【文章內容簡介】 文件 HJ / GW XXX X 順序號 編制部門 管理性文件 企業(yè)代碼 11 國際貿易有限公司 質量手冊 版本： A 修改碼： 0 企業(yè)標準代碼： HJ/SC2020 4..2 文件控制程序 第 2 頁 共 3 頁 c） 支持性技術文件 HJ / JW XXX XXXX 順序號 編制單位 技術性文件 企業(yè) 代碼 文件分為受控文件和非受控文件兩種，受控文件應有標識，并注明分發(fā)號。 文件的編制、批準及評審 質量手冊（包括支持性管理文件）由管理者代表組織 辦公室 起草，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布。 各類支持性文件、質量記錄由各歸口管理部門編寫領導審核、管理者代表批準后執(zhí)行。 工藝文件、相關作業(yè)指導書，由 外貿部 .按 《進出口貿易服務策劃控制程序》執(zhí)行。 公司通過內審和管理評審對文件的適宜性進行評審，當下列情況發(fā)生時也需對文件的適宜性重新進行評審： a） 公司的質量方針、目標、組織機構發(fā)生重大變化時； b）公司的資源配置、市場情況發(fā)生重大變化時； c）質量管理體系覆蓋產品發(fā)生變化時； d）質量管理體系依據(jù)的標準發(fā)生變化時。 文件的發(fā)放 質量管理體系文件由 辦公室 填寫《文件發(fā)放登記表》，經(jīng)總經(jīng)理批準后按發(fā)放范圍發(fā)放。 文件領用人應在《文件發(fā)放登記表》上簽字，受控文件應加標識按分發(fā)號發(fā)放。 文件管理 辦公室 負責質量管理體系文件的管理，編制《受控文件清單》并保證文件的有效性；外貿部 負責技術性文件和資料的管理，并保 證文件的有效性。 《受控文件清單》應每年核對一次，并報管理者代表批準。 文件的更改 手冊（包括支持性管理文件）的修改，由更改提出人提出后經(jīng)總經(jīng)理審批后方可實施，其修改的方式可采用劃改或換版兩種。必要時由總經(jīng)理確定換版的時機。 支持性文件的修改，需由管理者代表審核后實施。 文件的更改由文件的主控部門填寫《文件更改處置單》并按 12 0000 國際貿易有限公司 質量手冊 版本： A 修改碼： 0 企業(yè)標準代碼： HJ/SC2020 4..2 文件控制程序 第 3 頁 共 3 頁 核后發(fā)放和實施?！段募奶幹脝巍窇獦嗣鞲牡娜掌凇⒏牡姆绞胶蛢热?、單號，并更改相應的存檔文件。 除有保留價值的文件資料外，其余作廢文件一律銷毀，銷毀前填寫《銷毀文件清單》由管理者代表批準后進行銷毀，對有保留價值的作廢文件，應加注“作廢”標識。 文件的復制、借閱 文件需要復制或借閱時，申請人填寫《文件復制 /借閱登記表》，借閱或復制人簽字登記，并在指定日期內歸還。 外來文件的控制 與國家政策、法律、法規(guī)和產業(yè)政 策相關的管理性文件由 辦公室 負責收集獲取，加蓋受控章，各部門根據(jù)需要可借閱。 每年由 辦公室 組織對現(xiàn)有體系文件定期進行評審，各部門結合平時使用情況適時進行評審，必要時予以修改，執(zhí)行 條款規(guī)定。 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。 作為質量記錄的文件應執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關文件 《記錄控制程序》 6. 質量記錄 序號 名稱 編號 歸口部門 保存期限 1 文件發(fā)放登記表 HJ/ 辦公室 三年 2 受控文件清單 HJ/ 辦公室 三年 3 文件更改處置單 HJ/ 辦公室 三年 4 銷毀文件清單 HJ/ 辦公室 三年 5 文件復制 /借閱登記表 HJ/ 辦公室 三年 13 0000 國際貿易有限公司 質量手冊 版本： A 修改碼： 0 企業(yè)標準代碼： HJ/SC2020 記錄控制程序 第 1 頁 共 1 頁 1. 目的 對記錄進行控制和管理，為本公司的產品符合規(guī)定的質量要求、質量管理體系有效運行提供客觀證據(jù)。 2. 范圍 適用于質量管理體系和與產品質量有關的所有記錄 的控制。 3. 職責 辦公室 負責體系運行記錄的歸檔保管工作； 各部門負責本部門使用的記錄的收集整理。 4. 工作程序 記錄的表式 . 記錄表式必須規(guī)范化、標準化，并且有可追溯性；應能反映時間、地點、實施環(huán)境、實施結果和責任人等內容。 本公司所使用的記錄歸口管理部門及保管期限見《記錄一覽表》 記錄的標識 HJ / JL XXX X 順序號 對應手冊章節(jié)號 質量記錄 企業(yè)縮寫 記錄由責任部門和責任人填寫，記錄填寫應清晰、及時、真實、準確、完整并簽署完備，如需更改應經(jīng)受權人批準后采用劃改的方式進行修改。 記錄應按類別，分 年月存放，以便檢索。 記錄的收集和歸檔 記錄由各使用部門負責填寫、收集，每年元旦至春節(jié)期間交 辦公室 歸檔保存。 利用電腦處理、備份的，按規(guī)定殺毒，確保記錄安全。 紙質記錄應有防潮、防霉、防蟲蛀措施。 記錄的處理 超過保存期限無保留價值的記錄，按《文件控制程序》做過期處理，統(tǒng)一銷毀。 《文件控制程序》 序號 名稱 編號 歸口部門 保存期限 1 記錄一覽表 HJ/ 辦公室 三年 14 0000 國際貿易有限公司 質量手冊 版本： A 修改碼： 0 企業(yè)標準代碼： HJ/SC2020 管理職責 第 1 頁 共 2 頁 1. 管理職責 明確規(guī)定了公司總經(jīng)理的各項職責，包括管理承諾，以顧客為關注焦點的落實，質量方針和質量目標的制定，質量管理體系的策劃，主持管理評審，各部門職責和權限的授權與分配，及內部溝通方式的確定等。確保顧客要求得到滿足，并增強顧客滿意。 2. 適用范圍 適用于總經(jīng)理為建立和改進質量管理體系做出承諾提供證據(jù)。 3. 職責 總經(jīng)理任命管理者代表負責建立和改進質量管理體系。 總經(jīng)理負責在全體員工中建立以“顧客為關注焦點”的理念； 總經(jīng)理負責質量管理體系建立與運行所必須的人力資源、基礎設施和其他相關資源的提供。 4. 工作程序 總經(jīng)理通過以下活動對其建立和改進質量管理體系的承諾提供證據(jù)； 向全公司傳達滿足顧客和法律法規(guī)的重要性； a）總經(jīng)理應樹立質量意識，清楚讓顧客滿意是最基本的要求； b）總經(jīng)理應清楚了解產品質量與公司每一個員工的質量意識與產品質量的密切相關； c）總經(jīng)理應采取培訓、宣傳、教育、會議、班組學習及相應的獎懲手段，引導全體員工關注顧 客的需求，把顧客放在自己心中，以自己良好的規(guī)范工作來滿足顧客要求。 d）在滿足顧客要求的同時，必須符合國家法律、法規(guī)和行業(yè)標準的規(guī)定，并隨其變化而轉化，使建立的質量管理體系也隨之更新，且符合發(fā)展的需要。 總經(jīng)理負責制定和批準公司的質量方針和目標。 總經(jīng)理應按計劃的頻次組織管理評審，執(zhí)行《管理評審控制程序》的規(guī)定。 為確保公司質量管理體系運行所必須的資源，公司制定了《人力資源管理控制程序》和《基礎設施和工作環(huán)境控制程序》。 以顧客為關注焦點 公司的成功取決于理解并滿 足顧客及其他相關方當前和未來的需求和期望，并爭取超越這些需求和期望。為此，總經(jīng)理應以實現(xiàn)顧客滿意為目的，確保以下活動得以實現(xiàn)： 確定顧客的需求和期望 通過市場調研、預測或與顧客直接接觸、間接調查，充分了解顧客的需求和期望，并執(zhí)行《與顧客有關過程控制程序》的規(guī)定。 將顧客的需求和期望轉化為公司服務要求，過程要求和質量管理體系要求，如對服務質量的要求，各種服務規(guī)范等。 使轉化成的要求得到滿足； ① 公司必須滿足法律法規(guī)及強制性國家和行業(yè)標準的規(guī)定； 15 0000 國際貿易有限公司 質量 手冊 版本： A 修改碼： 0 企業(yè)標準代碼： HJ/SC2020 第 4..2 章 管理職責 第 2 頁 共 2 頁 ② 顧客的期望和需求、法律法規(guī)及強制性國家和行業(yè)規(guī)范的要求也會隨時間的推移而修訂，因此組織轉化的要求及已建立的質量管理體系也應隨之更新。管理體系的變更執(zhí)行《管理評審控制程序》和《文件控制程序》的規(guī)定。 為實現(xiàn)上述規(guī)定，本章編制了下屬文件： 條款 標題 ISO9001： 2020 對照條款 質量方針 質量管理體系策劃 、