(fā)票、憑證、財務(wù)報告等財務(wù)資料。工程技術(shù)類檔案包括：本公司工程項目技術(shù)方案、圖紙等文件材料。（三）歸檔要求 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管與利用。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。不同年度的文件應(yīng)按照年度存放立卷，檔案歸檔后，應(yīng)建立索引，索引須放置各檔案盒的首頁，索引須標(biāo)明文件名稱、文號（或合同號）、份數(shù)等信息。檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。檔案管理人員要做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作，按照歸檔范圍、要求，將文件材料及時歸檔，當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，維護公司檔案的完整與安全。（四）檔案的利用公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱使用，借閱人員必須填寫《文件借閱登記表》。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)處理。必須嚴(yán)格保密，不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追究相關(guān)人員責(zé)任。必須愛護檔案，保持整潔，不準(zhǔn)在檔案中寫字、劃線或作記號等。不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借，必須專人專用。檔案用畢及時歸還，并辦理還閱登記。十、食堂管理制度為維護公司正常的食堂秩序,給全體員工一個優(yōu)良用餐環(huán)境,特制定本制度。（一） 廚房管理廚師守則,衛(wèi)生條例（1）嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)定,講究個人衛(wèi)生、勤剪指甲、勤理發(fā)、不要隨地吐痰。（2）工作時必須自查食物是否變質(zhì)、變味現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（3）嚴(yán)格按照食品衛(wèi)生要求去操作，防止食物中毒。（4）洗干凈后的餐具要整理齊備且有規(guī)律地擺好。（5）工作中嚴(yán)格按伙食標(biāo)準(zhǔn)精打細(xì)算，以最大限度內(nèi)盡量做到色香味，花樣、品種多樣化。（6）整個烹食過程必須認(rèn)真清洗干凈并按時、按質(zhì)、按量供給。（7）每天清理，確保廚房環(huán)境衛(wèi)生。管理制度（1）廚房之所有需購物品都必須呈報財務(wù)部負(fù)責(zé)人，由采購部員進行采購，采購單據(jù)按報銷審批流程進行報銷。（2）廚房所購回之食品要確保食品質(zhì)量、重量。（3） 任何人不得以任何理由拿走廚房之一切物品。（4）餐具必須妥善保管，任何人未經(jīng)許可都不能將餐具拿走供私人使用。（5）餐具必須每日進行一次清查盤點，除正常損耗外，清查有不足數(shù)目時需及時查明原因并追究責(zé)任。（6） 有客人在公司用餐時，由綜合部安排接待事宜，采購部和廚師配合進行接待。（二）員工用餐公約就餐一律在餐廳進行，公司內(nèi)其它任何地方不得烹煮進餐。嚴(yán)格按餐廳就餐時間進餐，其餐廳開放時間如下：早餐：07：00—7：30 中餐：12：00—12：30 晚餐18：00—18：30員工外出不回公司用餐或晚回公司用餐，需在開餐一小時前報給綜合部。就餐時要有良好的姿態(tài)，不得揮動筷、匙、叉防礙他人用餐。就餐時不得高聲喧嘩，碗、筷、匙不得故作撞擊聲。果核骨頭、余飯剩菜，不可隨手棄置。用餐完畢須各自整理桌面，倒置指定桶類。力行儉省節(jié)約，飯食多少盛多少，杜絕剩菜剩飯。餐廳內(nèi)禁止吸煙。凡有客人在公司就餐，須在上午11：00，下午17：00以前通知廚房，由綜合部負(fù)責(zé)安排接待工作，相關(guān)人員陪同就餐。 本制度從印發(fā)之日起施行。 附 件 一、組織構(gòu)架股東大會市場部財務(wù)材料（庫房）采購工程項目部財務(wù)部董事長董事會總經(jīng)理副總經(jīng)理副總經(jīng)理綜合部二、審批流程 用車審批流程用車人填寫《用車申請單》 部門負(fù)責(zé)人審批 綜合部復(fù)核車輛情況 綜合部派車 總經(jīng)理批準(zhǔn) 主管副總審批 印章使用審批流程用章人填寫《用章申請單》 部門負(fù)責(zé)人審批 綜合部負(fù)責(zé)人審批 印章管理人蓋章 總經(jīng)理批準(zhǔn) 主管副總審批 請假審批流程請假人填寫《請假條》 部門負(fù)責(zé)人審批 主管副總審批 （1天及以內(nèi)） （3天及以內(nèi)） 請假期滿1日內(nèi)到綜合部銷假 《請假條》交綜合部 總經(jīng)理批準(zhǔn) （3天以上） 報銷審批流程報銷人填寫《費用報銷單》 部門負(fù)責(zé)人審批 綜合部負(fù)責(zé)人審核 財務(wù)部報銷 總經(jīng)理批準(zhǔn) 主管副總審批 財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核 付款審批流程申請人填寫《用款申請單》 部門負(fù)責(zé)人審批 財務(wù)部負(fù)責(zé)人審核 財務(wù)部付款 總經(jīng)理批準(zhǔn)