淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理問題與解決對(duì)策(編輯修改稿)
2025-04-21 05:28 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 unication strategies and skills》(商務(wù)溝通戰(zhàn)略和技巧)。近年來(lái)，國(guó)內(nèi)編譯的項(xiàng)目溝通管理書籍有：美國(guó)人Kitty 0 Locker (基蒂．洛克)所編《商務(wù)與管理溝通》，其于2009年由機(jī)械工業(yè)出版社出版：2010年MarryMunter（瑪麗．穆特）所著的《管理溝通指南》由清華大學(xué)出版社出版。在中國(guó)國(guó)內(nèi)，以項(xiàng)目溝通管理為研究重點(diǎn)的著作出現(xiàn)較晚，并且長(zhǎng)期以來(lái)都是以譯和為主。目前中國(guó)出版的有關(guān)項(xiàng)目溝通管理著作和觀點(diǎn)主要有以下：沈建明的《項(xiàng)目溝通管理》，其引用了羅德羅(Ludlow)的《有效溝通》(Effective Communication)中的觀點(diǎn)：“高級(jí)管理人員通常要將80%以上的時(shí)間花費(fèi)在用不同的方式進(jìn)行交流溝通，普通的管理者50％以上的時(shí)間花費(fèi)在傳播信息；謝鴻的《項(xiàng)目管理中的溝通問題和溝通方法》，其認(rèn)為有效溝通不夠在項(xiàng)目管理中易出現(xiàn)，溝通成本大、溝通過于固執(zhí)等現(xiàn)象，提出靈活運(yùn)用各種溝通方式、形成項(xiàng)目溝通計(jì)劃、主動(dòng)和及時(shí)溝通、保持有效暢通的溝通渠道及建立高效的溝通技巧等，以滿足客戶的需求，保證項(xiàng)目順利實(shí)施。孫健敏在《管理溝通》提出了項(xiàng)目溝通管理在中國(guó)傳統(tǒng)文化背景下會(huì)出現(xiàn)的問題。（四）本文關(guān)于智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的研究方法本文通過分析智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的現(xiàn)狀以及常見的主要問題，然后根據(jù)其中存在的主要問題提出幾點(diǎn)合理可行的解決對(duì)策。二、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理研究的內(nèi)容智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中溝通管理的主要內(nèi)容包括溝通計(jì)劃的編制、項(xiàng)目信息的發(fā)布和項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告及項(xiàng)目的管理收尾。（一） 編制溝通計(jì)劃 項(xiàng)目溝通計(jì)劃的編制在項(xiàng)目溝通管理的準(zhǔn)備階段，這個(gè)階段中我們需要弄清楚的就是智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中有關(guān)哥方對(duì)于項(xiàng)目信息和溝通的需求，需要明確對(duì)方需要什么樣的信息。在何時(shí)需要這些信息及需要采用什么方式來(lái)對(duì)信息進(jìn)行傳遞。通過對(duì)項(xiàng)目中有關(guān)各方的信息需求進(jìn)行研究，制定出一套合適可行的方法來(lái)滿足智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中有關(guān)各方對(duì)信息的需求。（二） 項(xiàng)目信息的發(fā)布信息的發(fā)布是指在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目有關(guān)各方在對(duì)項(xiàng)目信息有需求的時(shí)，智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理部門可以及時(shí)將這一信息傳遞給相關(guān)方。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理的信息發(fā)布階段重點(diǎn)就是對(duì)管理規(guī)劃中的信息進(jìn)行有效傳遞及對(duì)那些意料外的信息進(jìn)行索取和及時(shí)反應(yīng)。（三） 項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中，績(jī)效報(bào)告是指在對(duì)績(jī)效信息進(jìn)行相關(guān)的收集和發(fā)布，通過對(duì)績(jī)效信息的相關(guān)收集和發(fā)布能夠及時(shí)的為智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的有關(guān)各方提供怎樣有效地利用相關(guān)資源來(lái)完成項(xiàng)目目標(biāo)的績(jī)效信息。一般而言，智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中的績(jī)效信息主要是包括了對(duì)為了完成智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的目標(biāo)而對(duì)智能化系統(tǒng)投入的 相關(guān)資源的使用情況的總結(jié)。（四） 項(xiàng)目管理收尾在項(xiàng)目達(dá)成最終的項(xiàng)目目標(biāo)或是因?yàn)榉N種原因終止了以后需要對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行的收尾，在項(xiàng)目的管理收尾過程中主要是包含了智能化系統(tǒng)項(xiàng)目結(jié)果文檔的建立，這個(gè)文檔中主要就是包括了智能化系統(tǒng)項(xiàng)目中收集的各種記錄、符合驗(yàn)收規(guī)范的保證、對(duì)智能化系統(tǒng)項(xiàng)目的效果分析，對(duì)這些信息進(jìn)行的最終處理和存檔。三、智能化系統(tǒng)項(xiàng)目溝通管理中存在的主要問題項(xiàng)目溝通管理指出：“管理者要用70％的時(shí)間用于溝通，而項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)70%~90％或更多的時(shí)間來(lái)溝通”。[7]在大多數(shù)軟件公司中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人大多是技術(shù)骨干，而項(xiàng)目組其他成員也大都是“高技術(shù)人員”，都擁有“從學(xué)術(shù)或?qū)I(yè)出發(fā)、工作自主性強(qiáng)，以自我為中心、自我欣賞”等相同的特點(diǎn)。因此阻礙溝通的主要因素是“溝通意識(shí)和習(xí)慣問題”，也就是態(tài)度和感覺的問題。在智能化系統(tǒng)項(xiàng)目管理中的溝通問題主要存在以下幾項(xiàng)：（一）溝通管理策劃不足1. 缺乏溝通管理計(jì)劃經(jīng)調(diào)查，有80%的信息化項(xiàng)目沒有正式發(fā)布的溝通管理，90%的信息化項(xiàng)目沒有正式或非正式發(fā)布的項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃，這是導(dǎo)致項(xiàng)目延期、項(xiàng)目混亂、項(xiàng)目成功率低等諸多問題的基本原因。[8]在系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，缺少溝通管理計(jì)劃，對(duì)客戶的宣傳不夠，溝通不到位，導(dǎo)致客戶對(duì)項(xiàng)目的建設(shè)意義認(rèn)識(shí)不足，從而在實(shí)施過程中客戶參與到項(xiàng)目開發(fā)建設(shè)過程的熱情不高，不配合或有抵觸情緒，不愿意占有下班時(shí)間，加之平時(shí)工作又較忙等情況。在做需求調(diào)研的時(shí)候，項(xiàng)目組沒能夠與客戶進(jìn)行很好的溝通，只是了解了客戶大概的需求，而對(duì)于具體和細(xì)節(jié)的要求沒能深入地進(jìn)行了解，僅憑自己的主觀意識(shí)推斷去開發(fā)程序，導(dǎo)致最終開發(fā)出來(lái)的產(chǎn)品達(dá)不到客戶的需求而造成返工。3. 客戶責(zé)任人不確定在項(xiàng)目初期的范圍識(shí)別階段，由于項(xiàng)目組對(duì)客戶的整體組織架構(gòu)、相關(guān)人員和他們之間的關(guān)系、工作職責(zé)等沒進(jìn)行詳細(xì)的了解，導(dǎo)致無(wú)法得到關(guān)于項(xiàng)目的完整需求或經(jīng)權(quán)威用戶代表確認(rèn)的最終需求。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，因客戶方有關(guān)責(zé)任人不明確或?qū)ο嚓P(guān)責(zé)任人對(duì)項(xiàng)目范圍和要求的責(zé)任心不夠強(qiáng)，提出的要求較為隨意，項(xiàng)目實(shí)施前期對(duì)項(xiàng)目的需求確認(rèn)不夠認(rèn)真積極，或是多個(gè)用戶代表各說(shuō)各、需求變動(dòng)頻繁但同時(shí)又要求項(xiàng)目組盡早交付項(xiàng)目成果，到了項(xiàng)目后期需求變化也很隨意，造成項(xiàng)目范圍的擴(kuò)延，項(xiàng)目進(jìn)度的拖延，項(xiàng)目成本的增加等狀況。（二）溝通效率低下1．項(xiàng)目組內(nèi)部重復(fù)工作在項(xiàng)目實(shí)施中很多重要的信息沒能夠進(jìn)行充分和有效的溝通傳遞。在編制計(jì)劃、意向反饋、情況匯報(bào)、技術(shù)問題或技術(shù)成果等方面與有關(guān)人員的溝通不足，導(dǎo)致項(xiàng)目
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