淺析信息系統(tǒng)項目溝通管理問題與解決對策(編輯修改稿)
2025-04-21 05:28 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 unication strategies and skills》(商務(wù)溝通戰(zhàn)略和技巧)。近年來，國內(nèi)編譯的項目溝通管理書籍有：美國人Kitty 0 Locker (基蒂．洛克)所編《商務(wù)與管理溝通》，其于2009年由機械工業(yè)出版社出版：2010年MarryMunter（瑪麗．穆特）所著的《管理溝通指南》由清華大學出版社出版。在中國國內(nèi)，以項目溝通管理為研究重點的著作出現(xiàn)較晚，并且長期以來都是以譯和為主。目前中國出版的有關(guān)項目溝通管理著作和觀點主要有以下：沈建明的《項目溝通管理》，其引用了羅德羅(Ludlow)的《有效溝通》(Effective Communication)中的觀點：“高級管理人員通常要將80%以上的時間花費在用不同的方式進行交流溝通，普通的管理者50％以上的時間花費在傳播信息；謝鴻的《項目管理中的溝通問題和溝通方法》，其認為有效溝通不夠在項目管理中易出現(xiàn)，溝通成本大、溝通過于固執(zhí)等現(xiàn)象，提出靈活運用各種溝通方式、形成項目溝通計劃、主動和及時溝通、保持有效暢通的溝通渠道及建立高效的溝通技巧等，以滿足客戶的需求，保證項目順利實施。孫健敏在《管理溝通》提出了項目溝通管理在中國傳統(tǒng)文化背景下會出現(xiàn)的問題。（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項目溝通管理的研究方法本文通過分析智能化系統(tǒng)項目溝通管理的現(xiàn)狀以及常見的主要問題，然后根據(jù)其中存在的主要問題提出幾點合理可行的解決對策。二、智能化系統(tǒng)項目溝通管理研究的內(nèi)容智能化系統(tǒng)項目溝通管理中溝通管理的主要內(nèi)容包括溝通計劃的編制、項目信息的發(fā)布和項目績效報告及項目的管理收尾。（一） 編制溝通計劃 項目溝通計劃的編制在項目溝通管理的準備階段，這個階段中我們需要弄清楚的就是智能化系統(tǒng)項目中有關(guān)哥方對于項目信息和溝通的需求，需要明確對方需要什么樣的信息。在何時需要這些信息及需要采用什么方式來對信息進行傳遞。通過對項目中有關(guān)各方的信息需求進行研究，制定出一套合適可行的方法來滿足智能化系統(tǒng)項目中有關(guān)各方對信息的需求。（二） 項目信息的發(fā)布信息的發(fā)布是指在智能化系統(tǒng)項目有關(guān)各方在對項目信息有需求的時，智能化系統(tǒng)項目溝通管理部門可以及時將這一信息傳遞給相關(guān)方。在智能化系統(tǒng)項目溝通管理的信息發(fā)布階段重點就是對管理規(guī)劃中的信息進行有效傳遞及對那些意料外的信息進行索取和及時反應(yīng)。（三） 項目績效報告在智能化系統(tǒng)項目溝通管理中，績效報告是指在對績效信息進行相關(guān)的收集和發(fā)布，通過對績效信息的相關(guān)收集和發(fā)布能夠及時的為智能化系統(tǒng)項目的有關(guān)各方提供怎樣有效地利用相關(guān)資源來完成項目目標的績效信息。一般而言，智能化系統(tǒng)項目中的績效信息主要是包括了對為了完成智能化系統(tǒng)項目的目標而對智能化系統(tǒng)投入的 相關(guān)資源的使用情況的總結(jié)。（四） 項目管理收尾在項目達成最終的項目目標或是因為種種原因終止了以后需要對項目進行的收尾，在項目的管理收尾過程中主要是包含了智能化系統(tǒng)項目結(jié)果文檔的建立，這個文檔中主要就是包括了智能化系統(tǒng)項目中收集的各種記錄、符合驗收規(guī)范的保證、對智能化系統(tǒng)項目的效果分析，對這些信息進行的最終處理和存檔。三、智能化系統(tǒng)項目溝通管理中存在的主要問題項目溝通管理指出：“管理者要用70％的時間用于溝通，而項目經(jīng)理需要花費70%~90％或更多的時間來溝通”。[7]在大多數(shù)軟件公司中，項目負責人大多是技術(shù)骨干，而項目組其他成員也大都是“高技術(shù)人員”，都擁有“從學術(shù)或?qū)I(yè)出發(fā)、工作自主性強，以自我為中心、自我欣賞”等相同的特點。因此阻礙溝通的主要因素是“溝通意識和習慣問題”，也就是態(tài)度和感覺的問題。在智能化系統(tǒng)項目管理中的溝通問題主要存在以下幾項：（一）溝通管理策劃不足1. 缺乏溝通管理計劃經(jīng)調(diào)查，有80%的信息化項目沒有正式發(fā)布的溝通管理，90%的信息化項目沒有正式或非正式發(fā)布的項目溝通管理計劃，這是導致項目延期、項目混亂、項目成功率低等諸多問題的基本原因。[8]在系統(tǒng)實施時，缺少溝通管理計劃，對客戶的宣傳不夠，溝通不到位，導致客戶對項目的建設(shè)意義認識不足，從而在實施過程中客戶參與到項目開發(fā)建設(shè)過程的熱情不高，不配合或有抵觸情緒，不愿意占有下班時間，加之平時工作又較忙等情況。在做需求調(diào)研的時候，項目組沒能夠與客戶進行很好的溝通，只是了解了客戶大概的需求，而對于具體和細節(jié)的要求沒能深入地進行了解，僅憑自己的主觀意識推斷去開發(fā)程序，導致最終開發(fā)出來的產(chǎn)品達不到客戶的需求而造成返工。3. 客戶責任人不確定在項目初期的范圍識別階段，由于項目組對客戶的整體組織架構(gòu)、相關(guān)人員和他們之間的關(guān)系、工作職責等沒進行詳細的了解，導致無法得到關(guān)于項目的完整需求或經(jīng)權(quán)威用戶代表確認的最終需求。在項目實施過程中，因客戶方有關(guān)責任人不明確或?qū)ο嚓P(guān)責任人對項目范圍和要求的責任心不夠強，提出的要求較為隨意，項目實施前期對項目的需求確認不夠認真積極，或是多個用戶代表各說各、需求變動頻繁但同時又要求項目組盡早交付項目成果，到了項目后期需求變化也很隨意，造成項目范圍的擴延，項目進度的拖延，項目成本的增加等狀況。（二）溝通效率低下1．項目組內(nèi)部重復工作在項目實施中很多重要的信息沒能夠進行充分和有效的溝通傳遞。在編制計劃、意向反饋、情況匯報、技術(shù)問題或技術(shù)成果等方面與有關(guān)人員的溝通不足，導致項目
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